Brauche ich als Virtueller Assistent eine Gewerbeanmeldung?

Gewerbeanmeldung als Virtueller Assistent

Um es kurz zu machen: In den meisten Fällen benötigst du als Virtueller Assistent eine Gewerbeanmeldung. Die Anmeldung eines Gewerbes ist in Deutschland sehr einfach und schnell erledigt. In einigen Fällen benötigst du aber tatsächlich keine Gewerbeanmeldung, zum Beispiel dann, wenn du Freiberufler bist. Wie du als Virtueller Assistent dein Gewerbe anmeldest und was es dabei alles zu beachten gibt, erfährst du hier.

Wenn du dich als Virtueller Assistent selbstständig machst, musst du dich auch mit ein paar bürokratischen Dingen beschäftigen. Dazu gehört die Gewerbeanmeldung. Aber keine Sorge: Es ist sehr einfach, in Deutschland ein Gewerbe anzumelden.

Wann du als Virtueller Assistent ein Gewerbe anmelden musst

Ein Gewerbe musst du in Deutschland immer dann anmelden, wenn du eine gewerbliche Tätigkeit aufnehmen willst.

Eine gewerbliche Tätigkeit ist dabei über die folgenden Punkte definiert:

  • Selbstständigkeit: Du selbst bist für die Geschäftstätigkeit verantwortlich.
  • Gewinnerzielungsabsicht: Du möchtest mit deiner Tätigkeit Geld verdienen.
  • Fortsetzungsabsicht: Die Tätigkeit findet nicht nur einmal statt, sondern wird von dir wiederholend ausgeführt.

Diese drei Punkte werden von dir erfüllt, wenn du als Virtueller Assistent arbeitest. Allerdings gibt es eine wichtige Ausnahme: Als sogenannter Freiberufler musst du kein Gewerbe anmelden. Freiberufler genießen eine Reihe von Vorteilen. Sie zahlen zum Beispiel keine Gewerbesteuer und müssen auch kein Gewerbe anmelden.

Keine Gewerbeanmeldung für Freiberufler notwendig

Eine ganze Reihe von Tätigkeiten wird in Deutschland als „freiberuflich“ bezeichnet. In §18 EstG (Einkommenssteuergesetz) wird genauer aufgeführt, wer Freiberufler ist und welche Tätigkeiten dazugehören, zum Beispiel:

  • Ärzte
  • Notare
  • Architekten
  • Steuerberater
  • Journalisten
  • Übersetzer
  • Schriftstellerische Tätigkeiten
  • Unterrichtende Tätigkeiten

Außerdem ist im Gesetz von „ähnlichen Berufen“ die Rede, was Raum für Interpretationen lässt. 

Es ist möglich, auch als Virtueller Assistent als Freiberufler zu gelten. Eine Gewerbeanmeldung ist dann nicht notwendig. Das kann unter anderem dann der Fall sein, wenn du ausschließlich als Übersetzer tätig bist.

Auch das Schreiben von Blogartikeln kann als freiberufliche Tätigkeit gesehen werden. Wenn zu deinen Aufgaben aber auch das Einpflegen der Artikel bei WordPress gehört, ist das schon eine gewerbliche Tätigkeit.

Um Freiberufler zu sein, musst du dafür Sorge tragen, dass wirklich alle deine Tätigkeiten als freiberuflich gelten. Ansonsten ist eine Gewerbeanmeldung notwendig. Die engen Grenzen als Freiberufler hast du dabei schnell überschritten und die meisten VAs sind keine Freiberufler. Außerdem weißt du zu Beginn vielleicht gar nicht genau, welche Tätigkeiten du in der nächsten Zeit für deine Kunden ausführen wirst. Dein Status als Freiberufler kann dich hier sehr einschränken.

Auch lässt das Einkommenssteuergesetz einen Interpretationsspielraum, wer als Freiberufler zählt. Du solltest daher in jedem Fall Rücksprache mit deinem Finanzamt halten, wenn du meinst, dass du Freiberufler bist und keine Gewerbeanmeldung durchführen musst.

Du kannst auch zu einem späteren Zeitpunkt vom Status als Gewerbetreibender zum Status als Freiberufler wechseln, wenn du die Voraussetzungen erfüllst.

Zeitpunkt für Die Gewerbeanmeldung: Wann solltest du dein Gewerbe anmelden?

Eine Gewerbeanmeldung ist laut Gesetz bereits bei der Aufnahme einer gewerblichen Tätigkeit notwendig. Im besten Fall hast du also die Anmeldung erledigt, bevor du deine ersten Aufträge als VA annimmst.

Wenn du kein Gewerbe anmeldest oder zu spät anmeldest, können Geldstrafen drohen. Allerdings wurde in der Vergangenheit häufig auf eine Strafe verzichtet, zumindest dann, wenn eine Anmeldung zeitnah erfolgte. Darauf solltest du dich allerdings nicht verlassen!

Brauche ich eine Erlaubnis, um ein Gewerbe anmelden zu dürfen?

Du brauchst keine weitere Erlaubnis, um ein Gewerbe anzumelden. Allerdings kann dein Gewerbe selbst genehmigungspflichtig sein, zum Beispiel, wenn du gewisse Qualifikationen für eine Tätigkeit mitbringen musst. Dazu gehören die Arbeit als Versicherungs- oder Immobilienmakler und viele Buchführungstätigkeiten.

Die meisten Tätigkeiten für Virtuelle Assistenten sind nicht genehmigungspflichtig.

Einen Auszug über Tätigkeiten, für die du in Deutschland eine Erlaubnis benötigst, findest du hier auf der Seite der Handelskammer Hamburg 

Wo meldest du dein Gewerbe an?

Die Anmeldung des Gewerbes erfolgt bei der für dich zuständigen Behörde. Häufig gibt es ein Gewerbeamt, in einigen Fällen erfolgt die Anmeldung auch beim Ordnungsamt oder einer anderen Behörde. Möglicherweise kannst du ein Gewerbe auch bei der für dich zuständigen IHK (Industrie- und Handelskammer) anmelden. Am besten informierst du dich online bei deiner Gemeinde, wo die Anmeldung erfolgen muss.

In einigen Kommunen musst du persönlich zur Anmeldung erscheinen, in anderen Städten und Gemeinden reicht es aus, wenn du den Antrag unterschreibst und per Post sendest.

Die Online-Anmeldung eines Gewerbes ist meistens noch nicht möglich, das wird sich aber sicherlich in den nächsten Jahren ändern.

Welche Unterlagen werden für die Gewerbeanmeldung benötigt?

Für die Anmeldung benötigst du deinen Personalausweis und das passende Formular zur Gewerbeanmeldung. Das bekommst du entweder online oder direkt bei der Behörde. Als Alternative zum Personalausweis kannst du auch einen Reisepasse mit Meldebescheinigung mitbringen.

Im besten Fall ist das schon alles, was du für die Anmeldung benötigst. Andere Dokumente brauchst du, wenn du zum Beispiel ein Unternehmen für dein Gewerbe gründest.

Als ausländischer Staatsangehöriger musst du möglicherweise weitere Dokumente vorlegen, zum Beispiel deine Aufenthaltsbescheinigung, oder den Nachweis für notwendige Sprachkenntnisse erbringen.

Was kostet eine Gewerbeanmeldung?

Die Kosten für eine Gewerbeanmeldung unterscheiden sich je nach Kommune. Im günstigsten Fall kostet eine Anmeldung circa 15 Euro, maximal solltest du mit circa 60 Euro rechnen.

Zusätzliche Kosten kommen dann auf dich zu, wenn du weitere Unterlagen einreichen musst, zum Beispiel ein polizeiliches Führungszeugnis. Als virtueller Assistent, der gerade erst durchstartet, wirst du aber häufig nur die minimalen Kosten für die Anmeldung zahlen müssen.

Das Formular zur Gewerbeanmeldung als Virtueller Assistent ausfüllen

Das Ausfüllen des Formulars ist meist schnell erledigt. Bevor du dich daran machst, solltest du dir über einige Dinge Gedanken gemacht haben:

  • Welche Tätigkeiten willst du als virtueller Assistent für deine Kunden anbieten?
  • Willst du hauptberuflich oder nebenberuflich als VA selbstständig sein?
  • Wenn du dich nebenberuflich selbstständig machst: Kannst du deinen Pflichten als Arbeitnehmer in deinem Job noch nachkommen?
  • Was ist „Scheinselbstständigkeit“ und wie kannst du sie vermeiden?
  • Was ist die Kleinunternehmerregelung und ist sie für dich sinnvoll?

Tätigkeitsbeschreibung im Formular zur Gewerbeanmeldung

Du musst im Formular angeben, welche Tätigkeiten du in deiner Selbstständigkeit ausführen wirst. Liste hier alle Dinge auf, die du für deine Kunden anbieten möchtest. Du kannst das später auch noch ändern, dafür werden aber wieder Kosten fällig.

Hauptgewerbe oder Nebengewerbe?

Die Unterscheidung zwischen einem Hauptgewerbe und einem Nebengewerbe ist unter anderem für die gesetzliche Krankenversicherung wichtig. Ein Nebengewerbe betreibst du zum Beispiel dann, wenn du Vollzeit als Arbeitnehmer arbeitest und zusätzlich ein paar Stunden pro Woche selbstständig tätig bist. Auch für ein Nebengewerbe muss eine Gewerbeanmeldung erfolgen!

Arbeitnehmer und Selbstständigkeit

In vielen Fällen ist es kein Problem, wenn du dich neben deinem Job selbstständig machst. Es kann trotzdem sinnvoll sein, deinen Arbeitgeber darüber zu informieren. Eine Pflicht dazu  gibt es nicht, wenn du sicher bist, dass dein Gewerbe keine negativen Auswirkungen auf deinen Job hat (du darfst deinem Arbeitgeber zum Beispiel keine Konkurrenz machen).

Manche Berufsgruppen wie Beamte benötigen allerdings eine Genehmigung für ihre nebenberufliche Selbstständigkeit.

Mehr Infos zum Thema „Nebenberufliche Selbstständigkeit als Virtueller Assistent 

Scheinselbstständigkeit und wie du sie vermeiden kannst

Eine Scheinselbstständigkeit kann dann eintreten, wenn deine offiziell selbstständige Tätigkeit eigentlich in die Kategorie „abhängige Beschäftigung (Arbeitnehmer)“ fällt. Das kann unter anderem dann passieren, wenn du nur für einen Auftraggeber tätig bist. Scheinselbstständigkeit solltest du unbedingt vermeiden!

Hier findest du mehr Infos zum Thema Scheinselbstständigkeit als Virtueller Assistent und Freelancer.

Die Kleinunternehmerregelung

„Kleinunternehmer“ ist ein besonderer Status im deutschen Steuerrecht, der dir bürokratischen Aufwand ersparen soll. Als Kleinunternehmer musst du auf deinen Rechnungen zum Beispiel keine Umsatzsteuer ausweisen und an das Finanzamt abführen, darfst dann aber auch keine Vorsteuer geltend machen.

Ob es für dich sinnvoll ist, als Kleinunternehmer in die Selbstständigkeit zu starten, solltest du genau prüfen, da das Ganze Vor- und Nachteile hat. Mehr Infos zur Kleinunternehmerregelung findest du hier.

Die nächsten Schritte nach der Gewerbeanmeldung

Sobald du dein Gewerbe angemeldet hast, wird das Finanzamt automatisch darüber informiert, dass du jetzt einer selbstständigen Tätigkeit nachgehst. Du bekommst dann den sogenannten „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ zugeschickt, den du ebenfalls ausfüllen musst. Auch das ist mit ein wenig Aufwand zu meistern.

Auch die für IHK (Industrie- und Handelskammer) wird über deine Selbstständigkeit informiert, denn du wirst dort automatisch Mitglied.

Als selbstständiger virtueller Assistent voll durchstarten

Wenn du dich selbstständig machst, willst du natürlich gleich loslegen, Kunden finden und dich in die Arbeit stürzen. Dabei warten aber noch weitere rechtliche Herausforderungen auf dich. Für deine eigene Website musst du zum Beispiel ein Impressum und eine Datenschutzerklärung erstellen, deine Social-Media-Seiten müssen zahlreiche Anforderungen erfüllen und auch das Urheberrecht kann für dich wichtig werden. Dazu benötigst Du auch AGB und Verträge für deine Kunden. Doch auch diese ganzen Infos musst Du nicht neu erfinden. Es gibt zahlreiche Vorlagen und Hilfen zu den rechtlichen Themen. Ein besonders vollständiges Angebot ist beispielsweise das Starterpaket von easy Rechtssicher.

So kannst du als Virtueller Assistent schneller durchstarten!