6 Soft Skills, die du als Virtuelle Assistenz mitbringen solltest

Du träumst davon, als Virtuelle Assistenz (VA) erfolgreich durchzustarten?

Die Vorstellung als VA zu arbeiten, hört sich für viele Menschen verlockend an: selbstbestimmt, unabhängig und örtlich ungebunden – ein beneidenswerter Traum!

Alles, was du dafür brauchst: ein Laptop, eine solide Internetverbindung und ein KI-Tool, das du nur noch bedienen musst. Von wegen!

In diesem Blogbeitrag erfährst du, welche persönlichen Fähigkeiten du mitbringen solltest, um dich als virtuelle Assistenz unverzichtbar zu machen.

Allein die passenden Hard Skills sind für eine erfolgreiche VA nicht genug

Zu den Grundvoraussetzungen einer VA zählen ein souveräner Umgang mit dem PC, eine gewissen Trend- und Internetaffinität und die Beherrschung der gängigen digitalen Tools. Darüber hinaus sind die Fähigkeiten in den Bereichen, in denen du dich spezialisieren willst, essenziell.

Einer der wohl größten Vorteile am Berufsbild der Virtuellen Assistenz besteht darin, dass du selbst entscheiden kannst, welche Dienstleistung(en) du anbieten möchtest und worauf deine Spezialisierung liegen soll.

Deine Hard Skills basieren also auf deinen Erfahrungen, Qualifikationen und (fachlichen) Kompetenzen.

Als Virtuelle Assistenz kommt es aber nicht nur darauf an, was du machst, sondern vor allem, wie du es machst.

Die wichtigsten Soft Skills für Virtuelle Assistenten

Virtuelle Assistenten jonglieren Aufgaben, halten die Fäden zusammen und machen das Unmögliche möglich, und das alles oft hinter den Kulissen.

Was die kleinen Multi-Helden mit großer Verantwortung vereint? 

DIE erfolgversprechenden Geheimzutat: Soft Skills!

Bei Soft Skills handelt es sich um persönliche Fähigkeiten und charakterliche Eigenschaften, die über deine fachlichen Skills hinausgehen und durch keine KI zu ersetzen sind.

Im Folgenden findest du die sechs unverzichtbaren Soft Skills, die dich als VA auszeichnen sollten, um nicht nur zu überleben, sondern erfolgreich zu glänzen:

1. Soft Skill: Gute Kommunikationsfähigkeit

In der virtuellen Zusammenarbeit sind klare und präzise Kommunikation und eine schnelle Auffassungsgabe das „A und O“.

Eine starke Kommunikationsfähigkeit ermöglicht in erster Linie einen klaren Informationsaustausch. Worin besteht der Auftrag? Was sind die gegenseitigen Erwartungshaltungen? Was braucht es, damit das Projekt auf beiden Seiten erfolgversprechend ist?

Interaktionen erfolgen in aller Regel über digitale Kanäle. Umso wichtiger ist es, Botschaften präzise zu formulieren, um Missverständnisse und unnötiges Nachfragen zu vermeiden. Denn das kostet Zeit. Zeit, die Kunden mit deiner Hilfe einsparen möchten.

Kommuniziere klar, was du für deine Arbeit benötigst und versuche ein Gespür dafür zu entwickeln, wann ein Austausch wirklich sinnvoll und erforderlich ist.

2. Soft Skill: Zuverlässigkeit

Zuverlässigkeit bildet wohl die Basis jeder langfristigen und erfolgreichen Zusammenarbeit. Eine vertrauensvolle Arbeitsbeziehung kann nur dann entstehen, wenn dein Kunde erkennt, dass er sich auf dich verlassen kann.

Es sollte für dich selbstverständlich sein, dass du Deadlines einhältst, dich an Vereinbarungen hältst, pünktlich an Online-Meetings teilnimmst und eine klare und zeitnahe Kommunikation gewährleistest.

Baue Vertrauen auf und halte deinen Kunden den Rücken frei – und das vielmehr mit Taten als mit Worten. Absolute Verlässlichkeit sind eines der Hauptgründe, warum Kunden gerne mit dir zusammenarbeiten.

3. Soft Skill: (Selbst-)Organisation und Zeitmanagement

Stimmt! Strenggenommen sind das zwei Skills, die jedoch ohneeinander nicht auskommen.

Denn: In der Regel arbeitest du komplett eigenverantwortlich. Das heißt, dass du in der Lage sein solltest, deine Zeit effizient zu planen und zu organisieren. Insbesondere, wenn du vorhast, deine Arbeit mit dem Studium zu kombinieren.

Es ist unumgänglich, dass du über ein sehr gutes Selbstmanagement verfügst. Das umfasst unter anderem disziplinierte Prioritätensetzung, ein effektives Zeitmanagement, Selbstmotivation und eine ausgeprägte Fähigkeit, proaktiv zu handeln.

Zudem ist es von Vorteil, wenn dir eine strukturierte Arbeitsweise liegt. Das spart Zeit und (nervliche) Ressourcen.

4. Soft Skill: Flexibilität

Morgens erst einmal eine Runde Yoga am Strand, ein netter Brunch mit der Freundin und am späten Nachmittag geht’s dann nochmal an den Rechner…

Klar, klingt schön, bildet aber nicht unbedingt die Realität ab.

Als Virtuelle Assistenz kannst du deine Zeit nämlich nicht immer komplett frei gestalten. Ein Soft Skill, den du unbedingt mitbringen solltest, um nicht desillusioniert zu werden: Flexibilität.

Das umfasst nicht nur die Bereitschaft, Arbeitszeiten und -methoden den Bedürfnissen der Kunden anzupassen, sondern auch mit unvorhergesehenen Ereignissen, Anforderungen und Änderungen im Arbeitsumfeld gelassen umzugehen. Das kann auch mal bedeuten, dass zum Beispiel Fristen vorverlegt werden.

Bist du als Digitaler Nomade unterwegs, können auch verschiedene Zeitzonen erschwerend hinzukommen. Persönlichen Kommunikation erfordert hier noch einmal ein neues Level an (zeitlicher) Flexibilität.

Flexibilität bedeutet aber auch, sich an schnelllebige (technische) Veränderungen anzupassen und sich und seine Fähigkeiten stetig weiterzuentwickeln und auszubauen.

5. Soft Skill: Problemlösungskompetenz

 „Es gibt kein Problem, wenn man die Lösung kennt.“ 

Ein Satz, den sich zweifellos jeder Kunde wünscht. Eine lösungsorientierte “Can do Attitude“ ist ein wertvoller Soft Skill. Virtuelle Assistenten stehen nicht selten vor Herausforderungen, die kreative Lösungen erfordern.

Kunden tragen gerne zeitintensive und komplexe, Aufgaben an Virtuelle Assistenten heran, mit dem Wunsch nach Lösungen.

Es erfordert ein hohes Maß an Kreativität, Geduld, Logik und Motivation, Probleme zu analysieren und im besten Fall zu beseitigen – eine gern gesehene Fähigkeit.

Deine Problemlösungskompetenz hilft nicht nur dabei, die Herausforderungen des täglichen Geschäfts zu meistern, sondern stärkt auch das Vertrauen deiner Kunden in deine Kompetenzen als Virtuellen Assistent.

6. Soft Skill: Empathische Kundenorientierung

Der Erfolg eines virtuellen Assistenten hängt stark von der Fähigkeit ab, positive und unterstützende Beziehungen zu Kunden aufzubauen. Empathie – das Verständnis für die Bedürfnisse, Sorgen und Erwartungen der Kunden – ist dabei entscheidend. Es ermöglicht Virtuellen Assistenten, maßgeschneiderte Lösungen anzubieten und ein hohes Maß an Kundenzufriedenheit zu gewährleisten.

Nutze auch hier dein Kommunikationstalent, um herauszufinden, was sich dein Kunde genau von dir wünscht. Du wirst sehen: So individuell wie deine Kunden, so individuell werden sich auch die Arbeitsbeziehungen gestalten.

Als VA hast du bereits erkannt: Du kannst dein Leben zu einem Wunschkonzert machen, es selbst gestalten. Genauso verhält sich das auch mit deiner Kundschaft. Du kannst entscheiden, mit wem du arbeiten kannst und möchtest.

Glaubst du nicht?

Hier erfährst du, wie du deinen Wunschkunden findest.

Fazit

Wie in vielen anderen Berufsfeldern auch, wird Kompetenz nicht allein durch fachliches Wissen definiert, sondern vielmehr durch die Art, wie wir mit anderen interagieren, Herausforderungen angehen und ob wir unsere Arbeit mit Integrität und Verantwortung ausführen.

Für dich als (angehende) Virtuelle Assistenz sind eine gute Kommunikationsfähigkeit, Zuverlässigkeit, (Selbst-)Organisation, Flexibilität, Problemlösungskompetenz und kundenorientiertes Arbeiten nicht nur „nice-to-have“, sondern grundlegend für deinen Erfolg.

Es lohnt sich also einen prüfenden Blick auf deine sozialen, persönlichen und methodischen Stärken zu legen, um in der Arbeit als VA langfristig zufrieden und erfolgreich zu werden.