Warum auch Du einen Virtuelle Assistenz für Dein Unternehmen brauchst
Viele Unternehmen kennen das Potenzial von VA’s gar nicht – Warum es sich lohnt, darüber nachzudenken!
Virtuelle Assistenz? Noch nie gehört? Keine Sorge, damit bist Du nicht allein. In Deutschland kennen viele Unternehmen den Begriff der „virtuellen Assistenz“ (VA) noch nicht, obwohl diese Form der Zusammenarbeit international bereits sehr erfolgreich ist.
Virtuelle Assistenzen arbeiten als externe Dienstleister:innen aus der Ferne und übernehmen vielseitige Aufgaben. Oftmals sind dies Bereiche, die Dich als Unternehmer im Alltag nur unnötig Zeit kosten und die Du guten Gewissens abgeben kannst. Anders als festangestellte Mitarbeiter arbeiten VA’s auch flexibel: Du kannst sie projektbezogen oder langfristig beauftragen, je nachdem, was gerade gebraucht wird. Dabei bezahlst Du in der Regel nur die tatsächlich geleisteten Stunden oder Projekte.
Virtuelle Assistenzen können eine echte Lösung für Engpässe sein und Dir den Freiraum schaffen, den Du brauchst, um Dich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Doch was genau machen VA’s eigentlich, und warum solltest Du darüber nachdenken, Aufgaben an sie abzugeben?
Was macht eine virtuelle Assistenz überhaupt?
Virtuelle Assistenzen sind spezialisierte Dienstleister:innen, die flexibel und remote arbeiten. Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig: von der klassischen Bürotätigkeit wie E-Mail-Management und Terminplanung bis hin zur Buchhaltung oder spezialisierten Bereichen wie Social Media Management, Marketingunterstützung und Projektmanagement. Ein großer Vorteil ist die Flexibilität: Du kannst eine:n VA dann beauftragen, wenn Du Hilfe brauchst, und nur für die tatsächlich geleisteten Stunden bezahlen. Diese maßgeschneiderte Lösung macht VA’s besonders attraktiv für Unternehmen, die keine Ressourcen für festangestellte Mitarbeiter:innen haben oder sich auf spezielle Aufgaben konzentrieren wollen.
Andererseits hast Du aber auch die Möglichkeit, von einer VA als fest eingeplanten Bestandteil Deines Unternehmens zu profitieren. Wenn die VA projektbasiert arbeitet bzw. Ihr einen zeitlichen Rahmen vereinbart, so ist dies für beide Seiten ein echter Gewinn.
Klassische Bereiche Deines Unternehmens, in denen Du von der Zusammenarbeit mit einer VA profitieren kannst
Effizienzsteigerung durch Buchhaltung und Rechnungsstellung
Buchhaltung kann zeitraubend und nervig sein, besonders wenn sie nebenbei erledigt werden muss. Eine VA, die auf Buchhaltung spezialisiert ist, kann Dir diese Last abnehmen. Ob Rechnungen vorbereiten, Zahlungen nachverfolgen oder Mahnungen verschicken – Deine VA sorgt dafür, dass alles läuft. So kannst Du Dich auf Dein Geschäft konzentrieren und hast Deine Finanzen dennoch im Griff.
Social Media: Professionelle Präsenz ohne Zeitaufwand
Jede Firma, die etwas auf sich hält ist heute bei Social Media zu finden. Doch, auch die Erfahrung machen die meisten Unternehmen früher oder später: die Pflege von Facebook, Instagram und Co. kann viel Zeit kosten. Es reicht eben nicht aus, alle zwei Wochen einen neuen Praktikanten mit dieser Aufgabe zu betrauen, „da er ja ohnehin schon auf diesen Plattformen unterwegs ist“.
Eine VA übernimmt hier die professionelle Erstellung von Inhalten, plant Posts und kümmert sich um die Interaktionen mit Deiner Community. So bleibt Dein Unternehmen online präsent, ohne dass Du Dich täglich um die Pflege kümmern musst. Je nach Schwerpunkt übernimmt eine virtuelle Assistenz hier auch die gesamte Strategie und kann Deine Außenkommunikation in die Hand nehmen.
Kundenservice und E-Mail-Management: Die Zufriedenheit der Kunden im Blick behalten
Wer kennt’s nicht? Die E-Mails rauschen täglich neu ins Postfach, und man kommt kaum hinterher. Die gute Nachricht: Eine VA kann den kompletten E-Mail-Verkehr für Dich übernehmen.
Anfragen filtern, standardisierte Antworten verschicken und sicherstellen, dass jeder Kunde schnell eine Antwort erhält – auch das gehört zu den Kernaufgaben einer VA. So bleibt der Kundenservice auf einem Top-Niveau, während Du Dich auf andere Aufgaben konzentrieren kannst.
Zeit sparen mit Recherche und Projektmanagement
Eine gründliche Recherche ist oft der Schlüssel zu erfolgreichen Entscheidungen. Deine VA kann gezielt Informationen für Dich zusammentragen, Marktanalysen durchführen oder Wettbewerber beobachten, ohne dass Du selbst Stunden damit verbringen musst. Auch das Projektmanagement kann Deine VA übernehmen: von der Verfolgung von Deadlines bis hin zur Koordination von Teams. So läuft alles im Hintergrund reibungslos ab, während Du an anderer Stelle an Deinem Unternehmen arbeitest.
Administrative Aufgaben: Den Kopf freihalten für das Wesentliche
Wie eingangs bereits erwähnt, kannst Du insbesondere Routineaufgaben aus der Administration guten Gewissens an eine virtuelle Assistenz abgeben:
Termine planen, Daten pflegen, Protokolle schreiben – all das sind Aufgaben, die wertvolle Zeit fressen. Deine VA kann diese Routinearbeiten übernehmen und dafür sorgen, dass alles glatt läuft, während Du Dich entspannt den strategischen Entscheidungen Deiner Firma widmen kannst.
Marketingunterstützung: Kreativität und Strategie auf Abruf
Marketing erfordert nicht nur kreative Ideen, sondern auch eine gute Strategie. Deine VA kann Dich bei der Umsetzung von Marketingkampagnen unterstützen, Newsletter gestalten, Pressemitteilungen verfassen oder sogar den Webauftritt optimieren. Hier gilt: je spezieller die Kenntnisse, die die Assistenz mitbringt, umso gezielter kannst Du sie für die Bedarfe Deiner Firma einsetzen.
Schaue hier also bei der Auswahl einer virtuellen Assistenz auch darauf, was Du perspektivisch an Unterstützung konkret benötigst.
Im Überblick: Diese Aufgaben kannst Du u.a. an einen VA abgeben:
- Buchhaltung und Rechnungsstellung: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Mahnwesen, Zahlungskontrolle.
- Social Media Management: Erstellung von Posts, Community-Management, Analyse der Social-Media-Aktivitäten.
- Kundenservice: Beantwortung von E-Mails, Kundenanfragen, Anrufmanagement.
- Projektmanagement: Deadline-Überwachung, Aufgabenverteilung, Projektkoordination.
- Recherche: Marktanalysen, Wettbewerbsbeobachtung, Informationsbeschaffung.
- Marketingunterstützung: Newsletter-Erstellung, Webpflege, Pressearbeit.
- Administrative Aufgaben: Terminplanung, E-Mail-Management, Datenbankpflege.
Du brauchst noch mehr Ideen? Hier findest Du 147 Aufgaben für eine Virtuelle Assistenz.
Wie also konntest Du bislang ohne VA auskommen?
Das fragst Du Dich sicher jetzt. Denn: eine virtuelle Assistenz ist ein echter Joker für Dein Unternehmen, wenn Du entspannt wachsen möchtest. Du kannst Dich um Dein Kerngeschäft kümmern, während im Hintergrund alle wichtigen Routinearbeit erledigt werden. Ein großer Vorteil liegt dabei, wie beschrieben, in der Flexibilität.
Ein größeres Projekt steht an? Prima, dann kann die VA vielleicht mehr Stunden zur Verfügung stellen. Es ist gerade nicht so viel zu tun? Okay, dann widmet sich die VA erst einmal anderen Projekten, aber Du kannst jederzeit wieder anfragen, wenn es etwas zu tun gibt.
Auch ein Pluspunkt: Du musst niemanden anstellen, es gibt keine Urlaubsregelungen, keine Krankentage, keine Versicherungen und das Konstrukt der Abrechnung bleibt dank Rechnungsstellung relativ simpel.
Zudem kannst Du hier auch echte Experten für eine Zusammenarbeit gewinnen. Zum Beispiel, wenn Du gezielt für bestimmte Bereiche Unterstützung suchst. Viele virtuelle Assistenzen decken die Basics ab, bringen aber aufgrund ihrer Erfahrung und Qualifizierung auch Spezialwissen mit.
Wenn Du an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert bist, profitiert Ihr beide von einem eingespielten Team. Die VA weiß, wie Du denkst und Dein Unternehmen gern führen und nach Außen präsentieren möchtest. Du kennst Deine VA und weißt, Du hast jemanden an Deiner Seite, auf den Du Dich verlassen kannst.
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