Die besten Tools und Programme für die virtuelle Zusammenarbeit
Egal, ob deine Virtuellen Assistenten gleich um die Ecke sitzen oder sich auf einem anderen Kontinent befinden: Es ist heutzutage sehr einfach, ein virtuelles Team zu organisieren. Alles, was du dafür brauchst, sind die richtigen Tools und Programme für die virtuelle Zusammenarbeit.
Du willst schnell mit deinem VA kommunizieren, die anstehenden Aufgaben organisieren und Dateien einfach austauschen und gemeinsam bearbeiten können? Dabei helfen dir diese Tools weiter:
– Kommunikation: Skype, Zoom, Slack
– Aufgaben organisieren: Trello, Asana, Evernote
– Austausch von Dateien: Google Drive, Dropbox
– Dokumente gleichzeitig bearbeiten: Google Docs, Microsoft 365
Beachte bei all diesen Programmen aber unbedingt den Datenschutz und andere Sicherheits-Aspekte! Es gibt eine ganze Reihe von Gesetzen und Bestimmungen, die du bei der geschäftlichen Zusammenarbeit mit einem Virtuellen Assistenten einhalten musst, zum Beispiel die Datenschutz-Grundverordnung. Bevor du die genannten Programme einsetzt, informier dich bitte unbedingt über den aktuellen Stand in diesem Bereich und stell sicher, dass du alle gesetzlichen Anforderungen erfüllst.
In diesem Artikel findest du noch mehr Infos zum Thema Datenschutz und dem sicheren Austausch von Log-In-Daten wie Passwörtern.
Kommunikation mit deinem Virtuellen Assistenten
Die digitale Kommunikation mit deinem VA ist heutzutage wirklich einfach. Zu den besten Kommunikationstools gehören:
– Skype
– Zoom
– Slack
Skype
Der Messaging-Dienst Skype ist schon sehr lange am Start und befindet sich seit 2011 im Besitz von Microsoft. Viele User nutzen ihn für Video-Calls und Video-Konferenzen. Außerdem ist auch das Versenden von Dateien oder Screen-Sharing möglich. Skype bietet außerdem die Möglichkeit, Festnetz- und Mobilfunknummern in zahlreichen Ländern anzurufen.
Skype ist sehr verbreitet und kann ein gutes Allround-Kommunikations-Tool sein. Allerdings ist für zahlreiche Funktionen eine Registrierung notwendig. Skype ist eher im privaten Umfeld verbreitet, aber kann auch für die Zusammenarbeit mit einem VA oder einem kleinen Team die richtige Wahl sein. Die professionelle Alternative von Microsoft für den Business-Bereich ist Microsoft Teams.
Zoom
Mit Zoom lassen sich vor allem Videokonferenzen sehr gut durchführen. Ein User kann an einer Konferenz teilnehmen, ohne sich extra anmelden zu müssen. Auch der Download der Software ist nicht unbedingt notwendig. Meetings lassen sich voraus planen und mit einem festen persönlichen Meeting Raum kann man schnell und unkompliziert miteinander sprechen.
Zoom gibt es in einer kostenlosen Variante, wobei der Funktionsumfang hier eingeschränkt ist. So wird ein Meeting automatisch nach 40 Minuten beendet (wenn nur zwei Teilnehmer an einem Call teilnehmen, gibt es diese Zeitbeschränkung nicht). Zoom eignet sich vor allem dann, wenn du dich in einem größeren Team austauschen willst. Allerdings gibt es einige Sicherheits- und Datenschutzaspekte, über die du dich vor Nutzung informieren solltest.
Slack
Slack ist ein Instant-Messaging-Dienst, der ideal geeignet ist um in Remote-Teams zu kommunizieren. Mit Slack kannst du mit verschiedenen Assistenten/Mitarbeitern kommunizieren, entweder einzeln oder gleichzeitig. Besonders sinnvoll ist die Möglichkeit verschiedene Channels zu bestimmten Themen zu erstellen, so kannst du gezielt mit den Personen im Team kommunizieren, die das Thema auch betrifft. Außerdem können verschiedene andere Dienste mit Slack verbunden werden, unter anderem Google Drive und Trello. Auch Anrufe sind möglich, in der kostenpflichtigen Version auch Screensharing.
Slack ist in einer grundlegenden Variante mit einigen Einschränkungen kostenlos. So sind beispielsweise gesendete Nachrichten nach einer bestimmten Zeit nicht mehr sichtbar.
Aufgaben für deinen VA organisieren
Mit den folgenden Programmen behältst du den Überblick auch bei umfangreichen Projekten mit verschiedenen To-Dos oder bei der Zusammenarbeit mit einem Team.
Trello
Trello ist ein Programm, welches auf der Kanban-Methode basiert. Die Kanban-Methode kommt aus Japan und wird heutzutage häufig in der Software-Entwicklung eingesetzt. Allerdings eignet sie sich auch hervorragend dazu, deine eigenen To-Dos und auch die Zusammenarbeit mit deinem VA zu organisieren.
Du erstellst hier sogenannte „Boards“, „Listen“ und „Karten“. Ein Board kann dabei ein größeres Projekt darstellen, zum Beispiel „Traffic Aufbau für meinen Blog“. Auf dem Board legst du dann verschiedene Listen an, zum Beispiel „Zu erledigen“, „In Arbeit“, „Wartend“ und „Erledigt“. In den Listen wiederum erstellst du verschiedene Karten, zum Beispiel „Gastartikel bei Seite xy anfragen“.
Sobald dein VA an dieser Aufgabe arbeitet, zieht er die Karte aus der „Zu erledigen“-Liste auf die „In Arbeit“-Liste. Ist die Aufgabe erledigt, kommt sie schließlich auf die „Erledigt“-Liste.
So kannst du größere Aufgaben und Projekte übersichtlich darstellen und in kleinere To-Dos zerlegen, die dein Assistent dann einzeln abarbeiten kann. Außerdem siehst du immer sofort, ob eine Aufgabe schon erledigt ist, gerade erledigt wird oder vielleicht gerade nicht erledigt werden kann.
Mit Trello kannst du außerdem die Anzahl der Aufgaben begrenzen, an denen dein Virtueller Assistent gleichzeitig arbeiten soll. Du kannst zum Beispiel festlegen, dass maximal fünf Karten auf der „In Arbeit“-Liste abgelegt werden dürfen. Das hilft dabei, sich nicht in zu vielen Aufgaben zu verzetteln und erst eine Aufgabe zu erledigen, bevor die nächste begonnen wird.
Lass dich nicht von komplexen und theoretischen Abhandlungen einschüchtern, wenn du nach der Kanban-Methode googlest. Du kannst damit wirklich nach ein paar Minuten Einarbeitung starten und deine Arbeitsprozesse sehr gut strukturieren. Trello bietet dafür auch eine kleine Einführung an.
Trello ist in einer grundlegenden Version mit den wichtigsten Funktionen kostenlos erhältlich. Dazu bietet es zahlreiche Anbindungen und Funktionen, die das Organisieren und Dokumentieren von Aufgaben erleichtern. Auch optisch hast du viele Möglichkeiten, dein Bord zu gestalten, selbst das einfügen von Gifs ist möglich.
Asana
Eine Alternative zu Trello ist Asana. Auch mit Asana kannst du komplexe Projekte in kleinere Aufgaben zerlegen und die Arbeitsabläufe übersichtlich darstellen. Die Software richtet sich hauptsächlich an die Zusammenarbeit in Teams und kann ihre Stärken vor allem dann ausspielen, wenn du mit mehreren Virtuellen Assistenten zusammenarbeitest. Auch Diskussionen und Kommentare sind direkt innerhalb der Projekte möglich und erleichtern so die Kommunikation in virtuellen Teams.
Auch Asana ist in der grundlegenden Version kostenlos erhältlich.
Evernote
Viele User nutzen Evernote als Notizen-App, um zum Beispiel auf ihrem Smartphone Ideen für ein Projekt zu notieren oder interessante Dateien oder Links zu speichern. Evernote kann aber tatsächlich noch viel mehr und zum Beispiel auch deine Termine, Aufgaben, E-Mails und Kontakte verwalten und auch deine Zusammenarbeit mit einem VA organisieren.
Eine zentrale Rolle spielen bei Evernote die Notizbücher, in denen du Notizen zu verschiedenen Themen oder Projekten erstellen und verwalten kannst. Es ist auch möglich, diese Notizen mit deinem VA zu teilen. Allerdings ist es bei Evernote nicht möglich, dass mehrere Nutzer zur selben Zeit die gleiche Notiz bearbeiten. Stattdessen muss erst ein User seine Änderungen an der Notiz vornehmen und diese schließen. Wenn das Dokument synchronisiert wurde, kann der nächste Nutzer die Notiz öffnen und bearbeiten.
Auch Evernote ist in einer Basisvariante kostenlos. Daneben gibt es verschiedene kostenpflichtige Varianten.
Virtueller Austausch von Dateien mit deinem VA
Häufig wirst du mit deinem Assistenten Dokumente hin- und hertauschen. Früher erledigte man das häufig per E-Mai-Anhang, heute kannst du dafür einen Cloudspeicher nutzen. So kannst du ganz bequem auch große Dateien wie Videos austauschen und umfangreiche Ordnerstrukturen erstellen. Zu den am häufigsten genutzten Cloud-Diensten gehören Google Drive und Dropbox.
Google Drive
Mit Google Drive kannst du nicht nur Dateien austauschen, sondern auch über Google Docs gleichzeitig Dokumente mit deinem VA bearbeiten (mehr dazu gleich). Google Drive ermöglicht es dir, bestimmte Ordner auf deinem Computer auszuwählen, die mit der Cloud synchronisiert werden. Dateien in diesen Ordnern sind so direkt in der Cloud gesichert. Wenn du deinem VA Zugriff auf die Ordner gibst, dann werden die Dateien auch auf dessen Gerät synchronisiert.
Google Drive gibt es in einer kostenlosen Version mit beschränktem Speicherplatz. Für Geschäftskunden gibt es verschiedene kostenpflichtige Pakete.
Dropbox
Auch Dropbox ermöglicht es dir, deine Dateien in der Cloud zu speichern und sie einfach mit deinem VA hin- und herzutauschen. Die Funktionen sind dabei ähnlich zu Google Drive.
Dropbox gibt es in einer kostenlosen Variante mit eingeschränktem Funktionsumfang oder in verschiedenen kostenpflichtigen Varianten.
Dokumente mit deinem VA gleichzeitig bearbeiten
Vielleicht willst du Dokumente mit deinem Assistenten oder deiner Assistentin nicht einfach nur austauschen, sondern sie auch gleichzeitig bearbeiten. Dafür bieten sich unter anderem Google Docs und Microsoft 365 an.
Google Docs
Ein Bestandteil von Google Drive ist Google Docs. Google Docs ist dabei der Name für das Textverarbeitungsprogramm von Google, wird aber auch als Sammelbegriff für das gesamte Programmpaket verwendet, welches unter anderem noch ein Tabellenkalkulationsprogramm und ein Präsentationsprogramm enthält. Google Docs ermöglicht es, dass mehrere Nutzer gleichzeitig eine Datei bearbeiten, zum Beispiel ein Dokument oder eine Tabelle.
Über den Chrome-Browser lässt sich Google Docs auch offline nutzen.
Google Docs ist in der Basisvariante kostenlos, für geschäftliche User gibt es kostenpflichtige Optionen.
Microsoft 365
Einen ähnlichen Funktionsumfang wie Google Docs bietet Microsoft 365, früher Microsoft Office 365. Hier arbeitest du mit den Office-Programmen von Microsoft, also zum Beispiel Word, Excel und PowerPoint. Wenn du die Programme nur online nutzen willst, ist das sogar kostenlos möglich. Ansonsten gibt es eine Vielzahl von Abo-Optionen.
Je nach Paket enthält Microsoft 365 auch die normalen Desktop-Versionen der Office-Programme und andere Features wie einen Cloud-Speicher.
Natürlich gibt es noch zahlreiche weitere Tools und Programme für die virtuelle Zusammenarbeit in Teams, die in diesem Artikel vorgestellten sind aber ein guter Start. Wenn Du sie gleich ausprobieren willst, dann suche jetzt deinen passenden VA.