5 Beispiele wie Unternehmer aller Branchen von Virtuellen Assistenten profitieren.
Ob Dachdecker oder Rechtsanwalt – in jedem Unternehmen gibt es Aufgaben, die sich ideal zum Outsourcen an virtuelle Assistenten eignen.
Unter Bloggern, Podcastern und anderen Online-Unternehmern sind Virtuelle Assistenten (VAs) schon lange bekannt. Viele nutzen die Zusammenarbeit mit VAs, um Aufgaben aus dem Online Bereich an diese auszulagern. Die nötigen Tools und Erfahrungen in der virtuellen Zusammenarbeit sind bereits vorhanden und damit auch die Hemmschwelle niedriger, eine(n) VA zu beauftragen.
Doch von den Vorteilen von Virtuellen Assistenten profitieren nicht nur Online-Unternehmer und Blogger. Wie die folgenden Beispiele zeigen, ist die Zusammenarbeit mit einem Virtuellen Assistenten gerade auch für kleinere Betriebe, Handwerker und andere Branchen sehr interessant. Diese haben bislang selten von “virtueller Unterstützung” gehört und haben oft auch keine Vorstellung davon, bei welchen Aufgaben ein Virtueller Assistent helfen kann.
Wie funktioniert das mit der Beauftragung, wie mit der Zusammenarbeit? Darauf gehen wir später in diesem Artikel noch ein, zunächst aber einige Beispiele zur Inspiration.
Hier sind einige Beispiele aus der Praxis von Unternehmen, die auf die Unterstützung von Virtuellen Assistenten setzen:
1. Handwerker
Im Bereich des Handwerks fallen natürlich nicht nur Aufgaben im reinen Handwerk an. Auch Büroarbeit und Marketing müssen erledigt werden. Vielen Handwerkern sind diese Aufgaben lästig, kosten sie doch Zeit und liegen wahrlich nicht im Bereich der Kernkompetenzen. Zudem bieten sich auch im Bereich des Handwerks Möglichkeiten im Online-Marketing, bei denen ein VA das Handwerksunternehmen unterstützen und beraten kann.
So zum Beispiel in einem Unternehmen aus dem Bereich Dachhandwerk. Hier übernimmt der Virtuelle Assistent Aufgaben aus dem Bereich SEO, Texten und Online-Marketing.
Die Vorteile für den Dachdeckermeister: Arbeitserleichterung bei der Administration und im Marketing, damit sich der der Handwerker auf seine Kernkompetenz konzentrieren kann. Als besondere Unterstützung kümmert sich der Assistent auch um standortbezogenes /regionales Marketing, um auf diese Weise neue Kunden zu gewinnen.
Darüber hinaus fallen natürlich noch sehr viel mehr Aufgaben an:
Blog-Artikel schreiben, PR-Artikel für SEO/Online kuratieren und veröffentlichen. Rubriken anlegen, SEO-Texte für den Online-Shop schreiben, Betreuung von Google Ads-Kampagnen und generelle Beratung in digitalen Fragen.
Mit Hilfe des Virtuellen Assistenten erschließt sich der Handwerksbetrieb neue Möglichkeiten, Kunden zu gewinnen und auf sich aufmerksam zu machen. Dazu werden auch weitere administrative Aufgaben zuverlässig erledigt.
2. Umzugsunternehmen
Auch in einem Umzugsunternehmen fallen neben dem Verpacken und Transportieren von Möbeln viele weitere Aufgaben an. Je nach Größe des Unternehmens und des Arbeitsaufkommens, rechtfertigen diese Arbeitsaufwände aber nicht das Einstellen einer Bürokraft. Hier kann eine Virtuelle Assistenz flexibel eingesetzt werden.
Vor allem im Bereich der Buchhaltung und des Mahnwesens benötigen viele Unternehmen Unterstützung. Dabei fällt der größte Aufwand nur vor den Stichtagen der Steuererklärungen an. Der Vorteil einer Virtuellen Assistenz in diesem Fall ist, dass Kosten nur für die tatsächlich benötigten Stunden anfallen.
Zudem ist kein Arbeitsplatz und Ausstattung für die Virtuelle Assistentin notwendig. Dank Cloud-Ablage und Buchhaltungssoftware können diese Aufgaben ortsunabhängig erledigt werden.
Auch hier ist eine weitere Unterstützung aus dem Bereich des lokalen Marketings denkbar. Aufgaben, für die der Umzugsunternehmer keine Zeit und Energie hat, die aber zur Kundengewinnung sehr wichtig sind. Die Investition in eine Virtuelle Assistenz, die in diesem Bereich fit ist, zahlt sich dann schnell aus.
3) Autor/In
Die Arbeit einer Autorin oder eines Autors erfordert in der Regel kein großes Team. Vor allem braucht der Autor Inspiration und Ruhe zum Schreiben. Umso wichtiger ist es also, dass er sich auf diesen Prozess konzentrieren kann und alle anderen Aufgaben, die nicht zu seiner Kernkompetenz gehören, von ihm ferngehalten werden.
Und auch in seinem kreativen Prozess kann ein Virtueller Assistent hier gut unterstützen: durch das Korrekturlesen von Texten und Entwürfen. Oft tut es auch gut eine andere Sichtweise zu bekommen und ein gemeinsames Brainstorming für Buchideen zu machen.
Gerade für Autoren ist die Vermarktung der Bücher ein wichtiges Thema. Die meisten Werke werden heutzutage sowohl als gedruckte als auch als elektronische Version angeboten. Hier sollte eine Pflege der Social Media-Kanäle erfolgen, die den Autor aber zu sehr von seiner eigentlichen Arbeit ablenken würden. Auch das Beantworten von E-Mails ist eine willkommene Ablenkung, mit der man schnell einen halben Arbeitstag verbringen kann – beides Aufgaben, die man ideal an die Virtuelle Assistenz abgeben und sich so auch selbst vor unnötigen Ablenkungen schützen kann.
Der Vorteil gegenüber einer festen Assistenz liegt auf der Hand: das Arbeitsaufkommen ist sehr schwankend. Kurz vor Erscheinen eines Buches gibt es mehr zu tun. In Phasen der Ideensammlung und des Schreibens weniger. Mit einem VA kann darauf flexibel reagiert werden.
Dr. Martin Krengel ist Lernexperte, Motivationspsychologe und mehrfacher Bestseller-Autor. Auf seiner Webseite und in seinen Büchern (“Bestnote” und “Golden Rules”) hilft er anderen dabei ihre Ziele zu erreichen.
Dabei setzt er bereits seit langem auf die Unterstützung einer VA, die ihm sowohl bei der Aktualisierung und Optimierung seiner Blogartikel hilft, als auch flexibel für andere Aufgaben wie Recherchen und natürlich zum Besprechen von neuen Buchprojekten (virtuell) an seiner Seite ist. Auch das Beantworten von E-Mails und die Pflege der Social Media-Kanäle gibt er in der Regel dann ab, wenn er sich auf die eigentliche Arbeit konzentrieren muss.
“Ich habe während der Arbeit zu meinem neuen Buch mehrfach mit meiner Assistentin telefoniert und genieße vor allem die Flexibilität, mir Feedback und Ergänzungen zu aktuellen Text-Stadien holen zu können. Dazu fallen mir im Gespräch Lücken im Text auf und mir kommen neue Ideen. Ich war während der Arbeit an dem Buch auf Reisen, unter anderem in Rio. Eine Virtuelle Assistenz kann sich darauf einstellen und flexibler bei Terminen zur Verfügung stehen. Besser als eine feste Angestellte. Meine VA ist eine wichtige und essentielle Hilfe, die ich nicht mehr in meiner täglichen Arbeit als Autor und Blogbetreiber missen möchte!”
4) Unternehmensberater
Unternehmensberater haben meist sehr viele Termine und sind dauernd unterwegs. Somit gibt es viele Aufgaben, die sie abgeben können, für die aber kein fester Standort notwendig ist. Zu den Aufgaben, die Unternehmensberater outsourcen sollten, um mehr Zeit für ihr Kerngeschäft zu haben, gehören klassische Assistenzaufgaben wie
- Flüge und Hotels buchen
- Kalender pflegen
- Termine vereinbaren
- Rechnungen schreiben und bezahlen
- E-Mail-Kommunikation
- Klientenbetreuung
All diese Aufgaben verschlingen schnell einige Stunden wertvoller Zeit, die besser für die Ausarbeitung neuer Angebote, Konzepte oder auch zum notwendigen Entspannen genutzt werden können.
Aber auch im Bereich von Social Media und Online-Marketing kann hier ein VA im Bereich Content-Recherche für Social Media und Pflege der Profile auf beruflichen Netzwerken wie Xing und LinkedIn unterstützen.
Unternehmensberater wissen vor allem die Flexibilität von Virtuellen Assistenten zu schätzen, da Absprachen und Aufgaben oft außerhalb der klassischen 9-to-5-Arbeitszeiten anfallen.
5) Rechtsanwalt
Zu Gesprächen mit Klienten Kaffee und Gebäck servieren kann eine Virtuelle Assistenz natürlich nicht. Aber auch Rechtsanwälte haben viele Aufgaben, die problemlos von Virtuellen Assistenten erledigt werden können und so den stressigen Arbeitsalltag deutlich entlasten.
Als Rechtsanwalt läuft heutzutage viel Kommunikation auch via E-Mail. Hier kann der VA eine Vorsortierung vornehmen und nach Einarbeitung E-Mails direkt beantworten.
Längere Schriftstücke kann der Assistent nach Diktat erstellen – dazu ist es nicht notwendig vor Ort zu sein. Eine Audiodatei per Messenger oder abgelegt in der Cloud, funktioniert genauso gut.
Auch die Organisation und Pflege des Terminkalenders kann zu den Aufgaben gehören, die jeder Rechtsanwalt gerne abgibt. Dazu kommen Aufgaben wie die Pflege der Webseite und der sozialen Netze. Denn auch wenn die meisten Anwälte kein reines Online Business führen, gehören diese Bereiche zu jedem Unternehmen dazu. Gerade die Pflege beruflicher Netzwerke wie Xing und LinkedIn sind für die Gewinnung neuer Kunden wichtig.
Dies sind nur einige Beispiele dafür, wie auch Branchen und Unternehmer, die keine reinen Online Businesses haben, von der Flexibilität und Kompetenz von Virtuellen Assistenten profitieren können.
Vor allem die Abrechnung nach wirklich benötigter Zeit und die Tatsache, dass kein Arbeitsplatz im Büro geschaffen werden muss sind für viele Unternehmen ein großer Vorteil. Nicht außer Acht lassen, sollte man immer die Rechtlichen Aspekte bei der Beauftragung.
Dies sind nur einige Beispiele, wie die Virtuelle Assistenz in nahezu allen Branchen und Unternehmen eingesetzt werden kann und du als Unternehmer von der Flexibilität und dem Fachwissen profitieren kannst.
Doch wie findet man nun den passenden Virtuellen Assistenten um mit dem Abgeben der ersten Aufgaben zu beginnen?
Zum Beispiel direkt hier bei Fernarbeit.net. Du kannst entweder die Lebensläufe unserer VAs durchsehen und für dich passende Kandidaten direkt anschreiben. Oder kostenfrei und unkompliziert ein Jobangebot veröffentlichen und dann unter den Bewerbern auswählen.