147 Aufgaben, die du an einen Virtuellen Assistenten abgeben kannst.

Veröffentlicht: 8. Februar 2019 | Zuletzt aktualisiert: 8. Februar 2019

Wenn du einfach immer zu viel zu tun hast und deine To-Do-Listen länger statt kürzer werden, wird es Zeit, über das Delegieren von Aufgaben nachzudenken. Ein Virtueller Assistent (VA) oder auch VPA (Virtueller Persönlicher Assistent) genannt, kann dir dabei helfen, wieder mehr Zeit zu gewinnen. Dabei spielt es keine Rolle, ob du Aufgaben für fünf Stunden am Tag, in der Woche oder im Monat abzugeben hast. Im Gegensatz zu einem Festangestellten ist ein Virtueller Assistent flexibel einsetzbar.

Durch das Outsourcen von Aufgaben kannst du dich mehr auf deine Kernaufgaben konzentrieren und so dein Business zum Wachstum bringen. Die Investition in einen qualifizierten Assistenten zahlt sich in jedem Fall aus. Nur so kannst du weiter wachsen und den Kopf frei bekommen für neue Projekte. Zudem sind VAs echte Profis in ihrem Bereich.

Doch welche Aufgaben kannst du abgeben? Eine Methode, diese zu finden, ist, dir eine Liste aller Aufgaben zu machen, die du täglich erledigst. Und aus dieser Liste dann die Tasks zu bestimmen, die du delegieren kannst. Achte dabei vor allem auf Aufgaben, die du nicht so gerne machst. Denn diese fressen nicht nur Zeit, sondern auch Energie, die du besser in andere Aufgaben investieren solltest, die du gerne (und damit auch richtig gut) machst. Dabei kann dir ein VA nicht nur bei zahlreichen Aufgaben rund um dein Business helfen, sondern dir auch bei persönlichen Aufgaben wie Reiseplanungen, Termin-Management etc. unter die Arme greifen.

Assistenten, die sich auf diesen Bereich spezialisiert haben, findest du unter dem Stichwort “Virtueller Persönlicher Assistent”.

Wenn du noch etwas mehr Inspiration brauchst, findest du hier zig Beispiele von Aufgaben, die ein VA für dich übernehmen kann. Vielleicht sind hier auch noch Aufgaben und Bereiche dabei, die du bisher aus Kapazitätsgründen vernachlässigt hast. Umso mehr ein Grund, einen (oder mehrere) Virtuelle Assistenten zu beschäftigen.

Hast du Aufgaben aus mehreren Bereichen abzugeben, solltest du erwägen, mehrere VAs zu beauftragen statt nach dem einen zu schauen, der alles übernehmen kann. Die meisten Virtuellen Assistenten bieten zwar ein sehr breites Spektrum an Aufgaben an, dennoch hat jeder seine Schwerpunkte und Spezialbereiche. Und du kannst so auch von dem Wissen und der Erfahrung der Assistenten profitieren. Solltest du viele Freelancer beauftragen, kann ein allgemeiner Virtueller Assistent dich auch bei der Koordination der Aufgabenverteilung unterstützen. Virtuelle Assistenten sind oft geübt darin, in virtuellen Teams zu arbeiten und können so dein Team aus Angestellten und Freelancern koordinieren.

Hier sind 147 Aufgaben, die ein Virtueller Assistent für dich übernehmen kann, gegliedert in folgende Bereiche:

Allgemeine Büroaufgaben

Persönliche Aufgaben

Büroaufgaben

Vor allem im Bereich der klassischen Büro-/Sekretariatsaufgaben finden sich viele Bereiche, die ideal von einem Virtuellen Assistenten übernommen werden können. Viele dieser Ausgaben müssen regelmäßig erledigt werden und können so ideal dauerhaft an einen VA übergeben werden.

Recherchen aller Art
Aktualisieren von Kundendaten
Anlegen einer Kundendatenbank
Datenerfassung aller Art
Terminvereinbarung
Kalender-Management
Telefonate
Digitale Ablage von Dokumenten
Einrichtung und Pflege von Dropbox und Google Drive
Erstellen von Excel-Tabellen
Erstellen von Präsentationen
Erstellen und Bearbeiten von PDFs
Verfassen von Stellenausschreibungen und Bewerberauswahl
Korrekturlesen von Dokumenten
Transkripte aller Art
Erstellen von Besprechungsunterlagen
Übersetzungen
Kündigung von Verträgen (Telefon, Versicherungen, Abos)
Erstellung von Arbeitsplänen
Koordination von Freelancern
Erstellung von Businessplänen

Buchhaltung

Ein Bereich, der den wenigsten Unternehmern Freude macht und dennoch sehr wichtig ist. Viele Aufgaben in diesem Bereich können an einen Virtuellen Assistenten ausgelagert werden. Auch die Übermittlung von Dokumenten an den Steuerberater und die Kommunikation mit diesem gehören dazu. Natürlich gehört zum Auslagern solcher Aufgaben viel Vertrauen. Hilfreich sind hier Vertraulichkeitsvereinbarungen und eine langfristige Zusammenarbeit mit dem VA.

Erstellung und Versand von Rechnungen
Anlegen und Ausführen von Überweisungen
Kontrolle und Auswertung der Zeiterfassung des Teams
Erfassen von Ausgaben
Kontrolle der Zahlungseingänge
Versand von Unterlagen an den Steuerberater
Vorbereitung der Steuererklärung
Vorbereitung der Umsatzsteuervoranmeldung
Kontrolle von Eingangsrechnungen
Anfordern von Belegen, Spendenbescheinigungen
Herunterladen von Kontoauszügen
Anforderung von fehlenden Belegen

Social Media

Wenn du selbst Social Media-Manager bist, kannst du die Aufgaben deiner Kunden an VAs weitergeben und selbst nur die Qualitätskontrolle und Kundenkommunikation erledigen. So kannst du mehr Aufträge annehmen und flexibel auf Auftragsspitzen reagieren. Oder natürlich das Social Media-Management deiner eigenen Seiten weitergeben.

Analyse und Beobachtung der Konkurrenz
Erstellen eines Redaktionsplans für deine sozialen Netzwerke
Erstellen von Posts und Bildern
Teilen von aktuellen Blogartikeln
Definieren und Erstellen von Zielgruppen
Vorplanung von Posts für den gesamten Monat
Beantwortung von Kommentaren
Durchführung von Gewinnspielen
Einrichtung und Moderation von Facebook-Gruppen
Pflege und Aktualisierung deiner Profile auf XING und LinkedIN
Einrichten einer Facebook-Seite
Einrichten von Instagram Accounts
Einrichten und Pflege von Pinterest-Boards
Einrichten eines YouTube-Accounts
Hochladen von Videos auf YouTube
Einrichten von Werbekonten
Einrichten von Werbekampagnen bei Facebook
Kontrolle von Werbeanzeigen
Erstellung von Slideshare-Präsentationen

Marketing

Gerade im Bereich des Online Marketings gibt es viele Virtuelle Assistenten, die echte Spezialisten in diesen Bereichen sind. Blogartikel, Newsletter und Artikel müssen regelmäßig erstellt werden. Dazu kommt das Einpflegen des Contents in die entsprechenden Quellen und Tools. So kommen schnell einige Stunden zusammen, die man auslagern kann.

Einrichten von Newsletter-Tools und Listen
Einrichten von Autoresponder und Automationen
Hinzufügen und Entfernen von Abonnenten aus Listen
Schreiben und Versenden von Newslettern
Erstellung und Tracking von Anzeigen in sozialen Netzwerken
Erstellung von Artikeln und Blogposts
Schreiben und Einpflegen von Gastartikeln
Recherche passender Blogs/Seiten für Gastartikel
Kreation von Infografiken
Erstellung von Adwords-Kampagnen
Erstellung von Online-Kursen
Formatierung von E-Books
Erstellung und Auswertung von Umfragen
Einrichten von Sales Funnels

E-Commerce

Der Handel mit Produkten im Internet ist nichts Neues – aber immer wieder gibt es neue Trends und Märkte. Amazon FBA, Dropshipping und Nischenseiten gehören weiterhin zu den großen Trends in diesem Bereich. Viele Virtuelle Assistenten sind auf diese Nischen spezialisiert und können bei den spezifischen Aufgaben helfen.

Produkt-Recherche
Kontaktieren von Herstellern
Muster-Anforderung
Produktbestellungen
Erstellen von Produktbeschreibungen
Suche nach Nischenprodukten
Optimierung von Produktseiten
SEO-Optimierung von Beschreibungen und Websites
Erstellung von Infografiken
Management von Verkäuferkonten bei Amazon
Einbuchung und Versand von Aufträgen
Abwicklung von Reklamationen und Rücksendungen
Weiterleitung von Bestellungen an Versanddienstleister
Kontrolle des Lagerbestands
Kommentieren von Bewertungen

Pressearbeit

Um in Magazinen oder Zeitungen zu erscheinen, bedarf es kontinuierlicher Pressearbeit. Auch “Influencer” aus sozialen Netzen sind für das Marketing eine wichtige Quelle. Ein Virtueller Assistent kann die Kontakte zu Journalisten und Influencern herstellen und pflegen. Pressearbeit ist meist mit hohem Zeitaufwand verbunden – ideal, wenn man diese Stunden selbst für etwas anderes nutzen kann.

Recherche und Pflege des Presseverteilers
Herstellung von Kontakten zu Journalisten und Influencern
Erstellung von Pressemeldungen zu neuen Produkten oder Unternehmensneuigkeiten
Versand von Pressemeldungen und Einstellen auf Webportalen
Beantwortung von Presseanfragen
Terminvereinbarung für Interviews
Versand von Pressebildern
Erstellen eines Pressespiegels
Planen von Presseevents/Pressekonferenzen
Produktversand an Journalisten und Influencer

Events

Auch wenn dein Virtueller Assistent möglicherweise nicht bei deinen Veranstaltungen vor Ort sein kann, in der Vor- und Nachbereitung von Events fallen viele Aufgaben an, die ortsunabhängig ausgeführt werden können. Egal, ob es um ein Training, Coaching, eine Messe, eine Konferenz, eine Workation oder ein Webinar geht..

Versand von Einladungen
Pflege von Teilnehmerlisten
Versand von Anmeldebestätigungen/Tickets
Beantwortung von Rückfragen von Gästen
Recherche und Buchen von Locations
Buchung des Caterings
Rechnungsversand an die Teilnehmer
Unterlagenerstellung zur Vorbereitung
Materialien-Bestellung für die Veranstaltung (Namensschilder, Roll-Ups,…)
Kommunizieren des Events in sozialen Netzwerken
Erstellung des Programms/Ablaufs
Versand von Anreiseinformationen an Teilnehmer
Hotelbuchungen
Versand der Nachbereitung der Veranstaltung an Teilnehmer
Schneiden der Aufzeichnung der Veranstaltung und Upload auf Website

Podcasts

Der Podcast-Markt steht in Deutschland noch am Anfang. Ein großer Aufschwung wird in den kommenden Jahren erwartet und kaum ein Unternehmen wird auf das wichtige Marketinginstrument verzichten. Doch neben der Aufnahme fallen vor und nach der Veröffentlichung noch zahlreiche Aufgaben an. Viele Virtuelle Assistenten haben diesen Trend bereits erkannt und bieten Pakete rund um die Podcast-Erstellung und –veröffentlichung an.

Schneiden von Tonaufnahmen
Hinzufügen eines Intros
Transkribieren
Herausschreiben der wichtigsten Learnings
Einstellen des Podcasts auf Libsyn, iTunes und Co.
Erstellen des Blogposts
Erstellen und Teilen der Social Media-Beiträge zur aktuellen Folge
Schreiben und Versenden des Newsletters zur aktuellen Folge
Kommentieren und Anfordern von Bewertungen
Vereinbaren von Terminen mit Interview-Partnern

Kundenservice

Sobald du einen Service oder ein Produkt anbietest, werden deine Kunden Aufmerksamkeit von dir brauchen. Das Beantworten von E-Mails von Interessenten, Lesern deines Blogs oder Newsletters und Käufern deiner Produkte kann schnell mehrere Stunden am Tag einnehmen. Dabei ist eine schnelle Beantwortung von Fragen wichtig für dein Image und die Kundenzufriedenheit. Um E-Mails von Virtuellen Assistenten beantworten zu lassen, gibt es viele Möglichkeiten und Tools, die dies vereinfachen.

Sortieren von E-mails nach Priorität und Weiterleiten an die entsprechenden Abteilungen
Erstellen von FAQs
Versand der Zugangsdaten/Download-Links
Fragenbeantwortung zu Produkten und Dienstleistungen
Technischer Support für Produkte
Sortierung und Bearbeitung von Antworten auf Newsletter
Bearbeitung von Kündigungen
Beantwortung von Anfragen zu Kooperationen
Reklamationsbearbeitung
Versand von Terminbestätigungen

Webseite

Ein Virtueller Assistent, der sich mit Content Management-Systemen und SEO auskennt, kann dein Business deutlich nach vorne bringen. Gerade im Bereich SEO gibt es viele Aufgaben, die regelmäßig ausgeführt werden sollten und im hektischen Tagesgeschäft oft untergehen.

Erstellung und Aktualisierung einer SEO-Strategie
Durchführen von Keyword-Analysen
Durchführen von Konkurrenz-Analysen
Erstellung von Landingpages für Produkte
SEO-Optimierung von Artikeln und Seiten
Auswertung von Google-Analytics
Aktualisierung von Plugins und Themes
Überprüfung und Aktualisierung von Links
Backup-Erstellung
Überprüfung der Website auf Fehler

Persönliche Aufgaben

Und auch im privaten Bereich kann ein Virtueller Persönlicher Assistent dafür sorgen, dass du weniger Stress hast und mehr Zeit, um dich auf die wichtigen Dinge zu fokussieren. Gerade im privaten Bereich ist Vertrauen in den Assistenten natürlich wichtig. Regelmäßige Telefonate tragen dazu bei, dieses Vertrauen aufzubauen und zu verstärken.

Reisebuchung
Recherche und Bestellung von Geschenken
Kalender-Aktualisierungen
Erinnerungen an wichtige Ereignisse (Jubiläen, Geburtstage)
Versenden von Geburtstagsgrüßen und Geschenken
Aktualisierung von Dating-Profilen und Terminvereinbarung
Terminvereinbarung mit Handwerkern, Dienstleistern, Ärzten…
Finden eines Fitnessstudios/Personal Trainers und Terminvereinbarung
Besorgen von Konzert-Tickets
Prüfen von Versicherungen

Fazit

Das sind längst nicht alle Aufgaben, die ein Virtueller Assistent für dich übernehmen kann. Es gibt kaum eine Branche, in der es nicht Aufgaben gibt, die sich an Virtuelle Assistenten auslagern lassen. Von der Schichtplanung in Taxiunternehmen, Fotodokumentation von Coaches, Erstellen von Auktionen für Künstler – immer wieder gibt es Aufgaben, die ganz einfach ausgelagert werden können. Dazu kommen noch Bereiche wie Amazon FBA , Nischenseiten und Airbnb-Vermietungen, die wieder ganz neue Geschäftsfelder und Aufgaben für Virtuelle Assistenten entstehen lassen.

Wenn du nun die ersten Aufgaben entdeckt hast, die du gerne delegieren würdest, ist der erste Schritt, diese gut zu dokumentieren. Je besser du die Aufgabenbeschreibung vorbereitest, umso zufriedener wirst du auch mit dem Ergebnis sein. Die Beschreibung der Aufgabe sollte so detailliert wie möglich sein und dem VA sollten alle notwendigen Informationen zur Verfügung gestellt werden (Zugangsdaten, wichtige Eckdaten, Termine, Ansprechpartner). Gerade, wenn du eine langfristige Zusammenarbeit mit deinem Virtuellen Assistenten anstrebst, investiere Zeit in die Einarbeitung. Auch wenn die Dokumentation der Aufgaben, das Einrichten von Zugängen und die Einarbeitung und Beantwortung von Rückfragen zunächst einmal mehr Arbeit verursacht – es wird sich in kurzer Zeit bereits auszahlen, wenn dein Virtueller Assistent diese Aufgaben einfach autark bearbeiten kann und du nicht mehr daran denken musst.

Überzeugt? Dann starte doch gleich damit, deine ersten Aufgaben zu delegieren. Bei Fernarbeit.net findest du motivierte Assistenten, die dich dabei unterstützen. Stelle jetzt dein Jobangebot kostenfrei ein und schaffe dir mehr Zeit.