Social Media an eine virtuelle Assistenz auslagern
Du hast dir vorgenommen, heute endlich wieder etwas auf LinkedIn zu posten. Eine Kundin hat dir eine Frage gestellt, deren Antwort auch für andere interessant wäre. Du öffnest einen Entwurf und schreibst die ersten Sätze. Dann kommt eine Rückfrage zu einem laufenden Auftrag. Als du später zum Beitrag zurückkehrst, fehlt noch ein passendes Bild, und mit dem Einstieg bist du auch nicht zufrieden. Inzwischen ist Feierabend. Der Entwurf bleibt offen.
Wenn du versuchst Social Media so zwischen deine anderen Aufgaben zu schieben, kostet schon ein einzelner Beitrag einiges an Zeit. Die Lösung: Social Media auslagern. Eine virtuelle Assistenz kann dir einen Teil davon abnehmen. Du erzählst ihr zum Beispiel, welche Frage deine Kundin gestellt hat und wie du sie beantwortest. Sie macht daraus einen Text, bereitet die Grafik vor und legt dir den Beitrag zur Freigabe vor. Damit das funktioniert, müsst ihr euch darüber verständigen, was sie selbst entscheiden darf und wann du noch einmal draufschauen möchtest.
Was hinter einem einzelnen Beitrag steckt
Vom ersten Gedanken bis zum fertigen Post sind es mehrere Arbeitsschritte. Vielleicht formulierst du gern, verbringst aber viel zu lange mit der Bildsuche. Oder du hast genug Themen, kommst jedoch kaum dazu, sie aufzuschreiben. Genau dort kannst du mit der Übergabe ansetzen. Social Media ist einer der Marketingbereiche, in denen dich eine virtuelle Assistenz unterstützen kann.
Wie viel Zeit dabei zusammenkommt, lässt sich an einem Beispiel durchrechnen. Angenommen, du brauchst für einen Beitrag mit Grafik 45 Minuten. Drei Beiträge pro Woche ergeben im Monatsdurchschnitt rund 13 Beiträge. Dafür arbeitest du insgesamt 9 Stunden und 45 Minuten. Das Anpassen für einen zweiten Kanal und das Beantworten von Nachrichten kommen noch dazu.
Wie viel davon eine VA übernehmen kann, hängt von euren Aufgaben und Absprachen ab. Auch deine Zeit für Rückfragen und Freigaben gehört in die Rechnung. Es lohnt sich deshalb, zunächst eine Woche lang mitzuschreiben, womit du bei deinen Kanälen tatsächlich beschäftigt bist.
Welche Aufgaben deine VA übernehmen kann
1. Redaktionsplanung
Deine VA sammelt Themen, verteilt sie über den Monat und legt einen Plan an, den ihr beide seht. Rohstoff dafür sind Dinge, die in deinem Alltag ohnehin anfallen: abgeschlossene Projekte, häufige Kundenfragen, Fachartikel, die du gelesen hast, Termine und Saisonthemen. Aus einem halbstündigen Monatsgespräch entsteht ein Plan für vier bis zwölf Beiträge. Du entscheidest, deine VA strukturiert.
2. Content-Produktion
Hier liegt der größte Zeitgewinn. Texte nach deinem Rohentwurf ausformulieren, Grafiken in deiner Vorlage bauen, Videomaterial schneiden, Untertitel setzen, Bildrechte klären, Blogartikel in drei Posts zerlegen und ein Webinar in acht Clips. Viele Auftraggeber:innen liefern eine Sprachnachricht von zwei Minuten und bekommen daraus einen fertigen Beitrag zurück.
3. Veröffentlichen und Terminieren
Beiträge einplanen, Hashtags setzen, Verlinkungen prüfen, Formate an den jeweiligen Kanal anpassen, Erscheinungszeiten steuern. Das ist der Teil, der am eindeutigsten delegierbar ist, weil es dafür Regeln gibt und keine Meinung braucht.
4. Community-Management
Kommentare beantworten, Nachrichten sichten, auf Beiträge anderer reagieren, Spam entfernen. Der Block funktioniert nur mit einer klaren Absprache, welche Nachrichten deine VA selbst beantwortet und welche sie an dich weiterreicht. Bewährt hat sich eine einfache Trennung: Alles, was eine Information wiedergibt, läuft über sie, alles, was nach Auftrag, Beschwerde oder Presseanfrage aussieht, landet bei dir.
5. Zahlen und Reporting
Einmal im Monat eine kurze Übersicht: Welche Beiträge liefen, welche nicht, woher kamen Profilaufrufe, welche Themen erzeugen Nachfragen. Ein solches Reporting kostet deine VA 30 bis 60 Minuten und ersetzt das Gefühl, dass Social Media irgendwie schon etwas bringt, durch eine Grundlage für die nächste Planung.
6. Recherche und Beobachtung
Themen im Blick behalten, Wettbewerber beobachten, relevante Gruppen und Hashtags finden, Formatänderungen der Plattformen melden. Ein Block, der selten genannt wird und trotzdem verhindert, dass du ein halbes Jahr lang ein Format bespielst, das kaum noch ausgespielt wird.
Wobei du selbst gefragt bleibst
Deine VA kann einen Gedanken gut formulieren. Wie du zu einer fachlichen Frage stehst, muss sie aber von dir erfahren. Gerade wenn du mit einem Beitrag deine Erfahrung zeigen möchtest, braucht sie mehr als ein Stichwort. Erkläre ihr, was dir an dem Thema wichtig ist, oder erzähle von einer Situation aus deiner Arbeit. Daraus lässt sich ein Text entwickeln, hinter dem du auch stehst.
Ähnlich ist es bei Geschäftskontakten. Die VA kann dir eine Nachricht zusammenfassen und eine Antwort vorbereiten. Wenn ein möglicher Kunde mit dir über eine Zusammenarbeit sprechen will, solltest du selbst übernehmen. Bei sensiblen Veröffentlichungen, etwa zu einem rechtlichen Streit oder einer Personalentscheidung, legt ihr fest, wer vorab zustimmen muss.
Ein fester Termin für Rückmeldungen macht die Abstimmung planbar und hilft dir, Mikromanagement zu vermeiden. Den Ablauf könnt ihr als Standard Operating Procedure festhalten. Gemeint ist eine kurze Anleitung, aus der zum Beispiel hervorgeht, wo die Vorlagen liegen und wie ein Beitrag freigegeben wird.
Zugänge und Datenschutz rechtzeitig besprechen
Sobald deine VA Beiträge veröffentlichen soll, braucht sie die passenden Zugriffsrechte. Nutze dafür die Rollen, die die jeweilige Plattform anbietet. Bei LinkedIn-Unternehmensseiten erhält die VA beispielsweise über ihr eigenes Profil Administratorrechte. Die LinkedIn-Hilfe zu Seitenzugängen erklärt das Verfahren. Dein persönliches Passwort solltest du dafür nicht weitergeben; das Teilen von Anmeldedaten verstößt gegen die LinkedIn-Regeln. Für Beiträge auf deinem persönlichen Profil könnt ihr mit Entwürfen arbeiten, die du selbst veröffentlichst.
Auch das Postfach verdient einen Blick, bevor du es übergibst. Dort stehen Namen und Kontaktdaten, manchmal auch persönliche Informationen. Ob die VA diese Daten als Auftragsverarbeiterin bearbeitet, hängt davon ab, welche Aufgaben und Entscheidungsbefugnisse sie übernimmt. Liegt eine Auftragsverarbeitung vor, müsst ihr die Anforderungen aus Artikel 28 DSGVO erfüllen, insbesondere an die vertragliche Regelung. Der Beitrag zum Datenschutz bei der Arbeit mit virtuellen Assistenten erklärt weitere Fragen dazu. Wenn ihr bei der Einordnung unsicher seid, lasst sie vor dem ersten Zugriff fachkundig prüfen.
Bei Kooperationen braucht die VA außerdem die Information, ob du für einen Beitrag Geld oder eine andere Gegenleistung erhältst. Das kann für die Werbekennzeichnung relevant sein. Der Leitfaden der Medienanstalten erläutert, wann und wie Inhalte gekennzeichnet werden sollen. Vereinbart, wer das vor der Veröffentlichung prüft. Welche Verantwortung bei dir liegt, lässt sich nicht allein dadurch ändern, dass jemand anderes auf „Veröffentlichen“ klickt. Weitere Hinweise findest du im Beitrag zur rechtlichen Absicherung der Zusammenarbeit.
So könnte die Zusammenarbeit im Alltag aussehen
Nehmen wir als Beispiel eine Ernährungsberaterin, die bisher rund sechs Stunden im Monat mit Instagram und LinkedIn verbringt. Ideen fehlen ihr nicht. In ihren Beratungsgesprächen beantwortet sie regelmäßig Fragen, die sich auch für Beiträge eignen. Bislang landen diese aber höchstens als Notiz auf ihrem Handy.
Mit ihrer VA geht sie die Notizen durch und wählt Themen für die nächsten Wochen aus. Zu jedem Thema spricht sie eine kurze Nachricht ein. Die VA macht daraus einen Entwurf, bereitet die Grafik vor und passt den Beitrag für beide Kanäle an. Die Beraterin prüft die fachlichen Aussagen. Nachrichten mit Terminanfragen werden direkt an sie weitergeleitet.
Bleiben nach der Einarbeitung für die Sprachnachrichten und Freigaben zusammen 50 Minuten im Monat bei ihr, hätte sie gegenüber ihren bisherigen sechs Stunden fünf Stunden und zehn Minuten gewonnen. Das ist eine Annahme für dieses Beispiel. In eurer Zusammenarbeit zählt, wie viel Zeit die Vorbereitung und Abstimmung tatsächlich brauchen. Ob zusätzlich mehr Anfragen kommen, solltet ihr getrennt davon beobachten.
Mit einer überschaubaren Aufgabe anfangen
Wenn du noch unsicher bist, kannst du zunächst die Vorbereitung einiger Beiträge abgeben. Die Themen legst du selbst fest, und vor der Veröffentlichung liest du die Texte. So siehst du an konkreten Entwürfen, ob die VA dein Angebot versteht und deine Rückmeldungen umsetzen kann.
Für einen solchen Test könnt ihr vier Wochen mit einem festen Stundenbudget vereinbaren. Danach besprecht ihr, was gut lief und wo noch Arbeit bei dir hängen geblieben ist. Wenn du jeden Text neu schreiben musst, braucht es weitere Abstimmung oder eine andere Aufgabenverteilung. Bekommst du dagegen passende Entwürfe, könnt ihr den Auftrag erweitern. Nach etwa drei Monaten lässt sich gemeinsam prüfen, wie sich dein Zeitaufwand und die Rückmeldungen auf den Kanälen entwickelt haben.
Auf Fernarbeit.net kannst du dafür kostenlos einen Job einstellen oder selbst nach passenden virtuellen Assistenzen suchen. Beschreibe möglichst konkret, wobei du Unterstützung möchtest. Aus „Ich brauche Hilfe mit Social Media“ wird dann zum Beispiel „Ich liefere die Themen und suche jemanden, der daraus zwei Beiträge pro Woche für LinkedIn vorbereitet“. Damit kann eine VA einschätzen, ob die Aufgabe zu ihr passt, und du hast beim ersten Gespräch schon einen gemeinsamen Ausgangspunkt.
Häufige Fragen zu Social Media auslagern und virtueller Assistenz
Kann eine virtuelle Assistenz auch Werbeanzeigen betreuen?
Ja, wenn sie sich mit der jeweiligen Werbeplattform und der Betreuung von Kampagnen auskennt. Frag nach vergleichbaren Projekten und lass dir erklären, welche Aufgaben sie dort übernommen hat. Erfahrung mit normalen Beiträgen allein sagt noch wenig darüber aus, wie jemand ein Werbebudget steuert. Vereinbart deshalb auch, welche Ausgaben und Änderungen sie vorher mit dir abstimmen muss.
Wie lange dauert die Einarbeitung?
Plane für die ersten Wochen Zeit für Rückfragen und Korrekturen ein. Wenn die VA fertige Texte veröffentlicht, ist weniger Vorarbeit nötig, als wenn sie sich zunächst in dein Fachgebiet einarbeiten muss. Eure Beispielbeiträge und das Stilbriefing helfen dabei. Mehr Eigenständigkeit könnt ihr vereinbaren, sobald die Entwürfe zu dir passen und die Abläufe funktionieren.
Was passiert, wenn meine VA ausfällt?
Du solltest selbst auf den Redaktionsplan, die Vorlagen und alle freigegebenen Beiträge zugreifen können. Haltet auch fest, was bereits zur Veröffentlichung eingeplant ist. Dann kannst du bei einem Ausfall nachsehen, was noch zu erledigen ist, und offene Nachrichten selbst übernehmen oder eine vereinbarte Vertretung einbeziehen. Falls du neue Unterstützung brauchst, helfen dir die Hinweise zum Finden und Einarbeiten einer virtuellen Assistenz.
Reicht KI nicht aus?
Für einen ersten Textentwurf oder das Transkript eines Videos kann KI nützlich sein. Danach muss jemand prüfen, ob die Aussagen stimmen und der Beitrag zu deinem Angebot passt. Auch Rückfragen von möglichen Kunden brauchen eine passende Antwort. Eine VA kann diese Aufgaben im vereinbarten Rahmen übernehmen und dabei selbst KI nutzen. Besprecht, welche Informationen sie dafür in welche Anwendungen eingeben darf und wie die Ergebnisse geprüft werden.