Buchhaltung outsourcen: Was du an VA und Steuerbüro abgeben kannst

Viele Selbstständige möchten ihre Buchhaltung outsourcen, weil Belege, Rechnungen und Rückfragen aus dem Steuerbüro Zeit kosten und regelmäßig wiederkehren. Auslagern lässt sich dabei einiges – aber nicht jede Aufgabe gehört in die Hände einer virtuellen Assistenz.

Entscheidend ist, welche Tätigkeiten du abgibst und welche Qualifikation die beauftragte Person mitbringt. Für organisatorische und rein mechanische Aufgaben gelten andere Grenzen als für laufende Buchführungsarbeiten oder steuerliche Beratung.

Das Wichtigste in Kürze

Du kannst viele administrative Aufgaben rund um deine Buchhaltung an eine virtuelle Assistenz abgeben. Dazu gehören zum Beispiel Belege sammeln und ablegen, Rechnungen nach abgestimmten Vorlagen erstellen, Zahlungseingänge kontrollieren oder fehlende Unterlagen nachfordern.

Sobald eine Tätigkeit eine eigene steuerliche Beurteilung erfordert, gelten andere Regeln. Das eigenständige Kontieren von Belegen zählt ausdrücklich nicht zu den rein mechanischen Arbeiten. Bestimmte weitergehende Buchführungsaufgaben dürfen nur unter den Voraussetzungen des Steuerberatungsgesetzes übernommen werden.

Was „Buchhaltung outsourcen“ konkret bedeuten kann

Buchhaltung auslagern heißt nicht automatisch, dass eine einzige Person den kompletten Bereich übernimmt. In der Praxis lässt sich die Arbeit gut aufteilen: Eine virtuelle Assistenz kümmert sich um vorbereitende und organisatorische Abläufe, qualifizierte Buchführungskräfte übernehmen zulässige laufende Buchführungsarbeiten und das Steuerbüro kümmert sich um Aufgaben, die eine entsprechende Befugnis voraussetzen.

Diese Aufteilung hat einen praktischen Vorteil: Routinearbeiten müssen nicht bei dir liegen, während steuerlich relevante Entscheidungen dort bleiben, wo die notwendige Qualifikation vorhanden ist.

Welche Buchhaltungsaufgaben du an eine VA abgeben kannst

Eine virtuelle Assistenz ohne besondere Buchhaltungsqualifikation kann viele wiederkehrende Aufgaben übernehmen, solange sie nach klaren Vorgaben arbeitet und keine eigene steuerliche Bewertung vornehmen muss. Typische Beispiele sind:

• Belege aus vereinbarten Quellen sammeln und digital ablegen
• Belege nach einer vorgegebenen Struktur benennen und sortieren
• Unterlagen auf Vollständigkeit und Lesbarkeit prüfen
• Daten aus bereits kontierten Belegen oder nach verbindlichen Buchungsanweisungen erfassen
• Ausgangsrechnungen nach abgestimmten Vorlagen und Vorgaben erstellen und versenden
• Zahlungseingänge kontrollieren und offene Rechnungen nachhalten
• Zahlungserinnerungen oder Mahnungen nach einem festgelegten Ablauf verschicken
• Fehlende Belege oder Unterlagen bei den zuständigen Personen anfordern
• Unterlagen für das Steuerbüro vollständig zusammenstellen
• Organisatorische Rückfragen zwischen Unternehmen und Steuerbüro koordinieren

Gerade bei wiederkehrenden Abläufen kann eine VA viel Arbeit abfangen. Wichtig ist, dass klar dokumentiert ist, was sie selbstständig erledigt und welche Fälle sie weitergibt.

Wo die rechtliche Grenze liegt

Das Steuerberatungsgesetz unterscheidet nicht zwischen „einfacher“ und „schwieriger“ Buchhaltung, sondern danach, ob eine Tätigkeit eine rechtliche oder steuerliche Prüfung erfordert.

Nach § 2 Abs. 3 StBerG zählen mechanische Arbeitsgänge bei der Führung steuerlich relevanter Bücher und Aufzeichnungen nicht zur Hilfeleistung in Steuersachen. Das Gesetz stellt aber ausdrücklich klar, dass das Kontieren von Belegen und das Erteilen von Buchungsanweisungen nicht zu diesen rein mechanischen Tätigkeiten gehören.

Für bestimmte weitergehende Buchführungsarbeiten gibt es eine eigene Ausnahme. § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG erlaubt unter anderem das Anlegen von Kontenplänen, das Buchen laufender Geschäftsvorfälle, die laufende Lohnabrechnung und das Fertigen der Lohnsteuer-Anmeldung, wenn die gesetzlichen Qualifikationsvoraussetzungen erfüllt sind. Dazu gehören eine kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Vorbildung sowie anschließend mindestens drei Jahre praktische Tätigkeit im Buchhaltungswesen mit mindestens 16 Wochenstunden.

Steuerliche Beratung, Steuererklärungen und Jahresabschlüsse sind von dieser Ausnahme nicht allgemein umfasst. Dafür brauchst du eine entsprechend befugte Person.

Wenn du genau wissen möchtest, welche Aufgaben eine VA übernehmen darf und wo die Grenze im Einzelnen verläuft, findest du die Details im Ratgeber Vorbereitende Buchhaltung auslagern.

Warum es sinnvoll sein kann, die Buchhaltung auszulagern

Der größte Vorteil ist meistens nicht, dass die Buchhaltung dadurch verschwindet, sondern dass sie regelmäßig erledigt wird. Belege werden laufend abgelegt, fehlende Unterlagen früher bemerkt und offene Rechnungen nicht erst Wochen später entdeckt.

Außerdem kannst du Routineaufgaben dort bündeln, wo sie organisatorisch am besten aufgehoben sind. Wenn deine VA ohnehin Rechnungen erstellt, Dokumente verwaltet oder das Backoffice betreut, lässt sich die vorbereitende Buchhaltung oft sinnvoll in diesen Ablauf integrieren.

Das Auslagern lohnt sich besonders dann, wenn du deine Buchhaltung immer wieder aufschiebst, Unterlagen kurz vor Fristen zusammensuchst oder dein Steuerbüro regelmäßig nach fehlenden Belegen fragt. Auch wenn du für diese Aufgaben deutlich länger brauchst als eine eingearbeitete Assistenz, kann die Übergabe sinnvoll sein.

Was kostet es, die Buchhaltung zu outsourcen?

Die Kosten hängen vor allem davon ab, welche Aufgaben du abgibst, wie viele Belege und Rechnungen anfallen und welche Qualifikation dafür erforderlich ist. Rein administrative Aufgaben einer VA werden anders kalkuliert als laufende Buchführungsarbeiten oder Leistungen eines Steuerbüros.

Vergleiche deshalb nicht nur Stunden- oder Monatspreise, sondern auch den tatsächlichen Leistungsumfang. Entscheidend ist, welche Aufgaben enthalten sind, wie Rückfragen abgerechnet werden und ob das verwendete System zusätzlichen Aufwand verursacht. Bei sehr kleinem Belegvolumen kann es sinnvoll sein, die Buchhaltung mit anderen Backoffice-Aufgaben in einem Assistenzpaket zu bündeln.

So organisierst du die Zusammenarbeit

Damit das Outsourcing funktioniert, solltest du den Prozess nicht nur mündlich erklären, sondern möglichst klar dokumentieren. Sinnvoll sind vor allem folgende Punkte:

• Festlegen, wo Belege und Rechnungen eingehen
• Definieren, wie Dateien benannt, abgelegt und weitergegeben werden
• Klären, welche Aufgaben die VA selbstständig übernimmt
• Festlegen, welche Fälle an dich oder das Steuerbüro weitergeleitet werden
• Eigene Benutzerkonten und passende Zugriffsrechte einrichten
• Einen festen Rhythmus für Belegprüfung und offene Fragen vereinbaren
• Definieren, ob die VA direkt mit dem Steuerbüro kommunizieren darf

Ein gemeinsames System ist dabei meist einfacher als Belege per E-Mail hin- und herzuschicken. Welche Software sinnvoll ist, hängt vor allem davon ab, was dein Steuerbüro bereits nutzt und wie sich Zugriffsrechte und Datenübergabe organisieren lassen.

Datenschutz und Zugriffsrechte nicht vergessen

Bei Buchhaltungsaufgaben erhält deine VA Einblick in sensible Unternehmens- und Finanzdaten. Deshalb sollten Datenschutz, Zugriffsrechte und die vertragliche Absicherung von Anfang an geklärt sein.

Wo möglich, solltest du separate Benutzerkonten einrichten und nur die Rechte freigeben, die für die jeweilige Aufgabe benötigt werden. Gemeinsame Passwörter sind deutlich schlechter nachvollziehbar als personenbezogene Zugänge.

Mehr dazu findest du in unseren Beiträgen zum Datenschutz in der Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenten und zur rechtlichen Absicherung der Zusammenarbeit.

Welche VA für Buchhaltungsaufgaben passt

Nicht jede VA muss eine Buchhaltungsausbildung mitbringen. Für rein administrative Aufgaben sind vor allem Sorgfalt, Verlässlichkeit und Erfahrung mit strukturierten Abläufen wichtig.

Wenn du weitergehende Buchführungsarbeiten auslagern möchtest, solltest du dagegen konkret prüfen, welche Ausbildung und Berufserfahrung vorhanden sind und ob die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt werden. Eine allgemeine Aussage wie „Ich mache Buchhaltung“ reicht dafür nicht aus.

Hilfreich ist außerdem, wenn die VA mit dem von dir oder deinem Steuerbüro verwendeten System bereits vertraut ist. Das verkürzt die Einarbeitung, ist aber kein Ersatz für klare Prozesse und Zuständigkeiten.

Häufige Fragen

Kann ich meine komplette Buchhaltung an eine VA abgeben?

Nicht pauschal. Eine VA kann viele administrative und vorbereitende Aufgaben übernehmen. Weitergehende Buchführungsarbeiten sind an gesetzliche Qualifikationsvoraussetzungen gebunden, und bestimmte steuerliche Tätigkeiten setzen eine entsprechende Befugnis voraus.

Darf eine VA Belege kontieren?

Das Kontieren von Belegen zählt nach § 2 Abs. 3 StBerG ausdrücklich nicht zu den rein mechanischen Tätigkeiten. Ob weitergehende Buchführungsarbeiten übernommen werden dürfen, hängt von den Voraussetzungen des § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG und der konkreten Tätigkeit ab.

Kann meine VA direkt mit dem Steuerbüro sprechen?

Ja, wenn ihr das so organisiert habt. Organisatorische Fragen zu fehlenden Unterlagen oder Abläufen können dadurch direkt geklärt werden. Steuerliche Entscheidungen müssen weiterhin bei einer entsprechend befugten Person liegen.

Was ist, wenn meine VA keine Buchhaltungserfahrung hat?

Dann solltest du mit klar abgegrenzten administrativen Aufgaben beginnen und die Prozesse möglichst genau dokumentieren. Tätigkeiten, die Fachkenntnisse oder eine eigene steuerliche Beurteilung erfordern, sollten nicht einfach über eine längere Einarbeitung ersetzt werden.

Wer ist verantwortlich, wenn ein Fehler passiert?

Als Unternehmer:in bleibst du für die Erfüllung deiner eigenen steuerlichen Pflichten verantwortlich. Daneben können je nach Auftrag und Vertrag auch Verantwortlichkeiten der beauftragten Person bestehen. Klare Zuständigkeiten, Freigaben und Eskalationswege helfen deshalb, Fehler früh zu erkennen.

Der nächste Schritt

Wenn du deine Buchhaltung outsourcen möchtest, beginne am besten mit den wiederkehrenden Aufgaben, die sich eindeutig beschreiben lassen: Belege sammeln, Rechnungen erstellen, Zahlungseingänge kontrollieren und Unterlagen für das Steuerbüro vorbereiten.

Auf fernarbeit.net kannst du kostenlos einen Job einstellen und passende Bewerbungen erhalten. Alternativ kannst du direkt nach virtuellen Assistenzen suchen und Profile auswählen, die Erfahrung mit Buchhaltungs- und Backoffice-Aufgaben mitbringen.