Wie du Kunden von dir überzeugst

Wenn du freiberuflich als virtuelle Assistenz erfolgreich sein willst, dann solltest du wissen, wie du deine Kunden von dir und deiner Arbeit überzeugst. Wenn du das schaffst, steht einer nachhaltigen Zusammenarbeit und einer guten Auftragslage durch Empfehlungen nichts mehr im Weg. Hier haben wir ein paar Tipps für dich zusammengestellt, die dir dabei helfen können, Kunden von dir und deiner Arbeit zu überzeugen. 

1. Bedürfnisse der Kunden verstehen – Die Zielvereinbarung

Der Schlüssel zum Erfolg als virtuelle Assistenz ist das Verständnis der Bedürfnisse deiner Kunden. Kurz: eine gemeinsame Zielvereinbarung. Denn: Nur wer das Ziel kennt, kann sich später an der Erreichung dieser Ziele auch wirklich messen lassen. 

Bevor du also mit einem neuen Kundenprojekt beginnst, solltest du eine gründliche Bedarfsanalyse durchführen. Frag deine Kunden nach ihren Zielen, Herausforderungen und Erwartungen. Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern hilft dir auch dabei, maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln. Führe ein umfassendes Gespräch und halte die Ergebnisse schriftlich fest. Perspektivisch ist es ratsam, in einem festgelegten Turnus immer wieder auf die ursprüngliche Planung zu schauen und bei Bedarf auch nachzujustieren.

Beispiel:

Wenn ein Kunde Unterstützung im Social Media Management benötigt, frage nach seinen spezifischen Zielen. Möchte er seine Reichweite erhöhen, eine bestimmte Zielgruppe ansprechen oder den Kundenservice verbessern? Indem du gezielte Fragen stellst und aktiv zuhörst, kannst du individuelle Strategien entwickeln, die genau auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten sind. Wichtig: Halte auch den aktuellen Status fest. Was ist bisher bereits gemacht worden? Wo steht der Kunde? Wo will er hin?

2. Klare und transparente Kommunikation – Die Basis

Gute Kommunikation ist die Basis jeder erfolgreichen Zusammenarbeit. Informiere deine Kunden regelmäßig über den Fortschritt ihrer Projekte, wichtige Meilensteine und eventuelle Herausforderungen. Nutze hierfür regelmäßige Updates per E-Mail oder Video-Calls. Transparenz schafft Vertrauen und zeigt deinen Kunden, dass sie sich auf dich verlassen können. 

Hier ist es auch wichtig, von Anfang an klare Rollen und Verantwortlichkeiten zu kommunizieren. Setze also auch klare Deadlines und kommuniziere, welchen Part der Kunde liefern muss und welcher Content in deiner Verantwortung liegt. Gerade für den Anfang gilt: Je mehr Zeit du dir für eine gute und strukturierte Kommunikationsbasis nimmst, umso leichter lässt es sich später zusammenarbeiten.

Tipp:

Erstelle einen Kommunikationsplan, der festlegt, wie oft und in welcher Form Updates erfolgen. Nutze Tools wie Trello oder Asana, um Projekte transparent zu dokumentieren und den Fortschritt sichtbar zu machen. Auch wenn die Nutzung solcher Systeme anfangs für den Kunden Mehrarbeit bedeutet, da er sich erst einmal einarbeiten muss, zahlt die gemeinsame Nutzung langfristig auf einen guten Workflow ein.

3. Expertise und Erfahrung demonstrieren – Professionalität

Um als virtuelle Assistenz Vertrauen zu gewinnen, ist es wichtig, deine Qualifikationen und bisherigen Erfolge klar zu präsentieren. Ein professionell gestaltetes Portfolio, das erfolgreiche Projekte und positive Kundenbewertungen enthält, kann hier sehr hilfreich sein.

Im besten Fall hast du eine eigene Webseite, auf der man mehr über dich und deine Arbeit erfahren kann. Darüber hinaus ist es ratsam, verschiedene Plattformen wie LinkedIn, Xing oder auch Instagram als Marketingtool für dich zu nutzen. Gerade auch Kunden, die genau für die Pflege dieser Plattformen jemanden suchen, finden deinen Auftritt dort möglicherweise entscheidend. Zudem sind all deine Seiten im Netz auch deine virtuellen Visitenkarten. Auch ein Unternehmensprofil bei Google ist hier übrigens hilfreich und kann dir in punkto Rezensionen helfen.

On Top solltest du nicht nur sichtbar, sondern im Netzgeschehen auch aktiv sein.

Beispiel:

Neben der Darstellung deiner Person und Expertise kannst du auch deine inhaltliche Arbeit als Content für dich nutzen. Erstelle Best-Case-Szenarios, die zeigen, wie du konkrete Probleme für frühere Kunden gelöst hast. Füge Zahlen und Daten hinzu, um deine Erfolge messbar zu machen. Zum Beispiel: „Durch meine Social Media Strategie konnte ich die Reichweite des Kunden X innerhalb von drei Monaten um 150 % erhöhen.“ Zudem kannst du selbstgeschriebene Artikel zu deinem Thema veröffentlichen oder dich an einschlägigen Diskussionen beteiligen.

4. Mehrwert und Innovation bieten – Du machst den Unterschied

Kunden mögen es, wenn sie das Gefühl haben, wirklich einzigartige Leistungen oder Extras für ihr Geld zu bekommen. Biete daher stets zusätzlichen Mehrwert und innovative Lösungen an. Dies könnte durch den Einsatz neuer Technologien, durch kreative Problemlösungen oder zusätzliche Dienstleistungen geschehen.

Beispiel:

Wenn du beispielsweise als virtuelle Assistenz für die Buchhaltung tätig bist, könntest du zusätzlich regelmäßige Finanzberichte und Prognosen anbieten, die deinem Kunden helfen, bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Hier kannst du dich auch als Expert*in positionieren und deine Kernkompetenzen bzw. deine besonderen Skills herausstellen.

5. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit zeigen – Prozessorientiert arbeiten

Die Anforderungen an Virtuelle Assistenzen ändern sich schnell. Zeige deinen Kunden, dass du, in einem gewissen Rahmen, flexibel und anpassungsfähig bist. Sei bereit, Aufgaben umzupriorisieren und neue Herausforderungen anzunehmen, wenn sich die Situation des Kunden ändert. Wenn der Kunde merkt, dass er sich auch bei Veränderung auf dich verlassen kann, nimmt er dich auch gern mit in das nächste Projekt. 

Als Dienstleister*in solltest du flexibel sein, jedoch auch deine Grenzen kennen. Letztere kannst du zu Beginn bereits kommunizieren, damit ihr euch in einem gewissen Rahmen bewegt. Innerhalb dieses Rahmens solltest du jedoch professionell agieren können.

Tipp:

Nutze für ein erfolgreiches Projektmanagement agile Methoden, um flexibel auf Änderungen reagieren zu können. Scrum oder Kanban können dir helfen, Projekte effizient zu managen und schnell auf neue Anforderungen zu reagieren.

6. Zuverlässig sein – Vertrauenssache

Zuverlässigkeit ist wohl einer der wichtigsten Faktoren, um Vertrauen zu gewinnen und auch zu halten. Stelle sicher, dass du deine Zusagen stets einhältst und Projekte pünktlich und in guter Qualität lieferst. Wenn der Kunde dir blind vertrauen kann, gibt er auch gerne Projekte an dich ab. Gerade wenn ihr gerade gemeinsam startet, kannst du hier mit deinen Werten punkten.

Gut zu wissen:

Erstelle unbedingt realistische Zeitpläne und verspreche nichts, was unmöglich ist. Sollte es dennoch zu Verzögerungen kommen, kommuniziere diese proaktiv und biete Lösungen an, um das Vertrauen deines Kunden nicht zu gefährden.

Hier nochmal auf einen Blick deine Checkliste mit den wichtigsten Punkten, um deine Kunden von dir zu überzeugen:

1. Bedürfnisse der Kunden verstehen: Führe eine gründliche Bedarfsanalyse durch.
2. Klare und transparente Kommunikation: Informiere deine Kunden regelmäßig über den Fortschritt.
3. Expertise und Erfahrung: Zeige deine Qualifikationen und bisherigen Erfolge.
4. Mehrwert und Innovation bieten: Biete zusätzliche Dienstleistungen und innovative Lösungen an.
5. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit zeigen: Reagiere flexibel auf Änderungen.
6. Zuverlässig sein: Sei zuverlässig und halte deine Versprechen ein.

Fazit

Der Job als virtuelle Assistenz erfordert weit mehr als nur fachliches Können. Wie so oft kommt es auch hier auf die Soft Skills an. Das Fachwissen kann zwar identisch mit dem deiner Mitbewerber*innen sein, aber du als Persönlichkeit machst den Unterschied. Die hier genannten Strategien helfen dir, dich von der Konkurrenz abzuheben und eine starke, vertrauensvolle Kundenbasis aufzubauen. Wenn du diese nach außen kommunizierst und innerhalb deiner Arbeit immer wieder auch sichtbar machst, steht einem überzeugten Kunden nichts mehr im Weg. Viel Spaß und Erfolg dabei!