Wie Du mit Hilfe eines Virtuellen Assistenten 10 Stunden Zeit pro Woche sparen kannst
… und was Du mit der gewonnenen Zeit stattdessen anfangen kannst
Du bist überzeugt, auch ohne Hilfe auszukommen? Einen Virtuellen Assistenten brauchst Du nicht, weil Dein Unternehmen bisher schließlich auch ohne VA gut läuft?
Viele Unternehmer kommen gar nicht erst auf die Idee, sich einen Virtuellen Assistenten zur Hilfe zu holen, solang sie mit ihren Aufgaben nicht vollkommen überlastet sind. Sie arbeiten zwar weitaus mehr, als sie ursprünglich geplant hatten, aber fürs eigene Unternehmen macht man das ja schließlich gerne.
Woran viele aber nicht denken: Die Zeit, die Woche für Woche in die obligatorischen, repetitiven Aufgabenbereiche wie Finanzen, Social Media, Kundensupport und Content-Produktion fließt, könnte dem Unternehmen an anderer Stelle mehr nutzen. Was wäre, wenn Du 10 Stunden Zeit sparen könntest, die Du dann für andere Aufgaben (oder zur Erholung nutzen kannst)?
Wenn Du willst, dass Dein Business wächst, musst Du Veränderungen zulassen und Dir die Zeit dafür nehmen, es weiterzuentwickeln. Das schaffst Du nicht, wenn Du mit der aktuellen Größe Deines Unternehmens bereits voll ausgelastet bist. Dabei ist es auch egal, in welcher Branche Du tätig bist, denn für ein VA kann in jeder Branche passende Aufgaben.
Genau an dieser Stelle kommt ein Virtueller Assistent ins Spiel
10 Stunden Zeit Sparen in einer Woche, so klappt es:
Support – 2,5 bis 5 Stunden Zeit sparen pro Woche
Angenommen, Du verkaufst ein Produkt oder eine Dienstleistung und bekommst dazu täglich je nach Größe Deines Unternehmens zahlreiche E-Mails von Kunden und potenziellen Käufern. Die Beantwortung dieser E-Mails hat natürlich Priorität, da Du nur durch eine zuverlässige Kommunikation ein gutes Kundenverhältnis aufbauen und Deinen Kundenstamm erweitern kannst.
Aber für den E-Mailkontakt mit Deiner Kundschaft gehen täglich 30 – 60 Minuten drauf. Das sind 2,5 – 5 Stunden die Woche.
Zeit, die Du besser dafür nutzen könntest, neue Projektideen und Konzepte zu entwickeln. Eine halbe Stunde Brainstorming täglich kann zu wahren Erfolgsideen führen und Dein Unternehmen merklich weiterbringen.
Ein Virtueller Assistent kann sich mit Deinem Produkt oder Deiner Dienstleistung vertraut machen und sich dann kompetent um die Fragen und Anregungen Deiner Kunden kümmern. Du wirst sicherlich einen VA finden, der schon Erfahrung im Bereich Support mitbringen und kannst Dir daher sicher sein, dass die Auslagerung dieser Arbeit Deinem Kundenverhältnis nicht schaden wird.
Social Media – 1 Stunde Zeit sparen pro Woche
Um in den sozialen Medien präsent zu bleiben und Deine Abonnenten bei Laune zu halten, solltest Du auf Deinen Kanälen regelmäßig aktiv sein. Sicher, die Suche nach relevanten Artikeln und das Einfügen in Social Media Planer nimmt nicht allzu viel Zeit weg, wenn man es organisiert und strukturiert angeht.
Jedoch könntest Du diese eine Stunde mehr die Woche dazu nutzen, an einem ausgewählten Tag unter der Woche mit Deinem Partner gemütlich zu kochen oder essen zu gehen. Gerade als Selbstständiger ist es umso wichtiger, die Balance zwischen Arbeits- und Privatleben zu halten.
Viele Virtuellen Assistenten sind Spezialisten im Bereich Social Media und haben weitgehende Erfahrungen mit den Content Manager Systems (CMS). So können sie die sozialen Kanäle Deines Unternehmens mit nur geringem Zeitaufwand pflegen und regelmäßig aktualisieren.
Content für Deinen Unternehmensblog – 2 Stunden Zeit sparen pro Woche
Recherchieren, Schreiben, Formatieren, SEO, in WordPress einfügen – einen Artikel für Deinen Unternehmensblog zu erstellen beinhaltet viele verschiedene Schritte. Von der Themenidee bis zur Veröffentlichung sind schnell zwei Stunden vergangen.
Wären diese zwei Stunden nicht an anderer Stelle sinnvoller investiert? Zum Beispiel bei der Ausarbeitung und Weiterentwicklung des Produktsortiments oder der von Dir angebotenen Dienstleistung. Zufriedene Kunden kommen wieder – allerdings meist nur dann, wenn Du neue Angebote für sie hast. Auch wenn das von Dir vertriebene Produkt oder die von Dir angebotene Dienstleistung gut läuft, solltest Du Dich daher fragen, was Du Deinen Kunden sonst noch bieten kannst – und so Dein Unternehmen weiter wachsen lassen.
Ein Virtueller Assistent kann sich in der Zwischenzeit um Deinen Blog kümmern und bringt eventuell sogar frischen Wind und neue, ausgefallene Artikelideen mit. Als Außenstehender blickt er aus einem anderen Blickwinkel auf Deinen Blog und hat daher außerdem ein gutes Gefühl dafür, was Deine Kunden interessiert. Finde einen Virtuellen Assistenten, dessen Schreibstil Dir gefällt und gebe die Verantwortung für Deinen Blog an ihn ab. Du wirst es sicherlich nicht bereuen.
Finanzen und Organisatorisches – 2 Stunden Zeit sparen pro Woche
Wahrscheinlich hast Du es bisher noch nie in Erwägung gezogen, das Dokumentieren von Rechnungen oder die Überprüfung von Einzahlungen und Ausgaben an einen Virtuellen Assistenten auszulagern. Schließlich handelt es sich dabei um streng vertrauliche Informationen.
Aber wenn Du ehrlich bist, würdest Du diesen Aufgabenbereich sicherlich am liebsten komplett aus Deinem Arbeitstag streichen. Es handelt sich um monotone, repetitive Aufgaben, die keine konkreten Ergebnisse erzielen und dennoch gemacht werden müssen. Und es sind echte Zeitfresser. Bis zu zwei Stunden die Woche können Dich Finanzen, Buchhaltung und Administration kosten.
In diesen zwei Stunden könntest Du, wenn Du die Arbeit an einen VA auslagerst, stattdessen einem Hobby nachgehen. Hier kommt wieder das gesunde Verhältnis von Arbeit und Privatleben ins Spiel. Indem Du Dir Zeit für ein Hobby schaffst, bist Du automatisch ausgelassener, was sich auch bei der Arbeit bemerkbar machen wird. Denn zufriedene, ausgelassene Menschen sind kreativer, motivierter und haben bessere Ideen. Das alles sind Dinge, die Dein Unternehmen weiterbringen können.
Nun noch einmal zurück zu Deinem ursprünglichen Problem – der Gedanke daran, Finanzen und Buchhaltung an einen Virtuellen Assistenten auszulagern und streng vertrauliche Informationen weiterzugeben, macht Dich nervös? Denke daran, dass VA’s auf ihre gute Reputation angewiesen sind und nur durch ein vertrauenerweckendes Profil an Jobs kommen. Wenn ein Virtueller Assistent mit den Daten eines Kunden fahrlässig umgeht, setzt er so seine Karriere aufs Spiel. Frage am besten nach Rezensionen und Empfehlungen, bevor Du vertrauliche Daten an einen VA weitergibst und erkundige Dich im Internet über die Person. Wenn Du noch mehr zum Thema Datenschutz bei der Zusammenarbeit mit VA’s lesen willst, kannst Du dies hier tun.
10 Stunde Zeit sparen pro Woche mit Hilfe eines Virtuellen Assistenten – so kann es gehen. Wenn Du bisher immer davon ausgegangen bist, dass Du keine Hilfe brauchst, weil Du Dein Unternehmen auch alleine führen kannst, dann konnte Dich dieser Artikel vielleicht davon überzeugen, dass ein Virtueller Assistent Dir eventuell sogar dabei helfen kann, Dein Unternehmen zu vergrößern und Deine Work-Life-Balance zu verbessern. Den passenden VA findest Du hier.