Datenschutz für Virtuelle Assistenten

Datenschutz … Womit Virtuelle Assistenzen zu Beginn struggeln

Ein Gastbeitrag von Karin Steffens

Die Entscheidung ist gefallen. DU wirst als Virtuelle Assistentin durchstarten. Dein eigenes Business. Nicht mehr abhängig von einem Arbeitgeber, frei in deiner Zeit- & Ortseinteilung. Vielleicht sogar als Digital Nomade um die Welt reisen oder zumindest mit einem Camper Van mal ans Meer.

Herzlichen Glückwunsch! Das ist eine mutige & großartige Entscheidung. Denn wer aus seiner Komfortzone herausgeht, der wächst unweigerlich.

Die Selbstständigkeit führt jedoch auch dazu, dass man sich um Dinge selbst kümmern muss. Da gibt es keine IT-Abteilung, welche einem einen Arbeitsplatz einrichtet, keine Programme, die bereits durch den Arbeitgeber vorgegeben werden, keine eingerichtete E-Mail-Adresse.

Schnell kommt also die Frage auf, wie man sich selbst organisiert, über welche E-Mail-Adresse möchte man erreichbar sein möchte, wo man einen Social-Media-Kanal aufbauen möchte.
Wie und wo speichert man seine Daten am besten ab? Cloud oder Festplatte? Laptop auf jeden Fall nicht. Welchen Cloudanbieter kann man denn da nehmen? Wie sicher ist das? Und welche Programme kann man nutzen, um sich selbst zu organisieren, seine Zeit zu erfassen, usw.

Fragen über Fragen. Recht schnell wird man dann in Foren oder Gruppen darauf aufmerksam gemacht, dass man als Virtuelle Assistenz ein Auftragsverarbeiter ist. Hier müssen dann also gewisse Verträge her. Und irgendwas mit TOM. Wörter wie Zugriffskontrolle & Datenverarbeitung fliegen einem um die Ohren …

Themen wie regelmäßige Backups oder E-Mail-Verschlüsselung werden erstmal hintenangestellt, obwohl man zu beidem ab Tag 1 der Selbstständigkeit gesetzlich verpflichtet ist. Lieber erst einmal eine Webseite erstellen mit Baukastensystem und dem Minikurs, den man entdeckt hat – geht ja scheinbar spielend leicht. Datenschutz bei der Webseite? Die Datenschutzerklärung kopiert man schnell wo anders, noch ein Impressum rein und fertig … Sonst noch was auf der Webseite zu tun, nein oder!?!

Stopp. Findest du dich hier wieder? Ich glaube, dass es den meisten zu Beginn der Selbstständigkeit so geht. Daher möchte ich dir einen kleinen Fahrplan an die Hand geben. Es ist wichtig, dass du dich selbst rechtskonform aufstellst, denn als Selbstständiger bist du auch selbst verantwortlich und haftbar für alles was in deinem Unternehmen passiert oder eben nicht passiert.

Wichtig ist es sich direkt korrekt aufzustellen, denn den Gesetzgeber interessiert es nicht die Bohne, ob du schon seit 3 Jahren im Business bist oder seit letzter Woche. Pflicht ist Pflicht. Du kannst deine Steuererklärung auch nicht erst machen, wenn die ersten 100.000 auf dem Konto sind, sondern darfst ab Tag 1 damit beginnen korrekt zu verbuchen und am Jahresende eine Steuererklärung abzugeben mit 0 oder 100.000 Euro.

Ich hoffe, dass dir diese Liste weiterhilft. Ja, es sind einige To do’s. Aber hej, du machst hier ein seriöses Business auf. Und da du dafür haftest, solltest du es sauber aufsetzen…

Zum Abschluss noch kurz zur Webseite. Mit einer Datenschutzerklärung und Impressum kommst du auf einer Webseite nicht weit. SSL-Zertifikat, korrektes Einbinden von Schriftarten, Fotos, Videos, Emojis, Social-Media-Buttons, Karten, uvm. Zudem ist auch das Kontaktformular ein riesiger Stolperstein. Hier kann man gute 10 Dinge falsch machen … Du solltest dich also gut informieren und korrekt aufstellen, da „schwarze Schafe“ hier leider sehr gerne Abmahnungen heraufbeschwören.

Der Beitrag soll dich keineswegs verunsichern, sondern dir eine gute Checkliste an die Hand geben. Dich zugleich aber eben auch aufwecken, das ein Business führen, auch Verantwortung mit sich bringt.

Solltest du hier irgendwelche Fragen haben oder nicht wissen, wie du die Dinge umsetzt, komme sehr gerne auf mich zu.