Den passenden Virtuellen Assistenten finden und einarbeiten.

Veröffentlicht: 2. Mai 2019 | Zuletzt aktualisiert: 2. Mai 2019

Wie du deinen Virtuellen Assistenten findest und einarbeitest

Du bist überzeugt: es ist Zeit, mit dem Delegieren von Aufgaben anzufangen. Gründe dafür gibt es ja genug. Du hast auch eine Idee, welche Aufgaben du abgeben willst oder sogar schon einen konkreten Auftrag vorbereitet. Doch wie findest du nun den zu dir passenden Virtuellen Assistenten und wie vermittelst du deine Aufgaben so, dass ihr auch beide mit dem Ergebnis und der Zusammenarbeit zufrieden seid?

In diesem Artikel geht es im ersten Teil darum, wie du den zu dir passenden Assistenten findest und im zweiten Teil gibt es dann einige Tipps zur Einarbeitung und Zusammenarbeit.

Starten wir mit Schritt 1:

Einen Virtuellen Assistenten finden

Bevor Du dich auf die Suche nach deinem Assistenten machst, gibt es einige Aufgaben, die du vorab erledigen solltest. Zunächst mache dir klar, welche Aufgaben oder Bereiche du abgeben möchtest. Vielleicht hast du ja auch ein kleines Projekt wie eine konkrete Recherche oder einen bestimmten Text, den du aktuell gerne erledigt haben möchtest. Wenn du noch gar keine Idee hast, findest du hier einige Vorschläge.

Wenn Du noch nicht sicher bist, ob und was du überhaupt outsourcen kannst, ist eine gute Methode, dir einfach mal eine Woche oder einen Monat lang alle Aufgaben zu notieren, die du am Tag so erledigst. Aus dieser Liste suchst du dann Aufgaben heraus, die du nicht gerne machst, die dich viel Zeit kosten und die auch einfach jemand anders machen könnte, weil sie beispielsweise keine Anwesenheit im Büro oder keine speziellen Kenntnisse erfordern.

Definiere nun, was du von deinem Virtuellen Assistenten erwartest:

Welche Qualifikationen und Erfahrungen sollte er haben?
Sollte er zu bestimmten Uhrzeiten erreichbar sein?
Benötigt er bestimmte Sprachkenntnisse?
Welche Programme sollte er beherrschen?
Wieviele Stunden pro Monat wirst du ihn brauchen?
Und wie ist dein Budget?

Versuche also möglichst klar zu definieren, wie dein Wunschkandidat/-in sein sollte und formuliere diese Anforderungen und Wünsche für ein Profil. Gewichte dabei auch, was dir besonders wichtig ist.

Die Stellenbeschreibung formulieren

Schreibe nun ein möglichst ausführliches Gesuch, in dem du deine Aufgaben, die du abgeben willst, dein Business und deine Erwartungen so klar wie möglich beschreibst. Je detaillierter und klarer deine Ausschreibung ist, desto wahrscheinlicher ist auch, dass du den passenden Kandidaten findest.

Es ist für dich und auch den VA frustrierend, wenn ihr vielleicht ein nettes Bewerbungsgespräch habt, aber du erst am Ende erwähnst, dass du ja jemanden brauchst, der täglich in den späten Abendstunden verfügbar ist, dein VA aber in einer Zeitzone lebt, wo dies so gar nicht zusammenpasst. Sei also über alle Bedingungen und Voraussetzungen bereits in der Ausschreibung so klar wie möglich.

Einen Virtuellen Assistenten finden unterscheidet sich gar nicht so sehr davon, einen festen Mitarbeiter zu finden. Ebenso ist der Bewerbungs- und Einarbeitungsprozess erstmal zeitaufwendig für dich. Je sorgfältiger du diesen Prozess aber vorbereitest und betreibst, desto mehr wird es sich später für dich auszahlen.

Wenn deine Stellenbeschreibung nun steht, dann kannst du diese veröffentlichen. Nutze dazu deine sozialen und beruflichen Netzwerke (Facebook, LinkedIn, Xing) und spezielle Jobbörsen und Portale für Freelancer und Virtuelle Assistenten. Hier bei Fernarbeit.net kannst du dein Gesuch einfach kostenlos einstellen.

Alternativ kannst du auch befreundete Unternehmer nach Empfehlungen fragen. Vielleicht arbeiten sie schon mit einem VA zusammen, der noch Kapazitäten frei hat. Nutze dein Netzwerk und frage nach Empfehlungen. Viele Assistenten erhalten nahezu alle ihre Aufträge rein durch Empfehlungen ihrer Auftraggeber.

Welche Fragen Du im Bewerbungsgespräch stellen solltest

Wenn Du nun einige Bewerbungen erhalten hast und einige passende Kandidaten ausgesucht hast, solltest du mit diesen ein Telefonat vereinbaren. Per Skype, Zoom oder Slack ist das auch virtuell kein Problem.

Dieser Schritt mag dir unnötig aufwendig vorkommen, ist aber sehr wichtig. Dein Ziel ist es ja, einen Virtuellen Assistenten zu finden, der zu Dir passt. Dem Du vertrauen kannst, der langfristig für Dich arbeitet und mit der Zeit immer selbstständiger deine Aufgaben erledigt. Dazu ist es wichtig, dass ihr zueinander passt. Und das gilt für beide Seiten. Auch Du musst der passende Auftraggeber für den Assistenten sein. Wenn er gerne mit Dir arbeitet, deine Projekt versteht und idealerweise Spaß an deinen Themen hat, wird die Qualität und Zuverlässigkeit der Arbeit definitiv besser sein.

Wenn Du natürlich nur einen einmaligen Auftrag zu vergeben hast, ist dieser Aufwand zu groß. Doch wir gehen hier mal davon aus, dass die vielen Vorteile der Zusammenarbeit mit einem VA dich überzeugt haben und Du nach einem langfristigen Arbeitsverhältnis suchst.

Deswegen: vereinbare einen Termin und stelle Fragen:

Frage nach den Erfahrungen und anderen aktuellen Kunden.
Frage nach, ob die Anforderungen zur zeitlichen Verfügbarkeit und zu verwendeten Tools für den VA passen.
Erzähle von deinem Business und frage, welchen Eindruck der VA davon hat. Wirkt er interessiert? Hat er vielleicht schon Anmerkungen oder Ideen?
Frage, welche Aufgaben er am liebsten erledigt und warum. Und natürlich auch, welche Aufgaben der VA nicht übernehmen möchte.
Frage, was genau an deinem Business/Angebot den VA interessiert. Warum möchte er diese Aufgaben übernehmen?
Halte etwas Small Talk. Schau’, ob die Chemie zwischen euch passt. Vielleicht habt ihr Gemeinsamkeiten?

Ein persönliches Gespräch solltest Du auch später in der Zusammenarbeit noch beibehalten, aber dazu später mehr.

Wenn Du dich für einen Kandidaten entschieden hast, kann es mit der Zusammenarbeit losgehen. Vergiss aber auch nicht, den anderen Kandidaten abzusagen. Vielleicht brauchst du in der Zukunft noch weitere Unterstützung. Oder dein aktueller Kandidat kann irgendwann aus verschiedenen Gründen nicht mehr für dich arbeiten. Da ist es gut, wenn Du noch die Kontakte aus dieser Bewerbungsrunde hast und dort auch positiv in Erinnerung geblieben bist.

Den Virtuellen Assistenten einarbeiten

Du hast dich also für einen Assistenten entschieden und die Zusammenarbeit kann losgehen. Kläre vorab alles Organisatorische: es gibt Verträge, AGBs und Vertraulichkeitsvereinbarungen für die Zusammenarbeit mit Virtuellen Assistenten. Hier findest du einen eigenen Artikel zu diesem Thema: Rechtliches bei der Zusammenarbeit mit Virtuellen Assistenten.

Kläre dazu auch die Rechnungsstellung und Bezahlung. Wann stellt der VA seine Rechnungen, wie ist das Zahlungsziel. Vergiss nicht: dein VA ist selbstständiger Unternehmer. Deine pünktliche und zuverlässige Zahlung der Rechnungen wird unter anderem dafür sorgen, dass dein VA gerne und langfristig mit dir zusammenarbeiten will.

Nimm Dir am Anfang viel Zeit für die Einarbeitung. Je mehr du auch vorab vorbereitest, umso einfacher wird es für dich und deinen Assistenten. Natürlich hängt die Vorbereitung von der Art der Aufgaben ab. Wenn es um eine einmalige Texterstellung oder Recherche geht, reicht es, wenn du dieses Briefing mit allen notwendigen Informationen inklusive Deadline vorbereitest.

Willst du aber langfristig mit deinem neuen VA zusammenarbeiten, dann betrachte die Einarbeitungszeit als Investment. Je sorgfältiger du deinen Assistenten einarbeitest und je mehr Zeit du dir nimmst, um Fragen zu beantworten und Feedback zu geben, desto gewinnbringender und erfreulicher wird die Zusammenarbeit für euch beide später werden.

Begrüßung

Heiße deinen neuen VA willkommen. Stelle ihm auch die restlichen Teammitglieder vor. Erkläre ihm, wer welche Aufgaben hat und wie er wen aus dem Team erreichen kann. Vielleicht können einige Rückfragen auch von deinen Teammitgliedern untereinander geklärt werden. Oder einer deiner Mitarbeiter oder Freelancer kann Teile der Einarbeitung übernehmen. In jedem Fall fühlt sich dein neuer VA willkommener, wenn er direkt zu Beginn weiß, wer Mitglied im Team ist und wer für was zuständig ist.

Zugangsdaten

Richte vor dem Start des VA alle notwendigen Zugänge ein und stelle sie dem VA zur Verfügung. Soll er Artikel auf deiner Webseite einpflegen, braucht er hier den Zugang. Um Posts bei Facebook zu planen, solltest du ihn zum Redakteur deiner Firmenseite machen. Benötigt er eine E-Mail-Adresse von deiner Domain? Hast du ein Content Management System, für das er den Zugang benötigt? Auch für den Austausch von Zugangsdaten gibt es verschiedene Tools und Methoden.

Aufgaben

Bereite eine Liste der Aufgaben und zugehörige Erklärungen vor. Vielleicht nutzt du bereits ein Tool wie Asana oder Trello? Wenn ja, richte auch hier die passenden Zugänge für den VA ein. Und wenn nicht, sprich mit ihm über euren Workflow, um die Aufgaben zu vergeben und Rückmeldungen zu geben.

Ideal ist, wenn du einen Ordner in Drive oder Dropbox vorbereitet hast, in dem Anleitungen und bei komplexeren Aufgaben Erklärvideos liegen. Diesen Ordner und die Dokumente könnt ihr gemeinsam nutzen und mit der Zeit ergänzen und vervollständigen. So ist es auch leichter, neue Mitarbeiter an Bord zu holen.

Zur Aufnahme solcher Videos kannst du QuickTime, Screencast oder auch einfach die Kamera deines Smartphones nutzen.

Erreichbarkeit und Einarbeitung

Auch wenn es zunächst einmal mehr Arbeit für dich ist: sei in den ersten Wochen für deinen neuen Assistenten erreichbar und nimm Dir Zeit für seine Rückfragen und für Feedback. Vielleicht vereinbart ihr einen wöchentlichen Call, um Aufgaben zu besprechen und Fragen zu klären. In virtuellen Teams ist ein regelmäßiger (Video-)Anruf ideal, um das Teamgefühl zu stärken und mögliche Probleme direkt anzusprechen.

Ermutige deinen Virtuellen Assistenten dazu, Fragen zu stellen, wenn er bei Aufgaben unsicher ist. Je mehr Zeit Du dir zu Beginn für die Einarbeitung nimmst, umso mehr wirst Du später davon profitieren, dass dein VA Aufgaben eigenständig und in deinem Sinne erledigt. Kommuniziere Zeitfenster und auf welchem Weg (E-Mail, Skype, Anruf) der Assistent dich erreichen kann.

Denke daran: dein Assistent kann nicht deine Gedanken lesen (zumindest nicht am Anfang 😉 ). Wenn dein Briefing also nur aus einem Satz besteht und Du dann erwartest, dass der VA schon wissen wird, was du meinst, werdet ihr beide nicht viel Freude an der Zusammenarbeit haben. Dein Ziel ist es, einen Mitarbeiter zu haben, der Dich, Dein Business und deine Arbeitsweise versteht. Erkläre also Aufgaben ausführlich und gib gerne auch etwas Hintergrund dazu. Warum ist diese Aufgabe wichtig? Das Tolle am Job als Virtuelle Assistenz ist, dass man laufend etwas dazu lernt. Mehr Informationen und Hintergrundwissen zu haben ist also für jeden Assistenten hilfreich.

Du übergibst Aufgaben an den VA, die Du vielleicht schon jahrelang selbst ausgeführt hast und gar nicht mehr über die Details nachdenkst. Für deinen Virtuellen Assistenten ist die Aufgabe aber neu. Führe Dir das immer wieder vor Augen, bevor Du ungeduldig wirst, weil du Fragen zu der Aufgabe beantworten musst oder nicht gleich alles 100-prozentig so läuft wie Du es Dir vorgestellt hast.

Feedback

Gerade zu Beginn, aber auch im Laufe der Zusammenarbeit solltet ihr euch regelmäßig gegenseitig Feedback geben. Denke auch daran, Feedback zu geben, wenn alles bestens läuft und nicht nur, wenn du Verbesserungen hast. Jeder Mitarbeiter freut sich über positives Feedback und ein kleines “Danke, dass ich mich auf dich verlassen kann”.

Wenn du Korrekturen und Verbesserungen an den erledigten Aufgaben vorzunehmen hast, nimm Dir Zeit, diese konstruktiv zu kommunizieren. Wenn Du keine Zeit für ein Telefonat hast, kannst Du auch hier zum Beispiel ein Video aufnehmen, in dem Du erklärst, was Du ändern würdest. Überarbeite nicht einfach eine E-Mail, einen Text oder einen Artikel. Nur wenn Du erklärst, was du wie änderst, kann dein Virtueller Assistent es beim nächsten Auftrag besser machen.

Sei aber auch offen, Dir selbst Feedback einzuholen. Vielleicht kannst du an deinen Briefings oder eingesetzten Tools noch etwas verbessern. Profitiere von der Erfahrung deines Assistenten und nutze die Zusammenarbeit, um auch deine eigenen Skills zu verbessern.

Wenn Du den passenden Assistenten gefunden hast und die Zusammenarbeit gut funktioniert, bleibt Dir nur zu überlegen, wozu Du die gewonnene Zeit nutzen möchtest.

Und lass’ Dich nicht entmutigen: das Finden und Einarbeiten des für Dich idealen Virtuellen Assistenten kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Vielleicht passt auch nicht der erste von dir gewählte Kandidat. Starte am besten mit ersten kleinen Aufgaben, so gewöhnst Du dich an das Auslagern von Aufgaben. Wenn dein Team weiter wächst, kann dein Virtueller Assistent auch die Steuerung der weiteren VAs und Freelancer für dich übernehmen.