8 Tipps, um als VA produktiv zu arbeiten
Als Virtuelle Assistenz tauschst Du Deine Zeit gegen Geld. Als VA produktiv arbeiten, heißt also auch eine Steigerung Deines Umsatzes. Immer schneller und mehr zu arbeiten ist zwar keine langfristige Lösung, doch mit Produktivität solltest Du Dich dennoch auseinandersetzen. Mit Produktivität meinen wir nicht „beschäftigt sein“!
Nur weil Du hinter dem Laptop sitzt, heißt das noch lange nicht, dass Du produktiv bist. Es geht darum, was Du in einer festgelegten Zeit an Output generierst. Wenn Du durch produktiveres Arbeiten mehr abrechenbare Stunden in Deinen Arbeitstag bekommst, kannst Du so Deinen Umsatz steigern. Oder aber gewonnene Zeit zur Akquise und Weiterbildung nutzen.
In diesem Beitrag teilen wir 8 wertvolle Tipps mit Dir, die Du nutzen kannst, um Deine persönliche Produktivität zu steigern.
So kannst du als VA produktiv arbeiten
1. Halte deine Zeiten fest
Nur wenn Du Klarheit darüber hast, wohin Deine Arbeitszeit fließt, kannst Du Optimierungen vornehmen. Dafür lohnt es sich, Deine genauen Zeiten zu tracken. Das kannst Du per Excel machen oder einfach Online-Tools wie Toggl Track nutzen. Wir empfehlen Dir über einen Zeitraum von einem Monat wirklich alles zu erfassen, um einen guten Überblick zu bekommen.
Nimm Dir Zeit für die Auswertung und schaue Dir an, wo Optimierungspotenzial besteht: Wo hast Du besonders viel Zeit investiert? Lohnt sich das? Wie lässt sich das in Zukunft besser lösen? Außerdem ist das eine super Methode, um Deinen Stundensatz zu überprüfen. Vielleicht kosten Dich Aufgaben, die Du in einer Arbeitsstunde verkauft hast, eigentlich 2 Stunden. So kannst Du, wenn nötig, nachjustieren und so als VA produktiv arbeiten.
2. Behalte die Übersicht über deine Kunden und Projekte
Um Deine Kapazitäten und Einnahmen realistisch einschätzen zu können, solltest Du stets den Überblick über laufende Kunden und Projekte behalten. Hier musst Du für Dich ausprobieren, wie Dir das am besten gelingt!
Vielleicht arbeitest Du gerne mit Stift und Papier und nutzt deswegen einen traditionellen Kalender. Anderen VA’s helfen Projekt-Management-Tools wie Asana, Trello oder Monday dabei, Kunden und To Do’s im Blick zu behalten. Kleiner Tipp: Du kannst diese Tools auch für die Zusammenarbeit mit Deinen Kunden nutzen. So könnt ihr euch Aufgaben zuteilen, direkt kommentieren und Anhänge teilen, ohne zeitraubende E-Mails zu verschicken.
3. Fasse ähnliche Aufgaben zusammen und erledige sie gleichzeitig
Es kommt sicherlich vor, dass Du während der Woche immer wieder dieselben Aufgaben erledigen musst. Spare Zeit und steigere Deine Produktivität, indem Du diese Aufgaben zusammenfasst und gleichzeitig an einem Tag erledigst. So musst Du Dich nicht immer wieder reindenken!
Das geht sowohl für Dinge, die Du für Kunden übernimmst, aber genauso gut für Deine eigenen To Do’s. So könntest Du etwa Deine Content-Planung für Instagram immer montags für die gesamte Woche planen, Telefontermine nacheinander für Donnerstag legen und Deine Buchhaltung immer freitags pflegen.
4. Setze dir realistische Deadlines
Kennst Du diese Situation: Dein Kunde ruft an und fragt, ob Du kurzfristig eine Aufgabe übernehmen kannst. Ohne zu überlegen und in den Kalender zu schauen, sagst Du die Abgabefrist von 3 Tagen zu. Erst nachdem Du aufgelegt hast, realisierst Du, dass die Abgabefrist viel zu kurz ist und Du lieber nach 5 Tagen gefragt hättest!
Durch die nicht richtig eingeschätzte Deadline musst Du nun länger arbeiten als Du eigentlich wolltest. Um das zu vermeiden, kannst Du beim nächsten Mal höflich sagen, dass Du Dir Deine aktuellen Kapazitäten anschaust und Dich kurzfristig zurückmeldest, bis wann Du die Aufgabe erledigen kannst. So verschaffst Du Dir etwas Zeit und kannst die für Dich richtige Deadline setzen! Du wirst merken: In den meisten Fällen kommt es auf einen oder zwei Tage nicht an.
5. Investiere in Tools, wenn sie dir Zeit sparen
Natürlich wollen alle VA’s ihre monatlichen Ausgaben schlank halten. Doch wenn es Tools, Apps oder Systeme gibt, die Dir Deinen Arbeitsalltag angenehmer und produktiver gestalten, dann scheue Dich nicht vor der Investition!
Wenn Du als VA zum Beispiel viele Social Media Posts entwirfst, arbeitest Du sicher mit Canva. Anstatt viel Zeit in das Suchen von kostenlosen Grafiken, Fotos und Formen zu investieren, lohnt sich sehr wahrscheinlich die Pro-Version für Dich, mit der Du alle auf der Plattform verfügbaren Grafiken nutzen kannst.
Weiterbildung und als VA produktiv arbeiten sind einige Schlüssel zu einem höheren Honorar; weitere Wege haben wir Dir in diesem Artikel zusammengefasst.
6. Outsourcing nicht vergessen
Das, was Du für Deine Kunden tust – Aufgaben abnehmen und Zeit verschaffen – kann jemand anderes auch für Dich tun! Du führst Dein eigenes Unternehmen, um das Du Dich kümmern musst, und darfst Dir hierfür Unterstützung holen. Als VA produktiv arbeiten, heißt auch sich auf die Kernaufgaben zu konzentrieren.
Du könntest etwa Freelancer bitten, Blogartikel für Dich zu schreiben oder kontaktierst einen Profi, der Dich beim Thema Google Ads unterstützt, bevor Du selbst viel Zeit und Energie investierst. Aufgaben abzugeben kann sich finanziell für Dich lohnen, denn Du hast unter Umständen mehr Zeit, die Du an Kunden verkaufen kannst!
7. Bleibe flexibel und scheue dich nicht, deine Prioritäten zu ändern
Es kommt immer wieder vor, dass ein Kunde spontan Unterstützung braucht, eine Komplikation in einem Projekt auftaucht oder ein anderes Problem auftaucht. Das zerstört womöglich Deine gesamte Tagesplanung! Genau in solchen Situationen heißt es: Flexibel bleiben!
Welche To Do’s können auch morgen noch erledigt werden? Kannst Du ohne Probleme eine Verlängerung von Deadlines bei anderen Kunden anfragen? Können die To Do’s für Dein eigenes Unternehmen noch zwei Tage warten? Du findest sicherlich eine Lösung. Und wenn nicht, dann ist das auch in Ordnung! Auch wenn Du jeden Kunden maximal zufriedenstellen möchtest – manchmal geht es einfach nicht und das darfst Du transparent kommunizieren.
8. Probiere aus, was für dich funktioniert
Produktivität ist ein sehr individuelles Thema und nicht alle Methoden funktionieren einheitlich für alle Menschen. Manche sind morgens produktiver, andere fahren abends richtig auf. Einige arbeiten besser im Co-Working-Space andere im Home-Office. Daher solltest Du viele unterschiedliche Wege ausprobieren und schauen, was für Dich am besten passt! Es gibt unter anderem die „Eat The Frog“ Methode, bei der Du die Aufgabe, vor der Du normalerweise den ganzen Tag wegläufst, als allererstes morgens erledigst. Oder die 20-Minuten-Regel, bei der Du Dir einen Wecker für 20 Minuten stellst und diese Zeit fokussiert für eine Aufgabe nutzt, dann eine kurze Pause machst und dann die nächsten 20-Minuten-Phase startest.
Es gibt viele Mittel und Wege, um als VA produktiv arbeiten zu können. Wichtig ist, dass Du die Methoden findest, die zu Dir und Deiner Arbeit passen. Auch Deine Kunden sind an Deiner gesteigerter Produktivität interessiert, daher kannst Du das Thema auch gut bei Jahresgesprächen ansprechen, um gemeinsam Lösungen zu finden.