Was du beim Beauftragen eines Virtuellen Assistenten beachten solltest

Du bist der Meinung, dass es endlich Zeit für die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten ist, der dir bei deinem Business unter die Arme greift? Dann mal los: Schreib dir die Aufgaben auf, die du outsourcen willst, finde einen Assistenten, der dir sympathisch und qualifiziert erscheint und leg los. Was kann schon schiefgehen?

Ehrlich gesagt eine ganze Menge. Aber auch hier gilt: Eine gute Vorbereitung ist schon die halbe Miete. Schau dir deshalb die folgenden Fehler an, die bei der ersten Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten auftreten können und erfahre, wie du sie gleich von Anfang an vermeiden kannst.

Die richtigen Arbeitsanweisungen beim Outsourcing

Wie schwer kann es schon sein, eine einfache Aufgabe abzugeben? Du schreibst deinem virtuellen Assistenten eine E-Mail und erklärst in zwei oder drei Sätzen, was erledigt werden soll. Und fertig.

Tatsächlich aber ist ein häufiges Problem bei der Übertragung von Aufgaben, dass Arbeitsanweisungen nicht konkret genug erfolgen. Das kann auch schon bei sehr kleinen Projekten der Fall sein und wird natürlich umso kritischer, je komplexer ein Task ist.

Vielleicht willst du zum Beispiel die Kommentare unter deinen Social Media-Posts nicht mehr alle selbst beantworten, sondern diese Aufgabe abgeben. Allerdings ergeben sich hier gleich eine Reihe von Fragen, zum Beispiel:

• Wie schnell sollen die Kommentare beantwortet werden?
• Wie ausführlich sollen die Kommentare beantwortet werden?
• Darf dein virtueller Assistent selbst Antworten auf die Fragen deiner Follower finden, oder muss er sich vorher mit dir absprechen?

Diese einzelnen Aspekte einer Aufgabe müssen definiert sein, damit dein Assistent seine Arbeit sinnvoll und ohne dich ständig zu stören erledigen kann. Leg deshalb wert darauf, hinreichend konkrete Arbeitsanweisungen und Prozessabläufe für outgesourcte Aufgaben zu erstellen.

Außerdem solltest du bedenken, dass dein Assistent zunächst noch nicht wissen kann, wie du bestimmte To-Dos am liebsten angehst. Du selbst hast mit der Zeit bestimmt bei vielen Aufgaben gewisse Routinen entwickelt und weißt genau, was am besten funktioniert. Dein Assistent weiß das aber noch nicht, sondern muss es erst noch lernen.

Natürlich werden deine Anweisungen zu Beginn noch nicht perfekt sein. Durch einen regelmäßigen Austausch mit deinem virtuellen Assistenten kommst du aber schnell an den Punkt, dass die wichtigsten Fragen geklärt sind.

Allerdings solltest du jetzt nicht ins andere Extrem verfallen: Zu konkrete Arbeitsanweisungen können nämlich ebenfalls ein Problem sein. Wenn du jeden Schritt bis ins kleinste Detail planst, hast du selbst erstmal jede Menge Arbeit. Außerdem kann dein Assistent dann bei kleinen Abweichungen im Ablauf nicht selbst nach Problemlösungen suchen, sondern muss immer wieder auf dich zurückgreifen. Vielleicht hast du im Endeffekt dann so mehr zu tun als zuvor.

Achte also darauf, deinem Assistenten auch etwas Freiheit bei der Erledigung der Aufgaben zu lassen.

Achte auf persönliche Aspekte

Du hast also Arbeitsanweisungen und Prozesse festgelegt und an deinen virtuellen Assistenten übermittelt. Jetzt bist du froh, aber auch ein bisschen nervös, ob denn alles gut funktionieren wird. Eine Sache ist dir aber direkt aufgefallen: Du und dein Assistent, ihr versteht euch einfach gut.

Als du dann zum ersten Mal die Arbeitsergebnisse der outgesourcten Aufgaben überprüfst, bist du aber ein bisschen enttäuscht: Die erstellten Social Media-Kommentare sind nicht so ausführlich, wie du es dir gewünscht hast und du hättest auch generell viele Sachen anders geschrieben.

Daher hältst du Rücksprache mit deinem Assistenten, um die strittigen Fragen klären zu können. Und so sind die nächsten Ergebnisse eurer Zusammenarbeit schon viel eher nach deinem Geschmack.

Da du dich mit deinem virtuellen Assistenten gut verstehst, könnt ihr viel leichter Probleme ansprechen oder Fragen klären. Daher ist es wichtig, dass du mögliche virtuelle Assistenten nicht nur anhand ihrer fachlichen Qualifikationen bewertest. Es geht auch darum, dass ihr persönlich gut zueinander passt. Daher kann es sinnvoll sein, im Bewerbungsprozess auch ein echtes Gespräch in Person oder per Videokonferenz zu führen.

Das Ganze muss natürlich nicht wie ein förmliches Bewerbungsgespräch ablaufen. Du kannst dir vorher aber ruhig ein paar Fragen zurechtlegen. Und so kannst du schnell feststellen, ob du mit deinem potentiellen Mitarbeiter auch auf einer persönlichen Ebene harmonisierst.

Auch im weiteren Verlauf der Zusammenarbeit sind regelmäßige Gespräche wichtig, um einfach im Kontakt zu bleiben und mögliche Probleme gleich ansprechen zu können.

Möglicherweise willst du mit der Zeit ja auch mehr und mehr Aufgaben, die viel Vertrauen voraussetzen delegieren – umso besser wenn du deinen Assistenten also schon eine Weile kennst und ihr euch gut versteht.

Wie die Zusammenarbeit beim Outsourcing perfekt wird

Du hast also den passenden Mitarbeiter gefunden, dir viel Mühe beim Notieren der Arbeitsanweisungen gegeben und nach einigen Durchgängen bist du mit der Erledigung der Aufgaben auch zufrieden. Trotzdem ist aber noch nicht alles so, wie du es haben willst, ein paar Kleinigkeiten willst du eigentlich noch verbessern.

Vielleicht hast du die Formatierung deiner Blogposts outgesourct und bist mit dem Ergebnis nicht 100 Prozent zufrieden, sondern mehr so 98 Prozent.

Wenn du an diesem Punkt bist, dann hast du grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

• Du kannst versuchen, die Zusammenarbeit noch weiter zu optimieren
• Oder du kannst manche Dinge einfach akzeptieren, wie sie sind

Muss wirklich alles genauso sein, wie du es dir vorstellst? Oder kannst du auch mit ein paar Abweichungen von deiner Ideallinie leben? Wenn das so ist, dann wird die Zusammenarbeit mit deinem virtuellen Assistenten wesentlich leichter sein. Wenn du jemanden mit der Erledigung von Aufgaben beauftragst, dann musst du ein Stück weit lernen, diese loszulassen. Du bist jetzt nicht mehr dafür zuständig. Wenn du es schaffst, diese Einstellung zu verinnerlichen, dann kann die Zusammenarbeit mit deinem virtuellen Assistenten wirklich perfekt werden.

Aufgaben abzugeben heisst auch loslassen zu können und zu akzeptieren, dass sie vielleicht ein wenig anders erledigt werden als von dir selbst. Aber genau darum geht es ja: die Aufgaben loszulassen um Zeit und Kopf frei für andere Aufgaben zu haben

Weitere Fragen bei der Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenten

Natürlich stellen sich beim Outsourcen auch noch weitere Fragen. Du solltest zum Beispiel rechtliche Dinge klären, bevor du Aufgaben abgibst. Für Verträge und Vertraulichkeitsvereinbarungen gibt es zahlreiche Vorlagen die du verwenden kannst.

Und auch die Erreichbarkeit und Reaktionszeit sollte geklärt sein. Virtuelle Assistenten sind selbstständige Unternehmer und für mehrere Kunden tätig. Ein festangestellter Mitarbeiter ist täglich 8 Stunden nur für deine Projekte da – ein Virtueller Assistent hat auch noch andere Kunden. Du machst euch beiden die Zusammenarbeit leichter, wenn du für Statusbesprechungen und Telefonate feste Zeiten vereinbarst. Vergiss nicht dass der Assistent ein Mensch ist – auch wenn er für dich vielleicht nur virtuell erreichbar ist. Gerade auch, wenn du viel Zeit in die Einarbeitung investiert hast, sorge wie bei festen Mitarbeitern auch, dafür dass der Assistent gerne für dich arbeitet. Ein Lob, eine kleine Aufmerksamkeit und das pünktliche Begleichen der Rechnungen sind hier besonders zu nennen. Die Zusammenarbeit und Art der Aufgaben wächst erfahrungsgemäß mit der Zeit in der ihr zusammenarbeitet – und es sollte euch beiden daran gelegen sein, diese möglichst lang werden zu lassen.

Wenn du Hilfe bei der Einrichtung von Tools und Abläufen zur Zusammenarbeit brauchst, wende dich auch an deinen Assistenten. Die meisten Assistenten bringen schon einiges an Erfahrung mit und können dir auch dabei helfen, dein Outsourcing gut zu planen und zu organisieren.

Wenn du die hier genannten Tipps befolgst, kannst du schon bald jede Menge Zeit sparen und dich auf die wirklich wichtigen Dinge in deinem Business konzentrieren. Jetzt VA Gesuch posten.