Retainer als virtuelle Assistenz: Vom Stundenmodell zum Paket
Es ist der 28. des Monats, und du sitzt vor deiner Zeiterfassung. Kundin A hat diesmal kaum etwas gebraucht, bei Kunde B kamen gestern noch drei dringende Aufgaben dazu, und von Kundin C hast du seit zwei Wochen nichts gehört. Am Ende steht auf deinen Rechnungen eine Summe, mit der du so nicht gerechnet hattest. Im nächsten Monat beginnt das Ganze von vorn.
Ein Retainer als virtuelle Assistenz kann dir helfen, einen Teil deiner Arbeit verlässlicher zu planen. Du vereinbarst mit deinen Kund:innen einen festen Rahmen für die laufende Zusammenarbeit und eine wiederkehrende Vergütung. So weißt du früher, welche Kapazität vergeben ist und mit welchem Umsatz du rechnen kannst.
Dafür musst du weder dein ganzes Angebot umbauen noch allen Kund:innen dasselbe Paket verkaufen. Oft reicht es, mit einer Zusammenarbeit anzufangen, die ohnehin schon gut läuft.
Was ist ein Retainer als virtuelle Assistenz
Ein Retainer ist eine laufende Vereinbarung, bei der deine Kund:innen regelmäßig für einen festgelegten Leistungsumfang oder reservierte Kapazität bezahlen, häufig monatlich. Das kann ein Stundenkontingent sein oder ein Paket mit wiederkehrenden Aufgaben.
Du könntest zum Beispiel zehn Stunden pro Monat für Postfach und Terminorganisation vereinbaren. Oder du übernimmst jeden Monat die technische Vorbereitung von vier Newslettern nach festgelegten Vorgaben. In beiden Fällen wissen deine Kund:innen vorab, was sie bei dir buchen.
Ein Projektpaket ist etwas anderes: Du richtest etwa einmalig ein Newsletter-System ein und schließt das Vorhaben danach ab. Auch eine monatliche Rechnung über tatsächlich geleistete Stunden ist für sich genommen noch kein Retainer. Beim Retainer vereinbart ihr Umfang und Vergütung im Voraus.
Wann sich ein Monatspaket für dich lohnt
Die Stundenabrechnung ist oft ein guter Einstieg. Du lernst eine neue Kundin kennen, findest heraus, wie sie arbeitet, und bekommst ein Gefühl dafür, wie viel Zeit ihre Aufgaben brauchen. Am Anfang lässt sich vieles noch nicht genauer abschätzen.
Mit der Zeit kennst du aber vielleicht schon ihre Abläufe. Du weißt, dass montags das Postfach voll ist, dass der Newsletter am Donnerstag rausgeht und dass zum Monatsende die Unterlagen fürs Steuerbüro zusammengestellt werden müssen. Solche wiederkehrenden Aufgaben eignen sich für ein Monatspaket.
Ein Retainer kann dir dann die Sorge nehmen, ob im nächsten Monat überhaupt etwas kommt. Deine Kundin bekommt ihrerseits einen vereinbarten Rahmen und weiß, welche Kapazität du für sie freihältst. Das macht die Zusammenarbeit für euch beide leichter planbar.
Bei sehr unregelmäßigem Bedarf darf es bei der Stundenabrechnung bleiben. Vielleicht passt auch ein kleines Grundkontingent mit zusätzlichen Stunden nach Absprache. Du brauchst kein Paket um jeden Preis, sondern eine Vereinbarung, die zu eurer Zusammenarbeit passt.
Stundenkontingent oder feste Leistungen
Beim Stundenretainer steht die Zeit im Mittelpunkt: Deine Kundin bucht zum Beispiel zehn Stunden im Monat. Welche Aufgaben du darin übernimmst und ob Abstimmungen dazugehören, haltet ihr vorher fest. Du erfasst die Zeit weiter und zeigst ihr im Monatsbericht, wofür sie verwendet wurde.
Ein Leistungspaket beschreibt dagegen, was du regelmäßig übernimmst. „Vier Newsletter im Monat“ klingt zunächst eindeutig. Im Alltag kann das aber sehr Unterschiedliches bedeuten: Liefert die Kundin fertige Texte? Suchst du Bilder heraus? Wie viele Änderungen sind enthalten?
Je genauer ihr das besprecht, desto seltener entsteht später der Satz: „Ich dachte, das wäre noch dabei.“ Für ein Newsletter-Paket könntest du beispielsweise die technische Umsetzung aus gelieferten Texten, einen Testversand und die Versandplanung vereinbaren. Neue Texte oder eine zusätzliche Kampagne bekommen ein eigenes Angebot.
Auch bei einem Leistungspaket lohnt es sich, intern Zeit zu erfassen. Du möchtest schließlich wissen, ob dein Preis noch zum Aufwand passt.
So berechnest du deinen Retainer Preis
Dein Paketpreis beginnt mit einer ehrlichen Rechnung. Wie viel Umsatz brauchst du im Monat, und wie viele Stunden kannst du tatsächlich an Kund:innen verkaufen? Eigene Buchhaltung, Akquise und Weiterbildung brauchen ebenfalls Platz im Kalender. Urlaub und Krankheit gehören in deine Planung für das ganze Jahr.
Zum benötigten Umsatz zählen deine betrieblichen Kosten und der Betrag, den du für deinen Lebensunterhalt einschließlich Absicherung, Vorsorge und Steuerrücklagen erwirtschaften musst. Plane außerdem eine unternehmerische Reserve ein. Wenn du deinen Stundensatz noch einmal durchgehen möchtest, hilft dir unser Beitrag Wie du als VA dein Honorar festlegst.
Ein Beispiel mit Lena und vier Newslettern
Nehmen wir Lena als fiktives Beispiel. Sie möchte einer Bestandskundin ein monatliches Newsletter-Paket anbieten. Die beiden arbeiten schon eine Weile zusammen, und Lena weiß ziemlich gut, wie viel Zeit die einzelnen Schritte brauchen.
Ihr monatlicher Umsatzbedarf liegt bei 4.200 Euro. Im Jahresdurchschnitt kann sie 70 Kundenstunden pro Monat abrechnen. Daraus ergibt sich ihr interner Kalkulationssatz:
4.200 Euro ÷ 70 Stunden = 60 Euro pro Stunde.
Für die vier Newsletter plant Lena acht Stunden ein. Dazu kommt eine Stunde für Briefing, Rückfragen und die kurze Monatsauswertung. Eine weitere Stunde hält sie als Aufwandspuffer für die vereinbarten Leistungen frei.
Ihr Paketpreis ergibt sich daraus so: (8 + 1 + 1) Stunden × 60 Euro = 600 Euro pro Monat.
Alle Zahlen in diesem Beispiel sind frei gewählt und ohne gegebenenfalls anfallende Umsatzsteuer gerechnet. Sie zeigen den Rechenweg, keinen empfohlenen Marktpreis.
Die Pufferstunde ist für Lena da, falls eine vereinbarte Aufgabe etwas länger dauert. Ihre Kundin bekommt dadurch keinen zusätzlichen Newsletter und keinen offenen Wunschzettel. Lena muss diese Stunde trotzdem in ihrer Kapazitätsplanung berücksichtigen: Insgesamt hält sie zehn Stunden für das Paket frei.
Nach dem Start noch einmal nachrechnen
Nach den ersten Monaten schaut Lena auf ihren tatsächlichen Aufwand. Braucht sie neun Stunden, entsprechen die 600 Euro rund 66,67 Euro Umsatz pro Arbeitsstunde. Sind es regelmäßig zwölf Stunden, bleiben rechnerisch nur noch 50 Euro. Beides ist vor Kosten und Steuern.
Vielleicht steckt zu viel Zeit in Korrekturen, vielleicht kommen immer wieder neue Aufgaben dazu. Dann kann sie gezielt nachbessern und mit ihrer Kundin über Abläufe, Umfang oder Preis sprechen.
Bei einem Stundenretainer wäre die Rechnung etwas anders: Zehn enthaltene Stunden zu 60 Euro ergeben ebenfalls 600 Euro. Abstimmungen müssen dann innerhalb dieser zehn Stunden liegen oder zusätzlich eingepreist werden. Ein Rabatt gehört übrigens nicht automatisch dazu. Du reservierst verlässlich Kapazität, und diese Zusage hat für deine Kundin einen Nutzen.
Damit dein Monatspaket im Alltag funktioniert
Die meisten Missverständnisse entstehen an Stellen, über die vorher niemand gesprochen hat. Ein paar klare Vereinbarungen helfen euch, bevor aus einer kleinen Zusatzfrage eine zweite Aufgabenliste wird.
Was gehört dazu und was kommt extra
Beschreibe die enthaltenen Tätigkeiten oder Leistungen so konkret, dass ihr eine neue Anfrage daran einordnen könnt. Beim Newsletter-Paket kommen beispielsweise Texte und Bilder von der Kundin, eine Korrekturrunde ist enthalten. Texterstellung und neue Automationen gehören nicht dazu.
Zusatzarbeit besprecht ihr, bevor du damit anfängst. Umfang, Preis und Freigabe lassen sich zum Beispiel per E-Mail festhalten. Bei einem Stundenkontingent kannst du dich melden, sobald etwa 80 Prozent verbraucht sind. Dann entscheidet ihr gemeinsam, was noch diesen Monat passieren soll.
Wann du antwortest und wann die Aufgabe fertig ist
Eine Nachricht am Freitagnachmittag muss nicht bedeuten, dass du am Wochenende am Laptop sitzt. Vereinbare einen Kanal und eine Antwortzeit, die du einhalten kannst, etwa innerhalb eines Werktags von Montag bis Freitag, ausgenommen Feiertage an deinem Arbeitsort.
Unterscheide dabei zwischen Antworten und Erledigen. Einen neuen Newsletter kannst du vielleicht am nächsten Tag einplanen. Ihn bis dahin auch zu texten, abzustimmen und zu versenden, ist eine andere Zusage. Vorlaufzeiten und der Umgang mit dringenden Anfragen gehören deshalb ins Angebot.
Was mit ungenutzten Stunden passiert
Manchmal braucht deine Kundin weniger Unterstützung als erwartet. Regelt vorher, ob Stunden in den nächsten Monat übertragen werden können und wo die Grenze liegt. Ein begrenzter Übertrag könnte beispielsweise zwei Stunden ausschließlich in den Folgemonat umfassen, wenn deine Planung das zulässt.
Unbegrenzte Überträge können sich dagegen zu einer Menge Arbeit aufsummieren, für die du später keinen Platz mehr hast. Ob reservierte, nicht abgerufene Kapazität bezahlt bleibt, muss zur wirksamen Vereinbarung passen. Eine pauschale Verfallklausel löst nicht jeden Fall. Auch eigene Ausfälle, Urlaub und verspätete Zuarbeit brauchen eine Regelung.
Wie ihr den Überblick behaltet
Ein kurzer Monatsbericht genügt oft: Was hast du erledigt, was ist offen, und was steht als Nächstes an? Beim Stundenretainer gehört der Verbrauch dazu. Bei einem Leistungspaket hilft deine interne Zeiterfassung vor allem dir selbst bei der Nachkalkulation.
Halte außerdem Preis, Zahlungsziel, Beginn und Laufzeit fest. Auch eine Zahlung im Voraus muss ausdrücklich vereinbart werden. Klärt Kündigung und Paketänderungen sowie den Umgang mit vertraulichen Daten und Zugriffsrechten. Je nach Aufgabe kann zusätzlich eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nötig sein.
Was du beim Retainer Vertrag beachten solltest
Du musst für dein erstes Paket keine Vertragsexpertin werden. Ein paar Unterschiede solltest du aber kennen, damit dein Angebot auch das beschreibt, was du wirklich leisten möchtest. Die folgenden Hinweise beziehen sich auf deutsches Recht.
Bei einem Dienstvertrag nach § 611 BGB schuldest du die vereinbarten Dienste. Bei einem Werkvertrag nach § 631 BGB schuldest du einen vereinbarten Erfolg. Laufende Postfachbetreuung kann beispielsweise dienstvertraglich ausgestaltet sein; ein konkret beschriebenes, funktionsfähiges technisches System kann werkvertragliche Pflichten begründen.
Ob du Stunden oder einen Festpreis berechnest, entscheidet darüber nicht allein. Auch ein monatliches Paket kann werkvertragliche Bestandteile enthalten. Beim Werkvertrag wird die Vergütung grundsätzlich mit der Abnahme fällig, siehe § 641 BGB; wirksame abweichende Zahlungsvereinbarungen und gesetzliche Sonderregeln sind möglich.
Eine einheitliche Kündigungsfrist für alle Retainer gibt es ebenfalls nicht. Bei einem unbefristeten Dienstverhältnis, das kein Arbeitsverhältnis ist, kann ohne wirksame andere Regelung § 621 BGB gelten. Ist die Vergütung nach Monaten bemessen, nennt Nummer 3 spätestens den 15. eines Monats für die Kündigung zum Monatsende. Eine monatliche Rechnungsstellung allein reicht für diese Einordnung nicht aus.
Lass deinen Vertrag vor dem Einsatz prüfen, besonders die Regeln zu Laufzeit, Kündigung, ungenutzter Kapazität und eigenen Ausfällen. Befristungen und besondere Kündigungsrechte müssen dabei mitgedacht werden. Ein Retainer macht dich außerdem nicht automatisch rechtlich selbstständig: Dafür zählt, wie ihr tatsächlich zusammenarbeitet. Dieser Artikel ersetzt keine Prüfung deines konkreten Vertrags.
So schlägst du Bestandskundinnen und Bestandskunden den Wechsel vor
Am leichtesten fällt das Gespräch meist mit einer Kundin, deren Aufgaben du schon kennst. Schau dir dafür zwei bis drei typische Monate an, einschließlich Rückfragen und Abstimmungen. Welche Aufgaben kamen regelmäßig, welche nur ausnahmsweise? Und wie stark schwankte der Aufwand?
Daraus ergibt sich ein passender Umfang. Setze ihn nicht pauschal knapp unter dem Durchschnitt an. Wenn du dadurch jeden Monat Zusatzstunden vereinbaren musst, habt ihr wenig gewonnen.
Du könntest das Gespräch etwa so beginnen: „Für deine Postfach- und Terminorganisation lagen wir zuletzt meist bei acht bis zehn Stunden im Monat. Ich würde dir gern zehn Stunden fest reservieren. Die Abstimmungen gehören dazu, und sobald acht Stunden verbraucht sind, melde ich mich, damit wir die übrigen Aufgaben gemeinsam priorisieren.“
Damit bekommt deine Kundin etwas Konkretes, über das sie nachdenken kann. Erläutere den Preis und die Grenzen des Angebots genauso offen wie den Nutzen. Falls du dabei auch dein Honorar anpassen möchtest, findest du im Beitrag Honorar erhöhen bei Bestandskunden Anregungen für das Gespräch.
Vereinbart die neuen Konditionen und den Starttermin gemeinsam. Nach drei Monaten könnt ihr prüfen, ob das Paket im Alltag passt. Soll die Zusammenarbeit zunächst nur für diese Zeit gelten, müsst ihr die Befristung gesondert regeln. Ein Auswertungstermin beendet den Vertrag nicht automatisch.
Und wenn deine Kundin lieber bei der Stundenabrechnung bleibt? Dann könnt ihr prüfen, ob das für euch beide weiter funktioniert. Vielleicht passt ein Retainer später besser, vielleicht bleibt ihr dauerhaft beim bisherigen Modell.
Diese Fehler machen dein Paket unnötig anstrengend
Ein zu großes Kontingent kann sich für deine Kundin schnell nach ungenutztem Budget anfühlen. Ein zu kleines sorgt für ständige Zusatzabsprachen. Bleib deshalb nah am tatsächlichen Bedarf und sprich es an, wenn der Umfang über mehrere Monate nicht mehr passt.
Auch der Satz „Das mache ich eben noch schnell“ kann teuer werden, wenn er jede Woche fällt. Ein zusätzlicher Newsletter oder ein neues Tool braucht Zeit, selbst wenn die Anfrage nebenbei kommt. Frühe Absprachen helfen euch beiden. Dazu passen auch unsere Tipps zum Umgang mit schwierigen Kunden.
Behalte schließlich alle Pakete zusammen im Blick. Mehrere Kund:innen können ihre reservierten Stunden gleichzeitig brauchen. Plane mögliche Spitzen mit ein, damit aus deiner verlässlichen Monatsplanung kein dauerhaft voller Abendkalender wird.
Häufige Fragen zum Retainer als virtuelle Assistenz
Ab wann lohnt sich ein Retainer?
Sobald regelmäßig Aufgaben anfallen und du den Bedarf gut genug einschätzen kannst. Zeitaufzeichnungen aus zwei bis drei typischen Monaten geben dir eine erste Grundlage. Bei neuen Kund:innen kannst du mit einer begrenzten bezahlten Zusammenarbeit nach Aufwand starten.
Wie viel sollte ein Retainer kosten?
Das hängt von deinen Kosten, deinem Umsatzbedarf und dem vereinbarten Umfang ab. Rechne Abstimmungen und einen angemessenen Puffer mit ein. Im fiktiven Beispiel ergeben zehn kalkulierte Stunden zu 60 Euro einen Monatspreis von 600 Euro vor gegebenenfalls anfallender Umsatzsteuer.
Muss ich für ein Monatspaket Rabatt geben?
Nein, ein Rabatt ist keine Voraussetzung. Deine Kundin bekommt einen vereinbarten Rahmen und reservierte Kapazität. Ob ein Nachlass wirtschaftlich sinnvoll ist, zeigt deine Kalkulation.
Was passiert mit nicht genutzten Stunden?
Das richtet sich nach eurer wirksamen Vereinbarung. Ihr könnt zum Beispiel begrenzte Überträge vorsehen. Ob nicht abgerufene Kapazität bezahlt bleibt, muss zum Vertrag passen; eigene Leistungsausfälle sind gesondert zu behandeln.
Ist ein Retainer immer ein Dienstvertrag?
Die Bezeichnung entscheidet das nicht. Für vereinbarte Dienste kommt § 611 BGB in Betracht, für einen geschuldeten Erfolg § 631 BGB. Auch Monatspakete können werkvertragliche Bestandteile enthalten.
Welche Kündigungsfrist gilt?
Das hängt vom Vertrag ab. Für ein unbefristetes Dienstverhältnis ohne wirksame andere Regelung kann § 621 BGB gelten. Bei nach Monaten bemessener Vergütung nennt Nummer 3 spätestens den 15. eines Monats für eine Kündigung zum Monatsende. Befristungen und besondere Kündigungsrechte sind zusätzlich zu prüfen.
Was tue ich bei zusätzlichem Bedarf?
Besprich vor Beginn der Zusatzarbeit, was sie umfasst und kostet, und hole die Freigabe ein. Wenn deine Kundin regelmäßig mehr Unterstützung braucht, könnt ihr das Paket gemeinsam anpassen.
Dein nächster Schritt
Du musst nicht gleich drei Paketstufen entwerfen und deine gesamte Website umschreiben. Such dir zuerst eine Kundin mit wiederkehrenden Aufgaben und schau dir eure letzten Monate an. Daraus lässt sich oft schon ein erstes Angebot entwickeln, über das ihr ganz in Ruhe sprechen könnt.
Und wenn du eine neue Kundin suchst, mit der du von Anfang an einen passenden Rahmen vereinbaren kannst, schau in die aktuellen Jobs auf Fernarbeit.