Rechtliches bei der Zusammenarbeit mit Virtuellen Assistenten
So sicherst du dich bei der Zusammenarbeit mit Virtuellen Assistenten rechtlich ab
Die Unternehmensstrategie Outsourcing ist noch relativ neu und der Beruf des Virtuellen Assistenten recht unbekannt. Wir haben dir bereits viele gute Gründe dafür genannt, wieso das Auslagern von lästigen Arbeitsaufgaben an einen Virtuellen Assistenten für dich und dein Unternehmen von Vorteil sein kann. Doch sicherlich hast du deine berechtigten Zweifel, wenn du noch nie mit einem VA zusammengearbeitet hast.
In dem folgenden Artikel erfährst du daher alles, was es Rechtliches bei der Zusammenarbeit mit Virtuellen Assistenten zu beachten gibt. Von einem gültigen Geschäftsvertrag über eine Vertraulichkeitserklärung bis hin zu den AGB – hier wirst du bestens auf den rechtlichen Aspekt der Zusammenarbeit mit einem VA vorbereitet und kannst dich so auf die vielen Vorteile konzentrieren, die dir dieses Arbeitsverhältnis verschaffen kann.
Dies sind die drei Dokumente, die dich bei der Zusammenarbeit mit Virtuellen Assistenten rechtlich absichern und deine Ansprüche und Anforderungen vertreten:
Die Vertraulichkeitsvereinbarung
Der Freie Mitarbeiter-Vertrag
Bei der Zusammenarbeit mit einem VA handelt es sich um ein ganz normales Geschäftsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Dementsprechend ist, wie bei jeder anderen Anstellung auch, ein Vertrag von Nöten. Virtuelle Assistenten sind rechtlich gesehen Freiberufler, die ihre Dienste selbstständig anbieten. Anders als bei einer Festanstellung ist hier der Freie Mitarbeiter-Vertrag die rechtlich richtige Lösung. Er dokumentiert das Verhältnis zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer und deckt wichtige rechtliche Bereiche wie Tätigkeit, Leistungserbringung, Vergütung, Aufwendungsersatz, Haftung und Gewährleistung, Verschwiegenheit und einige weitere Punkte ab.
Mit einem solchen Vertrag über Freie Mitarbeit können dein Virtueller Assistent als Auftragnehmer und du als Auftraggeber vorab alle rechtlichen Fragen klären und euch absichern. Außerdem hast du im Falle von Unstimmigkeiten ein gültiges Dokument, welches dein Anliegen vertritt. Das gleiche gilt natürlich auch für die Anliegen deines VA.
Die Industrie- und Handelskammer Frankfurt am Main stellt auf ihrer Webseite ein Muster eines Vertrags über Freie Mitarbeit zur Verfügung, an welchem du dich orientieren kannst. Indem du und dein Virtueller Assistent einen Vertrag über Freie Mitarbeit abschließen, garantiert ihr euch beiden ein unkompliziertes, rechtlich abgesichertes Arbeitsverhältnis.
Die Vertraulichkeitsvereinbarung
Obwohl der Vertrag über Freie Mitarbeit das Thema Vertraulichkeit mit abdecken kann, ist es in manchen Fällen ratsam, mit deinem VA eine zusätzliche Vertraulichkeitsvereinbarung zu unterschreiben. Dies trifft insbesondere dann zu, wenn du an deinen Virtuellen Assistenten Aufgaben auslagern willst, die das Weitergeben von vertraulichen Daten wie Passwörtern, Bankverbindungen und Finanzen voraussetzen. Wenn dein VA beispielsweise die Buchhaltung für dich übernehmen und die Umsätze deines Unternehmens im Auge behalten soll, musst du ihm dafür sämtliche Zahlen anvertrauen. Selbst für die Auslagerung der Webseitenpflege ist meist die Weitergabe von vertraulichen Passwörtern nötig.
Unabhängig davon, dass du deinem VA ohnehin vertrauen solltest, ist eine Vertraulichkeitsvereinbarung in jedem Fall eine zusätzliche Absicherung und kann nie schaden. Du brauchst dich nicht davor zu zieren, deinen Virtuellen Assistenten um eine solche Vertraulichkeitserklärung zu kümmern. Er wird verstehen, dass dieses Dokument Teil seines Berufs ist und wird nichts zu beanstanden haben, sofern er vorhat, mit vertraulichen Informationen angemessen umzugehen.
Hier findest du ein Muster für eine Vertraulichkeitserklärung. So sicherst du vertrauliche Informationen, die dich und dein Unternehmen angehen, bei der Zusammenarbeit mit einem Virtuellen Assistenten rechtlich ab.
Die AGB
Die beste Möglichkeit, sich schon vor Vertragsabschluss dahingehend abzusichern, dass es zwischen dir und dem Virtuellen Assistenten zu einem positiven Arbeitsverhältnis kommen wird, ist sich die AGB aufmerksam durchzulesen. Nicht alle Virtuellen Assistenten haben bereits eigens für ihre Dienstleistungen verfasste AGB. Wie bereits erwähnt ist der Beruf des Virtuellen Assistenten noch relativ neu und einige Dinge müssen sich erst noch etablieren.
AGBs sind aber in jedem Fall eine sinnvolle rechtliche Absicherung, sowohl für den virtuellen Assistenten als auch für dich als Auftraggeber. Wenn der VA sein Geschäftsmodell und seine Dienstleistungen in seinen AGB vorab genau formuliert, weißt du von vorn herein, was du von der Zusammenarbeit zu erwarten hast und was dir als Geschäftspartner zusteht. Bevor du einen Vertrag unterschreibst, solltest du also unbedingt nach den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Virtuellen Assistenten fragen. Falls der VA noch keine AGB erstellt hat, ist das jedoch keinesfalls ein Grund, das Beschäftigungsverhältnis nicht einzugehen. Wie bereits erwähnt sind viele Virtuelle Assistenten mit dem Konzept der AGB noch nicht vertraut, da der Beruf sie bisher nicht zwingend voraussetzt. Über die oben genannten Maßnahmen kann auch ohne vorliegende AGB ein gutes Arbeitsverhältnis garantiert werden.
Ist ein Virtueller Assistent gewillt, seine Allgemeinen Geschäftsbedingungen schriftlich festzulegen, kannst du ihn oder sie zur schnelleren Abwicklung auf das Angebot von Easycontracts aufmerksam machen. Dort finden Virtuelle Assistenten Hilfestellung bei der Findung ihrer AGB, maßgeschneidert auf ihren Beruf.