Marketing-Aufgaben an eine virtuelle Assistenz abgeben 

Wie du dein Marketing in die richtigen Hände auslagerst

Typische Marketing-Aufgaben, wie zum Beispiel das Posten in sozialen Netzwerken, kannst du gut an eine virtuelle Assistenz abgeben. Marketing ist in vielen Fällen ein wichtiger, aber oft unterschätzter Baustein für den Erfolg in deinem Business. Welche Marketing-Aufgaben sich besonders dazu eignen, sie an deinen Assistenten abzugeben, und welche wichtige Voraussetzung für die erfolgreiche Zusammenarbeit mit deinem VA häufig vergessen wird, erfährst du hier.

Viele Selbständige, Freelancer und Unternehmer mögen es einfach nicht, Marketingaufgaben zu erledigen.

•  Einen E-Mail-Newsletter anlegen? Das ist wahrscheinlich schon sinnvoll, aber doch auch ein Haufen Arbeit.
•  Social-Media-Accounts pflegen? Dann muss ich mir ja jeden Tag lustige Posts ausdenken und Bildchen posten! Dafür habe ich keine Zeit.
•  Bezahlte Werbeanzeigen bei Google erstellen? Das hat ein Kollege gemacht und der hat dabei nur Geld verbrannt.

 Du erkennst dich in diesen Aussagen wieder? Dann bist du wie gesagt nicht allein. Für viele Selbstständige ist Marketing eine unbeliebte Notwendigkeit oder sogar eine „sinnlose Angelegenheit“, die nur Zeit und Geld kostet und nichts bringt. Daher machen in diesem Bereich nur so viel wie unbedingt nötig.

Dabei ist fehlendes oder falsches Marketing einer der Hauptgründe, warum Selbständige und Freelancer ihr unternehmerisches Potential nicht ausschöpfen.

Viele Marketingaktivitäten benötigen Zeit, um wirksam sein zu können. Einen Erfolg siehst du hier nicht von heute auf morgen. Stattdessen braucht es Ausdauer und konstante Optimierung. Und darauf haben viele Selbständige einfach keine Lust oder eben keine Zeit. Sie konzentrieren sich stattdessen auf ihr Kerngeschäft, also auf die Aufgaben, für die sie von ihren Kunden engagiert werden.

Und Marketing gehört eben nicht zu den Kernaufgaben im Business. Wenn du schon ein paar Artikel auf dem Blog hier gelesen hast, dann weißt du allerdings:

Aufgaben, die nicht zum Kerngeschäft gehören, eignen sich potenziell für einen virtuellen Assistenten.

Welche Marketing-Aufgaben du abgeben kannst

Social Media

Redaktionsplanung, Texte und Grafiken, Terminierung, Community-Management und ein monatliches Reporting. Der Bereich mit dem größten Zeitgewinn und gleichzeitig dem, in dem Tonfall und Freigaben am genauesten geklärt gehören. Wer die Kanalarbeit in einzelne Blöcke zerlegt, statt Social Media als Ganzes auszulagern, bekommt bessere Angebote und kann den Umfang später nach oben oder unten anpassen.

Content und Newsletter

Blogartikel nach deinem Briefing schreiben oder redigieren, Website-Texte pflegen, Newsletter aufsetzen und versenden, Bilder einbinden, Verteiler pflegen, Öffnungsraten auswerten. Eine VA mit Textschwerpunkt bringt dich hier von unregelmäßigen Aktionen zu einem Rhythmus, den du durchhältst.

Werbeanzeigen

Anzeigen bei Google, Meta oder LinkedIn aufsetzen und betreuen. Der Bereich verlangt ein eigenes Qualifikationsprofil, weil hier dein Budget direkt betroffen ist. Eine VA, die Social Media gut betreut, ist nicht automatisch für Kampagnenverantwortung geeignet. Frag nach Referenzen mit Budgetgrößen, die deinen ähneln, und starte mit einem kleinen Testbudget.

Suchmaschinenoptimierung

Keyword-Recherche, Meta-Angaben pflegen, interne Verlinkung aufräumen, Bilder optimieren, Ladezeiten prüfen, alte Artikel aktualisieren. Viel davon ist wiederkehrende Arbeit nach klaren Regeln und damit gut delegierbar. Die strategischen Entscheidungen bleiben bei dir.

Alles rund um Produktion

Podcast-Folgen schneiden und hochladen, Webinare aufsetzen, Grafiken nach deiner Corporate Identity bauen, Videomaterial zuschneiden, Landingpages zusammenklicken. Wer in diesem Bereich sucht, bekommt heute Angebote, die es vor fünf Jahren so nicht gab. Wenn dir beim Sortieren noch Ideen fehlen, lässt sich die Liste der 147 Aufgaben für virtuelle Assistenten gut als Checkliste durchgehen und auf die Marketing-Zeilen eindampfen.

Was du vor dem ersten Auftrag festlegst

Drei Punkte, die später Ärger sparen.

Erstens: der Bereich. Nimm einen, nicht fünf. Der häufigste Fehler beim Marketing-Aufgaben abgeben ist der Rundum-Auftrag, bei dem nach zwei Monaten niemand sagen kann, ob es funktioniert hat.

Zweitens: das Ziel. Mehr Anfragen, mehr Newsletter-Anmeldungen, mehr Sichtbarkeit bei einer bestimmten Zielgruppe. Ohne Ziel bewertest du am Ende Geschmack statt Wirkung.

Drittens: das Budget in Stunden. Eine feste Stundenzahl pro Monat gibt beiden Seiten Planbarkeit und verhindert, dass aus „schnell mal“ ein unangenehmes Gespräch über die Rechnung wird. Wenn du noch überlegst, ob sich der Schritt überhaupt lohnt, hilft die Frage, ab wann es Sinn macht, eine virtuelle Assistenz zu beauftragen.

Woran du die passende Qualifikation erkennst

Marketing ist der Bereich, in dem am meisten angeboten wird, weil die Aufgaben von außen einfach aussehen. Ein paar Fragen trennen schnell.

Lass dir zwei bis drei Arbeitsproben zeigen, die nicht für die eigene Selbstvermarktung entstanden sind, sondern für Kund:innen. Frag nach, welche Werkzeuge im Alltag benutzt werden, vom Planungstool bis zum Bildprogramm. Frag nach einem Fall, der nicht funktioniert hat, und was daraus geworden ist. Und gib eine kleine bezahlte Probeaufgabe, die deinem echten Alltag entspricht, statt einen unbezahlten Test zu verlangen.

Der Rest ist Passung. Ob jemand deine Themen versteht und deinen Ton trifft, merkst du in den ersten Wochen deutlicher als in jedem Lebenslauf. Worauf du bei Auswahl und Start achten solltest, ist bei anderen Aufgabenbereichen ähnlich, weshalb sich die Kriterien für das Finden und Einarbeiten einer virtuellen Assistenz auch hier übertragen lassen.

Ein Beispiel für die ersten drei Monate

Ein Coach für Führungskräfte gab im Frühjahr seinen Newsletter ab, den er zwei Jahre lang unregelmäßig selbst verschickt hatte. Der Auftrag war eng gefasst: eine Ausgabe alle zwei Wochen, Themen aus seinen Beratungsgesprächen, Versand über sein bestehendes Tool, sechs Stunden im Monat.

Der erste Monat ging fast komplett in Aufräumarbeit: Verteiler bereinigen, doppelte Einträge löschen, eine Anmeldestrecke auf der Website einrichten, eine Vorlage bauen. Ab Monat zwei liefen die Ausgaben nach Plan, produziert aus je einer Sprachnachricht von zehn Minuten, die er sonntags auf dem Rückweg vom Sport aufnahm. Nach drei Monaten lag die Öffnungsrate bei 41 Prozent, die Liste war um 120 Anmeldungen gewachsen, und er hatte zwei Anfragen, die sich direkt auf eine Ausgabe bezogen.

Bemerkenswert daran ist weniger das Ergebnis als der Zuschnitt. Ein einzelner Bereich, ein festes Budget, ein messbares Ziel. Der Versuch ein Jahr zuvor, „das Marketing“ komplett abzugeben, war nach sechs Wochen im Sand verlaufen.

Einarbeitung und Feedback

Marketing ist der Bereich, in dem Details zählen, weil dein Name unter dem Ergebnis steht. Deshalb lohnt sich am Anfang mehr Aufwand als bei einer Backoffice-Aufgabe.

Nützlich ist ein kurzes Briefing-Dokument: deine Zielgruppe in drei Sätzen, deine Anredeform, Wörter, die du nie benutzt, Themen, über die du nicht schreibst, und fünf eigene Beiträge mit einer Zeile dazu, warum sie dir gefallen. Zwei Seiten reichen und beantworten den größten Teil der Fragen, die sonst einzeln auflaufen.

Dazu gehört eine Freigaberegel: In den ersten vier bis sechs Wochen liest du alles vor Veröffentlichung, danach stichprobenartig. Wer diese Phase überspringt, rutscht leicht ins Mikromanagement, weil fehlende Regeln sich in ständige Zwischenrufe verwandeln. Und gib Feedback in ganzen Sätzen. „Gefällt mir nicht“ hilft niemandem, „zu werblich, schreib es wie eine Antwort an eine Kundin“ schon.

Drei Fehler, die immer wieder passieren

Der erste: alles gleichzeitig abgeben und dann nicht wissen, woran es lag, dass das Ergebnis nicht wie erwartet ausfällt.

Der zweite: Zugangsdaten per Nachricht verschicken, statt die Rollenverwaltung der Plattformen zu nutzen, über die deine VA einen eigenen, jederzeit entziehbaren Zugang bekommt.

Der dritte: die vertragliche Seite auf später verschieben. Sobald deine VA Nachrichten von Interessent:innen bearbeitet, verarbeitet sie personenbezogene Daten in deinem Auftrag, und dafür braucht ihr einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO. Wie du dich darüber hinaus bei der Zusammenarbeit rechtlich absicherst, gehört zu den Vorbereitungen der Zusammenarbeit.

Häufige Fragen

Ersetzt KI inzwischen die virtuelle Assistenz im Marketing?

Für Rohtexte, Bildideen, Untertitel und Auswertungen ist KI ein gutes Werkzeug, und jede gute VA arbeitet damit. Was sie nicht übernimmt: die Entscheidung, welches Thema zu deinem Geschäft passt, und die Antwort auf eine Nachfrage, aus der ein Auftrag werden kann.

Agentur oder virtuelle Assistenz?

Eine Agentur lohnt sich bei größeren Werbebudgets und aufwendigen Kampagnen. Für laufende Kanalarbeit, Content und Newsletter ist eine VA in der Regel günstiger und näher an deinem Alltag, weil sie mit dir statt mit einem Kundenbetreuer spricht.

Wie schnell sehe ich Ergebnisse?

Bei Sichtbarkeit und Reichweite rechne mit drei bis sechs Monaten. Was du sofort merkst, ist der Zeitgewinn und die Regelmäßigkeit.

Der nächste Schritt

Such dir einen Bereich aus, leg ein Stundenbudget fest und beschreib beides so konkret wie möglich. Du kannst dafür kostenlos deinen Job einstellen und bekommst Bewerbungen von virtuellen Assistenzen, die genau in diesem Bereich arbeiten. Wenn du lieber selbst suchst, gehst du die Profile durch und kannst gezielt passende virtuelle Assistenzen finden, die Marketing als Schwerpunkt angeben.