Erfolgreiche virtuelle Teams: 5 Tipps für den virtuellen Teamaufbau

Der Weg vom Selbstständigen hin zum Unternehmer bedeutet auf jeden Fall eines: Du machst nicht mehr alles selbst. Denn als Unternehmer ist es Deine Aufgabe, am Unternehmen zu arbeiten – statt im Unternehmen. Teamaufbau ist deshalb essentiell: Nur so erreichst Du ein gesundes Wachstum und langfristig funktionierende Strukturen.

Doch das ist meist leichter gesagt als getan – immerhin hast Du Dir Dein Business selbst aufgebaut und weißt, wie der Hase läuft. Wie soll das jemand anders nur hinbekommen? Wie kannst Du sicher sein, dass alles zu Deiner Zufriedenheit erledigt wird? Ist es wirklich nötig, Unterstützung zu suchen? Schließlich lief es ja bisher auch irgendwie.

Ganz genau – irgendwie.

In diesem Artikel verraten wir Dir, wann es Sinn macht, sich Unterstützung zu holen und verraten Dir 5 Tipps für Deinen virtuellen Teamaufbau! Denn virtuelle Teams sind immer weiter verbreitet und beliebter. Zudem fällt so die Sorgen weg, wo Du Dein Team unterbringst – vor allem, wenn Du selbst als Unternehmer ortsunabhängig oder im Home-Office unterwegs bist. Virtuelle Teams haben andere Anforderungen als ein Vor-Ort Team aber auch viele Vorteile.

Wann macht es Sinn, ein Team aufzubauen?

Große virtuelle Teams machen beispielsweise für Einzelunternehmer, die nebenberuflich selbstständig sind und ihr Business nicht weiter vergrößern wollen, keinen großen Sinn. An dieser Stelle ist es empfehlenswerter, eine Virtuelle Assistentin für die Buchhaltung oder den Kundenservice zu beauftragen, falls Du das nicht selbst machen möchtest.

Bist Du aber hauptberuflich selbstständig und möchtest Dein Business weiterbringen, solltest Du Dich so schnell wie möglich um Unterstützung kümmern. Das Motto ist: Besser zu früh als zu spät! Immerhin möchtest Du Dich darauf fokussieren, Umsatz zu erzielen und neue Kunden zu gewinnen. Die Aufgaben, die darüber hinaus anfallen, nehmen immer mehr Zeit in Anspruch. Gibst Du sie zum richtigen Zeitpunkt ab, hast Du ausreichend Kapazitäten, Prozesse zu etablieren und Virtuelle Teams einzuarbeiten.

Betrachte Dein Team außerdem als Investition. Viele Selbstständigen warten auf mehr Umsatz, um sich Unterstützung leisten zu können. Doch der Erfolg bleibt oft aus, gerade weil diese Unterstützung fehlt, die Dir die Zeit für Kundenakquise u.Ä. ermöglicht. Das ist das Hamsterrad der Selbstständigen, die noch nicht den Schritt Richtung Unternehmertum gegangen sind.

Tipp: Warte mit dem Teamaufbau nicht allzu lange! Schnell verstrickst Du Dich in Deinem Tagesgeschäft, das schleichend immer größer wird und irgendwann siehst Du vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr. Du merkst erst, dass es in die falsche Richtung geht, wenn es bereits zu spät ist und Du ausgebrannt bist oder sogar längst mitten im Burn-out steckst!

Virtuelle Teams: die Herausforderungen

Neben den vielen Chancen eines eigenen Teams bedeutet Teamaufbau auch immer eine große Herausforderung. Zum einen warten organisatorische Themen auf Dich und zum anderen hast Du nun auch eine Führungsaufgabe.

Teamaufbau beginnt bei der Personalauswahl und einem strukturierten Onboarding. Dazu musst Du lernen, Verantwortung abzugeben und Aufgaben zu delegieren. Damit das möglichst reibungslos funktioniert, gehören detaillierte Briefings sowie der Aufbau fester Prozesse zu Deinen neuen Aufgaben. Eine ganz klare Aufgabenverteilung und regelmäßiges Feedback können helfen, diese Herausforderungen zu meistern. Gerade virtuelle Teams haben beim Onboarding ganz andere Herausforderungen als Teams, die vor Ort zusammenarbeiten.

Du wirst außerdem viele Personalgespräche führen und auch hin und wieder über Fehler sprechen müssen, um sie zukünftig zu vermeiden. Vor dieser Aufgabe scheuen sich die meisten, weil sie sich dabei unwohl fühlen. Versuche, dies aus einem anderen Blickwinkel zu sehen: Mit konstruktiver Kritik hilfst Du demjenigen, sich stetig zu verbessern und irgendwann richtiger Experte auf seinem Gebiet zu werden. Das Lob beim nächsten Mal wird für eine Extraportion Motivation sorgen, Du wirst sehen!

So baust Du erfolgreich ein virtuelles Team auf

Hast Du Dich für den virtuellen Teamaufbau entschieden, ist es wichtig, dabei strukturiert vorzugehen. Überlege Dir bereits vorab feste Prozesse, die für klare Abläufe sorgen und Dich nicht vergessen lassen. So entsteht kein Chaos, jeder weiß, welche Aufgaben ihm zugeteilt sind. Später kannst Du die Prozesse immer weiter optimieren, um vielleicht auch das irgendwann abgeben zu können. Worauf Du beim Teamaufbau mit Virtuellen Assistenten achten solltest, verraten Dir diese 5 Tipps!

Tipp 1: die passende Kommunikation

Gerade virtuelle Teams sollten auf die passende Kommunikation achten, um erfolgreich zusammenarbeiten zu können. Überlege Dir zu Beginn, wie viele Teammeetings Du möchtest und wie die Kommunikation unter den Mitgliedern stattfinden soll. Für das eine Projekt benötigt es vielleicht mehrere Abstimmungsrunden in kleineren Teams, für das andere reicht es völlig aus, Aufgaben zu verteilen. Nutze hierfür gerne digitale Tools wie Trello, Asana o.a., die Dich bei der Kommunikation unterstützen und Dir jederzeit den Überblick über die Projekte geben.

Ganz wichtig: virtuelle Teams entwickeln den Teamspirit nicht von allein. Schließlich fehlt der Plausch am Kaffeeautomaten und der direkte Kontakt am Schreibtisch. Durch virtuelle und analoge Teamevents sowie die gemeinsame Bearbeitung von Projekten kannst Du allerdings auch in der virtuellen Welt für ein tolles Wir-Gefühl sorgen!

Tipp 2: Feste Abläufe etablieren

Ohne die täglichen Abstimmungen zwischen Tür und Angel im Büro ist es für virtuelle Teams noch wichtiger, feste Abläufe zu etablieren, die jeder kennt. Virtuelle Teams benötigen dazu feste Meetings, eine einheitliche Kommunikation sowie feste Prozesse für die Bearbeitung der Aufgaben. So ist jederzeit klar, an welcher Stelle des Projektes gearbeitet wird und wie die Zuständigkeiten verteilt sind. Sinnvoll ist es, Abläufe schriftlich festzuhalten und in den Onboarding-Prozess zu integrieren, beispielsweise in einem SOP.

Tipp 3: Starte klein

Wenn Du ein Remote-Team aufbauen möchtest, trommle nicht das gesamte Team auf einmal zusammen. Starte lieber klein mit einem Teammitglied, übertrage erste Aufgaben und binde die Learnings für das nächste Teammitglied ein. Übertrage zunächst kleine Aufgaben, die Du einfach überprüfen kannst und steigere Dich langsam. So wird der Prozess nicht nur immer weiter optimiert, Du gibst so jeder Person ausreichend Zeit, sich einzuarbeiten und verhinderst Chaos. Außerdem lernst Du so die Stärken der einzelnen Personen besser kennen und kannst später noch effizienter arbeiten.

Tipp 4: Feedback – von Anfang an

Fehler passieren – und das ist auch gut so. Denn nur so lernen wir. Blöd wird es, wenn sich Fehler ständig wiederholen. Das kann passieren, wenn jemand gar nicht weiß, dass er etwas falsch oder nicht nach Deinen Anforderungen macht. Entweder ist dann das Briefing nicht ausreichend oder Du nimmst Dir nicht die Zeit für ein Feedback.

Besonders bei den ersten Aufgaben ist es wichtig, sich regelmäßig auszutauschen und Feedback zur Erledigung der Aufgabe zu geben. So lernt Dein Team Deine Anforderungen und individuellen Ansprüche kennen und kann sich immer mehr darauf einstellen. Umgekehrt lernst Du Deine Mitarbeiter besser kennen und kannst sie so immer besser entsprechend ihren Stärken und Vorlieben einsetzen.

Tipp 5: die richtige Wahl der Teammitglieder

Besonders bei einem größeren Team ist es zum einen wichtig, dass die Kompetenzen zueinander und zu Deinen abzugebenden Aufgaben passen. Hast Du beispielsweise drei Techniker in Deinem Team, die für die Website zuständig sind, aber keine Person für die Texterstellung, könnte es an der ein oder anderen Stelle schwierig werden.

Suche Dir Unterstützung für die jeweiligen Bereiche, aber sieh von der eierlegenden Wollmilchsau ab. Es klingt im ersten Moment vielleicht gut, nur eine Person zu haben, die alle Aufgaben übernimmt. Doch was tust Du, wenn diese Person plötzlich wegfällt? In dem Fall musst Du dann alles allein machen, bis Du wieder Unterstützung findest. Verteile das lieber auf mehrere Schultern. Hinzukommt, dass ein Allrounder nie so tief in einem Thema stecken kann wie ein Experte und Du somit auf Know-how verzichtest.

Schreibe Dir vorher am besten auf, welche Aufgaben Du abgeben könntest und welche Kompetenzen Deine Teammitglieder mitbringen sollen. So tust Du Dich bei der Auswahl leichter und es kommt erst gar nicht zu einem Engpass. Auch kann es Sinn machen, dass nicht alle Teammitglieder nur eine Sache beherrschen, sondern zumindest einen weiteren Aufgabenbereich vorübergehend abdecken können. Bei Ausfällen kannst Du so darauf zurückgreifen und musst nicht selbst einspringen.

Mit einem virtuellen Team zum erfolgreichen Unternehmer

Wenn Du als Unternehmer langfristig und auf gesunde Art und Weise erfolgreich sein möchtest, schaffst Du das nur mit einem Team, das Dir den Rücken stärkt. So kannst Du Dich auf Deine Aufgaben konzentrieren und das operative Geschäft läuft dennoch weiter.

Investiere viele Gedanken und ausreichend Zeit in die Vorbereitung und den Aufbau Deines virtuellen Teams, sodass es Dir später auch die Unterstützung bieten kann, die Du brauchst!