Aufgaben richtig dokumentieren mit einem Standard Operating Procedure
Standard Operating Procedure: Wie du Aufgaben und Arbeitsabläufe so dokumentierst, dass dein virtueller Assistent sie perfekt erledigen kann
Bevor du Aufgaben durch einen Mitarbeiter oder virtuellen Assistenten erledigen lassen kannst, musst du diese Aufgaben zunächst genau definieren. Dies geschieht über eine Standard Operating Procedure, abgekürzt auch SOP. Eine SOP enthält alle notwendigen Arbeitsschritte und Informationen, um eine Aufgabe erledigen zu können. Eine Standard Operating Procedure kann zum Beispiel als Textdatei, als Video oder mit Hilfe von Trello erstellt werden. Wie du in wenigen Schritten deine erste SOP erstellst und welche Fehler du dabei vermeiden solltest, erfährst du hier.
Stell dir vor, ein befreundeter Unternehmer bittet dich darum, für die nächsten zwei Wochen den Instagram-Kanal seiner Website zu betreuen. Da du ihm noch einen Gefallen schuldig bist, sagst du direkt zu, schließlich hast du aufgrund deiner eigenen Projekte umfangreiche Erfahrung mit Instagram. Als du wenig später den Punkt „Instagram betreuen“ auf deiner To-Do-List findest, bist du hochmotiviert. Du willst direkt loslegen, aber:
Was genau sollst du jetzt eigentlich machen?
– Sollst du selbst neue Bilder für Instagram erstellen?
– Gibt es bestimmte Regeln, wie du die Posts aufbauen sollst?
– Wie oft sollst du eigentlich posten?
– Sollst du auch Stories posten?
– Wie oft und in welchem Umfang und in welchem Schreibstil sollst du auf Kommentare der Follower antworten?
Wenn du Glück hast, wirst du aus den vergangenen Posts auf dem Profil etwas schlauer und kannst neue Beiträge im gleichen Schema erstellen. Allerdings musst du auch hier in vielen Fällen raten, wie du eigentlich vorgehen sollst, oder aber Rücksprache mit dem Profilinhaber halten.
Es zeigt sich also, dass die eigentlich recht einfache Aufgabe „Instagram betreuen“ aus vielen einzelnen Unteraufgaben besteht. Damit du dieses Projekt nach den Wünschen des Auftraggebers erledigen kannst, benötigst du eine Standard Operating Procedure.
Was ist eine Standard Operating Procedure (SOP)?
Der Begriff Standard Operating Procedure, abgekürzt auch SOP, lässt sich ins Deutsche als „standardisierte Vorgehensweise“ übersetzen. Eine SOP ist also eine Sammlung von Regeln, die genau festlegt, welche Schritte und Aktionen im Einzelnen ausgeführt werden müssen, um eine Aufgabe zu erledigen. Die Beschreibung ist dabei im besten Fall so ausführlich, dass sie die einzelnen Aktionen eindeutig definiert und keine Fragen offenlässt.
Warum ist eine Standard Operating Procedure so wichtig?
Eine korrekt ausgearbeitete Standard Operating Procedure ist die Grundlage für das erfolgreiche Outsourcen von Aufgaben an deinen virtuellen Assistenten.
Die Folge unklarer Arbeitsanweisungen
Im obigen Beispiel ist schon deutlich geworden, warum du eine SOP brauchst, wenn du Aufgaben auslagern willst. Selbst kleinere Projekte können auf sehr unterschiedliche Art und Weise erledigt werden. Wird jetzt ein neuer Mitarbeiter oder ein virtueller Assistent (abgekürzt als VA) mit dieser Aufgabe betraut, dann musst du ihm vorgeben, welche Schritte er im Einzelnen auf welche Art und Weise erledigen soll. Gibst du keine genauen Anweisungen, dann wird dein Mitarbeiter entweder die Aufgaben auf seine Art erledigen oder aber bei dir nachfragen. Im ersten Fall kann das Ergebnis von deinen Vorstellungen abweichen, im zweiten Fall vergeudest du Arbeitszeit. Das sind beides Dinge, die du mit einer SOP vermeiden kannst.
Mit einer SOP Aufgaben an neue Mitarbeiter übertragen
Hast du einmal eine umfassende SOP erstellt, dann kann die jeweilige Aufgabe sehr einfach an einen neuen Mitarbeiter oder Assistenten übertragen werden. Das kann zum Beispiel wichtig werden, wenn du eine Urlaubsvertretung für deinen VA benötigst und diese schnell eingearbeitet werden soll. Auch bei einem generellen Wechsel deines Assistenten benötigst du eine SOP.
Definition des Arbeitsaufwands
Eine Standard Operating Procedure sorgt außerdem dafür, dass der Arbeitsaufwand genau definiert und standardisiert wird. So ist es für dich zum Beispiel viel einfacher, den zeitlichen Aufwand für eine Aufgabe einzuschätzen. Das ist gerade dann wichtig, wenn du mit deinen Mitarbeitern virtuell zusammenarbeitest.
Wie kann man eine Standard Operating Procedure erstellen?
Eine SOP kann auf unterschiedliche Arten erstellt werden, zum Beispiel als:
– Textdokument
– Video
– Mit Trello
Für die Erstellung von SOPs gibt es festgelegte Normen. Dazu gehört die europäische Norm ISO 9000. Diese Norm soll die Erstellung von Prozeduren im Qualitätsmanagement vereinheitlichen und so leichter zugänglich machen. Auch wenn eine solche Normierung natürlich eine ganze Reihe von Vorteilen mitbringt, kann sie am Anfang eher hinderlich sein. Für deine erste SOP kannst du sie daher erstmal beiseitelassen.
Standard Operating Procedure als Textdokument
Kleinere SOPs lassen sich sehr gut mit einem einfachen Textdokument erstellen. Die einfachste Form einer Standard Operating Procedure kann zum Beispiel eine To-Do-Liste mit einzelnen Punkten sein, die nacheinander erledigt werden müssen.
Textdokumente können aber auch komplexere Prozeduren abbilden. Du kannst hier für die einzelnen Aufgaben detaillierte Erläuterungen einfügen. Um bestimmte Prozesse besser zu visualisieren, kannst du deine schriftlichen Beschreibungen mit Bildern oder auch Diagrammen ergänzen.
Diagramme eignen sich zum Beispiel, um die Reihenfolge bestimmter Arbeitsschritte deutlich zu machen.
Wie könnte jetzt eine Standard Operating Procedure für die Aufgabe „Instagram betreuen“ aussehen?
Zum Beispiel so:
Aufgabe: Instagram betreuen
To Dos:
| Zweimal pro Woche Bild oder Abbildung über Social-Media-Tool mit kurzer Beschreibung und Call to Action posten | Bilder und Abbildungen aus Ordner „xy“ entnehmen
Zeitaufwand: Eine Stunde pro Woche
|
| Täglich Posts auf neue Kommentare überprüfen | Zeitaufwand: Eine Stunde pro Woche
|
| Kommentare beantworten | User mit „Du“ ansprechen
Zeitaufwand: Zwei Stunden pro Woche
|
Standard Operating Procedure als Video
Manche Dinge lassen sich am besten mit einem Video erklären, zum Beispiel wenn du die Funktionsweise eines Software-Tools zeigen willst. Videos sind heutzutage sehr einfach zu erstellen. Du kannst dafür ein kostenloses Videoaufnahmetool nutzen.
Eine Form einer SOP ist ein Screencast-Video. In einem solchen Video kannst du die Arbeitsabläufe auf deinem Computerbildschirm bei der Bedienung der entsprechenden Software aufnehmen und das Ganze auch noch kommentieren, zum Beispiel die Nutzung eines Social-Media-Tools wie Buffer. In einem kurzen Video können so viele einzelne Arbeitsschritte gezeigt werden.
Wenn das Video nur zur internen Verwendung für deine Assistenten und Mitarbeiter gedacht ist, dann muss es nicht perfekt produziert sein. Mit etwas Übung hast du so schnell dein erstes Erklärvideo erstellt.
Standard Operating Procedure mit Trello
Trello ist eine Projektmanagementsoftware, die auf dem Kanban-Prinzip aufbaut. Das Ziel von Trello ist es, komplexe Aufgaben und Projekte übersichtlich darzustellen und den Arbeitsprozess zu vereinfachen. Weiterhin eignet sich Trello auch sehr gut für die Arbeit im Team und damit für die Zusammenarbeit mit deinem Mitarbeiter oder virtuellen Assistenten.
Trello strukturiert Aufgaben mit Hilfe von Boards, Listen und Karten. Das kann auf den ersten Blick verwirrend sein. Zu Beginn bekommst du bei Trello aber eine kleine Einführung, die bereits ausreichend sein sollte, um deine erste SOP mit der Software zu erstellen.
SOP mit Trello Schritt für Schritt
Um eine Standard Operating Procedure zu erstellen, legst du zunächst ein neues Trello-Board an. Das Board könnte zum Beispiel den Namen „Betreuung Instagram“ tragen. Auf dem Board selbst kannst jetzt Listen erstellen. Die Karten wiederum werden den einzelnen Listen zugeteilt. Eine Karte kann zwischen den Listen hin- und hergeschoben werden.
Wie genau erstellst du jetzt mit den Listen und Karten bei Trello eine Standard Operating Procedure? Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten. Du kannst zum Beispiel je eine Liste für eine Aufgabe erstellen. Die Karten nutzt du dann, um Unteraufgaben zu definieren.
Die erste Liste auf deinem Board zum Thema Instagram könnte also „Neuen Post erstellen“ heißen. Auf diesem Board erstellst du folgende Karten:
– „Bild einfügen“
– „Beschreibung erstellen“
– „Post über Social-Media-Tool planen”
In den einzelnen Karten kannst du detaillierte Informationen zu den jeweiligen Aufgaben unterbringen. Im Kommentarfeld kannst du zum Beispiel genauere Anweisungen geben. Auch Checklisten mit einzelnen To-Dos können erstellt werden, die dein virtueller Assistent oder Mitarbeiter abhaken kann. Es gibt noch eine ganze Reihe von weiteren Möglichkeiten, unter anderem die Zuteilung von Aufgaben an einzelne Teammitglieder oder das Einfügen von Fristen oder Labels.
So erstellst du dann weitere Listen und dokumentierst in den einzelnen Karten die genauen Arbeitsschritte. Auch Links zu Videos, Google Dokumenten etc sind möglich.
Der Vorteil ist dass du die Karten schnell austauschen und aktualisieren kannst, sowie das Bord unkompliziert erweitert und geteilt werden kann.
Natürlich ist die Erstellung auch mit anderen Tools möglich wie Asana, Wiki-Seiten oder einfachen Word Dokumenten.
Mit Trello den aktuellen Arbeitsstand protokolieren
Du kannst Trello auch nutzen, um auf übersichtliche Weise den aktuellen Arbeitsstand in einem Projekt darzustellen. Dafür können einzelne Aufgaben wieder auf Karten hinterlegt werden. Diese Karten befinden sich jetzt auf den Listen, die jeweils den aktuellen Arbeitsstand beschreiben.
Die Listen auf einem Board tragen dann Namen wie:
– „Zu Erledigen“
– „In Arbeit“
– „Erledigt“
– „Wartend“
So wird direkt deutlich, welche To-Dos gerade in Bearbeitung sind. Wenn es mit einer bestimmten Aufgabe nicht vorangeht, kann der Grund dafür direkt auf der Karte hinterlegt werden.
Ein solches Vorgehen ist ideal bei der Zusammenarbeit mit einem Assistenten. Auch komplexe Projekte lassen sich so sehr gut visualisieren und du kannst Probleme schnell erkennen.
Außerdem kann mit der Nutzung von Trello verhindert werden, dass deine Mitarbeiter sich mit zu vielen Aufgaben verzetteln, ohne ein To-Do fertigzubekommen. So kannst du zum Beispiel festlegen, dass auf der „In Arbeit“-Liste stets nur fünf Aufgaben gleichzeitig stehen sollen. Bevor eine neue Aufgabe begonnen werden kann, muss erst eine bestehende Aufgabe fertiggestellt werden.
So kurz wie möglich, so ausführlich wie nötig: Die perfekte SOP
Wenn du zum ersten Mal eine SOP erstellst, wird diese sicherlich noch nicht perfekt sein. Daher solltest du gerade zu Beginn einer Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten nachfragen, welche Dinge noch unklar sind oder verbessert werden können. So kannst du eine Standard Operating Procedure nach und nach immer weiter ergänzen und optimieren.
Grundsätzlich gilt, dass eine SOP so kurz wie möglich und so ausführlich wie nötig sein sollte. Du kannst neben der Erstellung als Textdatei, als Video oder mit Trello auch noch viele andere Tools und Medien nutzen, um die für dich und deine Aufgabe die optimale Standard Operating Procedure zu erstellen.