Regelmäßige Besprechungen, der Austausch untereinander und Abstimmungsrunden gehören in jedem Unternehmen zur Tagesordnung. Dazu trifft man sich meist in einem großen Besprechungsraum oder setzt sich auf dem kleinen Dienstweg kurz am Schreibtisch zusammen. In solchen Teammeetings werden Strategien besprochen, Entscheidungen getroffen und Meinungen diskutiert. Oft ergeben sich so neue Projekte, an denen zukünftig gemeinsam gearbeitet wird – das ist nicht nur praktisch, sondern auch sehr wichtig für die Stimmung und Motivation im Team. 

Was für analog arbeitende Teams gilt, ist für remote arbeitende Unternehmen ebenso essenziell. Sobald mehrere Personen virtuell zusammenarbeiten, gibt es auch dort notwendige Abstimmungen und Koordinationsbedarf. Welche Bedeutung Team Meetings online haben und wie diese erfolgreich werden, erfährst Du in diesem Blogartikel.

Team Meetings im Online Business

In einem Onlinebusiness sind die Teammitglieder oft über ganz Deutschland oder auch die ganze Welt verteilt und arbeiten remote von ihrem Laptop aus. Aber auch in Unternehmen, die auf Homeoffice setzen, müssen Teams virtuell erfolgreich zusammenarbeiten. In diesem Konstrukt läuft man sich nicht täglich bei der Kaffeemaschine oder im Flur über den Weg und die kleinen Abstimmungen über die Schreibtische hinweg fallen aus. Und doch ist es sehr wichtig, zusammenzuarbeiten, sich auszutauschen und als Team zusammenzuwachsen, um erfolgreich arbeiten zu können. 

Regelmäßige Team Meetings Online sind bei der virtuellen Zusammenarbeit deshalb ganz besonders wichtig, denn es ist die einzige echte Möglichkeit, sich im Team auszutauschen und die Zusammenarbeit zu organisieren. So kann nicht nur die Arbeit effizienter gestaltet werden, sondern das Team kann zusammenwachsen und die Mitglieder haben die Möglichkeit, sich außerhalb ihrer E-Mail-Signatur auf persönlicher Ebene kennenzulernen. Und genau das ist es, was ein virtuelles Team erfolgreich macht!

Erfolgreiche Team Meetings Online durchführen

Team Meetings Online zu veranstalten bedarf natürlich einer guten Vorbereitung, denn die fehlende physische Komponente oder technische Hürden sind Herausforderungen, die wir von Meetings vor Ort nicht gewohnt sind. Es bedarf einer präzisen Organisation, passender Nachbereitung und einer ordentlichen Portion Disziplin, um ein Onlinemeeting effizient und zielführend zu gestalten. Beachtest Du aber ein paar grundlegende Prinzipien, ist ein Teammeeting auch online ein wichtiger Bestandteil für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Die Rahmenbedingungen festlegen

Ein virtuelles Meeting sollte an feste Rahmenbedingungen geknüpft sein. Dazu gehören ein fixer Termin, wie beispielsweise jeden ersten Montag im Monat, die Benennung eines Moderators oder auch eine fixe Agenda. Eventuell macht es Sinn, Aufgaben zu verteilen oder kleine Gruppenarbeiten durchzuführen, damit es keine One-Man-Show wird. Auch ein paar Grundregeln sollten vorab definiert werden, damit kein Chaos entsteht und Störungen vermieden werden. Schließlich sollte, wie auch bei einem Meeting vor Ort, jeder Teilnehmer bei einem Teammeeting online konzentriert bei der Sache sein, statt sich mit E-Mails, Social Media oder anderen Dingen abzulenken. Außerdem machen feste Vereinbarungen hinsichtlich Hand heben, Stummschaltung des Mikrofons oder auch dem zeitlichen Rahmen Sinn.

Die passende Technik wählen

Technische Störungen, Verbindungsprobleme, eingeschränkte Möglichkeiten und weitere Schwierigkeiten können Onlinetreffen zu einer echten Anstrengung machen. Die richtige Technik sorgt dafür, dass das virtuelle Meeting zu einer interaktiven, effizienten und nachhaltig erfolgreichen Session wird. Das beginnt mit dem passenden Equipment: Headset bzw. einen Laptop mit Kamera und Mikrofon sowie stabiles Internet bilden die Basis.

Natürlich ist neben dem Equipment auch eine passende Software wichtig. Je nachdem, welche Features für das Meeting wichtig sind, wählst Du ein spezielles Tool wie Zoom aus. Dabei sollte sich das Team gut sehen und hören und ganz einfach und schnell miteinander kommunizieren können. Ganz wichtig: Egal ob Soft- oder Hardware – teste die Technik vorab, wenn Du damit noch nicht gearbeitet hast! 

Ein strukturierter Ablauf

Für jedes Meeting ist eine klare Agenda sehr wichtig, wenn es effizient und zielführend sein soll. So weiß jeder, worum es geht und kann sich darauf einstellen. Bei einem Teammeeting online sollte der Ablauf jedem entweder vorliegen oder zu Beginn kurz aufgezeigt werden, damit sich die Teilnehmer an einem roten Faden orientieren können. Gegebenenfalls macht es Sinn, die Agenda vorab zu verschicken, falls einige der Teilnehmer einen Part vorbereiten oder sie sich in eine Thematik einlesen sollen. Außerdem können sich die Beteiligten dazu Fragen überlegen, die zur Lösung eines Themas beitragen.

Nachhaltigkeit ist das A und O

Gerade bei einem virtuellen Meeting fallen die kleinen Diskussionsrunden im Nachgang, die oft zwischen Tür und Angel oder an der Kaffeemaschine stattfinden, weg oder fallen nur sporadisch an. Auch die Zurufe des Chefs über Schreibtische hinweg sind so auf virtueller Ebene nicht möglich. Damit die besprochenen Punkte aus dem Meeting nicht in Vergessenheit geraten, ist es besonders wichtig, ein klares Vorgehen zu definieren – mit dem obligatorischen Besprechungsprotokoll ist es in diesem Fall nicht getan. Du solltest dabei klare Aufgaben definieren und sie den betreffenden Personen zuordnen. Ein definiertes Zeitfenster oder ein Termin ist wichtig, damit Du das im Nachhinein überprüfen kannst. Regelmäßige kleine Meetings innerhalb der Projektgruppen können außerdem sinnvoll sein, um sich abzusprechen.

Das Team nicht vergessen

Ohne den täglichen persönlichen Kontakt ist es besonders wichtig, Meetings auch für Teambuilding zu nutzen. Schließlich sollen die Mitglieder auch gemeinsam erfolgreich an Projekten arbeiten und sich gegenseitig unterstützen. Das kannst Du mit verschiedenen Optionen fördern. Achte beispielsweise bei jedem Meeting auf eine angenehme und motivierende Atmosphäre, indem Du Raum lässt für Smalltalk oder mit einem Check-in startest, bei dem jeder reihum erzählen kann, wie es gerade läuft.

Auch kannst Du vorab Aufgaben verteilen, die von den Personen vorbereitet werden oder auch in Gruppen während des Meetings bearbeitet werden sollen. Für solche Maßnahmen eignet sich ein Tool, das Breakout-Rooms zur Verfügung stellt. So lernen sich die Mitglieder untereinander besser kennen, können sich gegenseitig und die Stärken der anderen einschätzen. Ein online Teammeeting muss auch nicht jedes einzelne Mal im Businesskontext stattfinden. Auch eine virtuelle Weihnachtsfeier kann das Teamgefühl stärken, remote Mitglieder zusammenführen und vor allem – Spaß machen!

Team meetings online als Chance

Virtuelle Teammeetings haben oft nicht den besten Ruf. Das liegt ganz einfach daran, dass viele Unternehmen nicht richtig darauf vorbereiten, die Prioritäten falsch gesetzt sind oder auch die Kommunikation rund um dieses Thema unzureichend ist. Dabei können Teammeetings online wesentlich effizienter sowie zielführender sein und sind damit eine große Chance für remote arbeitende Unternehmen. Aber auch konventionelle Unternehmen profitieren von flexibleren Strukturen, Homeoffice und digitalen Tools. Denn so können sie auf Experten in der ganzen Welt zugreifen, gemeinsam Projekte realisieren und Prozesse optimieren. In diese Sinne – Kamera an!

 

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