Die 7 häufigsten Zeitfresser im beruflichen Alltag und wie Du sie eliminierst

Kennst Du Deine Zeitfresser? Wenn Deine To-do-Liste randvoll mit Aufgaben ist, die dringend erledigt werden müssen, aber Du die Hälfte am Ende des Tages auf morgen verschiebst, solltest Du Dich dringend auf die Suchen nach Deinen Zeitfressern um Büro machen.

Zeitfresser nennt man Tätigkeiten, die für Dein eigentliches Ziel gerade unwichtig sind. Hier mal ein paar Reels auf Instagram, da mal etwas Food-Inspo und ständig klingelt das Telefon – schon ist der Tag vorbei. Und im Home-Office kommen noch viele weitere dazu, die wir aus dem Büroalltag nicht kennen: mal kurz die Waschmaschine anstellen, der Paketbote gibt alle Pakete für die Nachbarschaft ab, mal kurz durchsaugen könnte auch nicht schaden – und schon ist der halbe Arbeitstag vorbei.

Im Rahmen eines guten Zeitmanagements ist es deshalb essenziell, Zeitfresser zu erkennen und vorzubeugen. In diesem Artikel stellen wir die 7 häufigsten vor und verraten, wie Du Deine To-do-Liste in Zukunft stressfreier und gleichzeitig effizienter erledigen kannst!

Welche Arten von Zeitfresser gibt es?

Einige Zeitfresser können wir selbst beeinflussen. Das sind Tätigkeiten, die wir aus einer eigenen Entscheidung heraus ausführen. Das wäre dann etwa der kurze Blick in die sozialen Medien oder Ähnliches. Zusätzlich kommen noch die Zeitdiebe hinzu, die von außen auf uns einwirken. Darauf haben wir meist keinen Einfluss. Worauf wir aber Einfluss haben, ist unsere eigene Zeitplanung. Gerade als Selbstständiger ist unsere Zeit wertvoll und wir sollten diese nicht an Zeitfresser verschwenden.

Schauen wir uns die 7 größten Zeitfresser im Büroalltag an:

Smartphone

Der ständige Griff zum Smartphone fällt leichter, wenn es eingeschaltet ist und in unmittelbarer Reichweite liegt. Brauchst Du es aktuell nicht, lege es am besten in ein anderes Zimmer.

Um Ablenkungen durch Benachrichtigungen verschiedener Apps zu vermeiden, kannst Du diese einfach ausschalten. Wenn Du hoch konzentriert arbeiten möchtest und keine Anrufe erwartest, schalte Dein Handy am besten auf stumm.

Viele Smartphones ermöglichen außerdem, die Bildschirmzeit zu überprüfen. So kannst Du frühzeitig Deine Störquellen erkennen und langfristig unterbinden. Wenn Du diese Funktion noch nicht genutzt hast, könnte dies zu einer Überraschung führen. Meist sind die Stunden, die der Zeitfresser Handy uns kostet, deutlich höher, als wir vermutet hätten.

Soziale Medien / Internet

Das Internet gehört natürlich zu unserem Alltag und wird oft für die tägliche Arbeit benötigt, z. B. für Recherchetätigkeiten, Buchungen von Reisen und Onlinebanking. Jedoch kannst Du Dich leicht ablenken, indem aus der geschäftlichen Hotelrecherche eine umfassende Suche nach Ideen für den nächsten Urlaub wird.

Na, fühlst Du Dich ertappt? Tipp: Mach Dir Notizen, was Dir spontan bei der geschäftlichen Hotelrecherche auffällt (ggf. auch mit Links) und lass Dich zu einem passenderen Zeitpunkt davon inspirieren.

Auch das Social Media-Universum kann zu einem Zeitdieb werden.

Viele Menschen nutzen die verschiedenen Social-Media-Plattformen für geschäftliche Zwecke wie Marketing- und Verkaufsmaßnahmen. Das ist okay und nützlich. Allzu leicht lässt man sich aber von neuen Storys etc. ablenken und ist plötzlich doch privat dort unterwegs. Wenn Du einen geschäftlichen Post machst oder Kommentare beantwortest, setze Dir dafür am besten ein festes Zeitbudget. Du kannst beispielsweise mit einem Wecker arbeiten, um die Uhr nicht aus den Augen zu verlieren.

Die Zeit für private Interaktion in den sozialen Medien sowie wahllosem Surfen im Internet solltest Du besser auf einen Zeitraum legen, in dem keine To-do-Liste auf Dich wartet.

Ständige Unterbrechungen durch Telefonanrufe

Unnötige und zahlreiche Telefonate gehören zu den Zeitdieben, die nicht immer planbar sind. Dennoch führen diese Art von Unterbrechungen dazu, dass das menschliche Gehirn länger braucht, um sich erneut auf die ursprüngliche Tätigkeit zu konzentrieren. Sofern möglich, kannst Du deshalb eine Zeitspanne im Arbeitsalltag einplanen, in der Du telefonisch nicht erreichbar bist. Mit Kollegen und Kunden kannst Du eventuell eine Art „Sprechstunde“ vereinbaren, in der Du Anliegen und Fragen telefonisch klären kannst. Ansonsten ist es bei nicht ganz so dringenden Themen ratsam, lieber über E-Mails zu kommunizieren, die Du Schritt für Schritt und in aller Ruhe abarbeiten kannst.

Unordnung auf dem Schreibtisch

Chaos auf dem Schreibtisch ist ein absoluter Zeitkiller! Es verringert die Produktivität und erschwert ein entspanntes und stressfreies Arbeiten. Ein aufgeräumter Arbeitsplatz sorgt für merkbare Zeitersparnis und deutlich höhere Konzentration.

Es empfiehlt sich daher, die Arbeitsumgebung ordentlich zu halten. Durch Ablagesysteme kannst Du Papierkram so sortieren, dass Du nicht zu lange suchen musst.

In Zeiten der Digitalisierung ist es ebenfalls sehr nützlich, Ordnung auch in Deiner virtuellen Ablagestruktur zu halten. Benenne die Ordner und Dateien so, dass sie leicht auffindbar sind und Du somit keine Zeit beim Suchen verlierst. Weitere nützliche Tools für Deinen virtuellen Arbeitsplatz findest Du hier.

Ungenaue und fehlende Informationen

Sind nicht ausreichend Informationen für eine Tätigkeit vorhanden, führt das zwangsläufig zu häufigen Rückfragen. Arbeitsanweisungen sollten deshalb klar und deutlich formuliert und gegebenenfalls ein Briefing erstellt werden. Sonst entstehen durch Rückfragen und das Warten auf die Antworten unnötige Wartezeiten, da die Aufgabe nicht weiterbearbeitet werden kann.

Auch Meetings können zu einem Zeitfresser werden. Besprechungen mit Kunden oder Kollegen sollten deshalb gründlich vorbereitet werden, um Fragen und Zuständigkeiten möglichst gut zu klären und somit weitere Verzögerungen zu vermeiden. Auch reine Statusmeetings sollten einer Agenda folgen, damit sie nicht unnötig lange dauern.

Multitasking

Menschen sind grundsätzlich dazu in der Lage, zwei oder mehrere Aufgaben parallel zu erledigen. Es ist jedoch ratsam, Multitasking nicht zur Gewohnheit werden zu lassen. Das gilt besonders bei schwierigen Aufgaben oder solchen, bei denen Deine Aufmerksamkeit stark beansprucht wird. Mit steigender Komplexität der zu erledigenden Arbeiten wirst Du grundlegend langsamer und die Qualität Deiner Ergebnisse verschlechtert sich. Das macht auf Dauer keinen Spaß, weil Du ständig nacharbeiten musst.

Setze deshalb lieber Prioritäten und erledige mit voller Konzentration eine Arbeit nach der anderen. Hilfreich kann es hier sein sich Zeitfenster zu setzen, also eine halbe Stunde oder Stunde konzentriert an einer Aufgabe zu arbeiten bevor die nächste in Angriff genommen wird.

Private Gespräche und Small Talk im Büro/Home-Office

Grundsätzlich ist gegen einen kurzen Plausch im Büro mit Kollegen nichts einzuwenden. Der gemeinsame Gang zur Kaffeemaschine und etwas Small Talk tragen zu einem angenehmen Arbeitsklima bei und sind gut fürs Team. Jedoch solltest Du vermeiden, zu viel kostbare Zeit zu verlieren, indem Du Dich in lange Gespräche verwickeln lässt.

Ähnliches gilt auch im Home-Office. Ist Dein Partner beispielsweise auch zu Hause, besteht die Gefahr, dass Dein Partner und Du für längere Zeit ins Gespräch kommen, obwohl Deine To-do-Liste heute besonders lang ist. Oder der kurze Plausch mit der Nachbarin dauert doch länger und wird zum Zeitfresser. Hier gilt: Finde ein gesundes Mittelmaß. Der Austausch mit dem Team ist wichtig und gerade in Zeiten von Remote Work und Home-Office solltet ihr auch virtuell für formellen und informellen Austausch sorgen, damit das Zusammengehörigkeitsgefühl nicht verloren geht. Doch wenn ihr euch besonders viel zu erzählen habt, verlegt das Gespräch besser gemütlich auf den Feierabend.

Zu viele Punkte auf der To-do-Liste

Last but not least: Solltest Du einige Zeitfresser erkannt sowie bereits beseitigt haben und dennoch mit den täglichen Aufgaben überfordert sein, solltest Du prüfen, ob vielleicht nicht doch zu viele To-dos auf der täglichen Liste stehen.

Nimm dazu Deine Aufgaben mal näher unter die Lupe. Stimmt die Bearbeitungszeit der To-dos mit Deiner Arbeitszeit überein? Dann priorisiere gegebenenfalls neu. Sinnvoll kann es auch sein, sich Hilfe von außen zu holen und die eine oder andere Aufgabe zu delegieren. Eine virtuelle Assistenz kann in dem Fall passend sein. Falls Du selbst eine virtuelle Assistenz bist, dann hole Dir doch einfach eine virtuelle Assistenz mit der nötigen Kompetenz, um Deine abzugebenden Aufgaben für Dich zu erledigen. Welche Aufgaben das sein können, erfährst Du in diesem Blogartikel.

Hast Du Dich vielleicht selbst bei dem ein oder anderen Zeitfresser ertappt gefühlt? Das kennen wir wohl alle. Die Folgen sind natürlich zum einen, dass Deine To-do-Liste nicht erledigt ist. Zum anderen – und das ist viel ärgerlicher – steigt Dein Stresslevel durch den Druck der offenen Aufgaben immens. Deshalb ist es wichtig, dass Du Dich damit auseinandersetzt und Methoden findest, die Dir den Alltag erleichtern und den Stress etwas herausnehmen.