Die Top-5-Aufgaben für Virtuelle Assistenten

Die Aufgaben, die Virtuelle Assistenten für Unternehmen übernehmen können, sind vielseitig und abwechslungsreich. Das Spektrum reicht von einfachen Tätigkeiten bis hin zu sehr speziellen Aufgaben, die Fachkenntnisse und Erfahrung voraussetzen. Vielen Unternehmern fällt es schwer, die ersten Aufgaben zu finden und zu definieren, die sich für den Start zum Delegieren an eine Virtuelle Assistenz eignen. Und auch viele Virtuelle Assistenten fragen sich, mit welchem Angebot sie neue Kunden finden können. Neben den Spezialisierungen auf bestimmte Branchen oder Bereiche gibt es Aufgaben, die immer wieder angefragt und benötigt werden. Hier sind die Top Fünf der beliebtesten Aufträge für Virtuelle Assistenten:

Recherchen

Recherchetätigkeiten fallen in allen Branchen und Unternehmen an und sind immer zeitraubende Tätigkeiten. Das systematische Beschaffen von Informationen und die entsprechende Aufbereitung und Analyse bedarf nicht nur Zeit, sondern auch Erfahrung. Informationen über Produkte, Unternehmen, Medien, Analysen der Konkurrenz und auch Keyword-Recherchen fallen alle in diese Kategorie.

Dabei fallen Rechercheaufgaben in vielen Unternehmen regelmäßig an oder werden nur für einmalige Verwendung benötigt. Beispielsweise, um die Entscheidung zu einem Kauf oder Abschluss zu treffen. Ohne ausreichende Informationen über das Unternehmen oder Produkt kann und sollte keine Kaufentscheidung getroffen werden.  Ein weiteres Beispiel ist die Recherche für passende Produkte und Produzenten für FBA-Shops oder Nischenseiten. Regelmäßige Recherchen, die vielen Unternehmern viel Zeit kosten, sind Konkurrenzbeobachtung, die Erstellung und Pflege eines Presseverteilers und das Heraussuchen von interessanten Artikeln und Links rund um die eigene Branche.

Dazu kommen Recherchen, die sowohl im geschäftlichen als auch im persönlichen Umfeld immer wieder benötigt werden: Flugverbindungen suchen, Hotelangebote finden, Versicherungsangebote vergleichen, den besten Handytarif oder den günstigsten Preis für das neue Smartphone finden.

Voraussetzung für Recherchetätigkeiten ist ein sicherer Umgang mit verschiedenen Suchmaschinen, eine systematische Arbeitsweise und gute sprachliche Fähigkeiten. Gerade in diesem Bereich verbessern sich die Fähigkeiten mit dem Tun. Je mehr Erfahrung man mit verschiedenen Recherchen sammelt, umso besser werden die Ergebnisse. Mit der Zeit haben viele Recherche-Profis ihr eigenes Verzeichnis an nützlichen Quellen und Kontakten.

Je nach Anforderung des Auftrags können auch Kenntnisse in der Aufbereitung der Daten beispielsweise in Excel oder in Präsentationen sinnvoll sein.

Rechercheaufgaben eignen sich perfekt für den Start in das Delegieren von Aufgaben und in die Zusammenarbeit mit einem Virtuellen Assistenten. Wichtig bei der Beauftragung einer Recherche sind ein klares, sehr detailliertes Briefing, eine genaue Vorgabe, wie das Ergebnis präsentiert werden soll und eine Zeitvorgabe. Gerade bei umfassenderen Recherchen sollte man auch nach einer gewissen Stundenzahl einen Zwischenstand vereinbaren. So kann man sehen, ob die Recherche in die richtige Richtung geht und auch abschätzen, wieviel Zeit insgesamt noch aufgewendet werden sollte.

Social-Media-Management

Soziale Netzwerke sind als Kommunikations- und Marketinginstrument nicht mehr wegzudenken. Facebook, Instagram, Twitter, Pinterest und nicht zu vergessen LinkedIn und Xing. Das Erstellen der Unternehmensseiten, das Einstellen von Inhalten, das Beantworten von Nachrichten und Kommentaren – all dies sind echte Zeitfresser.

Dazu kennen wir alle das Phänomen, dass auch, wenn man nur mal kurz einen Beitrag auf Facebook teilen wollte, man plötzlich eine Stunde später immer noch dort herum scrollt. Mit dem Auslagern von Aufgaben aus dem Bereich Social Media lässt sich dies verhindern.

Virtuelle Assistenten können das komplette Management deiner sozialen Netze übernehmen. Vom Aufsetzen der Seiten, Definieren der Zielgruppe, Finden und Erstellen von passendem Content bis zum Beantworten von Kommentaren, Managen von Gruppen und Werbeanzeigen.

Dabei erleichtern viele nützliche Tools die Zusammenarbeit. Für das Vorplanen von Beiträgen gibt es Tools wie Buffer, MeetEdgar oder Later. Für ansprechende Grafiken für Posts, Titelbilder und Werbeanzeigen lässt sich Canva auch ideal im Team nutzen.

Auch für Social-Media-Agenturen oder Freelancer aus diesem Bereich ist ein Virtueller Assistent die ideale Lösung, um das Business weiter zu skalieren und Auftragsspitzen abfangen zu können. Gerade das Recherchieren und Erstellen von passendem Content ist eine Aufgabe, die man ideal delegieren kann.

Auch beim Delegieren von Aufgaben aus dem Bereich Social Media gilt: arbeite deine Virtuelle Assistenz gut ein und stelle alle nötigen Zugänge zur Verfügung. Hast du beispielsweise bereits eine Facebookseite, auf der aber wenig los ist, dann beginne damit, einen Redaktionsplan zu erstellen oder auch diesen direkt erstellen zu lassen. Anhand des Planes können jetzt passende Beiträge erstellt, eingeplant und auch beworben werden.

Zunehmend an Bedeutung gewinnen auch Netzwerke wie XING und LinkedIn. Auch hier gilt es, das eigene Profil aktuell zu halten, nach interessanten Kontakten Ausschau zu halten, Beiträge zu teilen und zu kommentieren. Wie für alle Netzwerke gilt vor allem hier: um sichtbar zu werden und zu bleiben, muss man aktiv sein. Entweder selbst oder eben diese Aufgaben gezielt abgeben.

Buchhaltung

Ein Bereich, der jeden Unternehmer, egal wie klein oder groß, trifft – und der den wenigsten Spaß macht. Im Bereich der Buchhaltung fallen viele Aufgaben an, die Zeit kosten. Und diese Zeit und Energie fehlt dann an anderen Stellen.

Für Steuererklärungen, Lohnbuchhaltung und Bilanzen ist ein Steuerberater der richtige Ansprechpartner. Doch damit dieser seine Arbeit erledigen kann, benötigt es auch einiges an Vorbereitung. Zudem fallen auch Aufgaben an, die man ideal an Virtuelle Assistenten abgeben kann.

Zur Erleichterung der eigenen Buchhaltung gibt es viele Programme wie Debitoor, FastBill oder Lexware. Mit diesen Programmen kann man Rechnungen erstellen, versenden, Zahlungseingänge kontrollieren, Mahnungen und Gutschriften senden sowie Eingangsrechnungen und Belege erfassen.

An einen Virtuellen Assistenten kann man einen Zugang mit verschiedenen Berechtigungsstufen für diese Programme vergeben. So kann der Assistent dann beispielsweise Rechnungen erstellen oder Eingangsrechnungen und Belege einpflegen.

Auch das Einsammeln von Belegen von verschiedenen Dienstleistern und Portalen, sowie die Kontrolle, ob alle wichtigen Angaben auf der Rechnung enthalten sind, ist eine Aufgabe, die jeden Monat wieder Zeit in Anspruch nimmt und ideal delegiert werden kann.

Wenn du Produkte oder Dienstleistungen verkaufst, werden auch immer wieder Kunden ihre Rechnungen anfordern, Änderungen an diesen benötigen oder Fragen zur Zahlung haben. Je schneller auf diese Anfragen eine Antwort kommt, desto zufriedener auch die Kunden. Ein Virtueller Assistent kann dir in diesem Bereich den Rücken freihalten und dafür sorgen, dass alle Anforderungen zeitnah erledigt werden.

Natürlich setzt gerade dieser Bereich des Outsourcings ein großes Vertrauen voraus. Der Assistent erhält Einblicke in die Zahlen und eventuell sogar Konten. Empfehlenswert ist, die Vergabe von Zugängen, Rechten und Einblicken Stück für Stück zu steigern. Mit eigenen Zugängen zu Buchhaltungsprogrammen und Konten können die Rechte individuell vergeben und bei Bedarf auch wieder entzogen werden.

Kundensupport

Egal in welcher Branche – ob du einen Blog betreibst, ein Produkt verkaufst, einen Onlinekurs, eine Community oder Coaching anbietest. Was mit steigendem Erfolg deines Businesses auch ansteigt, ist die Flut an E-Mails..  Dabei werden sich viele Fragen wiederholen, die du immer wieder beantwortest. Auf den Newsletter gibt es einen großen Rücklauf an Urlaubsmeldungen, Änderungen der E-Mail-Adresse und nicht zustellbaren Adressen. Du bekommst Anfragen zu Kooperationen, Gastartikeln und Veranstaltungen.

Und wenn du ein Produkt verkaufst, haben die Kunden vorab und nach dem Kauf viele Fragen. All dies kann einen Unternehmer locker mehrere Stunden am Tag kosten, die nur für das Sortieren und Beantworten von E-Mails draufgehen.

Das Outsourcen dieser Aufgabe erfordert einige Einarbeitungszeit und Vorbereitung – aber der Aufwand zahlt sich schnell aus, wenn dein Virtueller Assistent dir den Großteil deines Postfachs frei hält.

Wichtig ist möglichst von Beginn an, immer wieder gestellte Fragen zu dokumentieren und so einen Leitfaden für den Assistenten sowie eine FAQ für deine Webseite erstellen zu können. Natürlich muss dein Assistent sich erstmal intensiv in dein Business einarbeiten, um Fragen korrekt beantworten zu können. Gerade am Anfang kann es da hilfreich sein, einfach mal gemeinsam in einem Telefonat alle E-Mails in der Inbox durchzugehen.

In jedem Fall solltest du dem Assistenten auch eine eigene Mailadresse unter deiner Domain einrichten, wenn direkte Kommunikation mit deinen Kunden erfolgt. Für deinen Kunden ist es ja nicht relevant, ob derjenige, der seine E-Mail beantwortet, ein Freelancer ist oder fest zu deinem Unternehmen gehört. Wichtig ist, dass ihm geholfen wird.

Bei einem sehr großen E-Mail-Aufkommen und wenn mehrere Teammitglieder/Freelancer Mails bearbeiten, kann auch ein Support-System wie Helpscout sinnvoll sein. Hier können E-Mails intern zugewiesen und Kommentare hinzugefügt werden und man hat jederzeit den Status der Bearbeitung im Blick.

Auch telefonischer Support ist möglich – auch wenn dein Assistent nicht im gleichen Büro sitzt. Dank Anbieter wie sipgate kannst du eine Telefonummer vergeben und dein Virtueller Assistent kann die Anrufe über Software-Programme am Rechner oder Handy empfangen.

Texterstellung

Es gibt wohl keine Branche, in der nicht dauernd Texte gebraucht werden. Blogartikel, Social-Media-Posts, Pressemeldungen, Newsletter, Landingpages, Podcast-Beschreibungen, SEO-Texte, Artikelbeschreibungen – um nur einige zu nennen.

Natürlich gilt es bei Texten, nach der Qualifikation der Freelancer zu unterscheiden. Ein ausgebildeter Journalist kann ganz andere Bereiche abdecken und höhere Ansprüche bedienen. Auch das Erstellen von SEO-Texten erfordert einiges Fachwissen und Erfahrung.

Viele Virtuelle Assistenten haben sehr viel Erfahrung und Routine im Schreiben – gerade von Blogartikeln und Social-Media-Posts oder Newslettern. Hier kannst du viel Zeit sparen, indem du dem Assistenten ein Briefing mit Angaben zu Thema, Stichworten, Länge und Termin gibst. Die fertigen Texte kannst du natürlich immer noch überarbeiten, um ihnen deine persönliche Note zu verleihen.

Doch gerade für Blogartikel fällt auch oft vorab viel Recherchearbeit an – eine Aufgabe, die ein Virtueller Assistent perfekt übernehmen kann. Zudem kann dein Virtueller Assistent nach Freigabe der Texte diese auch direkt auf deine Webseite stellen, in die sozialen Netze posten oder in deinem Newsletter versenden.

Beim Betreiben eines Online-Shops können die Artikelbeschreibungen und die Aktualisierung derer auch viel Zeit in Anspruch nehmen. Eine weitere Aufgabe, die einfach zu delegieren ist.

Wie bei allen Aufgaben gilt auch bei der Texterstellung: der Erfolg hängt vor allem auch von der Einarbeitung und dem gegenseitigen Feedback ab. Wenn du beginnst, diese Aufgaben zu delegieren, plane Zeit ein, um dein neues Teammitglied einzuarbeiten. Je sorgfältiger du selbst alles vorbereitest und für Fragen zu Verfügung stehst, desto schneller wirst du die Entlastung deutlich spüren.

Hast du jetzt Lust bekommen, gleich mal einige Aufgaben abzugeben? Dann stelle doch direkt dein Gesuch ein.

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