18 gute Gründe, warum du einen Virtuellen Assistenten einstellen solltest
„Outsourcing“ spielt in der Start-up-Szene, für Klein- und Großunternehmen, sowie auch für beschäftigte Privatpersonen eine immer wichtigere Rolle. Mit Outsourcing ist das Auslagern von zeitintensiven Aufgaben gemeint, damit der Fokus auf die gewinnbringenden Unternehmensaufgaben sowie die bedeutenden Dinge im Leben gesetzt werden kann. Zeit zu gewinnen und Fokus zu behalten sind also Gründe, einen Virtuellen Assistenten (kurz VA) zu engagieren, um Beruf aber auch Alltag effizient zu managen. Doch es gibt eine Vielzahl von weiteren Gründen, eine Virtuelle Assistenz in Betracht zu ziehen.
1. Gewinne deine Zeit zurück
Sobald du bestimmte Aufgaben an deinen VA ausgelagert hast, wirst du von der neuen zusätzlichen freien Zeit, die dir zur Verfügung steht, begeistert sein. Diese Zeit kannst du nutzen, um dein Unternehmen voran zu bringen und endlich die Projekte in Angriff nehmen, die du schon lange vor dir her geschoben hast. Erholung und Entspannung sowie Zeit für deine persönlichen Projekte können auch endlich wieder Platz in deinem Terminkalender finden.
2. Der Überforderung entgegenwirken
Wenn du dich mit deinem Arbeitspensum überfordert fühlst, solltest du dir schnellstens zusätzliche Hilfe dazu holen. Es kann negative Folgen haben, ständigem Stress und enormem Druck ausgeliefert zu sein. Der einfachste Weg, jemand anderen für dein Unternehmen arbeiten zu lassen, ist einen virtuellen Assistenten einzustellen. Schnell über eine geeignete Plattform gefunden, kann er oder sie mit einer genauen Aufgabenstellung sofort los legen und dir einen Teil deines Stresses abnehmen.
3. Work Life Balance
Da dein virtueller Assistent einen großen Teil deiner administrativen Aufgaben übernehmen kann, hast du mehr Zeit dein Leben außerhalb des Unternehmens zu genießen. Du kannst deinem Hobby nachgehen, Zeit mit Freunden und Familie verbringen, regelmäßig Sport treiben, gesund kochen und vieles mehr.
4. Zeitraubende Verwaltungsaufgaben delegieren
Du könntest dein Unternehmen auf ein vollkommen neues Level bringen, wenn nur diese sich ständig wiederholenden Verwaltungsaufgaben nicht wären. Denn genau diese Aufgaben rauben dir nicht nur Zeit, sondern spiegeln deine wirklichen Fähigkeiten kaum wider. Ein Unternehmen zu führen, heißt auch zu lernen, Aufgaben zu delegieren. Den besten Einstieg hast du mit einem virtuellen Assistenten, der darauf spezialisiert ist, sofort Pflichten zu übernehmen und sie fortan selbstständig zu erledigen.
5. Fokus
Ein virtueller Assistent hilft dir den Fokus für das wirklich Wichtige wieder zu finden. Sei es in deinem Unternehmen oder auch im privaten Leben, ein virtueller Assistent übernimmt Arbeiten jeglicher Art.
6. Virtuelle Assistenten sind Freiberufler, keine Festangestellten
Wenn du in Betracht ziehst, eine zusätzliche Hilfe für dein Unternehmen einzustellen, dann kannst du die vielen Vorteile, die ein virtueller Assistent mit sich bringt, dir zu Nutzen machen. Ein virtueller Assistent arbeitet als Freiberufler, das bedeutet, im Gegensatz zu einer festangestellten Hilfskraft, musst du nur das vereinbarte Honorar zahlen. Alle weiteren Nebenkosten, wie gesetzliche Kranken- und Rentenversicherungsbeiträge, Urlaubsgelder und Steuern fallen weg.
7. Kein Training nötig
Des Weiteren fallen keine Kosten für zusätzliche Einarbeitungen oder Weiterbildungen an, da virtuelle Assistenten stets eigenverantwortlich mit den neusten und effektivsten Arbeitsvorgängen und digitalen Hilfsmitteln vertraut sind. Somit sparst du nicht nur Geld, sondern auch Zeit. VA’s sind meist erfahren genug, um direkt im Arbeitsgeschehen deines Unternehmens mitzuarbeiten.
8. Virtuelle Assistenten arbeiten remote, ohne logistischen Aufwand
Ein praktischer Bonus eines virtuellen Assistenten ist, dass er wirklich virtuell arbeitet. Sprich, dieser hilfreiche Mitarbeiter wird zwar einen wichtigen Teil deines Unternehmens darstellen, doch benötigt keinen extra Platz in deinem Büro. So sparst du dir einen großen logistischen Aufwand und musst auch keine zusätzlichen Ausstattungskosten einplanen.
9. Du bestimmst die Anzahl der Arbeitsstunden und bleibst im Budget
Wie du sicherlich weißt, kann das Arbeitsvolumen in einem Unternehmen stark variieren. Mal muss das gesamte Team am Wochenende durchackern, mal bleibt die Arbeit liegen und die Zeit vergeht mit Dingen, die niemanden weiterbringen. Die vertraglich festgelegten Arbeitsstunden sollen ausgefüllt werden, auch wenn das für dich als Arbeitgeber unnötigen Aufwand hervorruft.
Deshalb ist ein virtueller Assistent eine planbare Hilfe für das Unternehmen, da du wunderbar in deinem festgelegten Budget bleiben kannst. Denn du kannst einen virtuellen Assistenten so viele oder so wenige Stunden buchen, wie du es für nötig hältst. Das können nur 2 Stunden pro Woche sein, 10 Stunden oder sogar 20 Stunden, du entscheidest.
10. Du gewinnst Zeit für höherwertige Arbeit
Viele Unternehmen sehen die Vorteile eines virtuellen Assistenten, denken aber, den zusätzlichen Aufwand nicht stemmen zu können. Doch genau das Gegenteil ist der Fall: die Arbeit, die dir ein virtueller Assistent abnimmt, verschafft dir Zeit für Aufgaben, die deutlich mehr einbringen.
Als Besitzer eines Unternehmens ist es schwierig, seine eigene Zeit in Geld zu messen, vor allem wenn man sich selbst keinen Stundenlohn auszahlt. Um seine eigene Zeit und Arbeit schätzen zu lernen, sollte man dies jedoch genau tun: Bestimme, was eine Stunde deiner Arbeit im Unternehmen wert ist. Liegt der Satz deines virtuellen Assistenten darunter, rechnet sich jede ausgelagerte Stunde, sofern du die gewonnene Zeit tatsächlich in Arbeit steckst, die diesen Wert auch erwirtschaftet.
Da dein virtueller Assistent auf bestimmte Tätigkeiten spezialisiert ist, wird er wahrscheinlich sogar schneller und gründlicher deine Arbeit erledigen. Somit gewinnst du zusätzlich.
11. Transparente Aufstellung ohne versteckte Überraschungen
Ein virtueller Assistent arbeitet im Interesse deines Unternehmens. Er oder sie wird mit dir zusammen erarbeiten, was deinem Unternehmen fehlt, um wirklich erfolgreich zu sein. Dein VA wird die benötigten Arbeitsschritte aufschlüsseln und den anfallenden Aufwand bestimmen. Du wirst über jeden zusätzlichen Posten stets informiert und er oder sie wird mit dir absprechen, ob ein weiteres Fortfahren sinnvoll ist. Das heißt, wenn dein VA zusätzliche Arbeitszeit benötigt oder gewisse von dir verlangte Einkäufe dazukommen, wird er dich transparent darüber informieren. So wird auf jeden Fall sichergestellt, dass du mit keinen versteckten Rechnungen überrascht wirst.
12. Beständigkeit und Zuverlässigkeit
Wenn du einen virtuellen Assistenten über eine Agentur buchst, wird dessen eventueller Ausfall, sei es durch Krankheit, Urlaub oder Umorientierung, durch die Firma meist nahtlos gedeckt. Viele Agenturen haben für solche Fälle bestimmte Verfahren, sodass dein Unternehmen keine Verluste vernimmt.
Selbst wenn du deinen VA nicht über eine Agentur einstellst, wirst du dank dessen Organisationstalent bei einem eventuellen Ausfall keinen Verlust entgegen nehmen müssen. Da die meisten virtuellen Assistenten sehr selbstständig arbeiten, arrangieren sie eine Vertretung auf eigene Faust und weisen diese Vertretung auch meist selbst in die bestehenden Arbeitsabläufe ein. Wie du beim ersten Mal den passenden Virtuellen Assistenten findest und einarbeitest, entscheidet dabei stärker über die Zusammenarbeit als jedes Detail im Vertrag.
13. Transparentes Dokumentieren der Arbeitszeit
Wenn du einen VA anheuerst, kannst du davon ausgehen, dass jede investierte Minute genau dokumentiert wird. Dein VA wird gewissenhaft und transparent seine Arbeitszeiten schriftlich festhalten und auch ehrlich seine Resultate vorstellen.
14. Breitgefächertes Wissen und hilfreiche Fähigkeiten
Ein guter virtueller Assistent ist ausgestattet mit dem besten Wissen und den hilfreichsten Fähigkeiten, welche dein Unternehmen weit vorantreiben werden. Sie kennen sich in Bereichen wie Zeitmanagement, Buchhaltung, Social Media Marketing und vielem mehr aus und geben liebend gern Tipps und Wissen weiter, um dir zu helfen, dein Unternehmen noch erfolgreicher zu machen.
15. Unglaublich motivierte Einstellung: „Your success is their success“
Dein virtueller Assistent führt als Freiberufler ein Unternehmen so wie du und ist selbst hoch motiviert, die besten Resultate zu liefern und hervorragendes Feedback zu erhalten. Denn positives Feedback und zufriedengestellte Kunden sind essentiell für den Erfolg eines VA’s.
Wenn dir dessen Arbeit gefällt, so wirst du mit Sicherheit anfangen mehr Aufgaben zu delegieren und auch deinen Freunden und Arbeitskollegen von deinem hilfreichen VA berichten. So wächst dessen Business, da er nicht nur durch dich mehr verdienen kann sondern zusätzlich mehr Klienten gewinnt.
16. Aufgaben werden über Nacht erledigt, wenn die Zeitzone passt
Egal aus welchem Land dein virtueller Assistent stammt, die ortsunabhängige Freiheit, die eine internetbasierte Arbeit mit sich bringt, kann auch Vorteile für dein eigenes Unternehmen bringen. Denn wenn dein VA sich in einem anderen Land aufhält, können Jobs über Nacht erledigt werden und die fertigen Ergebnisse befinden sich am nächsten Morgen in deinem E-Mail-Fach. Da die meisten VA’s diese Freiheit zu schätzen wissen, stecken sie viel Fleiß in ihre Arbeit. So kann es auch passieren, dass sie zu ungewöhnlichen Tageszeiten arbeiten, um sich deiner eigenen Zeitzone anzupassen.
17. Enorme Flexibilität
Viele virtuelle Assistenten bringen eine enorme Flexibilität mit sich und passen sich meist an die Bedürfnisse deines Unternehmens an, um eine gemeinsame Zusammenarbeit möglich zu machen. Er oder sie kann für dich projektbezogen, auf Stundenbasis, befristet für wenige Monate oder für jeglichen anderen Zeitraum arbeiten. Die meisten VA’s können mit den unterschiedlichsten Herausforderungen umgehen und haben auch kein Problem, sich in neue Themengebiete einzuarbeiten.
18. Großes Netzwerk aus Unternehmern und Freiberuflern
Einige virtuelle Assistenten stehen in Kontakt mit hochqualitativen Fachkräften, die sie aus früherer oder momentaner Zusammenarbeit kennen. Diese Fachkräfte sind selbst Unternehmer oder Freiberufler, die ihre Dienstleistungen anbieten und aus den verschiedensten Branchen kommen. Ein VA mit einem großen Netzwerk kann dir und deinem Unternehmen neue Türen öffnen.
Häufige Fragen
Brauche ich einen Arbeitsvertrag? Nein. Ein virtueller Assistent arbeitet in der Regel als Freiberufler oder über eine Agentur. Ihr schließt einen Dienst- oder Werkvertrag ab, keinen Arbeitsvertrag.
Mit wie vielen Stunden sollte ich starten? Die meisten Unternehmen beginnen mit fünf bis zehn Wochenstunden für ein bis zwei klar abgegrenzte Aufgabenbereiche und erweitern erst, wenn sich die Zusammenarbeit eingespielt hat.
Woran erkenne ich einen guten virtuellen Assistenten? An nachvollziehbarer Erfahrung in genau den Aufgaben, die du abgeben willst, an Referenzen aus Kundenprojekten statt aus der eigenen Selbstvermarktung und daran, wie jemand mit einer kleinen bezahlten Probeaufgabe umgeht.
Was passiert, wenn die Zusammenarbeit nicht passt? Weil es sich um eine freie Zusammenarbeit ohne Festanstellung handelt, lässt sich ein Wechsel deutlich unkomplizierter gestalten als bei einer Kündigung, ohne Fristen und arbeitsrechtliche Hürden.
Wie schütze ich sensible Unternehmensdaten? Über eingeschränkte Zugriffsrechte auf nur die nötigen Tools, klare Absprachen und, wo personenbezogene Daten im Spiel sind, eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung. Am besten schriftlich vor dem ersten Arbeitstag.
Bereit, loszulegen?
Haben dich diese Gründe überzeugt? Dann kannst du kostenlos deinen ersten Virtuellen Assistenten suchen und anfangen, Aufgaben zu delegieren. Wer lieber selbst auswählt, geht die Profile durch und kann dort direkt passende virtuelle Assistenzen finden.