Arbeiten im Home Office – 5 häufige Fragen und Tipps

Viele wünschen sich von zuhause arbeiten zu können. Und das arbeiten im Home Office zieht in den Alltag immer mehr Menschen ein. Egal ob als Virtuelle Assistenz, Angestellter oder Unternehmer – für viele Berufe ist Remote Work machbar. 

Doch gerade zu Beginn stehen sowohl bei den “Heimarbeitern” als auch den Auftraggebern oder Chefs Zweifel und Unsicherheit zur Umsetzung und Realisierbarkeit im Raum. Wenn man nicht mehr im gleichen Büro sitzt muss vieles neu strukturiert werden. Ein virtuelles Team zu führen, stellt jeden Unternehmer vor neue Herausforderungen. Und auch seinen Arbeitsalltag in den eigenen vier Wänden zu organisieren ist ein Prozess für jeden Einzelnen.

In diesem Artikel gehen wir auf 5 häufige Fragen/Probleme zur Arbeit im Home Office ein. 

 

Produktiv am Küchentisch – geht das?

Sucht man nach Bildern zu Home Office oder Remote Work sieht man immer wieder fröhliche Menschen die auf dem Sofa, im Garten, auf dem Fußboden oder in der Hängematte arbeiten. Das sieht natürlich auf einem Foto oder auf Instagram gut aus – aber wirklich produktiv wird wohl niemand sein wenn er den ganzen Tag auf dem Sofa verbringt. Von der Hängematte ganz zu schweigen. Arbeiten im Home Office sieht in der Realität anders aus. 

Ideal ist, wenn man eine eigene Ecke in der Wohnung hat, die nur zum Arbeiten gedacht ist. Dabei kommt es natürlich auch auf die persönlichen Lebensumstände an. Wenn du Familie hast oder in einer WG wohnst, ist ein eigenes Zimmer empfehlenswert. So kannst du die Tür zumachen und klar signalisieren dass du jetzt arbeitest. Und auch bei Telefonaten und Videokonferenzen ungestört sprechen.

Wohnst du alleine kannst du natürlich auch am Küchentisch produktiv sein. Dennoch ist ein Schreibtisch und ein guter Bürostuhl zu empfehlen. Schließlich verbringst du ja auch im Home Office viele Stunden vor dem Rechner.

Für längere Telefonate und Videokonferenzen ist ein guter Tipp, diese im Stehen auszuführen. Zum einen entlastet du so deinen  Körper vom langen Sitzen und zum anderen dauern Meetings weniger lange wenn alle Beteiligten stehen. Probiere es einfach mal aus.

Dennoch lauern im Home Office natürlich viele Ablenkungen. Mal eben nebenbei das Mittagessen auf den Herd bringen, die Wäsche aufhängen und dabei feststellen dass ja das Fenster auch mal wieder geputzt werden kann. Dies kann schnell dazu führen dass man wenig Arbeit getan bekommt obwohl man ja den ganzen Tag im Home Office war.  Es gibt glücklicherweise viele Tools und Tipps, die einen bei der eigenen Produktivität unterstützen können:

• Handy auf Flugmodus: solltest du dein Handy nicht unbedingt für die Arbeit brauchen dann stelle es auf Flugmodus. So bist du nicht versucht mal kurz Whatsapp, Instagram und co zu checken
• Pomodoro Technik – bei dieser Technik arbeitest du konzentriert an einer Aufgabe für 25 Minuten und machst dann 5 Minuten Pause bevor es an den nächsten Fokus Block geht. Der Vorteil: 25 Minuten konzentrieren schafft jeder. Und danach kannst du 5 Minuten lang aufstehen, dir einen Kaffee holen und dann geht es weiter. 
• Kombinieren kann man die Pomodoro Technik auch gut Musik, die die Konzentration steigert wie beispielsweise brain.fm oder focus@will
• Wenn du dich immer wieder von bestimmten Webseiten und Social Media ablenken lässt, gibt es Tools mit denen du diese Seiten für bestimmte Zeiten blocken kannst. RescueTime gibt dir dazu auch Statistiken über deine produktivsten Zeiten und eben auch die wenig produktive. Du kannst hier festlegen welche Seiten nicht produktiv sind und nach einer bestimmten Zeit auf diesen Seiten werden sie gesperrt. 

Produktivität im Home Office ist aber auch eine sehr individuell und du musst probieren was für dich am besten klappt. Einige brauchen auch die Anregung anderer um sich herum, das klappt im Coworking Space oder Cafe oder wenn dies nicht möglich ist durch Virtuelles Coworken. Verabrede dich mit Kollegen oder anderen VAs und arbeitet gleichzeitig während ihr einen Zoom oder Skype Call laufen habt. 

 

Kontrollverlust – wird die Arbeit auch erledigt?

 

Gerade von Unternehmern und Auftraggebern hört man immer wieder die Angst, dass die Mitarbeiter nicht arbeiten wenn sie zuhause sind. Wenn dies deine Angst ist, solltest du sie offen gesagt auch im Büro haben. Das Ziel sollte immer ein Team sein, welches gemeinsam die Aufgaben erledigt und auch erledigen will. Wenn deine Mitarbeiter ihre Aufgaben nur unter Druck und Kontrolle erledigen, dann stimmt schon mal grundsätzlich etwas nicht. Und auch im Büro gibt es Ablenkung: Kollegen, Kaffeeküche, Rauchpausen etc etc. Die Produktivität hängt nicht vom Arbeitsort und von deiner Kontrolle ab. Wenn du kein Vertrauen in deine Mitarbeiter und Freelancer hast, dann solltet ihr als Team sehen wie dieses aufgebaut werden kann. 

Aber natürlich fällt es remote etwas schwerer den Stand der Aufgaben zu kontrollieren und sicher zu stellen, dass alle auf dem richtigen Kurs sind. Doch auch hier gibt es Tools und Techniken, die dabei unterstützen. Für den Umgang mit Daten und Passwörtern haben wir in diesem Artikel passende Tipps und Tools vorgestellt.

Mit der Hilfe von Projektmanagement Tools wie Trello, Asana und co behält das Team den Überblick über die anstehenden Aufgaben und wer gerade an was arbeitet. Je nach Komplexität der Projekte und Größe des Teams werden diese aufgebaut und strukturiert. Wichtig ist hier, dass alle Teammitglieder auch die Tools nutzen und pflegen. Nur so kann jeder jederzeit sehen, wie der Stand bestimmter Aufgaben ist. 

Ergänzend zu den Tools helfen kurze Statusmeetings um auf Stand zu bleiben. Kommunikationstools wie Slack, Zoom und Skype helfen dabei, schnell miteinander zu kommunizieren und im Zweifel mal kurz beim Kollegen nachzufragen. Wie man es im Büro auch machen würde indem man ins Nebenbüro geht. 

Zur Kontrolle der Arbeitszeiten setzt man Tools wie Toggl ein. Hier erfasst der VA, Freelancer oder Mitarbeiter die gearbeitete Zeit pro Projekt. In einem Teamaccount hat man so auch immer im Blick wie viele Stunden schon für ein Projekt angefallen sind 

 

Wo ist denn hier die Kaffeeküche?

 

Dem einen werden sie mehr fehlen, dem anderen weniger – die Kollegen! Doch gerade, wenn man als Team zusammenarbeitet ist die Kaffeeküche bekanntermaßen oft der Ort wo wichtige Informationen ausgetauscht werden und man als Team zusammenwächst.

Auch wenn du als VA oder anderer Freelancer mit einem Team oder Auftraggeber zusammenarbeitest, ist dieser Austausch wichtig. Denn er führt dazu, dass das Vertrauen zueinander wächst. Und dies wiederum ist für die Produktivität und die Zusammenarbeit wichtig. Weitere Tipps zur Zusammenarbeit findest du in diesem Artikel. 

Und wenn man zuhause arbeitet, fehlt einem vielleicht auch doch einfach mal der Austausch mit anderen. 

Eine schöne Lösung ist hier Slack. Mit diesem Kommunikationstool, kann man zum einen die notwendige Kommunikation für die Projekte abbilden. Man erstellt Channels zu bestimmten Aufgaben oder Projekten. Wichtig ist hier, dass nur die Teammitglieder in den Channels sind, die auch etwas mit dem Thema zu tun haben. In einem Softwareunternehmen werden sich die Programmierer wenig für die Vorgänge im Kanal “Buchhaltung” interessieren und umgekehrt das Backoffice nicht viel Interesse an dauernden Nachrichten zu Programmiersprachen haben. 

Ein wichtiger gemeinsamer Channel ist aber die “Kaffeeküche” oder wie immer man diesen nennen will. Hier kann man einfach mal plaudern, einen spannenden Link oder ein lustiges Meme posten und so mit dem Team verbunden sein. Auch private Nachrichten und Anrufe sind möglich, so dass sich Teammitglieder austauschen können.

Für große Teams, die sich vielleicht untereinander garnicht so gut kennen gibt es für Slack auch eine interessante Ergänzung. Der Coffee Bot bestimmt mit wem man ein kurzes virtuelles Kaffeedate haben soll. Geht natürlich auch ohne Bot: einfach mal verabreden gemeinsam per Videocall 10-15 Minuten einen Kaffee (oder Tee) zu trinken.

Einige Teams halten auch gemeinsame Mittagspausen per Videokonferenz ab oder trinken gemeinsam ein Feierabendbier. Wenn du nicht mit einem großen Team arbeitest kannst du dich für solche Pausen einfach mit anderen Virtuellen Assistenten oder Freelancern verabreden. 

Auch zu Beginn eines Meetings mit dem ganzen Team sind 5 Minuten um kurz zu plaudern hilfreich, um den Teamzusammenhalt zu fördern.

 

Und wie funktioniert ein Meeting, wenn keiner im Büro ist?

Aber wie macht man denn ein Meeting, wenn man nicht im gleichen Büro ist. Die schlechte Nachricht: für Kaffee, Wasser und Kekse muss in dem Fall jeder selbst sorgen. Und für den Rest verwendet man Tools für Videoanrufe. So sieht man den Gegenüber auch mal, was auch den Vorteil hat, dass man im Homeoffice nicht verwahrlost sondern sich zumindest für das Videomeeting anzieht und kämmt 😉

Spontane Anrufe sind jedoch gerade auch als Virtueller Assistent oft schwierig. Wenn du mehrere Kunden betreust kannst du nicht dauernd für Anrufe deine Arbeit unterbrechen. Ein fester Statustermin einmal pro Woche ist für die Planung und für Teams hilfreich. Wenn es nicht viel zu besprechen gibt, hat man sich eben kurz ein paar Minuten ausgetauscht. Aber so gibt es einen fixen Termin an dem das Team sich Zeit nimmt und beispielsweise kurz über das Projektmanagement Tool zu gehen und den Status der Aufgaben und Projekte anzusprechen. 

Bei der Arbeit auf Distanz ist vor allem die Kommunikation wichtig. Die Termine für Meetings und auch die Arbeitszeiten sollten immer klar kommuniziert sein. So weiss jeder, wer wann erreichbar ist. So können dann auch Fragen und Probleme schnell per Gespräch geklärt werden. 

Viele der Videokonferenz Programme ermöglichen es auch den Bildschirm zu teilen und das Gespräch aufzunehmen (beispielsweise Zoom oder Teamviewer). Dies ist besonders nützlich, wenn   Vorgänge erklärt werden müssen. Statt lange zu chatten per Anruf den Bildschirm teilen, alle Schritte erklären und dabei das ganze aufnehmen. So kann der Gesprächspartner beim ausführen der Aufgabe immer wieder auf das Video zurückgreifen und so die Aufgabe erledigen. Selbst komplexe Vorgänge und Programme kann man durch einen gemeinsamen Anruf mit Screensharing leicht erklären. Und hat sie so auch gleich für andere oder zukünftige Mitarbeiter dokumentiert.

 

Und wann ist Feierabend?

 

Die Freiheit von zuhause zu arbeiten und sich in vielen Fällen auch die Arbeitszeit frei einteilen zu können, kann auch schnell zum Problem werden. Gerade zu Beginn merkt man dies häufig nicht, sondern findet es noch klasse mal eben Abends auf dem Sofa noch eine Mail zu beantworten oder am Sonntag bereits am Frühstückstisch zu arbeiten. Doch nach einer Weile macht sich dann die Erschöpfung breit. Eine Studie zeigt, dass Mitarbeiter im HomeOffice mehr arbeiten als im Büro und deutlich gefährdeter für einen Burnout sind. 

Noch gefährdeter sind sicherlich Virtuelle Assistenten und andere Selbstständige, die neben der Arbeit für ihre Kunden auch noch Marketing, Akquise und Buchhaltung für ihr eigenes Business machen. 

Was hilft? So langweilig es klingt: feste Arbeitszeiten und auch freie Tage. Auch wenn dein Büro im Wohnzimmer ist – bevor du beginnst zu arbeiten tu das gleiche, wie wenn du ins Büro gehen würdest. Dusche, zieh dich an, mache Sport, frühstücke. Einige Home Office Experten gehen sogar eine kleine Runde spazieren bevor sie mit der Arbeit beginnen. Und ebenso bevor sie am Abend aufhören. So schaffst du einen Trenner zwischen Privatleben und Business. Und auch wenn es schwer fällt: lass den Laptop abends zu.

Ganz schnell werden deine Kunden erwarten, dass du immer antwortest und erreichbar bist, wenn du dies so einführst und mal eben schnell Samstag Abend um 22 Uhr noch auf eine Nachricht antwortest. Umso schwerer fällt es dann, dies nicht mehr zu tun.

Kommuniziere klar deine Arbeitszeiten und Erreichbarkeit. Und sorge auch selbst dafür, dass du Abstand zur Arbeit gewinnen kannst. Ein separater Arbeitsraum ist da natürlich perfekt, denn den macht man zum Feierabend einfach zu. Aber auch, wenn du diesen nicht hast ist es wichtig, zu lernen zwischen Arbeit und Freizeit zu trennen wenn beides im gleichen Raum stattfindet. 

Auch hier gilt: finde deine eigenen Routinen mit denen du den Arbeitstag einleitest und ausklingen lässt. Vielleicht ist es der Spaziergang oder eine bestimmte Tätigkeit. Sich Termine außer Haus in den Feierabend legen hilft auch (Sportkurse, Treffen mit Freunden) um abzuschalten.

Fazit

Viele Virtuelle Assistenten arbeiten bereits seit langem im Home Office und natürlich in verschiedensten Remote Teams – sind also von Natur aus Experten in Remote Work. Wenn du oder dein Unternehmen Unterstützung braucht sind VAs also eine ideale Wahl, um euch in dem Prozess zu unterstützen. 

Einen passende Virtuelle Assistenz findest du auf Fernarbeit.net

Und wenn Du selbst schon lange davon geträumt hast, als VA von zuhause zu arbeiten aber nicht weisst, wo du beginnen sollst, unterstützen wir dich im Online Kurs “Als Virtueller Assistent von überall arbeiten” bei den ersten Schritten.