Den passenden Virtuellen Assistenten finden und einarbeiten.

Wie du deinen Virtuellen Assistenten findest und einarbeitest

Du bist ĂŒberzeugt: es ist Zeit, mit dem Delegieren von Aufgaben anzufangen. GrĂŒnde dafĂŒr gibt es ja genug. Du hast auch eine Idee, welche Aufgaben du abgeben willst oder sogar schon einen konkreten Auftrag vorbereitet. Doch wie findest du nun den zu dir passenden Virtuellen Assistenten und wie vermittelst du deine Aufgaben so, dass ihr auch beide mit dem Ergebnis und der Zusammenarbeit zufrieden seid?

In diesem Artikel geht es im ersten Teil darum, wie du den zu dir passenden Assistenten findest und im zweiten Teil gibt es dann einige Tipps zur Einarbeitung und Zusammenarbeit.

Starten wir mit Schritt 1:

Einen Virtuellen Assistenten finden

Bevor Du dich auf die Suche nach deinem Assistenten machst, gibt es einige Aufgaben, die du vorab erledigen solltest. ZunÀchst mache dir klar, welche Aufgaben oder Bereiche du abgeben möchtest. Vielleicht hast du ja auch ein kleines Projekt wie eine konkrete Recherche oder einen bestimmten Text, den du aktuell gerne erledigt haben möchtest. Wenn du noch gar keine Idee hast, findest du hier einige VorschlÀge.

Wenn Du noch nicht sicher bist, ob und was du ĂŒberhaupt outsourcen kannst, ist eine gute Methode, dir einfach mal eine Woche oder einen Monat lang alle Aufgaben zu notieren, die du am Tag so erledigst. Aus dieser Liste suchst du dann Aufgaben heraus, die du nicht gerne machst, die dich viel Zeit kosten und die auch einfach jemand anders machen könnte, weil sie beispielsweise keine Anwesenheit im BĂŒro oder keine speziellen Kenntnisse erfordern.

Definiere nun, was du von deinem Virtuellen Assistenten erwartest:

  • Welche Qualifikationen und Erfahrungen sollte er haben?
  • Sollte er zu bestimmten Uhrzeiten erreichbar sein?
  • Benötigt er bestimmte Sprachkenntnisse?
  • Welche Programme sollte er beherrschen?
  • Wieviele Stunden pro Monat wirst du ihn brauchen?
  • Und wie ist dein Budget?

Versuche also möglichst klar zu definieren, wie dein Wunschkandidat/-in sein sollte und formuliere diese Anforderungen und WĂŒnsche fĂŒr ein Profil. Gewichte dabei auch, was dir besonders wichtig ist.

Die Stellenbeschreibung formulieren

Schreibe nun ein möglichst ausfĂŒhrliches Gesuch, in dem du deine Aufgaben, die du abgeben willst, dein Business und deine Erwartungen so klar wie möglich beschreibst.  Je detaillierter und klarer deine Ausschreibung ist, desto wahrscheinlicher ist auch, dass du den passenden Kandidaten findest.

Es ist fĂŒr dich und auch den VA frustrierend, wenn ihr vielleicht ein nettes BewerbungsgesprĂ€ch habt, aber du erst am Ende erwĂ€hnst, dass du ja jemanden brauchst, der tĂ€glich in den spĂ€ten Abendstunden verfĂŒgbar ist, dein VA aber in einer Zeitzone lebt, wo dies so gar nicht zusammenpasst. Sei also ĂŒber alle Bedingungen und Voraussetzungen bereits in der Ausschreibung so klar wie möglich.

Einen Virtuellen Assistenten finden unterscheidet sich gar nicht so sehr davon, einen festen Mitarbeiter zu finden. Ebenso ist der Bewerbungs- und Einarbeitungsprozess erstmal zeitaufwendig fĂŒr dich. Je sorgfĂ€ltiger du diesen Prozess aber vorbereitest und betreibst, desto mehr wird es sich spĂ€ter fĂŒr dich auszahlen.

Wenn deine Stellenbeschreibung nun steht, dann kannst du diese veröffentlichen. Nutze dazu deine sozialen und beruflichen Netzwerke (Facebook, LinkedIn, Xing) und spezielle Jobbörsen und Portale fĂŒr Freelancer und Virtuelle Assistenten. Hier bei Fernarbeit.net kannst du dein Gesuch einfach kostenlos einstellen.

Alternativ kannst du auch befreundete Unternehmer nach Empfehlungen fragen. Vielleicht arbeiten sie schon mit einem VA zusammen, der noch KapazitÀten frei hat. Nutze dein Netzwerk und frage nach Empfehlungen. Viele Assistenten erhalten nahezu alle ihre AuftrÀge rein durch Empfehlungen ihrer Auftraggeber.

Welche Fragen Du im  BewerbungsgesprÀch stellen solltest

Wenn Du nun einige Bewerbungen erhalten hast und einige passende Kandidaten ausgesucht hast, solltest du mit diesen ein Telefonat vereinbaren. Per Skype, Zoom oder Slack ist das auch virtuell kein Problem.

Dieser Schritt mag dir unnötig aufwendig vorkommen, ist aber sehr wichtig. Dein Ziel ist es ja, einen Virtuellen Assistenten zu finden, der zu Dir passt. Dem Du vertrauen kannst, der langfristig fĂŒr Dich arbeitet und mit der Zeit immer selbststĂ€ndiger deine Aufgaben erledigt. Dazu ist es wichtig, dass ihr zueinander passt. Und das gilt fĂŒr beide Seiten. Auch Du musst der passende Auftraggeber fĂŒr den Assistenten sein. Wenn er gerne mit Dir arbeitet, deine Projekt versteht und idealerweise Spaß an deinen Themen hat, wird die QualitĂ€t und ZuverlĂ€ssigkeit der Arbeit definitiv besser sein.

Wenn Du natĂŒrlich nur einen einmaligen Auftrag zu vergeben hast, ist dieser Aufwand zu groß. Doch wir gehen hier mal davon aus, dass die vielen Vorteile der Zusammenarbeit mit einem VA dich ĂŒberzeugt haben und Du nach einem langfristigen ArbeitsverhĂ€ltnis suchst.

Deswegen: vereinbare einen Termin und stelle Fragen:

  • Frage nach den Erfahrungen und anderen aktuellen Kunden.
  • Frage nach, ob die Anforderungen zur zeitlichen VerfĂŒgbarkeit und zu verwendeten Tools fĂŒr den VA passen.
  • ErzĂ€hle von deinem Business und frage, welchen Eindruck der VA davon hat. Wirkt er interessiert? Hat er vielleicht schon Anmerkungen oder Ideen?
  • Frage, welche Aufgaben er am liebsten erledigt und warum. Und natĂŒrlich auch, welche Aufgaben der VA nicht ĂŒbernehmen möchte.
  • Frage, was genau an deinem Business/Angebot den VA interessiert. Warum möchte er diese Aufgaben ĂŒbernehmen?
  • Halte etwas Small Talk. Schau’, ob die Chemie zwischen euch passt. Vielleicht habt ihr Gemeinsamkeiten?

Ein persönliches GesprÀch solltest Du auch spÀter in der Zusammenarbeit noch beibehalten, aber dazu spÀter mehr.

Wenn Du dich fĂŒr einen Kandidaten entschieden hast, kann es mit der Zusammenarbeit losgehen. Vergiss aber auch nicht, den anderen Kandidaten abzusagen. Vielleicht brauchst du in der Zukunft noch weitere UnterstĂŒtzung. Oder dein aktueller Kandidat kann irgendwann aus verschiedenen GrĂŒnden nicht mehr fĂŒr dich arbeiten. Da ist es gut, wenn Du noch die Kontakte aus dieser Bewerbungsrunde hast und dort auch positiv in Erinnerung geblieben bist.

Den Virtuellen Assistenten einarbeiten

Du hast dich also fĂŒr einen Assistenten entschieden und die Zusammenarbeit kann losgehen. KlĂ€re vorab alles Organisatorische: es gibt VertrĂ€ge, AGBs und Vertraulichkeitsvereinbarungen fĂŒr die Zusammenarbeit mit Virtuellen Assistenten. Hier findest du einen eigenen Artikel zu diesem Thema: Rechtliches bei der Zusammenarbeit mit Virtuellen Assistenten.

KlĂ€re dazu auch die Rechnungsstellung und Bezahlung. Wann stellt der VA seine Rechnungen, wie ist das Zahlungsziel. Vergiss nicht: dein VA ist selbststĂ€ndiger Unternehmer. Deine pĂŒnktliche und zuverlĂ€ssige Zahlung der Rechnungen wird unter anderem dafĂŒr sorgen, dass dein VA gerne und langfristig mit dir zusammenarbeiten will.

Nimm Dir am Anfang viel Zeit fĂŒr die Einarbeitung. Je mehr du auch vorab vorbereitest, umso einfacher wird es fĂŒr dich und deinen Assistenten. NatĂŒrlich hĂ€ngt die Vorbereitung von der Art der Aufgaben ab. Wenn es um eine einmalige Texterstellung oder Recherche geht, reicht es, wenn du dieses Briefing mit allen notwendigen Informationen inklusive Deadline vorbereitest.

Willst du aber langfristig mit deinem neuen VA zusammenarbeiten, dann betrachte die Einarbeitungszeit als Investment. Je sorgfĂ€ltiger du deinen Assistenten einarbeitest und je mehr Zeit du dir nimmst, um Fragen zu beantworten und Feedback zu geben, desto gewinnbringender und erfreulicher wird die Zusammenarbeit fĂŒr euch beide spĂ€ter werden.

BegrĂŒĂŸung

Heiße deinen neuen VA willkommen. Stelle ihm auch die restlichen Teammitglieder vor. ErklĂ€re ihm, wer welche Aufgaben hat und wie er wen aus dem Team erreichen kann. Vielleicht können einige RĂŒckfragen auch von deinen Teammitgliedern untereinander geklĂ€rt werden. Oder einer deiner Mitarbeiter oder Freelancer kann Teile der Einarbeitung ĂŒbernehmen. In jedem Fall fĂŒhlt sich dein neuer VA willkommener, wenn er direkt zu Beginn weiß, wer Mitglied im Team ist und wer fĂŒr was zustĂ€ndig ist.

Zugangsdaten

Richte vor dem Start des VA alle notwendigen ZugĂ€nge ein und stelle sie dem VA zur VerfĂŒgung. Soll er Artikel auf deiner Webseite einpflegen, braucht er hier den Zugang. Um Posts bei Facebook zu planen, solltest du ihn zum Redakteur deiner Firmenseite machen. Benötigt er eine E-Mail-Adresse von deiner Domain? Hast du ein Content Management System, fĂŒr das er den Zugang benötigt? Auch fĂŒr den Austausch von Zugangsdaten gibt es verschiedene Tools und Methoden.

Aufgaben

Bereite eine Liste der Aufgaben und zugehörige ErklĂ€rungen vor. Vielleicht nutzt du bereits ein Tool wie Asana oder Trello? Wenn ja, richte auch hier die passenden ZugĂ€nge fĂŒr den VA ein. Und wenn nicht, sprich mit ihm ĂŒber euren Workflow, um die Aufgaben zu vergeben und RĂŒckmeldungen zu geben.

Ideal ist, wenn du einen Ordner in Drive oder Dropbox vorbereitet hast, in dem Anleitungen und bei komplexeren Aufgaben ErklÀrvideos liegen. Diesen Ordner und die Dokumente könnt ihr gemeinsam nutzen und mit der Zeit ergÀnzen und vervollstÀndigen. So ist es auch leichter, neue Mitarbeiter an Bord zu holen.

Zur Aufnahme solcher Videos kannst du QuickTime, Screencast oder auch einfach die Kamera deines Smartphones nutzen.

Erreichbarkeit und Einarbeitung

Auch wenn es zunĂ€chst einmal mehr Arbeit fĂŒr dich ist: sei in den ersten Wochen fĂŒr deinen neuen Assistenten erreichbar und nimm Dir Zeit fĂŒr seine RĂŒckfragen und fĂŒr Feedback. Vielleicht vereinbart ihr einen wöchentlichen Call, um Aufgaben zu besprechen und Fragen zu klĂ€ren. In virtuellen Teams ist ein regelmĂ€ĂŸiger (Video-)Anruf ideal, um das TeamgefĂŒhl zu stĂ€rken und mögliche Probleme direkt anzusprechen.

Ermutige deinen Virtuellen Assistenten dazu, Fragen zu stellen, wenn er bei Aufgaben unsicher ist. Je mehr Zeit Du dir zu Beginn fĂŒr die Einarbeitung nimmst, umso mehr wirst Du spĂ€ter davon profitieren, dass dein VA Aufgaben eigenstĂ€ndig und in deinem Sinne erledigt.  Kommuniziere Zeitfenster und auf welchem Weg (E-Mail, Skype, Anruf) der Assistent dich erreichen kann.

Denke daran: dein Assistent kann nicht deine Gedanken lesen (zumindest nicht am Anfang 😉 ). Wenn dein Briefing also nur aus einem Satz besteht und Du dann erwartest, dass der VA schon wissen wird, was du meinst, werdet ihr beide nicht viel Freude an der Zusammenarbeit haben. Dein Ziel ist es, einen Mitarbeiter zu haben, der Dich, Dein Business und deine Arbeitsweise versteht. ErklĂ€re also Aufgaben ausfĂŒhrlich und gib gerne auch etwas Hintergrund dazu. Warum ist diese Aufgabe wichtig? Das Tolle am Job als Virtuelle Assistenz ist, dass man laufend etwas dazu lernt. Mehr Informationen und Hintergrundwissen zu haben ist also fĂŒr jeden Assistenten hilfreich.

Du ĂŒbergibst Aufgaben an den VA, die Du vielleicht schon jahrelang selbst ausgefĂŒhrt hast und gar nicht mehr ĂŒber die Details nachdenkst. FĂŒr deinen Virtuellen Assistenten ist die Aufgabe aber neu. FĂŒhre Dir das immer wieder vor Augen, bevor Du ungeduldig wirst, weil du Fragen zu der Aufgabe beantworten musst oder nicht gleich alles 100-prozentig so lĂ€uft wie Du es Dir vorgestellt hast.

Feedback

Gerade zu Beginn, aber auch im Laufe der Zusammenarbeit solltet ihr euch regelmĂ€ĂŸig gegenseitig Feedback geben. Denke auch daran, Feedback zu geben, wenn alles bestens lĂ€uft und nicht nur, wenn du Verbesserungen hast. Jeder Mitarbeiter freut sich ĂŒber positives Feedback und ein kleines “Danke, dass ich mich auf dich verlassen kann”.

Wenn du Korrekturen und Verbesserungen an den erledigten Aufgaben vorzunehmen hast, nimm Dir Zeit, diese konstruktiv zu kommunizieren. Wenn Du keine Zeit fĂŒr ein Telefonat hast, kannst Du auch hier zum Beispiel ein Video aufnehmen, in dem Du erklĂ€rst, was Du Ă€ndern wĂŒrdest. Überarbeite nicht einfach eine E-Mail, einen Text oder einen Artikel. Nur wenn Du erklĂ€rst, was du wie Ă€nderst, kann dein Virtueller Assistent es beim nĂ€chsten Auftrag besser machen.

Sei aber auch offen, Dir selbst Feedback einzuholen. Vielleicht kannst du an deinen Briefings oder eingesetzten Tools noch etwas verbessern. Profitiere von der Erfahrung deines Assistenten und nutze die Zusammenarbeit, um auch deine eigenen Skills zu verbessern.

Wenn Du den passenden Assistenten gefunden hast und die Zusammenarbeit gut funktioniert, bleibt Dir nur zu ĂŒberlegen, wozu Du die gewonnene Zeit nutzen möchtest.

Und lass’ Dich nicht entmutigen: das Finden und Einarbeiten des fĂŒr Dich idealen Virtuellen Assistenten kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Vielleicht passt auch nicht der erste von dir gewĂ€hlte Kandidat. Starte am besten mit ersten kleinen Aufgaben, so gewöhnst Du dich an das Auslagern von Aufgaben. Wenn dein Team weiter wĂ€chst, kann dein Virtueller Assistent auch die Steuerung der weiteren VAs und Freelancer fĂŒr dich ĂŒbernehmen.

 

Starte am besten gleich heute und

finde den passenden Assistenten fĂŒr dein Projekt.