Buchhaltung outsourcen

Buchhaltung outsourcen

Was Du beachten solltest, wenn Du Deine Buchhaltung ganz oder teilweise an einen virtuellen Assistenten abgeben willst

Viele SelbststĂ€ndige erledigen ihre Buchhaltung nicht selbst, sondern lagern diese Aufgabe aus. Ganz egal, ob Dir Lust oder Zeit fĂŒr die Buchhaltung fehlen, oder Du ganz einfach die Expertise von einem Steuerberater nutzen möchtest: Du solltest einige Dinge beachten, wenn Du Deine Buchhaltung, zum Beispiel an einen virtuellen Assistenten, auslagern willst.

Buchhaltung: Eine notwendige Aufgabe fĂŒr jeden SelbststĂ€ndigen

Als SelbststĂ€ndiger kommst Du um das Thema Buchhaltung nicht herum und viele schieben die Aufgabe gerne auf die letzte Minute. Die gute Nachricht: deine Buchhaltung ist ideal zum outsourcen geeignet. Zur Buchhaltung gehören alltĂ€glich anfallenden Aufgaben wie das Sammeln und PrĂŒfen von Belegen und Rechnungen oder die Dokumentation von Einnahmen und Ausgaben.

Diese interne Dokumentation ist zum einen wichtig, damit Du selbst einen Überblick ĂŒber Deine GeschĂ€ftstĂ€tigkeit hast. Aber auch, um gesetzliche Vorgaben zu erfĂŒllen, unter anderem mit der Erstellung einer SteuererklĂ€rung. Eine SteuererklĂ€rung musst Du als SelbststĂ€ndiger immer abgeben, egal, ob Du nun Freiberufler, Freelancer oder Einzelunternehmer bist, oder ob Du eine Kapitalgesellschaft, zum Beispiel eine UG, gegrĂŒndet hast.

Wie umfangreich Deine Buchhaltung sein muss, hÀngt davon ab, welche Form der SelbststÀndigkeit Du gewÀhlt hast. Die Buchhaltung bei Freiberuflern und Einzelunternehmern ist weniger aufwÀndig als bei einer UG.

Da Du um die Buchhaltung nicht herum kommst, hast Du zwei Möglichkeiten: Du kannst sie selbst erledigen oder Du kannst die Buchhaltung outsourcen. Viele SelbststÀndige entscheiden sich dazu, die Buchhaltung teilweise oder vollstÀndig abzugeben.

Buchhaltung outsourcen: Was spricht dafĂŒr?

Den meisten SelbststĂ€ndigen macht Buchhaltung keinen Spaß. Sie nutzen ihre Zeit stattdessen lieber, um ihrer eigentlichen TĂ€tigkeit nachzugehen. Wenn Du die Buchhaltung auslagerst, sparst Du Zeit, die Dir dann fĂŒr andere Aufgaben in Deinem Business zur VerfĂŒgung steht. Je umfangreicher Dein Business ist, umso komplexer wird auch die Buchhaltung.

Außerdem ist ein externer Buchhalter natĂŒrlich ein Experte auf seinem Gebiet und verfĂŒgt ĂŒber das notwendige Fachwissen, um alle GeschĂ€ftsvorgĂ€nge korrekt zu buchen. Einige Aufgaben in der Buchhaltung dĂŒrfen nur von einem Steuerberater oder von anderweitig zugelassenen Personen durchgefĂŒhrt werden. Ein Steuerberater und sein BĂŒro können Dir einen Großteil Deiner Aufgaben bei der Buchhaltung abnehmen.

Auch wenn die Beauftragung eines Steuerberaters mit Kosten verbunden ist, solltest Du diese nicht scheuen. Denn durch die Bearbeitung durch einen Profi kannst Du sichergehen keine Fehler zu machen, die spÀter deutlich teurer werden können.

Wenn Du einen weiteren Teil Deiner Buchhaltung outsourcen willst, bietet sich dafĂŒr ein virtueller Assistent (VA) an. Beachte aber unbedingt, dass Dein VA Dir nur bei der sogenannten „vorbereitenden Buchhaltung“ helfen darf, wenn er oder sie nicht ĂŒber die notwendigen Qualifikationen verfĂŒgt! Zu vorbereitenden Buchhaltung gehört das Sammeln und PrĂŒfen von Belegen, das Sortieren dieser und teilweise auch das kontieren. Hier ist auch die gemeinsame Nutzung eines Buchhaltungs Tools, wie Lexware, oder Fastbill sinnvoll.

Zahlreiche virtuelle Assistenten haben sich auf Buchhaltungsaufgaben spezialisiert und bieten ihren Kunden entsprechende Hilfe an. Zu den klassischen Aufgaben, die VAs in der Buchhaltung erledigen, gehören:

  Sortieren von Belegen

  PrĂŒfen von Buchungen

  Weiterverfolgen unbezahlter Rechnungen, Mahnungen

  Kontakt zum Steuerberater

 

Mit dem Outsourcing dieser Aufgaben sparst Du Dir eine Menge Zeit, die Du in Dein Business stecken kannst.

Wenn Dein VA ĂŒber entsprechende Qualifikationen verfĂŒgt, darf er aber auch mehr Aufgaben in Deiner Buchhaltung erledigen. Eine solche Qualifikation kann unter anderem bei einer abgeschlossenen Ausbildung als Steuerfachangestellter und mehrjĂ€hriger Berufserfahrung gegeben sein

Das ideale Team fĂŒr Deine Buchhaltung ist also ein VA, der die vorbereitende Buchhaltung ĂŒbernimmt und diese an Deinen Steuerberater ĂŒbergibt. Auch fĂŒr RĂŒckfragen durch den Steuerberater, beispielsweise nach fehlenden Belegen kann Dein VA der Ansprechpartner sein, so dass Du mit diesem oft ungeliebten Thema so wenig wie möglich zu tun hast.

Buchhaltung outsourcen an virtuellen Assistenten: Tipps

Bei der Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten im Bereich Buchhaltung sind die Themen Datenschutz und Vertrauen natĂŒrlich besonders wichtig, schließlich bekommt Dein VA einen detaillierten Einblick in Dein Business. 

In diesem Artikel findest Du weitere Infos zur rechtlichen Absicherung und ĂŒber VertrĂ€ge fĂŒr Virtuelle Assistenten.

Wenn Du Buchhaltungsaufgaben an Deinen virtuellen Assistenten abgibst, dann solltest Du dabei auch die allgemeinen Hinweise beherzigen, die die Zusammenarbeit zwischen Dir und Deinem VA möglichst angenehm und produktiv fĂŒr Euch beide macht.

Dazu gehört zum Beispiel, konkrete Arbeitsanweisungen zu geben und sicherzustellen, dass Dein Assistent auch alles Notwendige hat, damit er seine Aufgaben erfĂŒllen kann. So benötigt Dein VA sicherlich Zugang zu Deiner Buchhaltungs-Software und eventuell weitere ZugĂ€nge um Rechnungen aus Programmen und Online-Portalen abrufen zu können.

Zum virtuellen Sammeln der Belege eignet sich ein Drive oder Dropbox Ordner. Auch kannst du fĂŒr den VA eine eigene Mailbox einrichten, an die du Belege einfach weiterleiten kannst. Dein Assistent ĂŒbernimmt dann die Sortierung und eventuell auch die Kontierung. Wenn Du gerade erst beginnst Aufgaben abzugeben frage auch Deinen VA nach Erfahrungen mit anderen Kunden. Durch die Erfahrung kann Dir der VA auch bei der Einrichtung eines passenden Workflows fĂŒr Deine Buchhaltung helfen.  

Soll Dein VA auch direkten Kontakt mit Deinem Steuerberater haben, vereinbart am besten ein kurzes KennenlerngesprÀch via Telefon oder Zoom und klÀrt ab welche Aufgaben und Fragen direkt zwischen VA und Steuerberater geklÀrt werden können oder sollen und wo Du eingebunden werden möchtest. 

Wie immer beim Outsourcen von Aufgaben gilt: eine gute Vorbereitung und Einarbeitungsphase sorgt dafĂŒr, dass Du schon bald das Thema von Deiner To-do-Liste streichen und Dich auf andere Aufgaben konzentrieren kannst.

 

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