Das richtige Zeitmanagement als Virtueller Assistent

Zeitmanagement

Die unterschiedlichsten Aufgaben von verschiedenen Kunden, keine festen Arbeitszeiten und ein flexibler Arbeitsplatz ‚Äď die beneidenswerten Freiheiten, die man Virtuelle Assistenten haben, fordern gutes Zeitmanagement, da sie andernfalls schnell zu Fallen f√ľr Unproduktivit√§t und Zeitstress werden k√∂nnen.

Mit den folgenden Tipps und Tricks organisierst Du Deinen Arbeitstag sinnvoll und gehst diesen Fallen aus dem Weg.

Zeitmanagement Tipp 1: Arbeitszeiten festlegen

W√§hrend andere morgens um 9 im B√ľro sein m√ľssen und vor 17 Uhr nicht gehen d√ľrfen, kannst Du Dir die Stunden Deines Tages selbst einteilen und Deinen Bed√ľrfnissen anpassen. Hast Du ein Kind, das morgens zur Schule gebracht und mittags abgeholt werden will? Brauchst Du morgens Deine ein bis zwei Stunden, bevor es mit dem Tag losgehen kann? Oder wirst Du erst Abends so richtig produktiv? Als Virtueller Assistent sind Deinem Zeitmanagement keine Grenzen gesetzt. Du selbst musst Dir jedoch Grenzen setzen, um ein produktives und ausgeglichenes Arbeitsleben f√ľhren zu k√∂nnen.

Deshalb solltest Du Dir unbedingt Arbeitszeiten festlegen. W√§hle einen oder mehrere Zeitr√§ume am Tag aus, an denen Du produktiv sein willst und sehe diese Zeitr√§ume als feste Arbeitszeiten an. Orientiere Dich hierbei daran, zu welcher Tageszeit Du am produktivsten bist und w√§hle Zeitr√§ume, die sich nicht mit Deinen anderen Tagespl√§nen √ľberschneiden.

Arbeitszeit sollte als solche ernst genommen werden. Genau so ist es √ľbrigens auch mit Deiner Freizeit. F√ľr ein produktives Arbeiten ist das Einschieben von Pausen und die Wertsch√§tzung Deiner Freizeit mindestens genauso wichtig wie die Einhaltung Deiner Arbeitszeiten. Nur, wenn Du Dir selbst die M√∂glichkeit gibst, komplett abzuschalten, k√∂nnen sich Deine produktiven und kreativen Vorr√§te neu aufladen.

Wenn Du ständig mit Deiner Arbeit beschäftigt bist und Dich gedanklich nie davon trennen kannst, weil Du Dir keine Pausen einräumst, wird Dich das schnell auslaugen.

Zeitmanagement Tipp 2: Abschalten & auch f√ľr Kunden nicht 24/7 erreichbar sein

Aus diesem Grund solltest Du Deinen Kunden auch mitteilen, wann Deine regul√§ren Arbeitszeiten sind und dass Du f√ľr sie nicht 24/7 erreichbar bist. Genauso wie ein normaler Arbeitnehmer hast Du das Recht auf Freizeit. Nur, weil Dein Kunde nicht nachvollziehen kann, wann Du arbeitest, bedeutet das nicht, dass Du immer im Arbeitsmodus sein muss.

Sage Deinen Kunden, wann Du f√ľr sie telefonisch erreichbar bist und wann sie Dir eine Mail schreiben k√∂nnen, die Du dann zeitnah beantworten wirst.

Tipp: Auch wenn E-Mails checken zeitaufwendig und l√§stig sein kann ‚Äď Wenn Du schnell und zuverl√§ssig auf Mails antwortest, gibst Du Deinen Kunden weniger Gr√ľnde, Dich unangek√ľndigt anzurufen und ersparst Dir so letztendlich Zeit.

Zeitmanagement Tipp 3:  Aufgaben kategorisieren und zu Ende bringen, was Du angefangen hast

Nachdem Du Dir Deinen Tag in Arbeits- und Freizeit eingeteilt hast, solltest Du Dir Deine Arbeitszeit zus√§tzlich in die Erf√ľllung der einzelnen, anstehenden Aufgaben einteilen.

Hierbei empfiehlt es sich, kurze Aufgaben, die weniger als 20 Minuten benötigen, zuerst zu machen. So findest Du nicht nur einen guten und motivierenden Einstieg, sondern Du erledigst gleich zu Beginn Deines Arbeitstages viele Dinge, die andernfalls eventuell neben größeren Projekten untergegangen wären.

Anschließend bietet es sich an, Deine Aufträge nach ihrer Dringlichkeit zu sortieren und eine Aufgabe nach der anderen abzuarbeiten. Vermeide, zwischen einzelnen Aufgaben zu wechseln, da jeder neue Einstieg Zeit kostet. Wenn es geht, dann bringe eine Aufgabe, die Du angefangen hast, auch zu Ende. Es wird sich auszahlen, wenn Du zwischendurch einen Blick auf Deine immer kleiner werdende To-do-Liste wirfst ;).

Eine andere Zeitmanagement-Methode ist es, morgens mit der unangenehmsten Aufgabe anzufangen. So hast Du diese bereits vom Tisch und die anderen Aufgaben gehen leichter von der Hand.

Zeitmanagement Tipp 4: Arbeitszeiten effizienter nutzen ‚Äď Ablenkung eliminieren

Wer von den Vorteilen klar definierter Arbeitszeiten profitieren will, der muss diese nat√ľrlich auch effizient nutzen. Je konzentrierter Du w√§hrend Deiner Arbeitszeiten an Deinen Auftr√§gen arbeitest, desto k√ľrzer wird Dein Arbeitstag ‚Äď bei gleichbleibendem Erfolg.

Um als Virtuelle Assistenz Dein Zeitmanagement zu optimieren, musst Du Fallen f√ľr unn√∂tige Zeitverluste eliminieren. Das kann bedeuten, Dein Handy wegzulegen, w√§hrend Du am Computer sitzt, oder den Facebook-Tab im Hintergrund komplett zu schlie√üen, um gar nicht erst in Versuchung zu kommen.

Aber Achtung ‚Äď Ablenkungs-Fallen lauern nicht nur auf Facebook und Co. Recherchierst Du gerade f√ľr einen neuen Blogpost, dessen Thema Dich besonders interessierst? Wenn Du Dich dabei ertappst, bei Deiner Recherche Artikel zu lesen, die Dich pers√∂nlich zwar interessieren, aber f√ľr das aktuelle Projekt, an dem Du arbeitest, nicht relevant sind, dann speichere sie lieber ab, zum Beispiel in Pocket und lies sie sp√§ter in Deiner Freizeit.

Ein organisierter Arbeitsplatz und ein √ľbersichtlicher Desktop k√∂nnen Dir ebenfalls dabei helfen, effizienter zu arbeiten.

Zeitmanagement Tipp 5:  die Pomodoro-Technik

Zu guter Letzt noch der Klassiker des effizienten Arbeitens, eine Methode des Zeitmanagement, die jeder Virtuelle Assistent einmal ausprobiert haben sollte: die Pomodoro-Technik.

Bei der Pomodoro-Technik geht es darum, in kurzen Konzentrationsphasen von 25 Minuten besonders produktiv an einer Aufgabe zu arbeiten, und anschlie√üend 5 Minuten Pause zu machen, um neue Kraft f√ľr eine weitere 25-min√ľtige Konzentrationsphase zu tanken. Nach vier Pomodori-Intervallen erfolgt eine l√§ngere Pause.

Diese Technik soll Dir nicht nur dabei helfen, 25 Minuten am St√ľck konzentriert zu arbeiten, sondern sie kann Dir auch vor Augen f√ľhren, wie viel Zeit Du f√ľr bestimmte Aufgaben ben√∂tigst. Die 5-min√ľtigen Pausen zwischen den einzelnen Intervallen erlauben Dir den kurzen Blick auf’s Handy oder den Gang zum K√ľhlschrank und helfen Dir so dabei, w√§hrend der Pomodori-Intervalle wirklich konzentriert und ohne Unterbrechung zu arbeiten.

Inzwischen gibt es zahlreiche Apps und Browser Extensions, wie Tomighty  und Flat Pomodoro, die Dir das Arbeiten mit der Pomodoro-Technik erleichtern.

Mit diesen Tipps und Tricks solltest Du Dein Zeitmanagement als Virtueller Assistent in den Griff bekommen und so f√ľr eine gesunde Work-Life-Balance sorgen.

Diese Artikel könnten Dich auch interessieren:

Mit der richtigen Morgenroutine voller Energie in den Tag starten

8 Tipps, um als VA produktiv zu arbeiten

Die 7 häufigsten Zeitfresser im beruflichen Alltag und wie Du sie eliminierst