So findest du heraus, ob der Virtuelle Assistent zu dir passt
Du hast den Entschluss gefasst: Du willst einen passenden Virtuellen Assistenten finden, die Liste an Aufgaben, die du abgeben möchtest, liegt bereit, die Stellenausschreibung ist live und die ersten Bewerbungen flattern in dein Postfach.
Doch wie findest du heraus, ob der Virtuelle Assistent zu dir passt?
Neben beruflichen Fähigkeiten geht es in einer Zusammenarbeit mit einem VA viel um Sympathie und Vertrauen. Du wirst Details und Informationen über dich und dein Business teilen, dem VA über deine Vision und Ziele erzählen und wünscht dir daher natürlich keinen beliebigen VA. Gerade wenn du noch nie outgesourct hast und noch nie einen Mitarbeiter eingestellt hast, kann es dir schwerfallen, herauszufinden, ob der VA gut für dich geeignet ist.
Diese 5 Methoden helfen dir dabei, herauszufinden, ob der Virtuelle Assistent zu dir passt:
1. Bewerbungsgespräch
Nach der Stellenausschreibung folgen hoffentlich vielversprechende Bewerbungen von Virtuellen Assistenten. Nachdem du die Bewerbungen gelesen und sortiert hast, entscheidest du, welche Person du in einem Bewerbungsgespräch näher kennenlernen willst. Es ist dir überlassen, wie du das Gespräch angehst: Manche Auftraggeber sind ganz entspannt und treffen sich auf einen virtuellen Kaffee, andere bereiten die klassischen Bewerbungsfragen vor und wählen einen formelleren Rahmen. Um herauszufinden, ob ihr auch menschlich zueinander passt, solltest du mehr über die Werte, Persönlichkeit und Arbeitsweise der Person herausfinden. Wie geht sie mit neuen Herausforderungen um? Was ist ihr in einer erfolgreichen Zusammenarbeit wichtig? Ein gutes Hilfsmittel dafür sind fiktive Szenarien, die ihr gemeinsam durchspielen könnt. Zum Beispiel könntest du den Virtuellen Assistenten fragen, wie er damit umgeht, wenn er eine Deadline nicht halten kann. Oder wenn ein Kunde unbedingt mit dir sprechen will, du aber im Flugzeug sitzt. Anhand der Reaktionen und kreativen Lösungsfindung kannst du gut abschätzen, ob die Person zu dir und deiner Arbeitsweise passt.
2. Referenzen
Ein klassisches Hilfsmittel im Bewerberscreening sind Referenzen vergangener Auftraggeber und Vorgesetzten. VAs mit Erfahrung werden einige ihrer Referenzen sicherlich auf ihrer Website platziert haben. Schau‘ dir die vergangenen Arbeitgeber an: Kennst du vielleicht jemanden, den du kontaktieren könntest, um mehr über den Bewerber herauszufinden? Suche die Person auf Xing und LinkedIn, vielleicht habt ihr dort gemeinsame Kontakte. Ansonsten kannst du auch einfach eine „kalte“ Nachricht verschicken und nach ehrlichem Feedback zum Virtuellen Assistenten fragen.
3. Probeaufgaben oder Probetag
Egal wie viele Gespräche du mit dem Bewerber führst, Taten sprechen mehr als Worte. Solltest du ernsthaftes Interesse an einem Arbeitsverhältnis mit dem Virtuellen Assistenten haben, könntest du dir eine Probeaufgabe überlegen, die der VA für dich übernehmen soll. Wähle hier eine Aufgabe, die oft in deinem Arbeitsalltag vorkommt und die du zukünftig an einen VA abgeben möchtest. Idealerweise sollte die Aufgabe nicht zu simpel sein, damit du einen guten Einblick in die Arbeitsweise des Kandidaten bekommst; gut eignen tun sich dafür Marktanalysen, Rechercheaufgaben oder auch Social Media Designs. Finde heraus wie die Person an Probleme herangeht, wie sie mit Kunden interagiert und wie sie dir von ihrem Fortschritt berichtet. Auch hilfreich: Nutze die Probe für Aufgaben, bei denen du einen Blick von außen gebrauchen könntest. Oftmals bist du als Unternehmer so in deinem eigenen Business vertieft, das eine externe Meinung viel Wert sein kann!
4. Testphase
Wenn du bereits ein gutes Gefühl bei einem Bewerber hast, dir aber über ein Bewerbungsgespräch und eine Probeaufgabe hinaus ein umfangreicheres Bild machen willst, dann könntet ihr eine Testphase vereinbaren. In Dauer und Umfang seid ihr hier natürlich frei und könnt die Testphase flexibel gestalten. Wenn der VA noch andere Kunden betreut, kann auch eine „Testphase in Halbzeit“ Sinn machen. Um das meiste aus einer Testphase herauszuholen, solltest du diese als Auftraggeber gut vorbereiten. Wie du deinen VA am besten einarbeitest, erfährst du in diesem Blogartikel
Um dem VA gegenüber fair zu bleiben, sollte die Testphase unbedingt vergütet werden. Schließlich leistet der VA Arbeit für dich, auch wenn du dich am Ende der Testphase nicht für den Bewerber entscheidest. Solltest du dem Bewerber nach der Testphase absagen, empfehlen wir dir, ein Feedbackgespräch zu führen. So können beide Parteien voneinander lernen!
5. Bauchgefühl
Wie eingangs erwähnt: Den richtigen Virtuellen Assistenten für dich zu finden hat mit zwischenmenschlicher Sympathie und Vertrauen zu tun. Daher ist die Entscheidung für oder gegen einen Bewerber oft eine Frage des Bauchgefühls. Lass dir die Gespräche in Ruhe durch den Kopf gehen und nimm dir bewusst ein paar Tage Zeit, um die Entscheidung zu treffen. Stelle dir Fragen wie: Möchte ich mit dieser Person einen gemeinsamen Weg einschlagen? Kann ich mir eine langfristige Zusammenarbeit vorstellen? Würde ich mich auch in meiner Freizeit mit dieser Person treffen?
Die Entscheidung, welchen VA du einstellst, ist sehr persönlich. Ein Virtueller Assistent kann super Referenzen haben, einen tollen Lebenslauf und doch einfach nicht zu dir passen. Du wirst mit dieser Person viel Kontakt haben – entscheide dich also für jemanden, der sich gut für dich und dein Business anfühlt. Die hier vorgestellten Methoden helfen dir dabei. Viel Erfolg bei der Suche nach einem Virtuellen Assistenten!