Die virtuelle Assistenz für VA’s: So erstellst du deinen persönlichen „KI Business Butler“ in nur 3 Schritten
Gastartikel von Ben Korbach für Fernarbeit.net
Als virtuelle Assistenz bist du ständig damit beschäftigt, deine Kunden bei einer Vielzahl von Aufgaben zu unterstützen. Aber wer unterstützt eigentlich dich? Stell dir vor, du hättest einen persönlichen Assistenten, der dein Business in- und auswendig kennt und dir rund um die Uhr zur Verfügung steht. Klingt zu schön, um wahr zu sein? Nicht mit der Kraft der künstlichen Intelligenz!
In diesem Artikel zeige ich dir, wie du deinen eigenen „KI Business Butler“ erstellst – einen maßgeschneiderten AI-Chatbot, der dich bei deiner täglichen Arbeit unterstützt und deine Produktivität auf ein neues Level hebt.
Warum jede VA einen KI Business Butler haben sollte
Bevor wir in die Praxis einsteigen, findest du hier die Gründe, warum ein KI Business Butler für dich als virtuelle Assistenz so wertvoll ist:
- Aufbau deiner Personal Brand: Als VA vermarktest du dich selbst, oft auf Social Media. Dein neuer Buddy unterstützt dich strategisch und operativ – zum Beispiel, indem er perfekt passende Posts für dich schreibt.
- Zeitersparnis: Dein Butler kann Recherchen durchführen, Texte entwerfen und Ideen generieren, während du dich auf komplexere Aufgaben konzentrierst.
- Konsistenz: Mit dem Wissen über dein Business ausgestattet, liefert dein Butler stets einheitliche und markengerechte Ergebnisse.
24/7 Verfügbarkeit: Egal ob du spät abends noch eine Idee hast oder früh morgens Unterstützung brauchst – dein Butler ist immer da. - Skalierbarkeit: Du kannst solch einen KI-Assistenten für jeden deiner Kunden anlegen – und mit ihnen deine Aufgaben schneller erledigen, ohne an Qualität einzubüßen.
Klingt gut? Dann lass uns keine Zeit verlieren und deinen persönlichen KI Business Butler in nur drei Schritten erstellen!
Schritt 1: Wesentliches Wissen über dein Business zusammentragen
Der erste Schritt ist entscheidend: Wir müssen deinem zukünftigen KI-Butler beibringen, wer du bist und wie du arbeitest. Hier ist, was du dafür tun solltest:
- Definiere deine Zielgruppe: Wer sind deine idealen Kunden? Welche Probleme haben sie? Was sind ihre Ziele?
- Formuliere deine Kernbotschaft: Was macht dich als VA einzigartig? Welchen speziellen Mehrwert bietest du?
- Beschreibe deine Dienstleistungen: Liste alle Services auf, die du anbietest, inklusive Preise und Leistungsumfang.
- Sammle FAQ: Welche Fragen stellen dir Kunden häufig? Notiere sie samt deiner Standardantworten.
- Definiere deinen Schreibstil: Bist du eher formal oder locker? Verwendest du bestimmte Phrasen oder Analogien?
Tipp: Wenn du diese Informationen noch nicht griffbereit hast, kannst du auch KI-Tools nutzen, um einen ersten Entwurf zu erstellen. Frage ChatGPT zum Beispiel: „Erstelle ein Zielgruppen-Profil für eine VA, die sich auf [dein Spezialgebiet] spezialisiert hat.“ Überarbeite die Ergebnisse dann, bis sie perfekt zu dir passen.
Schritt 2: Custom GPT mit deinem Wissen trainieren
Jetzt wird’s spannend: Wir erstellen deinen persönlichen KI Businessbutler! Dafür nutzen wir die Custom GPT Funktion von ChatGPT. Hier ist, wie’s geht:
- ChatGPT Plus einrichten: Falls noch nicht geschehen, abonniere ChatGPT Plus für 20$ pro Monat. Es lohnt sich!
- GPT erstellen: Klicke im ChatGPT Interface links auf „GPTs erkunden“ und dann oben rechts auf „+ Erstellen „.
- Grundeinstellungen vornehmen:
- Name: Wähle einen Namen für deinen Butler, z.B. „mein Butler “ oder „Alfred“ (so heißt meiner)
- Beschreibung: Fasse kurz zusammen, wofür dein GPT da ist, z.B. „Unterstützt mich bei allen Aufgaben rund um meine VA-Tätigkeit“.
- Anweisungen / Hinweise formulieren: Dies ist der wichtigste Teil! Hier ein Beispiel:
Du bist ein KI-Assistent, spezialisiert auf die Unterstützung von virtuellen Assistenzen. Dein Wissen basiert auf den Informationen in deiner Wissensdatenbank über mein VA-Business. Beantworte Fragen und erstelle Inhalte immer im Kontext dieser Informationen und in meinem hinterlegten Schreibstil. Deine Aufgabe ist es, mich bei allen Aspekten meiner Arbeit zu unterstützen, von der Kundenakquise über das Projektmanagement bis hin zur Erstellung von Inhalten. - Conversation Starters erstellen: Definiere 3-4 Startprompts, z.B.:
„Erstelle einen Entwurf für ein Angebot an einen potenziellen Kunden.“
„Plane meine Arbeitswoche und priorisiere die anstehenden Aufgaben.“
„Generiere 5 Ideen für LinkedIn-Posts, die meine VA-Dienste promoten.“ - Wissensbasis hochladen: Lade hier alle Dokumente hoch, die du in Schritt 1 erstellt hast. Dies ist das „Gehirn“ deines Business Butlers!
Schritt 3: Deinen persönlichen Business Butler nutzen und optimieren
Glückwunsch! Dein KI Business Butler ist einsatzbereit. Hier sind einige Tipps, wie du ihn optimal nutzt und weiterentwickelst:
- Testphase: Stelle deinem Butler verschiedene Fragen und gib ihm Aufgaben. Beobachte, wie er reagiert und ob die Antworten deinen Erwartungen entsprechen.
- Feintuning: Wenn etwas nicht passt, gehe zurück zur Konfiguration und passe die Anweisungen oder die Wissensbasis an. KI-Nutzung ist ein iterativer Prozess!
- Integration in den Arbeitsalltag: Überlege, bei welchen wiederkehrenden Aufgaben dein Butler dir helfen kann. Zum Beispiel:
Erstellung von Angeboten und Rechnungen
Beantwortung von Standardanfragen
Ideengenerierung für Content-Marketing
Recherche zu Branchentrends - Regelmäßiges Update: Aktualisiere die Wissensbasis deines Butlers regelmäßig, besonders wenn sich etwas an deinen Dienstleistungen oder deiner Positionierung ändert.
Fazit: Dein KI-Assistent als Game-Changer
Mit deinem persönlichen KI Businessbutler hast du nun ein mächtiges Tool an der Hand, das dich bei deiner Arbeit als virtuelle Assistenz unterstützt. Du kannst schneller arbeiten, konsistentere Ergebnisse liefern und dich auf die Aspekte deiner Arbeit konzentrieren, die wirklich deine menschliche Expertise erfordern.
Denk daran: Dein KI Butler ist ein Werkzeug, kein Ersatz für deine einzigartigen Fähigkeiten und dein Urteilsvermögen. Nutze ihn klug, um deine Produktivität zu steigern und deinen Kunden einen noch besseren Service zu bieten.
Viel Erfolg mit deinem neuen digitalen Assistenten! Und wer weiß – vielleicht bietest du bald auch deinen Kunden an, ihnen bei der Erstellung eines KI Business Butlers zu helfen. Eine neue Dienstleistung für dein Portfolio?
Falls du Fragen zu einem der Punkte oder KI generell hast, melde dich immer gerne bei mir.
Bis bald, dein Ben
Mehr über den Autor Ben Korbach
Ben Korbach unterstützt mit der AI Impact Academy Solo-Selbstständige und (Online-) Unternehmer:innen dabei, durch den cleveren Einsatz von KI mehr Umsatz mit weniger Aufwand zu erwirtschaften.
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