Mit Hilfe eines Virtuellen Assistenten die Urlaubszeit organisieren

Der Sommer steht vor der Tür  – und damit die Urlaubszeit. Als Unternehmer willst du selbst einige Tage abschalten und deine Batterien wieder aufladen. Und wenn du Mitarbeiter hast werden diese auch in den Urlaub gehen. Aber dein Business soll natürlich darunter nicht leiden. Aber mal ehrlich: den Laptop mit an den Strand nehmen sieht auf einem Foto gut aus aber die Urlaubszeit wirklich zu nutzen um auch mal abzuschalten klingt doch in Wahrheit viel besser oder?

Aber: wenn Aufgaben und Anfragen über mehrere Tage liegen, kann das negative Auswirkung auf dein Unternehmen haben. Wenn E Mails von Kunden und Geschäftspartnern nicht beantwortet werden, hinterlässt dies keinen guten Eindruck. Und ein Kunde der Support für eines deiner Produkte braucht, wird auch nicht gerne zwei Wochen darauf warten. Auch deine Social Media Kanäle sollten nicht mit dir in Urlaub gehen, denn so verlierst du schnell den Status den du dir aufgebaut hast.

Natürlich könntest du als Unternehmer einfach alle Aufgaben auch im Urlaub erledigen – aber besonders erholt wirst du dann nicht wieder kommen. Und auch Auszeiten sind wichtig, damit du danach mit neuer Energie und Inspiration in deine Projekte starten kannst.

Oder du hast bereits Mitarbeiter oder einen Virtuellen Assistenten – doch auch diese werden Dir ihre Urlaubspläne mitteilen. Eine Möglichkeit wäre, dass du die Aufgaben deiner Mitarbeiter in der Zeit übernimmst. Allerdings ist diese Option alles andere als optimal – denn es hat ja seinen Grund, dass du diese Aufgaben abgegeben hast.

Mit guter Planung und Organisation ist es kein Problem für diese Zeiten eine Urlaubsvertretung zu finden, die diese Aufgaben übernimmt. Eine Virtuelle Assistenz ist hier die ideale Lösung, denn du kannst eine(n) VA flexibel beschäftigen.

So eignet sich ein VA nicht nur für die Urlaubsvertretung im Büro, sondern auch um in Zeiten von viel Arbeitsaufkommen das Team bzw. Dich zu unterstützen. Vielleicht hast du ja bereits einige Aufgaben im Alltag, die du outsourcen willst. Und in Zeiten mit vielen Aufträgen oder eben als Urlaubsvertretung kannst du die Stundenanzahl flexibel erhöhen und so dein virtuelles Büro nutzen. Virtuelle Assistenten sind selbstständige Unternehmer – so kannst du diese je nach deinem eigenen Bedarf beschäftigen.

Doch wie funktioniert das nun in den Sommermonaten, wenn du dringend eine Urlaubsvertretung für dein Büro brauchst?

 

Welche Aufgaben kann eine Urlaubsvertretung übernehmen?

Eine Urlaubsvertretung kann im Prinzip alle Aufgaben übernehmen, die sich generell zum outsourcing eignen. In der Urlaubszeit werden natürlich vor allem Aufgaben aus dem Sekretariat und Buchhaltung interessant sein, da diese nicht liegen bleiben können. Je nach Komplexität und Einarbeitungsbedarf solltest du dich rechtzeitig darum bemühen eine Virtuelle Assistenz einzuarbeiten, um so eine optimale Erledigung deiner Aufgaben zu garantieren.

In Urlaubszeiten sicherlich besonders wichtig ist das Beantworten von Emails und Nachrichten. Über deine Webseite, per Email und vielleicht auch über deine Social Media Kanäle kommen Fragen, Bestellungen und Support Probleme an. Diese sollten auch in der Urlaubszeit zeitnah beantwortet werden. Besonders hilfreich ist es hier bereits vorab ein internes Dokument mit vorbereiteten Musterantworten auf die häufigsten Fragen und Probleme zu verfassen. So kann der virtuelle Assistent der als Urlaubsvertretung die Aufgabe übernimmt, im  Zweifel nachschauen und kann von dir geprüfte Formulierungen verwenden.

Auch deine Social Media Kanäle können in der Urlaubszeit von einem VA weiter betreut werden. Neben dem einstellen und veröffentlichen von neuen Beiträgen muss auch hier auf Nachrichten und Kommentare geantwortet werden. Das alleinige Vorplanen von Beiträgen reicht also allein nicht aus. Denn du willst ja auch nicht aus dem Urlaub zurückkommen und feststellen, dass du unter einem Beitrag hunderte Kommentare hast oder dein Postfach mit Anfragen überquillt. Auch hier gilt wie bei allen anderen Aufgaben: mit einer guten Vorbereitung ist die Übergabe dieser Aufgabe an eine Urlaubsvertretung kein Problem. Stelle sicher dass dein Assistent alle notwendigen Zugänge und Berechtigungen hat um so deine vorbereiteten Beiträge veröffentlichen zu können und auf Anfragen zu reagieren.

Vielleicht willst du aber auch die Urlaubszeit nutzen und ein Projekt weiterbringen oder vorbereiten. Neben den oben genannten Aufgaben könnte eine Urlaubsvertretung auch in der Zeit weitere Aufgaben übernehmen. Gibt es noch Texte zu schreiben für deine Webseite oder ein anderes Projekt? Benötigst du Informationen und ausführliche Recherchen? Und vergiss auch nicht, dass deine Rechnungen und Belege auch in der Urlaubszeit bearbeitet und beispielsweise an deinen Steuerberater weitergeleitet werden sollten.

 

Wie läuft die Übergabe der Aufgaben ab?

Idealerweise nimmst du den VA bereits einige Zeit vor der Urlaubszeit an Bord um so genügend Zeit zur Einarbeitung zu haben. Doch je nach Aufgabenbereich kann auch eine kurzfristige Übergabe möglich sein. In jedem Fall ist eine gute Dokumentation entscheidend.

Die zu erledigenden Aufgaben sollten genau dokumentiert sein. Wenn sie besonders komplex sind kann auch ein Video helfen. Ideal ist auf jeden Fall ein Dokument auf das die Urlaubsvertretung immer wieder zurückgreifen kann, um mögliche Fragen zu klären.

Wichtige Infos und Fragestellungen die vorab zu klären sind:

  • Welche Aufgaben sind zu erledigen?
  • Wie sind die Details zu den Projekten?
  • Habe ich alle Zugangsdaten?
  • Gibt es bestimmte Deadlines einzuhalten?
  • Wer sind meine internen und externen Ansprechpartner?
  • Gibt es Vorlagen/Richtlinien für die Kommunikation?
  • Wen kann ich wie im Notfall erreichen?

Auch diese Informationen sollten übersichtlich aufbereitet werden und für die Vertretung zur Verfügung stehen. Eine gute Dokumentation hilft dir nicht nur bei der Urlaubsvertretung sondern wann immer du beginnst Aufgaben abzugeben oder einen Wechsel in deinem Team hast.

Wenn du bereits eine (Virtuellen) Assistenten hast, kannst du diesem deine Urlaubszeit ankündigen und für die Zeit mehr Aufgaben übergeben. Denke daran, dass dein VA auch noch andere Kunden hat und wenn du mehr Zeit benötigst er das möglicherweise einplanen muss. Eine rechtzeitige Kommunikation ermöglicht euch beiden einen bessere Planung und auch die stressfreie Übergabe der Aufgaben.

 

Wo finde ich die passende Urlaubsvertretung?

Wenn Du bereits einen Assistenten hast, dann ist eine Möglichkeit diesem für die Urlaubszeit mehr Aufgaben zu übergeben. Sollte dein VA jedoch keine Kapazitäten frei haben oder selbst in Urlaub gehen kann er genauso dein erster Ansprechpartner sein. Viele Virtuelle Assistenten haben ein Netzwerk  auf das sie zurückgreifen können und dir so eine passende Urlaubsvertretung empfehlen oder vermitteln können. Auch die Einarbeitung kann dein VA ganz oder teilweise für dich übernehmen.

Wenn du noch keine Mitarbeiter oder Virtuellen Assistenten hast, ist die Urlaubszeit eine gute Gelegenheit mit dem outsourcen anzufangen. Erstelle eine genaue Beschreibung, der Aufgaben bei denen du in diesen Wochen Hilfe benötigst und veröffentlichte diese. Beispielsweise direkt hier auf Fernarbeit.net wo du Bewerbungen von interessierten Virtuellen Assistenten erhältst.

Wenn du dann die Aufgaben übergeben hast und ihr vielleicht noch einige Tage gemeinsam gearbeitet habt um auch alle Fragen auszuräumen, kannst du deine Urlaubszeit genießen während dein VA dafür sorgt, dass dein Business weiterläuft. Klingt gut oder?

 

Wir wünschen dir eine schöne Urlaubszeit und viel Erfolg dabei deine ideale Urlaubsvertretung zu finden.

 

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