18 gute Gründe, warum du einen Virtuellen Assistenten einstellen solltest

„Outsourcing“ spielt in der Start-Up Szene, für Klein – und Großunternehmen, sowie auch für beschäftigte Privatpersonen eine immer wichtigere Rolle. Mit Outsourcing ist das Auslagern von zeitintensiven Aufgaben gemeint, damit der Fokus auf die gewinnbringenden Unternehmensaufgaben sowie die bedeutenden Dinge im Leben gesetzt werden kann. Zeit zu gewinnen und Fokus zu behalten sind also Gründe, einen Virtuellen Assistenten (kurz VA) zu engagieren, um Beruf aber auch Alltag effizient zu managen. Doch es gibt eine Vielzahl von weiteren Gründen, eine Virtuelle Assistenz in Betracht zu ziehen.

1. Gewinne deine Zeit zurück

Sobald du bestimmte Aufgaben an deinen VA ausgelagert hast, wirst du von der neuen zusätzlichen freien Zeit, die dir zur Verfügung steht, begeistert sein. Diese Zeit kannst du nutzen, um dein Unternehmen voran zu bringen und endlich die Projekte in Angriff nehmen, die du schon lange vor dir her geschoben hast. Erholung und Entspannung sowie Zeit für deine persönlichen Projekte können auch endlich wieder Platz in deinem Terminkalender finden.

2. Der Überforderung entgegenwirken

Wenn du dich mit deinem Arbeitspensum überfordert fühlst, solltest du dir schnellsten zusätzliche Hilfe zu legen. Es kann negative Folgen haben, ständigem Stress und enormen Druck ausgeliefert zu sein. Der einfachste Weg, jemanden anderen für dein Unternehmen arbeiten zu lassen, ist einen virtuellen Assistenten einzustellen. Schnell über eine geeignete Plattform gefunden, kann er oder sie mit einer genauen Aufgabenstellung sofort los legen und dir einen Teil deines Stresses abnehmen.

3. Work Life Balance

Da dein virtueller Assistent einen großen Teil deiner administrativen Aufgaben übernehmen kann, hast du mehr Zeit dein Leben außerhalb des Unternehmens zu genießen. Du kannst deinem Hobby nachgehen, Zeit mit Freunden und Familie verbringen, regelmäßig Sport treiben, gesund kochen und vieles mehr.

4. Zeitraubende Verwaltungsaufgaben delegieren

Du könntest dein Unternehmen auf ein vollkommen neues Level bringen, wenn nur diese sich ständig wiederholenden Verwaltungsaufgaben nicht wären. Denn genau diese Aufgaben rauben dir nicht nur Zeit, sondern spiegeln deine wirklichen Fähigkeiten kaum wieder. Ein Unternehmen zu führen, heißt auch zu lernen, Aufgaben zu delegieren. Den besten Einstieg hast du mit einem virtuellen Assistenten, der darauf spezialisiert ist, sofort Pflichten zu übernehmen und sie fortan selbstständig zu erledigen.

5. Fokus

Ein virtueller Assistent hilft dir den Fokus für das wirklich Wichtige wieder zu finden. Sei es in deinem Unternehmen, oder auch in im privaten Leben, ein virtueller Assistent übernimmt Arbeiten jeglicher Art.

6. Virtuelle Assistenten sind Freiberufler – keine Festangestellten-Kosten

Wenn du in Betracht ziehst, eine zusätzliche Hilfe für dein Unternehmen einzustellen, dann kannst die vielen Vorteile, die ein virtueller Assistent mit sich bringt, dir zu Nutzen machen. Ein virtueller Assistent arbeitet als Freiberufler, das bedeutet, im Gegensatz zu einer festangestellten Hilfskraft, musst du nur das eigentliche Gehalt zahlen. Alle weiteren Nebenkosten, wie gesetzliche Kranken- und Rentenversicherungsbeiträge, Urlaubsgelder und Steuern fallen weg.

7.Kein Training nötig

Des Weiteren musst du keine Kosten für zusätzliche Einarbeitungen oder Weiterbildungen tragen, da virtuelle Assistenten stets eigenverantwortlich mit den neusten und effektivsten Arbeitsvorgängen und digitalen Hilfsmitteln vertraut sind. Somit sparst du nicht nur Geld, sondern auch wertvolle Zeit. VA’s sind meist erfahren genug, um direkt ins Arbeitsgeschehen in deinem Unternehmen einzutauchen.

8. VA’s sind virtuell – keine logistischen Kosten

Ein praktischer Bonus eines virtuellen Assistenten ist, dass er wirklich virtuell arbeitet. Sprich, dieser hilfreiche Mitarbeiter wird zwar einen wichtigen Teil deines Unternehmens darstellen, doch benötigt keinen extra Platz in deinem Büro. So sparst du dir einen großen logistischen Aufwand und musst auch keine zusätzlichen Ausstattungskosten tragen.

9. Du bestimmst die Anzahl der Arbeitsstunden – und bleibst im Budget

Wie du sicherlich weißt, kann das Arbeitsvolumen in einem Unternehmen stark variieren. Mal muss das gesamte Team am Wochenende durchackern, mal vertreiben sich die Angestellten ihre Zeit auf Social Media Seiten oder mit Youtube‘s süßesten Katzen. Die vertraglich festgelegten Arbeitsstunden sollen ausgefüllt werden, auch wenn das für dich als Arbeitgeber unnötige Kosten hervorruft.

Deshalb ist ein virtueller Assistent eine kostenfreundliche Hilfe für das Unternehmen, da du wunderbar in deinem festgelegten Budget bleiben kannst. Denn du kannst einen virtuellen Assistenten so viele oder so wenige Stunden buchen, wie du es für nötig hälst. Das können nur 2 Stunden pro Woche sein, 10 Stunden oder sogar 20 Stunden – du entscheidest.

10. Günstige Arbeitskraft – Spare Geld

Viele Unternehmen sehen die Vorteile eines virtuellen Assistenten, doch denken die zusätzlichen Kosten nicht tragen zu können. Doch genau das Gegenteil ist der Fall: die Arbeit, die dir ein virtueller Assistent abnimmt, kann dir sogar erheblich viel Geld sparen.

Als Besitzer eines Unternehmens ist es schwierig, seine eigene Zeit in Geld zu messen, vor allem wenn man sich selbst keinen Stundenlohn auszahlt. Um seine eigene Zeit und Arbeit schätzen zu lernen, sollte man dies jedoch genau tun: Bestimme deinen eigenen Stundenlohn im Unternehmen – wie viel ist deine Arbeit und deine Zeit wert? Sobald du einen virtuellen Assistenten einstellst, dessen Stundenlohn niedriger ist als dein eigener, sparst du Geld. Denn diese errungene freie Zeit kannst du nutzen, um an anderen wichtigen Projekten zu arbeiten.

Ein kleines Beispiel: Bezahlst du deinen VA 30€ pro Stunde, würdest dir selbst jedoch 45€ zahlen, so sparst du jede Stunde 15€.

Da dein virtueller Assistent auf bestimmte Tätigkeiten spezialisiert ist, wird er wahrscheinlich sogar schneller und gründlicher deine Arbeit erledigen. Somit kannst du zusätzlich sparen.

11. Transparente Kostenaufstellung – Keine versteckten Überraschungen

Ein virtueller Assistent arbeitet im Interesse deines Unternehmens. Er oder sie wird mit dir zusammen erarbeiten, was deinem Unternehmen fehlt, um wirklich erfolgreich zu sein. Dein VA wird die benötigten Arbeitsschritte aufschlüsseln und die aufkommenden Kosten bestimmen. Du wirst über jegliche extra Kosten stets informiert und er oder sie wird mit dir absprechen, ob ein weiteres Fortfahren trotz Zusatzkosten sinnvoll ist. Das heißt, wenn dein VA zusätzliche Arbeitszeit benötigt, oder gewisse von dir verlangte Einkäufe mehr kosten, wird er dich transparent darüber informieren. So wird auf jeden Fall sichergestellt, dass du mit keinen versteckten Rechnungen überrascht wirst!

12. Beständigkeit und Zuverlässigkeit

Wenn du einen virtuellen Assistenten über eine Agentur buchst, wird dessen eventueller Ausfall – sei es durch Krankheit, Urlaub oder Umorientierung – durch die Firma meist nahtlos gedeckt. Viele Agenturen haben für solche Fälle bestimmte Verfahren, sodass dein Unternehmen keine Verluste vernimmt.

Selbst wenn du deinen VA nicht über eine Agentur einstellst, wirst du dank dessen Organisationstalent bei einem eventuellen Ausfall keinen Verlust entgegen nehmen müssen. Da die meisten virtuellen Assistenten sehr selbstständig arbeiten, arrangieren sie eine Vertretung auf eigene Faust und weisen diese Vertretung auch meist selbst in die bestehenden Arbeitsabläufe ein.

13. Transparentes Dokumentieren der Arbeitszeit

Wenn du einen VA anheuerst, kannst du davon ausgehen, dass jeder Cent, den du investierst genau dokumentiert wird. Dein VA wird gewissenhaft und transparent seine Arbeitszeiten schriftlich festhalten und auch ehrlich seine Resultate vorstellen.

14. Breitgefächertes Wissen und hilfreiche Fähigkeiten

Ein guter virtueller Assistent ist ausgestattet mit dem besten Wissen und den hilfreichsten Fähigkeiten, welche dein Unternehmen weit vorantreiben wird. Sie kennen sich in Bereichen wie Zeitmanagement, Buchhaltung, Social Media Marketing und vielem mehr aus und geben liebend gern Tipps und Wissen weiter, um dir zu helfen, dein Unternehmen noch erfolgreicher zu machen.

15. Unglaubliche motivierte Einstellung „Your success is their success“

Dein virtueller Assistent führt als Freiberufler ein Unternehmen so wie du und ist selbst hoch motiviert, die besten Resultate zu liefern und hervorragendes Feedback zu erhalten. Denn positives Feedback und zufriedengestellte Kunden sind essentiell für den Erfolg eines VA’s.

Wenn dir dessen Arbeit gefällt, so wirst du mit Sicherheit anfangen mehr Aufgaben zu delegieren und auch deinen Freunden und Arbeitskollegen von deinem hilfreichen VA berichten. So wächst dessen Business, da er nicht nur durch dich mehr Geld verdienen kann sondern zusätzlich mehr Klienten gewinnt.

16. Aufgaben werden über Nacht erledigt – Vorteile der Zeitzonenedifferenz

Egal aus welchem Land dein virtueller Assistent stammt, die ortsunabhängige Freiheit, die eine Internet basierende Arbeit mit sich bringt, kann auch Vorteile für dein eigenes Unternehmen bringen. Denn wenn dein VA sich in einem anderen Land aufhält, können Jobs über Nacht erledigt werden und die fertigen Ergebnisse befinden sich am nächsten Morgen in deinem E-Mail Fach. Da die meisten VA’s diese unheimliche Freiheit zu schätzen wissen, stecken sie unheimlich viel Fleiß in ihre Arbeit. So kann es auch passieren, dass sie während komischen Tageszeiten arbeiten, um sich deiner eigenen Zeitzone anzupassen.

17. Enorme Flexibilität

Viele virtuelle Assistenten bringen eine enorme Flexibilität mit sich und passen sich meist an die Bedürfnisse deines Unternehmens an, um eine gemeinsame Zusammenarbeit möglich zu machen. Er oder sie kann für dich projektbezogen, auf Stundenbasis, befristet für wenige Monate oder für jeglichen anderen Zeitraum arbeiten. Die meisten VA’s können mit den unterschiedlichsten Herausforderungen umgehen und haben auch kein Problem, in neue Themengebiete sich einzuarbeiten.

18. Großes Netzwerk aus Unternehmern und Freiberuflern

Einige virtuelle Assistenten stehen in Kontakt mit hochqualitativen Fachkräften, die sie aus früherer oder momentaner Zusammenarbeit kennen. Diese Fachkräfte sind selbst Unternehmer oder Freiberufler, die ihre Dienstleistungen anbieten und aus den verschiedensten Branchen kommen. Ein VA mit einem großen Netzwerk kann dir und deinem Unternehmen neue Türen öffnen.