10 Gründe warum du einen Virtuellen Assistenten brauchst um dein Business endlich weiterzubringen.

Endlich läuft dein Business gut. Du beginnst, den Lohn für die viele Arbeit zu sehen, die du hineingesteckt hast. Es sieht so aus, als hättest du beste Aussichten, weiter zu wachsen. Jedoch werden deine Aufgaben parallel mit dem Wachstum immer mehr und du verlierst zunehmend auch mal die Übersicht.

Keine Panik: Das ist völlig normal, wenn ein Business wächst. Man muss nur richtig damit umgehen.

Wenn es dir auch so geht, du zunehmend erschöpft bist und Angst hast, im Chaos zu versinken, dann hast du sicher auch schon einmal darüber nachgedacht, Aufgaben an eine virtuelle Assistenz abzugeben. Womöglich erschien es dir aber zu aufwendig, jemanden einzuarbeiten. Jede:r Unternehmer:in kommt aber an den Punkt, wo dies unvermeidlich wird. Reinvestieren heißt das Stichwort, und das fängt beim Outsourcen von Aufgaben an.

Wenn du deutlich mehr IN deinem Business als AN deinem Business arbeitest, wird es höchste Zeit, etwas zu ändern. Heute geben wir dir 10 gute Gründe für eine virtuelle Assistenz und warum du jetzt Aufgaben abgeben solltest, wenn du möchtest, dass dein Business weiterwächst.

Aufs Kerngeschäft fokussieren

Überlege einmal. Hast du unter deinen täglichen To-dos Aufgaben, die du auch an andere abgeben könntest? Weil sie dich vielleicht davon abhalten, dich auf dein Kerngeschäft zu konzentrieren und dein Business wachsen zu lassen?

Bringt es dein Projekt wirklich weiter, wenn du selbst die Belege für die Buchhaltung vorbereitest? Wie viel Zeit verwendest du auf die Planung und Verwaltung deiner Social-Media-Kanäle? Welche Aufgaben schiebst du immer wieder vor dir her, weil sie dich so viel Energie kosten und dich blockieren?

All diese Dinge halten dich davon ab, dein Business wirklich weiterzubringen. Dazu kommen die vielen kleinen täglichen Aufgaben, die du einfach auch abgeben könntest. Und so gewinnst du Zeit, Energie und Kreativität für deine Projekte.

Zudem hat das Auslagern von Aufgaben noch einen weiteren positiven Nebeneffekt: Du musst deine eigenen Prozesse und Aufgaben durchdenken und strukturieren, um sie an jemand anderen abgeben zu können. Das hilft dir, Struktur in deine Projekte zu bringen, und hilft ungemein dabei, Optimierungspotenziale aufzudecken. Eine Aufgabe, die sich auch für die Zukunft lohnt: Je eher du deine Prozesse gut strukturiert und dokumentiert hast, umso leichter wird es, zu wachsen und deine Workflows zu optimieren.

Lästige Aufgaben outsourcen

Beobachte mal deine tägliche Arbeit: Gibt es Aufgaben, die du immer wieder vor dir herschiebst, weil du sie einfach nicht gerne machst? Und je länger du sie verschiebst, umso unangenehmer werden sie. Genau diese Aufgaben solltest du abgeben und dir so Kopf und Zeit frei machen für die Dinge, in denen du wirklich gut bist und von denen du mehr machen willst. Für viele ist es die Buchhaltung, das Sortieren und Einpflegen von Belegen, oder aber auch das Erstellen und Pflegen der Social-Media-Kanäle. Und auch wenn du es dir nicht vorstellen kannst: Für jede Aufgabe, die du nur unter Begleitung schwerer Seufzer erledigst, gibt es jemanden, der sie sehr gerne und somit wahrscheinlich auch besser als du erledigen kann und will.

Mehr Freizeit

Deine Ressourcen sind begrenzt. Vor allem deine Zeit, aber auch deine Energie. Für eine Weile können wir alle durchpowern und sieben Tage die Woche etliche Stunden arbeiten, aber irgendwann leidet deine Energie darunter, und somit deine Kreativität und der Spaß an der Arbeit. Und vor allem auch deine Freunde und deine Familie. Mit dem Auslagern von Aufgaben schaffst du dir freie Zeit für deine Hobbys, deine Familie, für den Ausgleich, den du dringend brauchst. Und das ohne schlechtes Gewissen, denn die Aufgaben werden ja trotzdem erledigt.

Wachstum rund um die Uhr

So gerne du das vor allem in der Anfangsphase möchtest: Du kannst nicht 24 Stunden arbeiten. Vielleicht baust du auch deine Selbstständigkeit nebenberuflich auf und hast so noch weniger Stunden pro Tag für deine eigenen Projekte zur Verfügung. Mit Hilfe virtueller Assistenten kannst du aber rund um die Uhr an deinem Business arbeiten. Während du schläfst, hat dein Assistent vielleicht schon eine nötige Recherche abgeschlossen, deinen Blogartikel bei WordPress eingestellt oder deine nächste Reise gebucht. Viele Assistenten arbeiten ortsunabhängig außerhalb der üblichen Geschäftszeiten oder auch in anderen Zeitzonen. Dies ist ein echter Vorteil für dein Business, denn so werden Aufgaben quasi „im Schlaf erledigt“.

Flexibilität

Der Vorteil an der Zusammenarbeit mit einem VA ist auch, dass diese sehr flexibel sein kann. Du brauchst keine bestimmte Stundenanzahl oder Projektgröße. Du kannst auch an einer Testaufgabe erstmal schauen, ob diese Art des Outsourcens etwas für dich ist. Auch wenn du nur wenige Stunden im Monat abzugeben hast, kannst du dies mit einem virtuellen Assistenten abdecken und je nach Bedarf über die Zeit die Stunden erhöhen. Mit einem festangestellten Mitarbeiter wäre dies nicht möglich. Vielleicht hast du erstmal nur fünf Stunden abzugeben, aber das sind schon fünf ganze Stunden, die du für deine Projekte nutzen kannst und die dir zu mehr Wachstum verhelfen.

Keine Bürokosten

Einem virtuellen Assistenten musst du keinen Büroraum, Computer oder Schreibtisch zur Verfügung stellen. Als Freelancer:innen arbeiten die Assistenten mit ihrem eigenen Equipment. Weil sie Profis in ihrem Bereich sind, brauchst du auch meist keine Softwarelizenzen oder Programme bereitzustellen, denn sie sind bereits gut ausgestattet. So sparst du dir die Suche nach Büroraum, Ausstattung und Technik, Zeit und Aufwand, die du stattdessen in das Wachstum deines Projekts investieren kannst.

Virtuelle Assistenten sind Profis in ihrem Bereich

Viele Assistenten sind auf bestimmte Bereiche spezialisiert, wie beispielsweise Social Media Marketing, Buchhaltung, Copywriting oder Webdesign. So kannst du dir ein ganzes Team an Spezialisten aufbauen, das dich flexibel und kompetent bei deinen Aufgaben unterstützt. Durch die Arbeit für verschiedene Auftraggeber bekommst du hier neue Impulse und Tipps, auf die du selbst gar nicht gekommen wärst. Im besten Fall erhältst du mit deinem Assistenten einen Kommunikationspartner, um dich über dein Business auszutauschen. Persönliche Assistenten nehmen dir auch Aufgaben ab, die dich privat viel Zeit kosten: Termine verwalten, Reisen planen, Geschenke besorgen. Ein persönlicher Assistent kann dir hier viel Arbeit abnehmen.

Erweitere deine Kompetenzen/Angebote

Durch ihre Spezialisierungen können die Assistenten dir helfen, dein Business zu erweitern und Bereiche abzudecken, die du selbst eher vernachlässigst: Social Media Marketing, Pressearbeit, Customer Support. So erweiterst du dein Portfolio, ohne selbst Experte in allen Bereichen zu werden. Durch ein Team an Expert:innen verhilfst du deinem Projekt zum Wachstum und stärkst deine Kompetenz.

Bereite dich auf die Zukunft vor

Je mehr dein Business wächst, umso mehr Arbeit kommt auch auf dich zu: mehr Kundenanfragen, mehr Verwaltung, mehr Buchhaltung, mehr administrative Aufgaben. Umso besser, wenn du schon frühzeitig darauf vorbereitet bist und bereits darin geübt bist, Aufgaben abzugeben, und bereits eine oder mehrere Assistenzen hast, die in deine Projekte eingearbeitet sind.

Backup für Notfälle

Ein virtueller Assistent, der dein Business kennt, gibt dir auch das sichere Gefühl, im Notfall ein Backup zu haben. Solltest du einmal ausfallen, weil du krank wirst, einen Unfall hast oder etwas Unvorhergesehenes passiert, weißt du, dass jemand da ist, der sich weiterhin um die wichtigsten Aufgaben wie beispielsweise die Kundenkorrespondenz oder den Versand kümmert. Jemand, der gegebenenfalls Dinge für dich organisieren kann und als Ansprechpartner für dich da ist.

Und jetzt bist du dran!

• Erstelle eine Liste an Aufgaben, die du abgeben kannst
• Dokumentiere und strukturiere diese Aufgaben
• Finde eine passende virtuelle Assistenz
• Beginne mit den ersten kleinen Aufgaben und erlebe, wie du wieder mehr Zeit und Energie für das Wachstum deines Projekts gewinnst

Bevor du loslegst, lohnt sich außerdem ein Blick auf die häufigsten Fehler bei der Arbeit mit virtuellen Assistenten, damit du sie von Anfang an vermeidest.

Häufige Fragen

Ab wie vielen Stunden lohnt sich eine erste Zusammenarbeit? Oft schon ab wenigen Stunden im Monat. Wichtiger als die Stundenzahl ist ein klar abgegrenzter erster Aufgabenbereich, den du anschließend Schritt für Schritt erweitern kannst.

Wie schnell merke ich, ob die Zusammenarbeit funktioniert? In der Regel schon nach den ersten Wochen, sobald deine virtuelle Assistenz erste wiederkehrende Aufgaben komplett übernommen hat und ihr eine feste Routine gefunden habt.

Was, wenn meine Aufgaben nicht zu einer festen Stundenzahl passen? Dann eignet sich ein projektbezogener statt eines wöchentlichen Umfangs besser. Viele virtuelle Assistenzen arbeiten flexibel nach Aufwand statt nach festen Blöcken.

Brauche ich für die Zusammenarbeit einen Vertrag? Ja, mindestens eine schriftliche Vereinbarung zu Leistung, Abrechnung und Datenschutz. Sobald personenbezogene Daten im Spiel sind, gehört auch ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung dazu.

Muss meine virtuelle Assistenz in meiner Nähe sitzen? Nein. Entscheidend sind gemeinsame Kernzeiten, eine funktionierende Kommunikation und ein sauberer Umgang mit deinen Daten, nicht der Standort.

Virtuelle Assistenzen findest du direkt auf fernarbeit.net: Stell jetzt deinen ersten Job ein oder durchstöbere passende Profile, wenn du lieber selbst auswählst.