147 Aufgaben, die du an einen Virtuellen Assistenten abgeben kannst.

Wenn du einfach immer zu viel zu tun hast und deine To-Do-Listen länger statt kürzer werden, wird es Zeit, über das Delegieren von Aufgaben nachzudenken. Ein Virtueller Assistent (VA) oder auch VPA (Virtueller Persönlicher Assistent) genannt, kann dir dabei helfen, wieder mehr Zeit zu gewinnen. Dabei spielt es keine Rolle, ob du Aufgaben für fünf Stunden am Tag, in der Woche oder im Monat abzugeben hast. Im Gegensatz zu einem Festangestellten ist ein Virtueller Assistent flexibel einsetzbar.

Durch das Outsourcen von Aufgaben kannst du dich mehr auf deine Kernaufgaben konzentrieren und so dein Business zum Wachstum bringen. Die Investition in einen qualifizierten Assistenten zahlt sich in jedem Fall aus. Nur so kannst du weiter wachsen und den Kopf frei bekommen für neue Projekte. Zudem sind VAs echte Profis in ihrem Bereich.

Doch welche Aufgaben kannst du abgeben? Eine Methode, diese zu finden, ist, dir eine Liste aller Aufgaben zu machen, die du täglich erledigst. Und aus dieser Liste dann die Tasks zu bestimmen, die du delegieren kannst. Achte dabei vor allem auf Aufgaben, die du nicht so gerne machst. Denn diese fressen nicht nur Zeit, sondern auch Energie, die du besser in andere Aufgaben investieren solltest, die du gerne (und damit auch richtig gut) machst.  Dabei kann dir ein VA nicht nur bei zahlreichen Aufgaben rund um dein Business helfen, sondern dir auch bei persönlichen Aufgaben wie Reiseplanungen, Termin-Management etc. unter die Arme greifen.

Assistenten, die sich auf diesen Bereich spezialisiert haben, findest du unter dem Stichwort “Virtueller Persönlicher Assistent”.

Wenn du noch etwas mehr Inspiration brauchst,  findest du hier zig Beispiele von Aufgaben, die ein VA für dich übernehmen kann. Vielleicht sind hier auch noch Aufgaben und Bereiche dabei, die du bisher aus Kapazitätsgründen vernachlässigt hast. Umso mehr ein Grund, einen (oder mehrere) Virtuelle Assistenten zu beschäftigen.

Hast du Aufgaben aus mehreren Bereichen abzugeben, solltest du erwägen, mehrere VAs zu beauftragen statt nach dem einen zu schauen, der alles übernehmen kann. Die meisten Virtuellen Assistenten bieten zwar ein sehr breites Spektrum an Aufgaben an, dennoch hat jeder seine Schwerpunkte und Spezialbereiche. Und du kannst so auch von dem Wissen und der Erfahrung der Assistenten profitieren. Solltest du viele Freelancer beauftragen, kann ein allgemeiner Virtueller Assistent dich auch bei der Koordination der Aufgabenverteilung unterstützen. Virtuelle Assistenten sind oft geübt darin, in virtuellen Teams zu arbeiten und können so dein Team aus Angestellten und Freelancern koordinieren.

Hier sind 147 Aufgaben, die ein Virtueller Assistent für dich übernehmen kann, gegliedert in folgende Bereiche:

Allgemeine Büroaufgaben

Buchhaltung

Social Media

Marketing

E-Commerce

Pressearbeit

Events

Podcasts

Kundenservice

Webseite

Persönliche Aufgaben

 

Büroaufgaben

Vor allem im Bereich der klassischen Büro-/Sekretariatsaufgaben finden sich viele Bereiche, die ideal von einem Virtuellen Assistenten übernommen werden können. Viele dieser Ausgaben müssen regelmäßig erledigt werden und können so ideal dauerhaft an einen VA übergeben werden.

  • Recherchen aller Art
  • Aktualisieren von Kundendaten
  • Anlegen einer Kundendatenbank
  • Datenerfassung aller Art
  • Terminvereinbarung
  • Kalender-Management
  • Telefonate
  • Digitale Ablage von Dokumenten
  • Einrichtung und Pflege von Dropbox und Google Drive
  • Erstellen von Excel-Tabellen
  • Erstellen von Präsentationen
  • Erstellen und Bearbeiten von PDFs
  • Verfassen von Stellenausschreibungen und Bewerberauswahl
  • Korrekturlesen von Dokumenten
  • Transkripte aller Art
  • Erstellen von Besprechungsunterlagen
  • Übersetzungen
  • Kündigung von Verträgen (Telefon, Versicherungen, Abos)
  • Erstellung von Arbeitsplänen
  • Koordination von Freelancern
  • Erstellung von Businessplänen

 

Buchhaltung

Ein Bereich, der den wenigsten Unternehmern Freude macht und dennoch sehr wichtig ist. Viele Aufgaben in diesem Bereich können an einen Virtuellen Assistenten ausgelagert werden. Auch die Übermittlung von Dokumenten an den Steuerberater und die Kommunikation mit diesem gehören dazu. Natürlich gehört zum Auslagern solcher Aufgaben viel Vertrauen. Hilfreich sind hier Vertraulichkeitsvereinbarungen und eine langfristige Zusammenarbeit mit dem VA.

  • Erstellung und Versand von Rechnungen
  • Anlegen und Ausführen von Überweisungen
  • Kontrolle und Auswertung der Zeiterfassung des Teams
  • Erfassen von Ausgaben
  • Kontrolle der Zahlungseingänge
  • Versand von Unterlagen an den Steuerberater
  • Vorbereitung der Steuererklärung
  • Vorbereitung der Umsatzsteuervoranmeldung
  • Kontrolle von Eingangsrechnungen
  • Anfordern von Belegen, Spendenbescheinigungen
  • Herunterladen von Kontoauszügen
  • Anforderung von fehlenden Belegen

Social Media

Wenn du selbst Social Media-Manager bist, kannst du die Aufgaben deiner Kunden an VAs weitergeben und selbst nur die Qualitätskontrolle und Kundenkommunikation erledigen. So kannst du mehr Aufträge annehmen und flexibel auf Auftragsspitzen reagieren. Oder natürlich das Social Media-Management deiner eigenen Seiten weitergeben.

  • Analyse und Beobachtung der Konkurrenz
  • Erstellen eines Redaktionsplans für deine sozialen Netzwerke
  • Erstellen von Posts und Bildern
  • Teilen von aktuellen Blogartikeln
  • Definieren und Erstellen von Zielgruppen
  • Vorplanung von Posts für den gesamten Monat
  • Beantwortung von Kommentaren
  • Durchführung von Gewinnspielen
  • Einrichtung und Moderation von Facebook-Gruppen
  • Pflege und Aktualisierung deiner Profile auf XING und LinkedIN
  • Einrichten einer Facebook-Seite
  • Einrichten von Instagram Accounts
  • Einrichten und Pflege von Pinterest-Boards
  • Einrichten eines YouTube-Accounts
  • Hochladen von Videos auf YouTube
  • Einrichten von Werbekonten
  • Einrichten von Werbekampagnen bei Facebook
  • Kontrolle von Werbeanzeigen
  • Erstellung von Slideshare-Präsentationen

 

Marketing

Gerade im Bereich des Online Marketings gibt es viele Virtuelle Assistenten, die echte Spezialisten in diesen Bereichen sind. Blogartikel, Newsletter und Artikel müssen regelmäßig erstellt werden. Dazu kommt das Einpflegen des Contents in die entsprechenden Quellen und Tools. So kommen schnell einige Stunden zusammen, die man auslagern kann.

  • Einrichten von Newsletter-Tools und Listen
  • Einrichten von Autoresponder und Automationen
  • Hinzufügen und Entfernen von Abonnenten aus Listen
  • Schreiben und Versenden von Newslettern
  • Erstellung und Tracking von Anzeigen in sozialen Netzwerken
  • Erstellung von Artikeln und Blogposts
  • Schreiben und Einpflegen von Gastartikeln
  • Recherche passender Blogs/Seiten für Gastartikel
  • Kreation von Infografiken
  • Erstellung von Adwords-Kampagnen
  • Erstellung von Online-Kursen
  • Formatierung von E-Books
  • Erstellung und Auswertung von Umfragen
  • Einrichten von Sales Funnels

E-Commerce

Der Handel mit Produkten im Internet ist nichts Neues – aber immer wieder gibt es neue Trends und Märkte. Amazon FBA, Dropshipping und Nischenseiten gehören weiterhin zu den großen Trends in diesem Bereich. Viele Virtuelle Assistenten sind auf diese Nischen spezialisiert und können bei den spezifischen Aufgaben helfen.

  • Produkt-Recherche
  • Kontaktieren von Herstellern
  • Muster-Anforderung
  • Produktbestellungen
  • Erstellen von Produktbeschreibungen
  • Suche nach Nischenprodukten
  • Optimierung von Produktseiten
  • SEO-Optimierung von Beschreibungen und Websites
  • Erstellung von Infografiken
  • Management von Verkäuferkonten bei Amazon
  • Einbuchung und Versand von Aufträgen
  • Abwicklung von Reklamationen und Rücksendungen
  • Weiterleitung von Bestellungen an Versanddienstleister
  • Kontrolle des Lagerbestands
  • Kommentieren von Bewertungen

Pressearbeit

Um in Magazinen oder Zeitungen zu erscheinen, bedarf es kontinuierlicher Pressearbeit. Auch “Influencer” aus sozialen Netzen sind für das Marketing eine wichtige Quelle.  Ein Virtueller Assistent kann die Kontakte zu Journalisten und Influencern herstellen und pflegen. Pressearbeit ist meist mit hohem Zeitaufwand verbunden – ideal, wenn man diese Stunden selbst für etwas anderes nutzen kann.

  • Recherche und Pflege des Presseverteilers
  • Herstellung von Kontakten zu Journalisten und Influencern
  • Erstellung von Pressemeldungen zu neuen Produkten oder Unternehmensneuigkeiten
  • Versand von Pressemeldungen und Einstellen auf Webportalen
  • Beantwortung von Presseanfragen
  • Terminvereinbarung für Interviews
  • Versand von Pressebildern
  • Erstellen eines Pressespiegels
  • Planen von Presseevents/Pressekonferenzen
  • Produktversand an Journalisten und Influencer

Events

Auch wenn dein Virtueller Assistent möglicherweise nicht bei deinen Veranstaltungen vor Ort sein kann, in der Vor- und Nachbereitung von Events fallen viele Aufgaben an, die ortsunabhängig ausgeführt werden können. Egal, ob es um ein Training, Coaching, eine Messe, eine Konferenz, eine Workation oder ein Webinar geht..

  • Versand von Einladungen
  • Pflege von Teilnehmerlisten
  • Versand von Anmeldebestätigungen/Tickets
  • Beantwortung von Rückfragen von Gästen
  • Recherche und Buchen von Locations
  • Buchung des Caterings
  • Rechnungsversand an die Teilnehmer
  • Unterlagenerstellung zur Vorbereitung
  • Materialien-Bestellung für die Veranstaltung (Namensschilder, Roll-Ups,…)
  • Kommunizieren des Events in sozialen Netzwerken
  • Erstellung des Programms/Ablaufs
  • Versand von Anreiseinformationen an Teilnehmer
  • Hotelbuchungen
  • Versand der Nachbereitung der Veranstaltung an Teilnehmer
  • Schneiden der Aufzeichnung der Veranstaltung und Upload auf Website

Podcasts

Der Podcast-Markt steht in Deutschland noch am Anfang. Ein großer Aufschwung wird in den kommenden Jahren erwartet und kaum ein Unternehmen wird auf das wichtige Marketinginstrument verzichten. Doch neben der Aufnahme fallen vor und nach der Veröffentlichung noch zahlreiche Aufgaben an. Viele Virtuelle Assistenten haben diesen Trend bereits erkannt und bieten Pakete rund um die Podcast-Erstellung und –veröffentlichung an.

  • Schneiden von Tonaufnahmen
  • Hinzufügen eines Intros
  • Transkribieren
  • Herausschreiben der wichtigsten Learnings
  • Einstellen des Podcasts auf Libsyn, iTunes und Co.
  • Erstellen des Blogposts
  • Erstellen und Teilen der Social Media-Beiträge zur aktuellen Folge
  • Schreiben und Versenden des Newsletters zur aktuellen Folge
  • Kommentieren und Anfordern von Bewertungen
  • Vereinbaren von Terminen mit Interview-Partnern

Kundenservice

Sobald du einen Service oder ein Produkt anbietest, werden deine Kunden Aufmerksamkeit von dir brauchen. Das Beantworten von E-Mails von Interessenten, Lesern deines Blogs oder Newsletters und Käufern deiner Produkte kann schnell mehrere Stunden am Tag einnehmen. Dabei ist eine schnelle Beantwortung von Fragen wichtig für dein Image und die Kundenzufriedenheit. Um E-Mails von Virtuellen Assistenten beantworten zu lassen, gibt es viele Möglichkeiten und Tools, die dies vereinfachen.

  • Sortieren von E-mails nach Priorität und Weiterleiten an die entsprechenden Abteilungen
  • Erstellen von FAQs
  • Versand der Zugangsdaten/Download-Links
  • Fragenbeantwortung zu Produkten und Dienstleistungen
  • Technischer Support für Produkte
  • Sortierung und Bearbeitung von Antworten auf Newsletter
  • Bearbeitung von Kündigungen
  • Beantwortung von Anfragen zu Kooperationen
  • Reklamationsbearbeitung
  • Versand von Terminbestätigungen

Webseite

Ein Virtueller Assistent, der sich mit Content Management-Systemen und SEO auskennt, kann dein Business deutlich nach vorne bringen. Gerade im Bereich SEO gibt es viele Aufgaben, die regelmäßig ausgeführt werden sollten und im hektischen Tagesgeschäft oft untergehen.

  • Erstellung und Aktualisierung einer SEO-Strategie
  • Durchführen von Keyword-Analysen
  • Durchführen von Konkurrenz-Analysen
  • Erstellung von Landingpages für Produkte
  • SEO-Optimierung von Artikeln und Seiten
  • Auswertung von Google-Analytics
  • Aktualisierung von Plugins und Themes
  • Überprüfung und Aktualisierung von Links
  • Backup-Erstellung
  • Überprüfung der Website auf Fehler

Persönliche Aufgaben

Und auch im privaten Bereich kann ein Virtueller Persönlicher Assistent dafür sorgen, dass du weniger Stress hast und mehr Zeit, um dich auf die wichtigen Dinge zu fokussieren. Gerade im privaten Bereich ist Vertrauen in den Assistenten natürlich wichtig. Regelmäßige Telefonate tragen dazu bei, dieses Vertrauen aufzubauen und zu verstärken.

  • Reisebuchung
  • Recherche und Bestellung von Geschenken
  • Kalender-Aktualisierungen
  • Erinnerungen an wichtige Ereignisse (Jubiläen, Geburtstage)
  • Versenden von Geburtstagsgrüßen und Geschenken
  • Aktualisierung von Dating-Profilen und Terminvereinbarung
  • Terminvereinbarung mit Handwerkern, Dienstleistern, Ärzten…
  • Finden eines Fitnessstudios/Personal Trainers  und Terminvereinbarung
  • Besorgen von Konzert-Tickets
  • Prüfen von Versicherungen

 

Fazit

Das sind längst nicht alle Aufgaben, die ein Virtueller Assistent für dich übernehmen kann. Es gibt kaum eine Branche, in der es nicht Aufgaben gibt, die sich an Virtuelle Assistenten auslagern lassen. Von der Schichtplanung in Taxiunternehmen, Fotodokumentation von Coaches, Erstellen von Auktionen für Künstler – immer wieder gibt es Aufgaben, die ganz einfach ausgelagert werden können. Dazu kommen noch Bereiche wie Amazon FBA , Nischenseiten und Airbnb-Vermietungen, die wieder ganz neue Geschäftsfelder und Aufgaben für Virtuelle Assistenten entstehen lassen.

Wenn du nun die ersten Aufgaben entdeckt hast, die du gerne delegieren würdest, ist der erste Schritt, diese gut zu dokumentieren. Je besser du die Aufgabenbeschreibung vorbereitest, umso zufriedener wirst du auch mit dem Ergebnis sein. Die Beschreibung der Aufgabe sollte so detailliert wie möglich sein und dem VA sollten alle notwendigen Informationen zur Verfügung gestellt werden (Zugangsdaten, wichtige Eckdaten, Termine, Ansprechpartner). Gerade, wenn du eine langfristige Zusammenarbeit mit deinem Virtuellen Assistenten anstrebst, investiere Zeit in die Einarbeitung. Auch wenn die Dokumentation der Aufgaben, das Einrichten von Zugängen und die Einarbeitung und Beantwortung von Rückfragen zunächst einmal mehr Arbeit verursacht – es wird sich in kurzer Zeit bereits auszahlen, wenn dein Virtueller Assistent diese Aufgaben einfach autark bearbeiten kann und du nicht mehr daran denken musst.

Überzeugt? Dann starte doch gleich damit, deine ersten Aufgaben zu delegieren. Bei Fernarbeit.net findest du motivierte Assistenten, die dich dabei unterstützen. Stelle jetzt dein Jobangebot kostenfrei ein und schaffe dir mehr Zeit.

 

 

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