Erfolgreich als virtuelle Assistenz: Wie Du Dich unentbehrlich machst!
Erfolgreich als virtuelle Assistenz arbeiten – das ist das Ziel. Doch – wer schon einmal Neukundenakquise gemacht hat, weiß, wie viel Zeit und Engagement es benötigt, um neue Kunden von sich zu überzeugen. Vor allem, da der Markt der virtuellen Assistenten immer größer wird. Vorteilhafter ist es, wenn man Kunden dauerhaft an sich bindet und von seiner Leistung überzeugt – anstelle Kleinaufträge von stetig wechselnden Auftraggebern anzunehmen.
Doch wie kannst Du Dich bei Deinen Kunden unentbehrlich machen? Und zwar so, dass sie immer wieder mit Dir zusammenarbeiten wollen? Hier unsere 11 TOP-Tipps:
1. Sei immer termintreu und zuverlässig
Pünktlich zu Meetings zu kommen und termingerecht Aufgaben zu erledigen, ist die erste goldene Regel! Damit hast Du schon die halbe Miete. Wenn Deine Kunden wissen, dass sie sich auf Dich verlassen können, fällt es ihnen leichter etwas abzugeben.
Klingt banal – ist es aber nicht! Denn wie wäre es für Dich, wenn Deine Kunden zu spät zu Besprechungen kommen oder vergessen Aufgaben pünktlich zu erledigen? Bei künftigen Aufgaben, würdest Du evtl. auch fünfmal überlegen und es evtl. jemanden anderen geben oder selbst machen. Vor allem, wenn es terminkritisch oder von besonderer Wichtigkeit ist!
Lässt Du Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit schleifen, hat dies Auswirkungen, wie Deine Kunden mit Dir umgehen!
2. Erstelle Standards
Damit Deine Arbeit effektiver und qualitativ hochwertiger wird, lege Standards fest. Strukturiere alles, was die Kunden Dir während der Zusammenarbeit erzählen und als Standard dienen kann. Sei es bevorzugte Schriftarten, -größen, Zeilenabstände, Call-to-actions, etc.
Diese Punkte kannst Du im Anschluss auch als Checkliste verwenden – bevor Du Deine Arbeit an Deine Kunden schickst. Ebenfalls kannst Du – sofern Du KI nutzt – diese auch als Vorgaben in Deinen KI Business Butler hinterlegen, der Dich bei Deiner Arbeit unterstützt.
3. Gewöhnt Euch aneinander
Kunden, lernen in der Zusammenarbeit. Genauso wie Du als VA. Daher gib Deinen Kunden Zeit, dass sie sich an Dich gewöhnen und erweitere Deinen Handlungsspielraum. Frage nach, ob Du über die bisherige Aufgaben auch weitere Aufgaben, die Du Dir schon überlegt hast, übernehmen kannst.
Falls nicht, frage nach, was Du konkret noch tun oder lernen kannst, damit Du es übernehmen kannst und terminiere, wann Du das Thema nochmal ansprichst, da Du alles Erforderliche getan hast.
4. Unterstütze proaktiv
Anders als Maschinen oder Programme hast Du ein Gespür und persönliche Erfahrung. Daher nutze sie. Biete Deinen Kunden einen Mehrwert, indem Du proaktiv wirst.
Wie?
- Spreche Optimierungsideen an (Warum 50 Mal das Gleiche antworten, wenn hier bspw. ein Standard-Text erstellt und verwendet werden kann?)
- Notiere Dir, was Deinen Kunden wichtig ist und biete ihnen künftig Lösungen an anstelle nur rein Probleme zu schildern (z.B.: „Ich sehe, dass es aktuell dauernd Rückfragen zu diesem Produkt gibt. Wie wäre es, wenn wir auf der Kontaktseite dies als Reklamationsgrund aufnehmen und ein Standardschreiben dazu verfassen? Dieses wird dann automatisch verschickt wird mit dem Hinweis, dass sich der Kunde melden kann, wenn er noch weitere Fragen hat.)
5. Finde Sparpotentiale für Deine Kunden
Finde Möglichkeiten, damit Deine Kunden Geld und/oder Zeit spart. Haben die Kunden Einsparpotential, steht mehr Budget für Dich und die Anschaffung von Software, das Schalten von Adds, etc.) zur Verfügung, was Ihr für Eure Arbeit und Euren Erfolg benötigt.
6. Gib regelmäßig Feedback
Konzentriertes Arbeiten ist gut, doch zu viel Stille nicht. Daher gib – auch unaufgefordert – Feedback:
- Woran arbeitest Du gerade?
- Welche Herausforderungen gibt es?
- Was läuft gerade gut/besonders gut?
- Wo brauchst Du noch mehr Informationen oder Unterstützung?
- Bist Du im Zeitplan mit Deinen Aufgaben?
- etc.
Dies gibt auch Deinem Kunden ein gutes Gefühl und Sicherheit.
7. Sei positiv
Gut gelaunt seinen Tag zu verbringen, ist lustiger als Trübsinn blasen und sich über irgendetwas aufzuregen. Warum also nicht auch fröhlich in der Arbeit sein? Das motiviert auch Deine Kunden, macht viel mehr Spaß und lässt den Tag schneller verstreichen.
Und hast Du mal einen schlechten Tag, lass dies nicht Deine Kunden spüren. Es ist normal, dass nicht immer alles perfekt läuft.
8. Optimiere stets Deine Qualität
Nutze Deine Zeit, die Du bspw. aus der Optimierung Deiner Prozesse und dem Einsatz von AI gewinnst, um neue Skills zu lernen. So überholt Dich später nicht die Konkurrenz, weil Deine Kunden feststellen, sie möchten jetzt andere Tools, Strategien, etc. ausprobieren.
Eventuell könnt ihr ja gemeinsam besprechen, wo die Reise hingehen soll und Du Dich entsprechend vorbereiten, indem Du an Onlinekursen teilnimmst, Videos anschaust, etc.
9. Sei Deiner Zeit voraus
Egal ob Du gerade auf einer Insel oder Du in Stuttgart in Deiner Wohnung sitzt: sei Deiner Zeit voraus. Die Kunden möchten etwas bis um 8 Uhr erledigt haben? Sende es ihnen bereits um 7 Uhr oder besser noch am Abend vorher zu. Falls diese sehr knapp geplant haben, haben sie damit etwas Puffer und weniger Stress, was ihn/sie auch dauerhaft fröhlicher macht.
Denke auch daran, dass Du bspw. Zusatzgeschäft erhalten kannst, wenn Du anbietest, die Zeitzonen zu übernehmen, die Deine Kunden selbst nicht abdecken können. Beispielsweise wenn sie Nachmittags ihre Kinder abholen, beim Sport sind oder Zeit mit der Familie verbringen wollen und dennoch Rufbereitschaft oder E-Mail-Response gewährleisten müssen.
10. Schütze und respektive die Privatsphäre
Datenschutz und Respekt Deines Gegenübers und seiner Bedürfnisse und Ziele ist sehr wichtig. Du kannst noch so gut sein, wenn Du nicht auf korrekten Umgang mit den Dir anvertrauten Informationen achtest, werden Kunden sich anderweitig umsehen oder bei der Auftragsvergabe neuer Themen, andere vorziehen.
Erfolgreich als virtuelle Assistenz sein bedeutet vor allem auch sich an rechtliche Bestimmungen zu halten und die Daten und Informationen Deiner Kunden nicht zu gefährden.
11. Lerne Deine Kunden kennen und nutze Dein Wissen
Auch wenn Ihr Euch evtl. nie live getroffen habt, Zwischenmenschlichkeit und Wertschätzung kommt überall an. Daher lerne mehr über Deine Kunden. Wann haben diese Geburtstag, wann die Ehepartner und wann die Kinder – sofern vorhanden. Welche Haustiere haben sie? Was ist ihnen wichtig? Welche Routinen haben sie?
Wenn Du das weißt: perfekt! Gratuliere ihnen zum Geburtstag und/oder schicke Aufmerksamkeiten, wenn bspw. ein Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde.
Kennst Du darüber hinaus deren Routinen, bspw. von 8 – 11 Uhr ins Fitnessstudio zu gehen, rufe sie dieser Zeit nicht an. Gleiches gilt für Hunde-Spaziergänge oder der erste Kaffee am Morgen, sofern die Kunden es nicht ausdrücklich wünschen, in dieser Zeit angerufen zu werden, da diese dann besonders kreativ oder aufnahmefähig sind. Passe auch Deine Rücksprachen an den Biorhythmus Deiner Kunden an.
Morgens ist man meist frischer als am Nachmittag nach einem langem Tag. Montags sind manche Kunden besonders gestresst, da E-Mails übers Wochenende hereingekommen sind und bearbeitet werden müssen. Daher wähle für wichtige Themen andere Tage – sofern es nicht zeitkritisch ist.
Fazit: Behandel das Unternehmen Deiner Kunden, wie Dein eigenes
Wenn Du das Unternehmen Deiner Kunden, wie Dein eigenes Unternehmen betrachtest, werden Dir viele unser TOP 11 ganz automatisch von der Hand gehen. Du wirst im Sinne des Kunden denken und Deine Kunden werden dies honorieren.
Habe auch keine Angst vor AI – diese nimmt Dir Deinen Job nicht weg. Sie gibt Dir die Möglichkeit, einfaches – vielleicht sogar langweiliges – aus Deiner Arbeit verschwinden zu lassen und Du kannst Dich um Neues und Spannenderes kümmern, was Dir noch mehr Spaß macht. AI-Applikationen können Dir auch zur Qualitätssicherung dienen, da diese nochmal einen „Blick“ von außen geben. Dein persönlicher Qualitätsmanager sozusagen.
Weitere Tipps, wie Du Kunden von Dir überzeugst, gibt es hier.
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