Drei Situationen, in denen du keinen virtuellen Assistenten engagieren solltest

Auf deinem Schreibtisch stapeln sich leere Kaffeetassen und lose Blätter? Dann solltest du auf keinen Fall einen virtuellen Assistenten engagieren!

Kleiner Spaß. 😉 Ganz so ist es natürlich nicht. Trotzdem kann ein unaufgeräumter Schreibtisch ein Hinweis darauf sein, dass du nicht direkt einen virtuellen Assistenten beauftragen solltest.

Hier erfährst du, wann du keinen virtuellen Assistenten engagieren solltest und was du ändern musst, damit das Ganze doch klappt.

„Als Selbstständiger oder Freiberufler solltest du schnellstmöglich damit anfangen, Aufgaben abzugeben!“

Hast du diese oder ähnliche Aussagen schön öfter gehört? Kein Wunder, denn das Auslagern von Aufgaben ist eine der typischen Vorschläge, die du hörst, wenn du als Freelancer oder Selbstständiger zu viel zu tun hast.

Aber, wie schon gesagt, dass ist nicht in jeder Situation eine gute Idee.

Die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten kann aus verschiedenen Gründen scheitern. Zu den häufigsten Gründen, warum du eben keine Aufgaben an einen VA auslagern solltest gehören folgende Punkte:

–   Du bist kein verlässlicher Arbeitgeber

–   Du weißt nicht, was du von deinem VA erwartest

–   Du gibst deinem VA eigentlich gar keine Chance

Schauen wir uns diese drei Punkte mal etwas genauer an.

Du bist kein verlässlicher Auftraggeber

Die erfolgreiche Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten muss auf einer soliden Basis stehen. Dazu gehört natürlich auch, dass sich dein VA auf dich verlassen können muss (und du natürlich auch auf deinen VA, aber das ist wieder eine andere Frage).

Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit einem Assistenten musst du also ein verlässlicher Auftraggeber sein.

Das bedeutet zum Beispiel:

–   Du musst deinem VA eindeutige Arbeitsanweisungen geben

–   Dein VA muss dir zu bestimmten Zeiten Feedback gegen und Fragen stellen können

–   Dein Assistent muss genug Zeit haben, um die Aufgaben, die du ihm stellst auch wirklich vernünftig erledigen zu können.

Kurz gesagt: Du musst bei der Zusammenarbeit mit deinem VA organisiert sein. Wenn dein Schreibtisch gerade ein einziges Chaos ist, dann ist das zumindest ein Hinweis darauf, dass deine Arbeitsweise gerade eher unorganisiert oder chaotisch ist. Wenn dir das selbst beim Arbeiten nichts ausmacht, ist das natürlich auch gar kein Problem. Nur in der Zusammenarbeit mit einem VA solltest du zumindest so viel Ordnung bringen, dass ihr euch beide wohl fühlt und produktiv seid.

Wie stellst du also sicher, dass du ein verlässlicher Auftraggeber bist? Versetz dich dazu in die Situation deines virtuellen Assistenten. Welche Informationen und Arbeitsanweisungen benötigt er von dir, um seine Aufgaben erledigen zu können? Wie muss die Kommunikation zwischen euch gestaltet sein? Wie oft musst du für Fragen und Probleme ansprechbar sein?

Es geht also nicht darum, dass du sofort deine gesamte Arbeitsweise umkrempelst. Mit ein wenig Vorbereitung und Selbstorganisation kannst du bereits die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit deinem VA legen.

Bevor du also den Schritt gehst einen Virtuellen Assistenten zu engagieren, triff die nötigen Vorbereitungen!

Du weißt nicht, was du von deinem VA erwartest

Als verlässlicher Auftraggeber musst du nicht nur deine eigene Arbeitsweise zumindest ein wenig an deinen VA anpassen. Du musst auch wissen, was du von deinem Assistenten eigentlich erwartest.

Dafür kannst du dir unter anderem die folgenden Fragen stellen:

–       Über welche Fähigkeiten und Qualifikationen soll mein VA verfügen?

–       Wie viele Stunden pro Woche benötige ich die Hilfe meines VA?

–       Wie viel bin ich bereit, meinem VA zu bezahlen?

Erst, wenn du selbst weißt, was du von deinem VA erwartest, kannst du diese Erwartungen auch an deinen Assistenten kommunizieren und dann den Erfolg eurer Zusammenarbeit bewerten.

Wenn du dir diese Fragen nicht stellst, dann kannst du weder den richtigen Assistenten für deine Aufgaben auswählen, noch weißt du, mit welchem Arbeitsergebnis du eigentlich zufrieden bist und wie viel Zeit dein VA dafür normalerweise benötigen sollte.

Du gibst deinem VA eigentlich gar keine Chance

Vielen Selbstständigen und Freelancern fällt es schwer, Aufgaben abzugeben. Sie schätzen es gerade, sich bei ihren Aufgaben nicht mit anderen absprechen zu müssen. Irgendwann kommen viele aber an den Punkt, dass sie ihre To-Dos einfach nicht mehr erledigt bekommen. Das Engagieren eines VA ist dann die Lösung. Oder besser gesagt, die Notlösung, denn tatsächlich denken sie Dinge wie diese:

–       „Ich kann die Aufgabe selbst am besten erledigen“

–       „Ich habe eigentlich keine Lust, einem VA die Aufgabe zu erklären oder Feedback zu geben“

–       „Ein VA kostet mich am Ende wahrscheinlich noch mehr Zeit und verursacht mehr Stress“

Kommt dir das bekannt vor, weil du selbst so denkst? Dann sabotierst du die Zusammenarbeit mit deinem VA, noch bevor sie begonnen hat! Dein Assistent hat jetzt eigentlich gar keine Chance mehr, deine Erwartungen zu erfüllen.

Wenn die Zusammenarbeit mit einem VA für dich eine neue Situation ist, dann solltest du vorher sicherstellen, dass du dem Auslagern von Aufgaben aufgeschlossen gegenüberstehst. So stellst du sicher, dass du die Zusammenarbeit nicht gleich beendest, falls mal etwas schief läuft.

Fazit: Mit der richtigen Vorbereitung kannst du die Zusammenarbeit mit deinem virtuellen Assistenten erfolgreich gestalten

Wenn du bisher alle deine Aufgaben allein erledigt hast, dann konntest du dir deine Arbeit genau so organisieren, wie es dir am besten passt. Bei der Zusammenarbeit mit einem Assistenten ändert sich daran eigentlich auch nicht viel. Achte einfach auf ein paar kleine, aber wichtige Dinge wie zum Beispiel eine funktionierende Kommunikation mit deinem Assistenten. Geh mit der richtigen Einstellung und Vorbereitung an die Sache und mach dir klar, dass nicht alles direkt perfekt laufen wird.

So legst du die Grundlage für eine erfolgreiche und langfristige Zusammenarbeit mit deinem virtuellen Assistenten.