Häufige Fehler bei der Arbeit mit Virtuellen Assistenten

Gründe einen Virtuellen Assistenten zu engagieren, um zeitraubende Aufgaben sowohl im Job als auch im Privatleben zu delegieren, gibt es viele. Auch die Vorteile, die eine Virtuelle Assistenz mit sich bringt, sind nicht zu übersehen. Um die Zusammenarbeit mit einem VA, oder auch VPA (Virtueller Persönlicher Assistent) genannt, so erfolgreich wie möglich zu gestalten, ist es ratsam sich mit eventuell aufkommenden Problemen vertraut zu machen. Hier ist eine kleine Zusammenfassung von den häufigsten Fehlern, die man bei der Arbeit mit Virtuellen Assistenten begehen kann.

Die Vorbereitung auslassen

Ein wichtiger Punkt, der großen Einfluss darauf hat, ob die Zusammenarbeit mit deinem virtuellen Assistenten erfolgreich oder erfolglos wird, ist die Vorbereitung. Doch gerade diese Vorbereitung kann aufwendig sein und bringt keine sofortige Belohnung mit sich.

Als erstes kannst du deine täglichen und wöchentlichen Aufgaben dokumentieren, um herauszufinden, welche dieser To-Do‘s leicht delegierbar sind und dir erheblich viel Zeit sparen würden. Daraufhin kannst du eine detaillierte Aufgabenstellung erarbeiten, um diese Sachen von einer anderen Person erledigen zu lassen. Diese Überlegungen führen dich zu der Antwort, ob du einen virtuellen Assistenten eigentlich brauchst.

Zusätzlich ist eine detaillierte Stellenbeschreibung notwendig, um den passenden Kandidaten zu finden. In dieser Beschreibung sollte verankert sein, welche ungefähren Aufgaben zu bewältigen sind, was deine Anforderungen sind und was der passende virtuelle Assistent mit sich bringen soll. Die Stellenanzeige verfolgt drei wichtige Absichten: es lenkt Erwartungen in die richtige Richtung, es stellt dich und dein Unternehmen vor und zeigt die genauen Konditionen. All diese Vorbereitungen sind notwendig, um erfolgreich mit einem virtuellen Assistenten zu arbeiten.

Vergessen, dass Qualität ihren Preis hat

Vergleicht man die Kosten eines Angestellten, der Vollzeit im Büro des Unternehmens arbeitet, mit den Kosten eines virtuellen Assistenten, dann sieht man eindeutig die finanziellen Vorteile, die ein virtueller Assistent mit sich bringt.

Da die kosteneffektiven Vorteile eines virtuellen Assistenten auf der Hand liegen, sieht man sich schnell wieder, an weiteren Ecken und Kanten sparen zu wollen. Doch genau da liegt die Gefahr! Denn in den meisten Fällen hat Qualität ihren Preis und die Resultate variieren, je nachdem, wie viel du deinem neuen Angestellten zahlst. Natürlich bedeutet ein höherer Stundenlohn nicht automatisch bessere Qualität, doch an allen Ecken und Kanten sparen zu wollen, führt meist letztendlich zu Enttäuschungen und höheren Kosten auf langer Sicht.

Davon ausgehen, dass alles von Anfang an klappt

Obwohl die meisten virtuellen Assistenten ein breitgefächertes Wissen besitzen und mit vielen Vorgängen vertraut sind, schnell sich in neue Arbeitsabläufe einarbeiten und auch willig sind, sich neuen Systemen anzupassen, brauchen sie nichtsdestotrotz eine gewisse Anlaufzeit. Wie jeder neue Mitarbeiter muss sich auch ein virtueller Assistent in die neuen Systeme einarbeiten. Alle Unternehmen arbeiten unterschiedlich. Also, habe ein wenig Geduld bis dein virtueller Assistent dir sein volles Potential zeigen kann und auf Hochtouren arbeitet.

Deinen VA als Spezialist für alles ansehen

Obwohl die meisten virtuellen Assistenten ein wirklich breitgefächertes Know-How besitzen und ein Multitalent darstellen, kannst du nicht von ihm oder ihr verlangen, Spezialist in allen Bereichen zu sein. Natürlich kennt sich dein virtueller Assistent mit vielen Themengebieten aus, doch nur zu einem bestimmten Maß. Web-development, professionelles Schreiben, Graphic-Design, Buchhaltung, Terminplanung, Zeitmanagement, SEO, Kundenbetreuung und vieles mehr sind keine unbekannten Gebiete, doch sich in seiner beruflichen Karriere auf alles zu spezialisieren, ist auch für ein Multitalent unmöglich. Meist ist ein VA auf ein oder zwei Themen spezialisiert und du kannst dementsprechend dir deinen VA auswählen.

Micromanaging – bis ins Detail einweisen

Einer der wichtigsten Gründe, einen virtuellen Assistenten einzustellen, ist mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Unternehmen zu haben. Deshalb ist es umso erstaunlicher, dass gerade Anfänger unheimlich viel Zeit in das Delegieren der Aufgaben investieren und letztendlich wenig bis keine Zeit sparen.

Wenn das einzige Mittel zur Kontaktaufnahme das Internet ist, gehört eine Menge Vertrauen dazu, jemanden, den du noch nie zuvor in Person getroffen hast, zu bezahlen. Diese Sorge ist nachvollziehbar, denn wie kannst du sicherstellen, dass die Person auch wirklich effektiv arbeitet?

Doch um wirklich Zeit zu sparen, musst du lernen los zu lassen und mit effizienten Systemen die Resultate deines VA’s kontrollieren. Um die geleistete Arbeitszeit deines VA’s genau nachzuvollziehen, kann du ihn oder sie bitten, Arbeitszeiten sowie die Resultate schriftlich festzuhalten. Die aktualisierten Ergebnisse kann dir dein virtueller Assistent täglich zu senden und du beugst den ständigen Drang, deinem VA über die Schulter schauen zu müssen, vor.

Nicht wissen, wann es Zeit ist, sich zu trennen

Wie mit jeder Beziehung kann auch die zu deinem virtuellen Assistenten nicht funktionieren, sei es durch unterschiedliche Erwartungen, verschiedene Arbeitsweisen, aneinander reibende Charaktere oder nicht zufriedenstellende Arbeitsergebnisse. Du als Unternehmer musst lernen, ehrlich mit dir und deinem VA umzugehen und klare Entscheidungen über eine weitere Zusammenarbeit treffen. Auch wenn ihr euch persönlich wunderbar versteht, steht das Unternehmen bei dieser Art von Beziehung im Mittelpunkt und du musst wissen, wann es Zeit ist sich zu trennen. Sprich ehrlich über deine Meinung und lass sie oder ihn wissen, dass auch ihre oder seine Zufriedenheit in diesem Arbeitsverhältnis wichtig ist.

 

 

 

 

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