Buchhaltung outsourcen
Was Du beachten solltest, wenn Du Deine Buchhaltung ganz oder teilweise an einen virtuellen Assistenten abgeben willst
Viele Selbstständige erledigen ihre Buchhaltung nicht selbst, sondern lagern diese Aufgabe aus. Ganz egal, ob Dir Lust oder Zeit für die Buchhaltung fehlen, oder Du ganz einfach die Expertise von einem Steuerberater nutzen möchtest: Du solltest einige Dinge beachten, wenn Du Deine Buchhaltung, zum Beispiel an einen virtuellen Assistenten, auslagern willst.
Buchhaltung: Eine notwendige Aufgabe für jeden Selbstständigen
Als Selbstständiger kommst Du um das Thema Buchhaltung nicht herum und viele schieben die Aufgabe gerne auf die letzte Minute. Die gute Nachricht: deine Buchhaltung ist ideal zum outsourcen geeignet. Zur Buchhaltung gehören alltäglich anfallenden Aufgaben wie das Sammeln und Prüfen von Belegen und Rechnungen oder die Dokumentation von Einnahmen und Ausgaben.
Diese interne Dokumentation ist zum einen wichtig, damit Du selbst einen Überblick über Deine Geschäftstätigkeit hast. Aber auch, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, unter anderem mit der Erstellung einer Steuererklärung. Eine Steuererklärung musst Du als Selbstständiger immer abgeben, egal, ob Du nun Freiberufler, Freelancer oder Einzelunternehmer bist, oder ob Du eine Kapitalgesellschaft, zum Beispiel eine UG, gegründet hast.
Wie umfangreich Deine Buchhaltung sein muss, hängt davon ab, welche Form der Selbstständigkeit Du gewählt hast. Die Buchhaltung bei Freiberuflern und Einzelunternehmern ist weniger aufwändig als bei einer UG.
Da Du um die Buchhaltung nicht herum kommst, hast Du zwei Möglichkeiten: Du kannst sie selbst erledigen oder Du kannst die Buchhaltung outsourcen. Viele Selbstständige entscheiden sich dazu, die Buchhaltung teilweise oder vollständig abzugeben.
Buchhaltung outsourcen: Was spricht dafür?
Den meisten Selbstständigen macht Buchhaltung keinen Spaß. Sie nutzen ihre Zeit stattdessen lieber, um ihrer eigentlichen Tätigkeit nachzugehen. Wenn Du die Buchhaltung auslagerst, sparst Du Zeit, die Dir dann für andere Aufgaben in Deinem Business zur Verfügung steht. Je umfangreicher Dein Business ist, umso komplexer wird auch die Buchhaltung.
Außerdem ist ein externer Buchhalter natürlich ein Experte auf seinem Gebiet und verfügt über das notwendige Fachwissen, um alle Geschäftsvorgänge korrekt zu buchen. Einige Aufgaben in der Buchhaltung dürfen nur von einem Steuerberater oder von anderweitig zugelassenen Personen durchgeführt werden. Ein Steuerberater und sein Büro können Dir einen Großteil Deiner Aufgaben bei der Buchhaltung abnehmen.
Auch wenn die Beauftragung eines Steuerberaters mit Kosten verbunden ist, solltest Du diese nicht scheuen. Denn durch die Bearbeitung durch einen Profi kannst Du sichergehen keine Fehler zu machen, die später deutlich teurer werden können.
Wenn Du einen weiteren Teil Deiner Buchhaltung outsourcen willst, bietet sich dafür ein virtueller Assistent (VA) an. Beachte aber unbedingt, dass Dein VA Dir nur bei der sogenannten „vorbereitenden Buchhaltung“ helfen darf, wenn er oder sie nicht über die notwendigen Qualifikationen verfügt! Zu vorbereitenden Buchhaltung gehört das Sammeln und Prüfen von Belegen, das Sortieren dieser und teilweise auch das kontieren. Hier ist auch die gemeinsame Nutzung eines Buchhaltungs Tools, wie Lexware, oder Fastbill sinnvoll.
Zahlreiche virtuelle Assistenten haben sich auf Buchhaltungsaufgaben spezialisiert und bieten ihren Kunden entsprechende Hilfe an. Zu den klassischen Aufgaben, die VAs in der Buchhaltung erledigen, gehören:
– Sortieren von Belegen
– Prüfen von Buchungen
– Weiterverfolgen unbezahlter Rechnungen, Mahnungen
– Kontakt zum Steuerberater
Mit dem Outsourcing dieser Aufgaben sparst Du Dir eine Menge Zeit, die Du in Dein Business stecken kannst.
Wenn Dein VA über entsprechende Qualifikationen verfügt, darf er aber auch mehr Aufgaben in Deiner Buchhaltung erledigen. Eine solche Qualifikation kann unter anderem bei einer abgeschlossenen Ausbildung als Steuerfachangestellter und mehrjähriger Berufserfahrung gegeben sein
Das ideale Team für Deine Buchhaltung ist also ein VA, der die vorbereitende Buchhaltung übernimmt und diese an Deinen Steuerberater übergibt. Auch für Rückfragen durch den Steuerberater, beispielsweise nach fehlenden Belegen kann Dein VA der Ansprechpartner sein, so dass Du mit diesem oft ungeliebten Thema so wenig wie möglich zu tun hast.
Buchhaltung outsourcen an virtuellen Assistenten: Tipps
Bei der Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten im Bereich Buchhaltung sind die Themen Datenschutz und Vertrauen natürlich besonders wichtig, schließlich bekommt Dein VA einen detaillierten Einblick in Dein Business.
In diesem Artikel findest Du weitere Infos zur rechtlichen Absicherung und über Verträge für Virtuelle Assistenten.
Wenn Du Buchhaltungsaufgaben an Deinen virtuellen Assistenten abgibst, dann solltest Du dabei auch die allgemeinen Hinweise beherzigen, die die Zusammenarbeit zwischen Dir und Deinem VA möglichst angenehm und produktiv für Euch beide macht.
Dazu gehört zum Beispiel, konkrete Arbeitsanweisungen zu geben und sicherzustellen, dass Dein Assistent auch alles Notwendige hat, damit er seine Aufgaben erfüllen kann. So benötigt Dein VA sicherlich Zugang zu Deiner Buchhaltungs-Software und eventuell weitere Zugänge um Rechnungen aus Programmen und Online-Portalen abrufen zu können.
Zum virtuellen Sammeln der Belege eignet sich ein Drive oder Dropbox Ordner. Auch kannst du für den VA eine eigene Mailbox einrichten, an die du Belege einfach weiterleiten kannst. Dein Assistent übernimmt dann die Sortierung und eventuell auch die Kontierung. Wenn Du gerade erst beginnst Aufgaben abzugeben frage auch Deinen VA nach Erfahrungen mit anderen Kunden. Durch die Erfahrung kann Dir der VA auch bei der Einrichtung eines passenden Workflows für Deine Buchhaltung helfen.
Soll Dein VA auch direkten Kontakt mit Deinem Steuerberater haben, vereinbart am besten ein kurzes Kennenlerngespräch via Telefon oder Zoom und klärt ab welche Aufgaben und Fragen direkt zwischen VA und Steuerberater geklärt werden können oder sollen und wo Du eingebunden werden möchtest.
Wie immer beim Outsourcen von Aufgaben gilt: eine gute Vorbereitung und Einarbeitungsphase sorgt dafür, dass Du schon bald das Thema von Deiner To-do-Liste streichen und Dich auf andere Aufgaben konzentrieren kannst.