Kannst Du als VA im Ausland arbeiten?

Homeoffice auf Bali oder in der Toskana? Viele träumen vom ortsunabhängigen Arbeiten. Laut einer EY Studie zur Arbeitswelt von morgen würden 25% der Befragten gerne an einem beliebigen Ort, also weit weg von Zuhause und einem festen Büro arbeiten. Als Virtueller Assistent kannst Du Dir diesen Traum erfüllen. Nutze die Flexibilität und ziehe endlich auf’s Land, zurück in die Heimat oder verbringe die Wintermonate in der spanischen Sonne!

Klingt zu gut, um wahr zu sein? Ob und wie Du als VA im Ausland arbeiten kannst, klären wir im folgenden Beitrag.

Wie kann ich als VA im Ausland arbeiten?

Egal ob Du den Zoom-Call in der balinesischen Hängematte machen willst oder Dir einfach für eine Woche eine Loft-Wohnung in London gönnst: Als Virtuelle Assistenz steht Dir die Welt offen. Doch bevor Du Deine Koffer packst, solltest Du Dir die verschiedenen Möglichkeiten, im Ausland zu arbeiten, im Detail anschauen.

Die häufigsten Modelle unter VAs sind folgende:

1. Du hast Deinen Wohnsitz in Deutschland, möchtest aber längere Zeit im Ausland arbeiten.
2. Du hast keinen festen Wohnsitz und lebst ortsunabhängig als Digitaler Nomade.
3. Du hast einen festen Wohnsitz im Ausland.

Vielleicht hast Du Dich schon entschieden, wie Du als Virtueller Assistent in Zukunft arbeiten und leben möchtest. Neben den rechtlichen, steuerlichen und organisatorischen Sonderheiten sind die Modelle auch unterschiedlich flexibel. Während Du Modell Nummer 1 einfach mal ausprobieren kannst, ist Modell Nummer 3 aufwändiger und sollte deswegen gut überlegt sein.

Steuerliche und rechtliche Gegebenheiten pro Modell

Bevor Du Dich für eins der drei vorgestellten Modelle entscheidest, solltest Du Dir über die steuerlichen und rechtlichen Gegebenheiten klar werden.

Auch wenn Du Dein gesamtes Business von Bali aus koordinierst, Dein Gewerbe aber in Deutschland gemeldet ist und Deine Kunden maßgeblich in Deutschland sitzen, wirst Du in Deutschland Einkommenssteuer zahlen müssen.

Jetzt denkst Du Dir vielleicht: „Okay, dann melde ich mich eben in Deutschland ab und arbeite komplett im Ausland.“

Ganz so einfach ist es nicht. Nur weil Du keinen offiziellen Wohnsitz mehr in Deutschland hast, heißt das nicht automatisch, dass Du von der Steuerpflicht befreit bist. Einen offiziellen Wohnsitz in Deutschland hast Du, wenn Du Dich mehr als 183 Tage im Jahr (also circa ein halbes Jahr) in Deutschland aufhältst oder eine Wohnung mit Verfügungsgewalt hast – etwa, wenn Du noch einen Schlüssel für Dein WG-Zimmer besitzt.

Erst wenn Du gar keine Bindung mehr zu Deutschland nachweisen kannst, also keine Einkünfte mehr in Deutschland erzielst, keine Wohnung mietest und die Mitgliedschaft im Kegelclub gekündigt hast, bist Du von der Einkommenssteuerpflicht befreit.

Es ergeben sich pro Modell folgende Eckpunkte:

1. Wohnsitz in Deutschland, längerer Auslandsaufenthalt: Deine gesamten Einkünfte unterliegen der deutschen Einkommenssteuer, sowohl Einkünfte von deutschen als auch internationalen Kunden. Dein Gewerbe muss in Deutschland gemeldet sein.
2. Keinen festen Wohnsitz, digitaler Nomade: Begrenzt in Deutschland steuerpflichtig, zum Beispiel wenn Du Aufträge deutscher Kunden annimmst.
3. Fester Wohnsitz im Ausland: Wenn Du nachweislich keine Einkünfte (weder aus Deinem Gewerbe noch aus Mieteinnahmen) in Deutschland hast, bist Du von der Einkommenssteuer in Deutschland befreit. In dem Land, in dem Du Deinen Wohnsitz hast und Dein Gewerbe gemeldet hast, musst Du natürlich Deine Einkünfte versteuern.

Um Steuernachzahlungen und Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden, empfehlen wir Dir einen Besuch beim Steuerberater, um alle Details final für Deinen Einzelfall zu klären.

Was muss ich noch beachten, wenn ich als VA im Ausland arbeiten will?

Darüber hinaus gibt es noch einige Punkte, die Du beachten solltest, falls Du als VA im Ausland arbeiten willst:

Gewerbeanmeldung

Wie gerade erwähnt: Auch wenn Du mit festem Wohnsitz in Deutschland hauptsächlich im Ausland arbeitest, brauchst Du ein gemeldetes Gewerbe. Nur so kann Dein Kunde Deine Rechnungen steuerlich geltend machen und Du kannst im Gegenzug Deine Arbeitsmittel und Kosten als VA ebenso von der Steuer absetzen. Erst wenn Du keinen festen Wohnsitz mehr in Deutschland hast, kannst Du Dein Gewerbe dort abmelden.

Wenn Du einen festen Wohnsitz in einem anderen Land hast, musst Du Dein Gewerbe dort anmelden. Hier empfiehlt es sich, einen lokalen Steuerberater zur Beratung aufzusuchen. Auch um zu klären welche Angaben und Steuern auf Deinen Rechnungen von Nöten sind. Hier kommt es ganz darauf an ob Du in einem EU oder Drittland bist, Deine Kunden andere Unternehmer oder Privatpersonen sind etc. etc. Um hier also nicht in Probleme zu laufen, investiere in Dein Business und lasse Dich beraten.

Kosten absetzen

Solltest Du Deinen Wohnsitz weiterhin in Deutschland behalten wollen, stellt sich schnell die Frage, ob Du Deine Reisekosten nicht steuerlich geltend machen kannst. Schließlich bist Du beruflich im Ausland und nicht im Urlaub. Leider gilt ein Aufenthalt im Ausland, wo Du – bildlich gesprochen – im Hotelzimmer sitzt und für Deine Kunden arbeitest, nicht als Dienstreise.

Deswegen kannst Du Deine Übernachtungs- oder Verpflegungskosten nicht von der Steuer abziehen. Solltest Du im Ausland allerdings eine Messe besuchen oder Kundentermine wahrnehmen, kannst Du die Kosten natürlich absetzen. In diesem Fall könntest Du sogar probieren, Deine Übernachtungskosten sowie Verpflegungspauschale anteilig, beispielsweise für die Dauer der Messe, abzusetzen.

Umsatzsteuer

Je nachdem in welchem Land Deine Kunden sitzen, gelten unterschiedliche Regeln in Bezug auf die Rechnungsstellung und die auszuweisende Umsatzsteuer. Der deutsche Staat differenziert hier zwischen Rechnungen, die ins Inland, nach Europa oder in Drittländer gestellt werden. Solltest Du kein Kleinunternehmer mehr sein, gelten in Deutschland ganz normal 19% Umsatzsteuer.

Bei europäischen Rechnungen wird zwischen B2B und B2C Transaktionen differenziert; als VA arbeitest Du meistens mit anderen Unternehmern und handelst somit B2B. Hier ist wichtig, dass beide Umsatzsteuer-IDs auf der Rechnung festgehalten werden und der Hinweis, dass die Transaktion dem „Reverse Charge“- Verfahren unterliegt. Das bedeutet, dass Du die Umsatzsteuer nicht an das deutsche Finanzamt abführen musst, sondern Dein Kunde an sein zuständiges Finanzamt im Ausland. Rechnung in Drittländer außerhalb der EU wie den Kanaren oder USA werden netto ohne Umsatzsteuer geschrieben.

Administratives

Die meisten Kunden, die mit Virtuellen Assistenten arbeiten, wissen, dass diese oftmals nicht im selben Land sitzen und andere Arbeitszeiten haben. Da die Kommunikation und Zusammenarbeit digital stattfinden, ist das auch kein Problem und hindert Dich nicht daran, als VA im Ausland zu arbeiten. Je nach Auftraggeber oder privater Situation kann es trotzdem hilfreich sein, seine Post von Bekannten abgreifen zu lassen, eine Weiterleitung bei der Post zu beantragen oder einen Büroservice zu beauftragen, damit wichtige Dokumente nicht untergehen.

Fazit: Als VA kannst Du Dir Deinen Wunsch-Arbeitsplatz aussuchen

Es gibt mitunter keinen besseren Job als die virtuelle Assistenz, um im Ausland zu arbeiten. Wenn Du vorher alle steuerlichen und rechtlichen Aspekte klärst, bist Du auf der sicheren Seite und kannst guten Gewissens dem trüben November in Deutschland entfliehen und stattdessen Vitamin D an der Costa Brava tanken