Vorbereitende Buchhaltung auslagern: Was eine VA übernehmen darf

Wenn du vorbereitende Buchhaltung auslagern möchtest, kannst du viele wiederkehrende Aufgaben an eine virtuelle Assistenz abgeben: Belege zusammensuchen, Rechnungen nachhalten oder Unterlagen für das Steuerbüro vorbereiten. So bleibt weniger administrativer Aufwand bei dir selbst.

Entscheidend ist allerdings, welche Tätigkeit du abgibst. Denn „vorbereitende Buchhaltung“ ist kein fest definierter Rechtsbegriff. Das Steuerberatungsgesetz unterscheidet vielmehr zwischen rein mechanischen Arbeiten, bestimmten Buchführungstätigkeiten mit Qualifikationsvoraussetzungen und der darüber hinausgehenden Hilfeleistung in Steuersachen.

Das Wichtigste in Kürze

Eine virtuelle Assistenz ohne besondere Buchhaltungsqualifikation kann organisatorische Aufgaben und rein mechanische Arbeiten übernehmen. Dazu gehören zum Beispiel Belege sammeln und digital ablegen, Daten nach bereits kontierten Belegen oder verbindlichen Buchungsanweisungen erfassen, Rechnungen nach vorgegebenen Abläufen erstellen und Zahlungseingänge nachhalten.

Nicht zu den rein mechanischen Tätigkeiten gehören dagegen das eigenständige Kontieren von Belegen und das Erteilen von Buchungsanweisungen. Für bestimmte weitergehende Buchführungstätigkeiten gelten gesetzliche Qualifikationsvoraussetzungen. Steuerliche Beratung, Jahresabschlüsse und andere Tätigkeiten außerhalb dieser Ausnahmen gehören in entsprechend befugte Hände.

Was „vorbereitende Buchhaltung“ rechtlich bedeutet

Im Arbeitsalltag wird mit „vorbereitender Buchhaltung“ meist alles bezeichnet, was Unterlagen und Daten so vorbereitet, dass die eigentliche Buchführung oder das Steuerbüro damit weiterarbeiten kann. Rechtlich kommt es aber auf die konkrete Tätigkeit an.

Nach § 2 Abs. 3 StBerG gelten mechanische Arbeitsgänge bei der Führung steuerlich relevanter Bücher und Aufzeichnungen nicht als Hilfeleistung in Steuersachen. Das Gesetz zieht zugleich eine klare Grenze: Das Kontieren von Belegen und das Erteilen von Buchungsanweisungen zählen ausdrücklich nicht zu diesen mechanischen Arbeiten.

Für deine Zusammenarbeit mit einer VA bedeutet das: Entscheidend ist nicht, ob eine Aufgabe „einfach“ erscheint, sondern ob sie nur einen vorgegebenen Ablauf ausführt oder eine eigene steuerliche Beurteilung erfordert.

Vorbereitende Buchhaltung auslagern: Diese Aufgaben kann eine VA übernehmen

Viele wiederkehrende Aufgaben lassen sich so organisieren, dass deine VA innerhalb klarer Vorgaben arbeitet. Typische Beispiele sind:

• Belege aus E-Mail-Postfächern, Upload-Ordnern oder anderen vereinbarten Quellen sammeln und digital ablegen
• Belege nach einer vorgegebenen Ablagestruktur benennen, sortieren und an das verwendete Buchhaltungssystem übergeben
• Daten aus Belegen erfassen, wenn die Belege bereits von einer befugten Person kontiert wurden oder verbindliche Buchungsanweisungen vorliegen
• Ausgangsrechnungen nach abgestimmten Vorlagen und Vorgaben erstellen und versenden
• Zahlungseingänge kontrollieren und offene Rechnungen nach einem festgelegten Ablauf nachhalten
• Zahlungserinnerungen oder Mahnungen nach vorgegebenen Texten und Fristen verschicken
• Fehlende Belege identifizieren und bei den zuständigen Personen anfordern
• Unterlagen für das Steuerbüro vollständig zusammenstellen und organisatorische Rückfragen koordinieren

Gerade der letzte Punkt kann viel Abstimmungsaufwand vermeiden. Statt dass Rückfragen erst bei dir landen, kann deine VA fehlende Unterlagen nach einem vereinbarten Prozess direkt beschaffen. Sobald eine Rückfrage eine steuerliche Einschätzung verlangt, gehört sie allerdings wieder zur entsprechend befugten Person.

Wo die Grenze liegt

Eine häufige Stolperfalle ist das Kontieren. Nach der aktuellen Fassung des Steuerberatungsgesetzes ist das eigenständige Kontieren von Belegen gerade kein rein mechanischer Arbeitsgang. Eine VA ohne entsprechende Qualifikation sollte daher nicht selbst entscheiden, auf welches Konto ein Geschäftsvorfall gebucht wird.

Weitergehende Tätigkeiten sind unter bestimmten Voraussetzungen möglich. § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG erlaubt unter anderem das Anlegen von Kontenplänen, das Buchen laufender Geschäftsvorfälle, die laufende Lohnabrechnung und das Fertigen der Lohnsteuer-Anmeldung, wenn diese Tätigkeiten in der Verantwortung einer entsprechend qualifizierten Person liegen. Voraussetzung sind eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine gleichwertige Vorbildung sowie anschließend mindestens drei Jahre praktische Tätigkeit im Buchhaltungswesen mit mindestens 16 Wochenstunden.

Ob eine konkrete Ausbildung oder Berufserfahrung diese Voraussetzungen erfüllt, sollte im Zweifel vorab geklärt werden. Eine Berufsbezeichnung allein sagt noch nicht zuverlässig, welche Aufgaben eine Person im konkreten Fall übernehmen darf.

Nicht von dieser Ausnahme erfasst sind beispielsweise eine individuelle steuerliche Beratung oder die Erstellung eines Jahresabschlusses. Bei solchen Aufgaben ist eine zur entsprechenden Hilfeleistung befugte Person gefragt.

Ein Beispiel für die Zusammenarbeit

Eine kleine Agentur erhält jeden Monat Eingangsrechnungen über verschiedene Kanäle. Die VA sammelt die Belege aus einem zentralen E-Mail-Postfach und einem Upload-Ordner, prüft, ob alle Dokumente vorhanden sind, benennt sie nach einer einheitlichen Struktur und lädt sie in das gemeinsam genutzte System.

Bei bereits eindeutig vorgegebenen Abläufen erfasst sie die benötigten Daten. Fehlt ein Beleg, fragt sie ihn direkt bei der zuständigen Person an. Fälle, die eine Entscheidung zur Kontierung oder eine steuerliche Beurteilung erfordern, markiert sie und gibt sie an das Steuerbüro weiter.

Zusätzlich erstellt sie Ausgangsrechnungen auf Basis abgestimmter Vorlagen, prüft die Zahlungseingänge und verschickt nach dem vereinbarten Prozess Zahlungserinnerungen. So bleibt die operative Vorbereitung an einer Stelle gebündelt, ohne dass die VA Aufgaben übernimmt, für die ihr die erforderliche Befugnis fehlt.

Welches Tool für die Zusammenarbeit sinnvoll ist

Für die vorbereitende Buchhaltung ist weniger entscheidend, welches Programm theoretisch die meisten Funktionen bietet. Wichtiger ist, dass dein Unternehmen, deine VA und dein Steuerbüro mit einem gemeinsamen oder gut angebundenen System arbeiten können.

Je nach Unternehmen kommen zum Beispiel Lexware Office, sevdesk, FastBill oder DATEV Unternehmen online infrage. Prüfe vor der Entscheidung vor allem drei Punkte: Welche Lösung nutzt dein Steuerbüro bereits? Lassen sich eigene Benutzerkonten und passende Zugriffsrechte für die VA vergeben? Und wie werden Belege und Daten anschließend ohne doppelte Erfassung weitergegeben?

Wenn dein Steuerbüro bereits einen festen Prozess vorgibt, ist es meist sinnvoller, diesen als Ausgangspunkt zu nehmen, statt parallel eine zweite Lösung aufzubauen.

So richtest du die Zusammenarbeit sinnvoll ein

Am einfachsten wird die Übergabe, wenn du nicht nur die Aufgabe, sondern auch die Grenzen und den Ablauf dokumentierst. Dazu gehören:

• Festlegen, wo Belege eingehen und wie sie benannt, abgelegt und weitergegeben werden
• Klären, welche Tätigkeiten die VA selbstständig ausführt und welche Fälle sie weiterleitet
• Buchungsanweisungen und andere Vorgaben schriftlich festhalten, sofern sie für die Tätigkeit relevant sind
• Eigene Benutzerzugänge und passende Zugriffsrechte einrichten, statt Passwörter gemeinsam zu nutzen
• Einen festen Rhythmus vereinbaren, in dem fehlende Unterlagen und offene Fragen bearbeitet werden
• Festlegen, ob und zu welchen Themen die VA direkt mit dem Steuerbüro kommuniziert

Weil deine VA dabei Einblick in sensible Unternehmens- und Finanzdaten erhält, sollten auch Datenschutz und vertragliche Absicherung von Anfang an geklärt sein. Hilfreich sind dafür unsere Beiträge zum Datenschutz in der Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenten und zur vertraglichen Absicherung der Zusammenarbeit.

Wenn du nicht nur die Belegvorbereitung, sondern weitere Aufgaben rund um Rechnungen und Buchhaltung abgeben möchtest, findest du im Überblick zum Buchhaltung outsourcen zusätzliche Möglichkeiten.

Wie viel Aufwand du einplanen solltest

Eine pauschale Stundenzahl lässt sich seriös nicht nennen. Der Aufwand hängt unter anderem davon ab, wie viele Belege anfallen, über wie viele Kanäle sie eingehen, wie gut die Prozesse bereits dokumentiert sind und wie viele Rückfragen regelmäßig entstehen.

Bei wenigen Belegen kann die vorbereitende Buchhaltung Teil eines größeren Assistenzpakets sein. Bei Unternehmen mit vielen Ein- und Ausgangsrechnungen kann daraus ein eigener wiederkehrender Aufgabenbereich werden. Sinnvoll ist deshalb, zunächst einen typischen Monat zu betrachten und zu erfassen, welche Arbeitsschritte tatsächlich anfallen.

Wichtiger als eine bestimmte Stundenzahl ist ein verlässlicher Rhythmus. Wenn Belege und offene Fragen laufend bearbeitet werden, entsteht vor Monats-, Quartals- oder Jahresfristen deutlich weniger Nacharbeit.

Häufige Fragen

Darf eine VA ohne Ausbildung überhaupt Buchhaltungsaufgaben übernehmen?

Ja. Rein organisatorische und mechanische Arbeiten kann grundsätzlich auch eine VA ohne besondere Buchhaltungsqualifikation übernehmen. Das eigenständige Kontieren von Belegen und das Erteilen von Buchungsanweisungen gehören jedoch nicht zu diesen rein mechanischen Tätigkeiten.

Darf eine VA Rechnungen schreiben?

Ja, die Erstellung und der Versand von Rechnungen können als administrative Aufgabe ausgelagert werden, wenn Inhalt, Pflichtangaben, Vorlagen und Prozesse geklärt sind. Sobald eine Frage eine steuerliche oder rechtliche Beurteilung erfordert, sollte sie an eine entsprechend befugte Person weitergegeben werden.

Darf eine VA laufende Geschäftsvorfälle buchen?

Nur unter den gesetzlichen Voraussetzungen. § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG knüpft diese Tätigkeit an eine entsprechende kaufmännische oder gleichwertige Vorbildung und anschließende praktische Berufserfahrung im Buchhaltungswesen.

Kann die VA direkt mit dem Steuerbüro sprechen?

Ja, wenn ihr das vereinbart und die Rollen klar definiert habt. Organisatorische Rückfragen zu fehlenden Belegen oder Unterlagen können dadurch direkt geklärt werden. Steuerliche Entscheidungen bleiben bei der dafür befugten Person.

Wer ist verantwortlich, wenn ein Fehler passiert?

Als Unternehmer:in bleibst du für die Erfüllung deiner eigenen steuerlichen Pflichten verantwortlich. Daneben können sich je nach Auftrag, Vertrag und Fehler auch Verantwortlichkeiten der beauftragten Person ergeben. Gerade deshalb sollten Aufgabenbereich, Freigaben und Eskalationswege schriftlich festgehalten werden.

Rechtsgrundlagen und Hinweis

Maßgeblich für die Abgrenzung sind insbesondere § 2 Abs. 3 StBerG zu mechanischen Arbeitsgängen und § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG zu bestimmten Buchführungstätigkeiten unter Qualifikationsvoraussetzungen.

Dieser Artikel bietet einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung.

Der nächste Schritt

Vorbereitende Buchhaltung auslagern klappt besser, wenn die Abläufe klar definiert sind und eindeutig feststeht, welche Entscheidungen bei der VA und welche beim Steuerbüro liegen.

Wenn du Unterstützung suchst, kannst du kostenlos deinen Job einstellen und passende Bewerbungen erhalten. Oder du suchst direkt nach passenden virtuellen Assistenzen und fragst geeignete Profile gezielt an.