Datenschutz bei der Arbeit mit Virtuellen Assistenten

3 Programme, die das Weitergeben von Zugängen & Passwörtern an eine VA sicherer machen.

Wer mit dem Gedanken spielt, Arbeit an einen Virtuellen Assistenten auszulagern, der wird früher oder später auf das Thema Datenschutz stoßen. Egal, ob es sich um Unterstützung für den Blog oder die Website handelt, oder ob Aufgaben aus der Buchhaltung übernommen werden sollen – der Austausch von vertraulichen Daten ist meist unumgänglich.

Da der Kontakt mit VA’s oft nur übers Internet stattfindet, scheint das Thema Datenschutz bei der Zusammenarbeit mit einem Virtuellen Assistenten sehr viel präsenter als bei den Mitarbeitern aus dem eigenen Büro. Schließlich ist man sich gegebenenfalls noch nie persönlich begegnet. Da ist es vollkommen verständlich, wenn das Weitergeben von vertraulichen Daten und Zugängen des eigenen Unternehmens schwerfällt.

Dies ist jedoch kein Grund, sich gegen die Zusammenarbeit mit einem Virtuellen Assistenten zu entscheiden. Wer mit einem VA in Kontakt tritt, wird nicht dazu veranlasst, gleich bei den ersten Gesprächen persönliche Daten weiterzugeben. Durch regelmäßigen Kontakt wird nicht nur die Zusammenarbeit optimiert, sondern auch Vertrauen aufgebaut. So kann man, nachdem man bereits einige positive Erfahrungen mit dem VA gesammelt hat, nach und nach vertrauliche Informationen und somit Verantwortung abgeben. Es verhält sich hierbei ähnlich wie mit einem neuen Mitarbeiter – er durchläuft eine Art Probezeit.

Wem das Thema Datenschutz bei der Zusammenarbeit mit Virtuellen Assistenten Sorge macht, der sollte sich zudem vor Augen führen, dass VA’s auf ihre Reputation angewiesen sind. Es handelt sich bei ihnen um Selbstständige, deren regelmäßiges Einkommen von regelmäßig eintreffenden Aufträgen abhängt. Da sie besagte Aufträge fast ausschließlich über das transparente Medium Internet bekommen, arbeiten Virtuelle Assistenten sehr gewissenhaft, um ihre Reputation und somit ihren fortwährenden Erfolg zu sichern. Es liegt daher im Interesse eines jeden VA’s, dass seine Klienten ihn als vertrauenswürdig empfinden.

Dennoch ist das Thema Datenschutz ein ernst zu nehmendes Thema. Die folgenden drei Programme garantieren hohe Sicherheit für deine privaten und beruflichen Angelegenheiten und erleichtern dir den Austausch von Dateien und Zugängen mit deinem Virtuellen Assistenten.

LastPass

LastPass ist ein Programm, dass dir die Sicherung von wichtigen Dateien und den sicheren Umgang mit Passwörtern ermöglicht. Mit einem einzigen, sehr sicherem Masterpasswort loggst du dich bei LastPass ein und kannst dort all deine wichtigen Dateien und die Zugänge zu all deinen Apps und Programmen verwalten und sicher aufbewahren. LastPass verschlüsselt alle deine Dateien, was sie zudem vor Hacker-Angriffen schützt.

Mit LastPass Teams kannst du zudem die Zugänge und den Verwaltungsbereich von bis zu 50 Mitarbeitern koordinieren und kontrollieren. Du entscheidest selber, welcher Mitarbeiter auf welche Dateien und Zugänge Zugriff erhält und kannst dies jederzeit ändern. Passwörter können verschlüsselt weitergegeben und bei Bedarf jederzeit unbemerkt geändert werden. Falls du dich also auf Grund einer schlechten Erfahrung dazu gezwungen siehst, einem Mitarbeiter oder einem VA Zugänge wieder zu entziehen, kannst du dies jederzeit tun, ohne dabei die Zugänge anderer Mitarbeiter zu stören.

Eine weitere Funktion von LastPass, die dir Kontrolle und Sicherheit bei der Arbeit mit Virtuellen Assistenten garantiert, sind die detaillierten Berichtsprotokolle, mit denen du die Arbeit deines VA genau nachvollziehen und feststellen kannst, wann welcher Mitarbeiter auf welchen Zugang Zugriff hatte. Wenn du mit der Arbeit deines Virtuellen Assistenten zufrieden bist, wirst du feststellen, dass diese Art der Kontrolle nicht mehr nötig sein wird. Sie kann für den Anfang jedoch von Nutzen sein, um das Weitergeben von vertraulichen Daten leichter zu machen.

LastPass Teams kostet dich $2,50 pro Monat pro Benutzer.

1Password

Ähnlich wie LastPass bietet auch 1Password einen sicheren Aufbewahrungsort für deine vertraulichen Dateien. 1Password sticht vor allem durch seine einfache Bedienungsweise heraus. Auch hier hast du als Administrator einen guten Überblick über die Handlungen und Handlungsräume deiner Mitarbeiter und deiner Virtuellen Assistenten. Bestimme genau, wer Zugriff auf was bekommt und entziehe ausgewählten Profilen, wenn nötig, jederzeit jegliche Zugriffe. 1Password synchronisiert automatisch Dateien mit allen Accounts, die Zugriff darauf haben. So sind deine Virtuellen Assistenten jederzeit auf dem neuesten Stand, egal von wo aus sie arbeiten.

1Password kostet dich $3,99 pro Monat pro Benutzer.

Keepersecurity

Keepersecurity ist der Hochsicherheitstrakt für deine digitalen Dateien. Alle vertraulichen Daten, die bei Keepersecurity gelagert werden, sind verschlüsselt und somit vor internen und externen Angriffen sicher. Ähnlich wie bei LastPass und 1Password erlangt dein Virtueller Assistent über ein nur ihm bekanntes Masterpasswort Zugriff auf ein Profil, von welchem aus er auf die von dir festgelegten Zugänge und Dateien zugreifen kann. Mit dem, seinen Profil zugeordneten, Sicherheitsschlüssel kann er Dateien und Zugänge entschlüsseln und nutzen, ohne sie direkt einzusehen. Zugänge können jederzeit entzogen und geändert werden, unbemerkt, da sie automatisch mit allen anderen Profilen, die damit verknüpft sind, synchronisiert werden.

Keepersecurity berechnet bei geschäftlichen Abnehmern einen Betrag von 30€ im Jahr pro Nutzer und stellt daher eine Variante für die langfristige Zusammenarbeit mit einem Virtuellem Assistenten dar.

 

Mit Hilfe einer dieser drei Programme und bei regelmäßigem Kontakt mit deinem Virtuellen Assistenten sollte eine Vertrauensbasis entstehen, die dir die Zusammenarbeit mit einem VA ermöglicht, ohne dabei Risiken bezüglich deiner vertraulichen Daten einzugehen.

 

2 thoughts on “Datenschutz bei der Arbeit mit Virtuellen Assistenten

  1. Alexander on Reply

    KeePass + Dropbox ist eine schöne – kostenfreie Kombination. Gibt es für alle Plattformen.

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