Falle Mikromanagement – 5 Tipps für eine Zusammenarbeit mit Virtuellen Assistenten auf Augenhöhe

Die Zusammenarbeit mit Virtuellen Assistenten kann eine große Bereicherung für Selbstständige oder kleine Unternehmen sein. Die Vorteile wie Flexibilität oder Know-how liegen klar auf der Hand. Besonders beim Wechsel von klassischen hin zu Virtuellen Assistenten müssen einige Dinge allerdings anders organisiert werden. Vielen Auftraggebern fällt die Umstellung zu ortsunabhängig arbeitenden Mitarbeitern besonders schwer, denn plötzlich ist der Mitarbeiter nicht mehr greifbar. In solchen Fällen besteht die Gefahr, sich im Mikromanagement zu verlieren.

Ebenfalls zu Mikromanagement neigen Auftraggeber, die gerade erst damit begonnen haben, Aufgaben abzugeben oder die besonders perfektionistisch sind. Dabei muss Mikromanagement nicht immer schlecht sein – es kommt eben auf die Situation und Umstände an. Aber beginnen wir mit der Frage:

Was ist Mikromanagement?

Von Mikromanagement sprechen wir, wenn Prozesse bis ins kleinste Detail geplant und kontrolliert werden. Das kann Einzelpersonen betreffen, die alles selbst erledigen möchten und oft auch Hierarchien überspringen. Dabei erledigen sie viele kleine Tasks selbst, die nicht unbedingt in ihr Aufgabenspektrum fallen. Aber auch Führungskräfte können Mikromanager sein, indem sie ihren Mitarbeitern alle Details vorgeben und jede Aufgabe nachbessern.

Oft passiert das, wenn zu viele Fehler entstanden sind oder zu wenig Feedback kommt. Die Rückfragen der Führungskraft häufen sich dadurch und sie beginnt, die Vorgaben detaillierter zu formulieren. Als Folge davon lässt die Motivation der Mitarbeiter nach, da sie keinerlei Entscheidungsspielraum mehr haben und ständig kontrolliert werden. Außerdem führt es zu einem erheblichen Mehraufwand für die Planung und Kontrolle.

Ein weiterer Grund kann Perfektionismus sein: Das Abgeben von Aufgaben beinhaltet ab einem bestimmten Moment auch das Loslassen dieser und das akzeptieren, dass die beauftrage Person die Aufgabe eventuell auch anders erledigt als man es selbst gemacht hätte. Aber genau darum geht es ja beim Outsourcing: sich selbst von Aufgaben zu befreien.

Der Gegenspieler zu dieser detailbezogenen Herangehensweise ist das Makromanagement. Dieser Ansatz betrifft die Vision und die langfristige Ausrichtung eines Unternehmens. Diese geben die Visionäre an die nächste Ebene weiter, damit von dort aus Aufgaben erstellt werden können. Beide Varianten haben natürlich Vor- und Nachteile, aber alles in allem gilt, die goldene Mitte zu finden und sowohl Vorgaben zu geben als auch Entwicklungsspielraum, in dem Vertrauen herrscht.

5 Tipps für die Zusammenarbeit

Virtuelle Assistenten sind Experten auf ihrem Gebiet und bringen oft schon jede Menge Erfahrung mit. Damit Du davon auch profitierst, ist es wichtig, ihnen den Raum zu geben, diese auch einbringen zu können. Wir möchten Dir im Folgenden ein paar Tipps an die Hand geben, um Eure Zusammenarbeit auf Augenhöhe zu gestalten und eine Vertrauensbasis zu schaffen.

Tipp 1: Ein gutes Onboarding

Zu Beginn Eurer Zusammenarbeit ist ein detailliertes Onboarding die Basis für einen reibungslosen Ablauf. Hier kannst und solltest Du im Detail durch Tools, Prozesse etc. durchführen, um unnötige Rückfragen und Fehler zu vermeiden. Auch erste Aufgaben können im Sinne des Mikromanagement enger begleitet werden.

Wichtig: Merkst Du, dass Dein Virtueller Assistent die Aufgabe einwandfrei erledigt hat, kannst Du bei der nächsten etwas weniger eng führen. So tastet ihr Euch an eine Zusammenarbeit heran, bei der Du Dich verlassen kannst und Dein Assistent die Möglichkeit hat, sich einzubringen. So kannst Du Dich immer mehr auf Deine eigenen Aufgaben fokussieren und musst Dir keine Gedanken mehr um andere offene To-dos machen.

Tipp 2: Tools für Absprachen nutzen

In einem Büro läuft man sich oft über den Weg, macht gelegentlich gemeinsam Pause und ist mit ein paar Schritten am Nachbarschreibtisch, um sich bei Bedarf abzusprechen. Arbeitet man allerdings nicht persönlich miteinander, sind Orga-Tools eine ideale Möglichkeit, Termine, Aufgaben und Feedback zu organisieren.

In Tools wie Asana oder Trello kannst Du Aufgaben herunterbrechen, Deiner Virtuellen Assistentin zuweisen, Termine vereinbaren und Dateien integrieren. So verhinderst Du ständiges Telefonieren einerseits und die Angst vor Kontrollverlust andererseits.

Tipp 3: Feste Aufgabenverteilung

Musst Du immer jonglieren, an wen Du die nächste Aufgabe übergeben könntest, entsteht irgendwann Chaos. Die Gefahr dabei ist, dass Du vermehrt Aufgaben selbst übernimmst, statt zu delegieren. Wenn allerdings fest definiert ist, wer wofür zuständig ist, lässt sich Verantwortung leichter abgeben. Achte bei der Auswahl Deines Teams auf die Kompetenzen, die Du benötigst und lege die Aufgaben ganz klar fest. So weißt Du immer, wem Du bestimmte Aufgaben übertragen kannst und das Team kann sich auch untereinander besser abstimmen.

Tipp 4: Regelmäßige Meetings

Um zu vermeiden, dass Du mit jedem Teammitglied einzeln sprichst und dabei wertvolle Zeit opferst, kannst Du Teammeetings vereinbaren. Dort können Aufgaben und Termine besprochen, Fragen geklärt und die kommende Planung abgestimmt werden. So gibt es einen festen und regelmäßigen Zeitpunkt für alle, sich auszutauschen und das weitere Vorgehen zu besprechen. Zudem stärkt es den Teamgeist, denn auch die Mitglieder sehen sich regelmäßig und kommen so ins Gespräch.

Die regelmäßigen Termine und der Austausch fördern das gegenseitige Vertrauen. Und Vertrauen ist die beste Voraussetzung dafür auf Mikromanagement verzichten zu können.

Tipp 5: Fehlerkultur

Ein weiterer wichtiger Tipp ist eine angemessene Fehlerkultur zu etablieren. Herrscht Angst vor Fehlern und den daraus entstehenden Konsequenzen, kann das Leistung kosten. Die Mitarbeiter bringen weniger neue Ideen ein und machen mehr oder weniger Dienst nach Vorschrift, weil so die Möglichkeit am geringsten ist, etwas falsch zu machen.

Dabei sind Fehler wichtig, um zu lernen. Manchmal musst Du wissen, wie es nicht funktioniert, um den richtigen Weg zu finden. Auch decken Fehler oftmals noch vorhandene Wissenslücken auf, die im Nachgang gefüllt werden können. So entwickeln sich nicht nur Deine Virtuellen Assistenten weiter, sondern Dein gesamtes Unternehmen.

Mikromanagement bewusst einsetzen

Mikromanagement an jeder Stelle als unangemessen zu bezeichnen, ist nicht korrekt. Beim Onboarding, neuen Aufgabenbereichen oder sehr unsicheren Mitarbeitern kann es nämlich durchaus Sinn machen, detailliert zu arbeiten. Das sollte allerdings immer nur ein kurzfristiges Mittel sein, denn andernfalls raubt es Dir wichtige Zeit, Dich auf Dein Kerngeschäft zu konzentrieren. Genau dafür arbeitest Du schließlich mit Virtuellen Assistenten zusammen: um Dich auf die Inhalte Deines Business zu konzentrieren und dabei ruhigen Gewissens einen Teil der Verantwortung abgeben zu können.