Aufgaben delegieren an Virtuelle Assistenten

Was bedeutet Delegieren und warum fällt es vielen so schwer?

Aufgaben delegieren ist eine Fähigkeit, die gelernt werden muss. Viele Menschen tun sich schwer damit Aufgaben abzugeben. Dabei ermöglicht nur das Aufgaben delegieren mehr Kapazität auf der eigenen Agenda zu schaffen und weiter zu wachsen.

Was bedeutet Delegieren?

Delegieren heißt wörtlich übertragen, weiterreichen, abgeben. Du kannst Aufgaben, Verantwortung, Kompetenzen und Befugnisse an andere abgeben. 

Delegieren bringt Entlastung im Arbeitsalltag, bedeutet jedoch auch auf der anderen Seite Kontrolle abzugeben. Delegieren kann man lernen und es erfordert ein wenig Übung, um wirklich effizient delegieren zu können.

Aufgaben delegieren kann man innerhalb des eigenen Unternehmens an Mitarbeiter oder Kollegen oder an externe Dienstleister.

Der Hauptvorteil des Outsourcings an externe Dienstleister wie Virtuelle Assistenten liegt in den Kosteneinsparungen, da die Unternehmen zu niedrigeren Kosten als bei der Einstellung eigener Mitarbeiter auf einen größeren Pool von Talenten zugreifen können.

Gründe, warum Delegieren schwerfällt

Die meisten Unternehmer und Führungskräfte tun sich schwer, Aufgaben zu delegieren und zu verteilen. Die Gründe hierfür sind vielfältig.

– die Befürchtung, dass niemand anderes die Arbeit so gut erledigen kann wie man selbst.

– die Meinung, dass eine Aufgabe zu delegieren mehr Zeit in Anspruch nimmt als sie selbst zu erledigen

– Angst vor Kontrollverlust, nicht loslassen können.

– Mangelndes Vertrauen in die Fähigkeit anderer.

– Es fällt schwer, um „Hilfe zu bitten“ bzw. somit zugeben, dass man nicht alles allein schaffen kann.

– Angst davor, durch Abgabe von Aufgaben und Verantwortungen „überflüssig“ zu werden.

Auch kann es schwer sein, jemanden zu finden, dem man genug Vertrauen entgegenbringt, um Abläufe und Details des eigenen Business zu teilen. 

Vorteile des Delegierens

Dabei sollte man sich auf die positiven Aspekte des Delegierens konzentrieren und die Delegation als Chance sehen. Durch die Entlastung bekommst Du wieder mehr Zeit und Fokus für Kernaufgaben.

Vor allem das Aufgaben delegieren an Freelancer wie Virtuelle Assistenten bietet einige Vorteile:

Kosteneinsparungen: Ein Unternehmen kann Geld sparen, indem es Aufgaben an Freelancer delegiert, anstatt festangestellte Mitarbeiter einzustellen.

Spezialisierte Fähigkeiten: Freelancer können in bestimmten Bereichen wie Design, Programmierung, Schreiben usw. sehr erfahren sein und dem Unternehmen spezialisierte Fähigkeiten und Erfahrungen zur Verfügung stellen.

Flexibilität: Freelancer können flexibel eingesetzt werden, um projektbezogene Arbeiten oder saisonale Spitzen zu unterstützen.

Skalierbarkeit: Unternehmen können Freelancer einsetzen, um die Kapazitäten schnell und einfach zu erhöhen oder zu reduzieren, um den Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden.

Zeitersparnis: Unternehmen können Zeit sparen, indem sie Aufgaben an Freelancer delegieren, anstatt sie selbst zu erledigen oder Mitarbeiter einzustellen, auszubilden und zu manage.

Aufgaben delegieren – das solltest Du beachten

Beim Outsourcing an virtuelle Assistenten ist es wichtig, klare Ziele und Erwartungen festzulegen und eine regelmäßige Kommunikation aufzubauen, um sicherzustellen, dass die Arbeit zu Deiner Zufriedenheit erledigt wird. Darüber hinaus ist es wichtig, potenzielle virtuelle Assistenten sorgfältig zu prüfen, indem Du ihre Referenzen überprüfst und ihre Fähigkeiten einschätzt. Nicht zu vergessen, dass auch die Chemie stimmen muss. Mehr dazu, wie Du den richtigen VA findest Du in diesem Artikel.

Hier sind einige Tipps für den Einstieg ins Outsourcing:

• Stelle fest, welche Aufgaben ausgelagert werden können: Erstelle eine Liste der Aufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen oder die Du nicht gerne machst.
• Bestimmen Sie Dein Budget: Entscheide, wie viel Du bereit bist, für das Outsourcing auszugeben.
• Finde den richtigen Outsourcing-Partner: Suche nach einem virtuellen Assistenten oder einem Unternehmen, das über die von Dir benötigten Fähigkeiten und Erfahrungen verfügt.
• Legen klare Erwartungen fest: Teile dem Freelancer die Ziele und Erwartungen mit.
• Regelmäßige Kommunikation: Bleibe mit dem Outsourcing-Partner in Kontakt, um sicherzustellen, dass die Arbeit zu Deiner Zufriedenheit erledigt wird.

Fazit

Auch wenn das Aufgaben Delegieren manchmal schwerfällt, lohnt es sich, die Perspektive zu wechseln und Vertrauen in den Mitarbeiter/Freelancer zu setzen.

Aufgabendelegation sollte als Chancen für Wachstum und Gewinn betrachtet werden, sowohl persönlich (für Führungskräfte und Mitarbeiter) als auch für das Unternehmen.

Langfristig führt erfolgreiches Delegieren zu einem erheblichen Zeitgewinn, zu höherer Produktivität und zu Qualitätsteigerung. Fange doch gleich einmal an und suche einen passenden VA für dein Projekt. 

 

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