Fachkräftemangel: So löst Du das Problem mithilfe Virtueller Assistenten

Seit einigen Jahren zeichnet sich bereits ein entstehender Fachkräftemangel in Deutschland ab. Immer mehr junge Menschen nutzen Auslandsaufenthalte, weiterführende Studienangebote und Weiterbildungen, was sie zwangsläufig später ins Berufsleben einsteigen lässt. Hinzu kommt, dass die geburtenschwachen Jahrgänge sich langsam bemerkbar machen, die stärkeren dagegen auf die Rente zusteuern.

Aktuell spitzt sich die Lage auf dem Arbeitsmarkt allerdings zu: Laut Statista spüren bereits über 40% aller Arbeitgeber den Fachkräftemangel in ihrem Unternehmen. Auch die Bundesagentur für Arbeit bewertet die Situation am Arbeitsmarkt in ihrer Engpassbewertung 2021 über alle Berufsgruppen hinweg als kritisch.

Gerade nach der Corona-Krise ist die Wechselbereitschaft bei Fachkräften sehr groß und viele scheuen den Weg zurück in Großraumbüros.

Vor allem Selbstständige und kleine Unternehmen trifft diese Tatsache, denn die vorhandenen Fachkräfte können sich aussuchen, wo sie arbeiten. Die Wahl fällt in der Regel auf große Konzerne mit Aufstiegschancen und einer gewissen Sicherheit, aber auch flexibler Arbeitszeitgestaltung. Eine echte Herausforderung für kleine Unternehmen – aber auch eine Chance! In diesem Artikel erklären wir Dir, wie Du dem Fachkräftemangel mithilfe Virtueller Assistenten entgegenwirken kannst.

Virtuelle Assistenten bringen viele Benefits mit

Viele Selbstständige und Unternehmer setzen bereits auf Virtuelle Assistenten – ganz unabhängig vom Arbeitskräftemangel. Die Benefits, die diese Art Unterstützung mit sich bringen, liegen auf der Hand: Virtuelle Assistenten sind flexibel einsetzbar, gut ausgebildet und jederzeit verfügbar, da sie meist remote arbeiten. Du beauftragst einen Virtuellen Assistenten entweder mit wiederkehrenden oder einmaligen Aufgaben und weißt daher immer, welche Kosten auf Dich zukommen. Du bezahlst nur, wenn Dein Assistent für Dich tätig ist und sparst Dir so die Kosten einer Festanstellung. Außerdem profitierst Du von der Spezialisierung, die viele VA’s mitbringen und echte Experten in ihrem Bereich sind.

Da Virtuelle Assistenten für mehrere Kunden arbeiten, profitierst Du auch von deren Learnings und Erfahrungen, da sie ihre Kunden aus der Vogelperspektive betrachten. So kannst Du Dir ein kleines Team aufbauen, das genau zu Deinen Bedürfnissen und Deinem Business passt – ein echtes Win-win für beide Seiten!

Aufgaben für Virtuelle Assistenten

Wenn Du bisher noch nie mit VAs zusammengearbeitet hast, bist Du wahrscheinlich zunächst skeptisch, wie das ablaufen könnte. Es kommen Fragen auf wie: Welche Arbeiten kann ich abgeben? Wie läuft die Absprache ab? Gibt es Arbeiten, die ich nicht an VAs abgeben sollte?

Und es ist tatsächlich wichtig, dass Du Dich damit auseinandersetzt, um eine Zusammenarbeit von Anfang an erfolgreich zu gestalten. Besonders bei dem Aufbau virtueller Teams sind feste Prozesse, einheitliche Abläufe und klare Kommunikation essenziell. Das bedeutet natürlich einen einmaligen Aufwand – ein Investment in die Zukunft Deines Business, um trotz Fachkräftemangel wettbewerbsfähig zu bleiben.

Welche Aufgaben Du nun an Virtuelle Assistenten abgeben kannst und trotz des Arbeitskräftemangels professionell mit Deinem Business wachsen kannst, haben wir hier für Dich zusammengefasst!

Büroarbeiten

Die Erstellung von Dokumenten, das Beantworten von E-Mails oder auch buchhalterische Tätigkeiten können dank digitaler Tools ideal von einer Virtuellen Assistentin erledigt werden. Das alles sind Tätigkeiten, die einmalig besprochen werden müssen und dann selbstständig erledigt werden – und Dir den Rücken freihalten.

Wichtig ist, dass Du technisch alles vorbereitest, eine E-Mail-Adresse einrichtest und die Rahmenbedingungen festlegst. Auch regelmäßige kurze Meetings sind sinnvoll, um Themen durchzusprechen.

Web & Technik

Webseiten-Pflege, die Einrichtung von Tools oder technischer Support sind oft Dinge, die Dich unnötig aufhalten. Es gibt viele Virtuelle Assistenten, die solche Aufgaben zu ihrem Portfolio zählen und für Dich erledigen können. Oft laufen wiederkehrende Arbeiten dann ganz automatisch ab, ohne weitere Absprachen zu benötigen. Außerdem bist Du dann auch immer auf der sicheren Seite und hast einen kompetenten Ansprechpartner, wenn Fragen auftauchen oder Du beispielsweise Änderungen vornehmen möchtest.

Text & Grafik

Auch Texte und Grafiken sind Arbeiten, die optimal abgegeben werden können. Schließlich sind gute Grafiken nicht mal eben schnell erstellt und auch Blogartikel, Social Media Texte etc. kosten Dich sehr viel Zeit, die Du aber für strategische Dinge in Deinem Business benötigst. Eine Virtuelle Assistentin, die genau auf diese Bereiche spezialisiert ist, arbeitet wesentlich routinierter und weiß, worauf es ankommt. Sie ist vertraut mit passenden Tools, Keywort-Recherchen sowie neuen Methoden und liefert Dir damit qualitativ hochwertige Arbeit.

Natürlich ist auch das ein Kostenfaktor, aber neben der Zeitersparnis darfst Du einen ganz wichtigen Part nicht außer Acht lassen: Lässt Du einen Experten ans Werk, bekommst Du ein professionelles Ergebnis. Statt Texten, die mal eben zwischen Tür und Angel geschrieben wurden, bekommst Du suchmaschinenoptimierte Texte, die genau auf Deine Zielgruppe zugeschnitten sind. Statt Standardgrafiken bekommst Du professionelle Arbeiten, die eine klare Linie haben und zum Look and Feel Deines Business passen. Und das wiederum ist essentiell, damit Du von Deinen Kunden als Profi wahrgenommen wirst. 

Marketing

Marketing kostet viele Selbstständige viel Zeit und dieser Bereich ist einer, in dem sich der Fachkräftemangel sehr bemerkbar macht. Aber auch im Marketing-Bereich musst Du nicht alles selbst erledigen. Social-Media-Aufgaben, das Management von Newslettern, die Erstellung von Werbeanzeigen oder die Pflege eines Onlineshops sind typische Aufgaben für Virtuelle Assistenten.

Auch hier profitierst Du wieder von deren Erfahrung und Expertenwissen und musst Dich nicht selbst in Tools einarbeiten. Stattdessen kannst Du Dich auf das Kerngeschäft konzentrieren und Dich regelmäßig mit Deinem Team abstimmen, um Prioritäten neu festzulegen und Aufgaben zu besprechen.

Nutze den Fachkräftemangel als Chance

Die Zusammenarbeit mit Virtuellen Assistenten ist angesagter denn je und nimmt kontinuierlich zu. Kein Wunder, denn die Vorteile sprechen absolut dafür: Eine effiziente Zusammenarbeit, die für alle sowohl monetär als auch zeitlich flexibel gestaltet ist und qualitativ hochwertige Ergebnisse liefert. Arbeitest Du aktuell noch mit fest angestellten Mitarbeitern, ist der Fachkräftemangel natürlich zunächst eine große Herausforderung. Nutzt Du diese aber, Dich neu aufzustellen, ist das eine echte Chance! Du bringst damit nicht nur neue Perspektiven in Dein Business, sondern gibst auch gleich Vollgas in Richtung Digitalisierung – für ein erfolgreiches und zukunftsorientiertes Business.

Ob Du nun langsam mit einer Mischform startest oder Dir direkt ein Team aus Virtuellen Assistenten zusammenstellst – wichtig ist immer, die passende Virtuelle Assistentin zu finden. Dazu kannst Du Netzwerke nutzen oder auch unser Angebot für ein kostenloses Job-Inserat.