Was macht einen guten Virtuellen Assistenten aus?

Warum virtuelle Assistenten für jedes Unternehmen wichtig sind

Virtuelle Assistenten sind für jedes Unternehmen/jeden Unternehmer wichtig, weil ihre Aufgaben so ausgeführt werden können, dass sich die Auftraggeber auf andere Dinge konzentrieren können.

Virtuelle Assistenten stehen für nahezu jede Art von Aufgaben zur Verfügung, von administrativen Aufgaben wie dem beantworten von grundlegenden Kundenanfragen oder dem Planen von Veranstaltungen zu Marketing, Buchhaltung und vielem mehr. 

Doch damit die Zusammenarbeit richtig klappt muss auch der VA einige Fähigkeiten mitbringen. Aber was macht einen guten Virtuellen Assistenten aus? Warum sind einige erfolgreich und andere geben auf, weil sie keine Aufträge finden?

Welche Eigenschaften sollte ein virtueller Assistent mitbringen?

Ein virtueller Assistent sollte über umfassende Kenntnisse auf seinem Gebiet, ein freundliches Auftreten und die Fähigkeit zur schnellen Verarbeitung von Informationen verfügen.

Multitasking, Prioritäten setzen und Selbstorganisation sind die Grundsteine deines Arbeitsalltags. Mehrere Kunden, Projekte plus die eigene Akquise und Organisation unter einen Hut zu bringen erfordert eine große Portion Selbstdisziplin.

Im Detail kommen die weiteren Anforderungen dann natürlich ganz auf dein Aufgabengebiet an. Wenn es darum geht, Kundenservice über Social-Media-Kanäle anzubieten, musst du auf Abruf verfügbar sein. Um komplexe Fragen zu Produkten oder Dienstleistungen beantworten zu können, brauchst du internes Wissen aus dem Business deines Kunden. Und wenn du Buchhaltung übernimmst ist es besonders wichtig dass du Steuertermine, Zahlungsfristen etc im Blick hast. 

Egal welche Aufgaben du anbietest – einige Skills sollte jede*r VA haben.

5 Dinge die dich zum idealen VA machen:

1. Information

Egal ob neue Kunden oder bestehende: Informiere dich über die Branchennews und aktuelle Unternehmensnachrichten. Besuche regelmäßig die Webseite und sozialen Medien deiner Kunden. Und vor einem Gespräch mit einem potentiellen Neukunden versuche so viele Informationen wie möglich über das Unternehmen zu gewinnen. So muss der Kunde dir Neuigkeiten und grundlegende Infos nicht erklären und du demonstrierst Interesse. Ebenso solltest du dich auf dem Laufenden halten, was Trends und Neuigkeiten aus deinem Aufgabenbereich betrifft. Gibt es neue Trends im Marketing? Ein neues Softwaretool, was das Leben deines Kunden einfacher machen könnte? Deine Kunden werden es zu schätzen wissen, wenn du informiert bist und auch aktiv mit Vorschlägen und Tipps auf sie zukommst.

2. Details

Achte bei all deinen Aufgaben auf Details, um Fehler oder Unstimmigkeiten rechtzeitig zu erkennen und angemessenes Feedback zu geben. Auch wenn dir Fehler oder Verbesserungsmöglichkeiten in Prozessen deines Kunden auffallen achte darauf und mache Vorschläge zur Optimierung. Aber vor allem sei bei deiner eigenen Arbeit gewissenhaft und achte auf jedes Detail. 

Natürlich können jedem einmal Fehler passieren – und wenn dies passiert dann stehe dazu. Offenheit und eine ehrliche Entschuldigung wird jeder Auftraggeber zu schätzen wissen. Vielleicht dient der Fehler auch dazu zukünftige zu vermeiden weil ihr so Schwachstellen im Prozess oder in der Kommunikation feststellen könnt. 

3. Zuverlässigkeit

Zuverlässigkeit ist als VA deine wichtigste Eigenschaft. Deine Auftraggeber vertrauen darauf, dass du die Aufgaben erledigst und sie diese völlig aus ihrem Kopf streichen können.

Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit machen dich zu einem idealen und schwer ersetzbaren Teil des Teams. Wichtig ist hier aber auch die Erwartungen von Anfang an klar zu definieren. Vor allem was die Erreichbarkeit auf Nachrichten und Fristen für Aufgaben sollte klar abgesprochen sein, so dass der Auftraggeber das Gefühl hat er kann sich auf dich verlassen auch wenn er vielleicht nicht jeden Tag von dir hört.  Möglicherweise braucht er aber auch einfach jeden Tag eine kurze Statusmeldung, um das Vertrauen zu dir aufzubauen und zu behalten. Bespreche dies direkt zu Beginn der Zusammenarbeit um Probleme in Zukunft zu vermeiden.

4. Vertrauen

Da dir mit den Aufgaben eines VA viele Einblicke in das Unternehmen deiner Auftraggeber und oft auch in sehr sensible Daten gegeben werden, ist Vertrauen das wichtigste für eine langfristige Zusammenarbeit. Umso mehr ein Kunde dir vertraut je mehr Aufgaben wird er auch an dich auslagern. Sei aufmerksam bei jeder Interaktion mit Kunden und anderen Teammitgliedern, um dieses Vertrauen aufzubauen. 

Vertrauen aufzubauen ist ein wichtiger Bestandteil jeder beruflichen Beziehung. Es braucht Zeit und Geduld, um ein Maß an Vertrauen aufzubauen, das sicherstellt, dass die andere Partei ihre Verpflichtungen in Zukunft einhält. 

Dazu gehört auch das Teilen von Informationen über sich selbst – deinen Hintergrund und deine Interessen, damit dein Auftraggeber sich mit dir verbundener fühlen kann. Auch Ehrlichkeit gehört dazu: wie bereits angesprochen, wenn Fehler passieren aber auch wenn eine Aufgabe dein Wissen oder deine aktuelle zeitliche Kapazität überschreitet. Gebe hier ehrliche und offene Rückmeldung und biete Lösungen an.

5. Weiterbildung

Lerne dazu um dein Angebot zu erweitern. Je mehr Skills du dir aneignest, desto wertvoller wirst du für deine aktuellen sowie auch zukünftige Arbeitgeber. Überlege dir womit du dein Angebot erweitern kannst oder mit welchen Aufgaben du deine Auftraggeber noch weiter entlasten und unterstützen könntest. Wenn ein Kunde mit einer Aufgabe auf dich zukommt, für die du noch nicht das notwendige Wissen hast, spreche dies offen an. Solche Aufgaben sind, wenn du es willst, die ideale Gelegenheit dein Skillset zu erweitern und so zukünftigen Auftraggebern anbieten.

Diese 5 Eigenschaften kombiniert mit deinem Wissen und deinem Angebot machen dich zum idealen Sparringspartner für deine Kunden.