Ab wann macht es Sinn, einen Virtuellen Assistenten zu beauftragen?
Dir wachsen deine Aufgaben im Business über den Kopf? Du hast das Gefühl, dass du vor lauter Orga-To-Dos gar nicht mehr dazu kommst, die Aufträge deiner Kunden effizient zu erfüllen? Dann könnte es (schon längst) Zeit für einen virtuellen Assistenten sein! Einen VA zu beauftragen macht dabei in vielen Fällen schon viel eher Sinn. Wie du dir als Selbständiger oder Freelancer viel Stress ersparen kannst und wie du ganz einfach in die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten startest, erfährst du hier.
Wenn du als Selbstständiger zu viel Stress hast und deine Aufgaben nicht erledigt bekommst, dann könnte es Zeit sein, einen VA zu engagieren. Ehrlich gesagt ist die Chance sogar hoch, dass du das schon eher hättest tun sollen. Viele Selbstständige machen sich eher spät darüber Gedanken, einen VA zu engagieren, nämlich dann, wenn sie ihre Aufgaben auch mit täglichen Überstunden einfach nicht mehr erledigt bekommen.
Dabei lohnt es sich fast immer, einen virtuellen Assistenten für dein Business zu beauftragen!
Hier sind ein paar typische Situationen, in denen es sinnvoll ist, einen virtuellen Assistenten zu engagieren:
– Du hast viele kleine wiederkehrende To-Dos zu erledigen, die dich nerven
– Du hast Probleme, dich auf dein Kerngeschäft zu konzentrieren, weil du zu viele organisatorische Aufgaben erledigen musst
– Du brauchst für manche To-Dos ewig und weißt, dass Andere es besser oder schneller erledigen könnten
Wie gesagt: Viele Selbstständige fangen erst dann damit an, Aufgaben an einen virtuellen Assistenten abzugeben, wenn sie die Arbeit sonst nicht mehr erledigt bekommen. Bis dahin haben sie aber wahrscheinlich einen ziemlich stressigen Arbeitsalltag gehabt. Und das hätte nicht sein müssen, wenn sie sich schon vorher um einen VA bemüht hätten.
Außerdem sind die Arbeitspakete, die dann unter großem Stress ausgelagert werden, gleich ziemlich groß. Viel sinnvoller ist es aber, ganz klein mit dem Outsourcen anzufangen. So kannst du als Auftraggeber für deinen Assistenten erst einmal in Ruhe feststellen, wie eure Zusammenarbeit überhaupt funktioniert und dann den Umfang eurer Kooperation langsam steigern.
Tatsächlich kannst du einen virtuellen Assistenten schon dann engagieren, wenn du nur eine Stunde Arbeit pro Woche für ihn oder sie hast!
Welche Aufgaben solltest du zuerst an einen VA abgeben?
Du bist motiviert und willst die ersten Aufgaben an deinen VA abgeben? Sehr gut!
Aber welche To-Dos kommen überhaupt in Betracht, um sie an einen VA auszulagern? Um das herauszufinden, erstellest du dir am besten zunächst eine Liste mit allen Aufgaben, die in deinem Business so anfallen.
Die Liste deiner Aufgaben
Nehmen wir an, du bist Graphikdesigner. Dann stehen zum Beispiel die folgenden Aufgaben auf deiner Liste:
– Graphiken Kunde A erstellen
– Graphiken Kunde B erstellen
– Rechnungen schreiben
– Steuererklärung erledigen
– Büro putzen
Solltest du nun die Graphikerstellung für deine Kunden an einen VA abgeben? Natürlich nicht!
Wie sieht es mit der Rechnungserstellung aus? Die kannst du schon eher abgeben! Buchhaltung ist eine typische Aufgabe, die von vielen Selbstständigen und Freelancern ausgelagert wird.
Die besten Aufgaben für deinen VA
Wenn es darum geht, welche Aufgaben am besten für deinen Assistenten geeignet sind, bieten zwei Fragen eine gute Orientierung:
– Ist diese Aufgabe der Grund, warum meine Kunden mich buchen?
– Kann diese Aufgabe von anderen besser erledigt werden als von mir?
Diese zwei Fragen stellst du dir, wenn du die Aufgaben auf deiner Liste durchgehst.
Nehmen wir wieder an, du bist Graphikdesigner. Aus welchem Grund verkaufst du Produkte und Dienstleistungen an deine Kunden? Die Antwort auf diese Frage findest du unter anderem auf deiner Website.
Wenn du Unternehmenslogos designest, dann steht da zum Beispiel:
„Ich helfe Ihnen dabei, Ihr Business optimal zu präsentieren und gestalte Ihr individuelles Firmenlogo.“
Das ist deine Kernkompetenz und die solltest du nicht auslagern (zumindest nicht am Anfang).
Wenn eine Aufgabe auf deiner To-Do-Liste aber nicht zu deinen Kernkompetenzen zählt, dann ist da schonmal ein Indiz dafür, dass du sie vielleicht an deinen VA abgeben könntest.
Genauso ist es, wenn eine Aufgabe von jemand anderem schneller oder besser erledigt werden kann als von dir. Ein klassisches Beispiel dafür ist wie gesagt die Buchhaltung.
Auch die Aufgabe „Büro putzen“ würde anhand dieser Fragen zu den To-Dos gehören, die du auslagern kannst (allerdings nicht an einen VA, sondern an eine Reinigungskraft, die tatsächlich im Büro vorbeischaut).
Diese Beispiele waren noch recht einfach. Schauen wir uns mal einen etwas schwierigeren Fall an.
Neukundengewinnung: An einen virtuellen Assistenten abgeben oder nicht?
Wenn du Graphikdesigner bist, gehört die Neukundengewinnung auf den ersten Blick nicht zu deinen Kernaufgaben. Einen Kunden interessiert es nicht, wie er auf dich aufmerksam geworden ist, sondern nur, dass du für ihn oder sie die beste Wahl für die anstehenden Projekte bist. Trotzdem ist es für dein Business natürlich sehr wichtig, dass du neue Kunden findest. Falls du diese Aufgabe an einen VA auslagerst, solltest du dir deiner Sache also wirklich sicher sein.
Und wie sieht es mit der zweiten Frage aus: Kann diese Aufgabe von jemand anderem besser oder schneller erledigt werden?
Vielleicht bist du der Meinung, dass du selbst am besten neue Kunden akquirieren kannst. Du weißt, in welchen sozialen Netzwerken du sie findest und wie du am besten ihre Aufmerksamkeit gewinnst.
Oder ist Neukundengewinnung für dich eine nervige Aufgabe, die du am liebsten abgeben würdest und bei der du regelmäßig das Gefühl hast, dass jemand anderes besser für diese Aufgabe geeignet ist?
Es kann also durchaus sinnvoll sein, auch solche Aufgaben an einen VA abzugeben. Das ist aber eine sehr individuelle Frage.
Grundsätzlich lässt sich sagen: Je wichtiger eine Aufgabe für dein Business ist, umso gründlicher musst du ein Outsourcing vorbereiten und kontrollieren.
Wenn du noch Inspiration für Aufgaben brauchst, die du abgeben kannst hilft dir diese Liste mit 147 Aufgaben für Virtuelle Assistenten.
Ab wann macht es also Sinn, einen virtuellen Assistenten für dein Business zu beauftragen? Die Antwort lautet: So gut wie immer.
Selbst wenn du nur eine Stunde Arbeit pro Woche an deinen VA abgibst, hast du eine Stunde mehr, um dich auf deine Kernaufgaben zu fokussieren oder dich wichtigen To-Dos wie der Neukundengewinnung zu widmen. Und zusätzlichen Stress sparst du dir auch noch, wenn du es richtig angehst.
Wenn du zunächst mit kleinen Aufgaben startest, kannst du die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten erst einmal ausprobieren. Wenn alles gut funktioniert, kannst du im Anschluss die Zusammenarbeit weiter ausbauen.
Es macht auch nichts, wenn du selbst noch gar nicht so genau weißt, wie umfangreich die To-Dos eigentlich sind, die du deinem VA übertragen willst. Auch eine von Monat zu Monat schwankende Arbeitsbelastung ist in Ordnung. Wichtig ist nur, dass du das mit deinem Assistenten absprichst.
Hier findest du deinen ersten virtuellen Assistenten!