Virtuelle Assistenten und ihre Aufgaben für Trainer, Coaches & Berater

Virtuelle Assistenz für Coaches

Eine Berufsgruppe die besonders von der Hilfe von Virtuellen Assistenten profitieren kann sind Coaches. Coaches, Berater und Trainer sind sowohl Online als auch Offline zahlreich vertreten. Neben persönlichen Coachings und Trainings vor Ort bieten sie ihre Dienste wie Coaching Programme, Onlinekurse, E-Books, Webinare, Mastermindgruppen oder Mitgliederbereiche an. Dabei arbeiten Online Coaches zumeist alleine und bewältigen die gesamte Arbeit in Eigenregie. Mit wachsendem Erfolg nimmt aber auch immer das Arbeitspensum zu, sodass viele Coaches nur noch mit managen, organisieren und vorbereiten beschäftigt sind. Die Zeit für ihre eigentliche Herzensangelegenheit – das Coachen – bleibt dabei schnell auf der Strecke. An diesem Punkt kommt der VA ins Spiel, denn es gibt viele Aufgaben die im Arbeitsalltag eines Coaches von Virtuellen Assistenten erledigt werden können.

Ob ein Projekt nicht die Aufmerksamkeit bekommt welches es verdient, die Community ausgebaut oder aber das Business sowie die Vorbereitung besser strukturiert werden soll – die Aufgaben die ein VA übernehmen kann sind vielfältig.

Virtuelle Assistenten arbeiten mit großer Leidenschaft und setzten alles daran, dass sich Trainer voll und ganz auf ihr Coaching konzentrieren können. Dabei unterstützen VA mit ihrem Know-how nicht nur den Coach bei seiner Mission, sondern sie tragen zusätzlich dazu bei, dass die Botschaft die Teilnehmer der verschiedenen Veranstaltungen optimal erreicht.

Im Folgenden wird aufgezeigt welche klassischen Aufgaben eines Coaches, Trainers oder Beraters von einem VA übernommen werden können. In welchem Umfang der VA eingesetzt wird hängt dabei von den spezifischen Bedürfnissen des jeweiligen Trainers ab. Allgemein lassen sich die Aufgaben hierzu gut in 3 verschiedene Kategorien einteilen – alltägliche Unterstützung, erweiterte Aufgaben & komplexe Themengebiete.

Typische Aufgaben einer Virtuellen Assistenz für Coaches, Berater und Trainer

Alltägliche Unterstützung

Selbst einfache unterstützende Tätigkeiten durch die Virtuelle Assistenz können für Trainer und Berater bereits eine große Erleichterung im Alltag darstellen und zu einer erheblichen Zeitersparnis führen.

Trainings vorbereiten und nachbereiten

Auch bei der Vorbereitung von Trainings kann ein Virtueller Assistent helfen. Natürlich kann er Unterlagen nicht ausdrucken oder persönlich vorbeibringen. Das erstellen von Trainingsunterlagen ist aber zumindest bis zum Punkt des ausdruckens oder versendens möglich. Und auch die Nachbereitung kann der VA erstellen und beispielsweise als PDF versenden.

E-Mails beantworten

Mit einer guten Ausdrucksweise, schnellen Auffassungsgabe und einem Gespür für den Kundenservice kann ein VA E-Mails bearbeiten und nach einer gewissen Einarbeitungszeit auch selbständig beantworten. Die Programme und Angebote des Kunden kennenzulernen ist dabei selbstverständlich.

Terminmanagement

Coaches & Berater haben als Einzelunternehmer meist einen prall gefüllten Terminkalender. Allerdings liegt nicht jedem das koordinieren und planen von Terminen und Tagesabläufen im Blut oder es fehlt schlichtweg die Zeit um sich als vielbeschäftigter Coach ausführlich mit diesem Thema zu befassen. Virtuelle Assistenten sind Organisationstalente und können hier sofort die Verwaltung der Kalender und Termine übernehmen. Somit sind die Organisation und Planung von z.B. Coaching-Calls, Meetings, Live-Videos, Webinare ect. in guten Händen und der Trainer kann sich guten Gewissens auf andere Tätigkeiten konzentrieren.

Facebook-Gruppen moderieren

Fast jeder Onlinecoach betreibt auch eine eigene Facebook-Gruppe. Diese ist für den Community Aufbau eines Coaches sehr bedeutsam. Eine Virtuelle Assistenz kann die Mitgliedsanfragen für die Gruppe bestätigen, die neuen Mitglieder begrüßen, wiederkehrende Beiträge planen und posten sowie die Gruppe moderieren. Letzteres bedarf sicherlich auch einer gewissen Einarbeitung in das Thema des jeweiligen Klienten.

Social Media Management

Neben dem Community-Management ist das Social Media Management ein weiterer Punkt den ein VA problemlos übernehmen kann. In erster Linie bedeutet das die Planung von Beiträgen, das Recherchieren von passenden Inhalten, die Beantwortung von eingehenden Nachrichten und die allgemeine Pflege des Accounts.

Grafiken für Social Media und Blogs

Grafiken sind elementare Bestandteile eines guten Social Media Accounts genauso wie sie lange Beiträge auflockern und veranschaulichen. Das Erstellen solcher Grafiken ist jedoch häufig eine Herausforderung. Nun sind Coaches aber meistens keine Grafikdesigner und sich in die Tiefen von Photoshop & Co. hineinzuarbeiten bedarf einer guten Portion Interesse an der Thematik. An diesem Punkt kommt wiederum der VA ins Spiel. Eine Virtuelle Assistenz kann diesen Bereich ohne weiteres übernehmen und ganz nach den Wünschen des Kunden eigene Designs realisieren oder bereits vorhandene Vorlagen nutzen und weiterentwickeln.

Blogbeiträge einpflegen

Blogbeiträge zu verfassen bedeutet immer einen immensen Zeitaufwand für Recherche und Formulierung. Ebenso beinhaltet das einpflegen des Blogbeitrages in die jeweiligen Websites einen nicht zu unterschätzenden Aufwand – Formatierung, Kategorie,- und Bilderauswahl, Schlagwörter Suche und SEO Optimierung müssen gewissenhaft erledigt werden. Dieses Gesamtpaket lässt sich hervorragend an einen VA weitergeben und ermöglicht dem Trainer diese gewonnene Zeit anderweitig sinnvoll einzusetzen.

Recherchen

Sei es für neue Trainingsangebote, Akquise oder für die nächste Reise – Rerchercheaufgaben fallen immer an und sind wahre Zeitfresser. Diese kann ein VA übernehmen. Wichtig hier sind klare Vorgaben in welchem Umfang nach was genau gesucht werden soll. Bei Recherchen für Reisen und Hotels bietet es sich an vorab eine Liste mit Kriterien zu erstellen, so dass der VA diese bei allen Suchen berücksichtigen kann.

Erweiterte Aufgaben

Eine fortgeschrittene Virtuelle Assistenz mit erweiterten Aufgaben bietet Coaches, Trainern & Beratern noch mehr Freiraum sich um Ihr Kerngeschäft zu kümmern. Ein VA wird sich in Bereichen wie Programme, Tools und Social Media stetig weiterbilden um stets Up to Date zu sein. Dadurch ist er in der Lage für den Kunden in Puncto Online Business den neusten Trends und Entwicklungen zu folgen ohne das sich der Kunde selbst mühsam in die Thematik einarbeiten muss.

E-Mail-Marketing

Zum E-Mail-Marketing gehört der klassische Newsletter, kostenlose Kurse in Form von Mailserien und Auslieferungen von Leadmagneten (Freebies). Hier kann die VA das komplette E-Mail-Marketing inklusive Texte verfassen für den Kunden übernehmen.

Landing- und Sales Pages

Neben einem guten Gespür für Webdesign und verkaufsfördernde Texte kennt sich der VA auch mit der technischen Seite aus. Darunter fällt unter anderem das Aufbauen von Landing- und Sales Pages aber ebenso das verbinden der Landing- und Sales Pages mit einem weiterführenden System. Das kann entweder ein E-Mail-Anbieter oder eine Verkaufsplattform für digitale Produkte sein. Des Weiteren kann eine Virtuelle Assistenz eine Landingpage auch mit Kalendertools verbinden um direkt über die Landingpage einen Termin mit dem Coach zu vereinbaren.

Onlinekurse

Im Bereich Onlinekurse kann die VA unterschiedlich eingesetzt werden. Sobald ein Onlinekurs erstellt wurde beginnen die Administrativen Aufgaben. Der Kurs muss auf einer Verkaufsplattform eingestellt werden, Zahlungspläne angelegt, die Zahlungsabwicklung sowie Auslieferung hinterlegt werden. Dies bedeutet einen hohen Aufwand der betrieben werden muss. Arbeit die ein Trainer ohne weiteres an einen Virtuellen Assistenten abgeben kann. Zudem können Virtuelle Assistenzen einen technischen Support anbieten und Kursteilnehmern bei Problemen weiterhelfen. Als Admin wird die VA ebenfalls sämtliche Kursinhalte wie Videos, Audios, Workbooks und Texte auf der Kursplattform einpflegen und je nach Bedarf Änderungen vornehmen.

Webinare

Viele Online Coaches benutzen kostenlose Webinare als Kundenmagnet. Webinare sind ein effektives Mittel zum E-Mail-Listenaufbau, zur Erhöhung der eigenen Sichtbarkeit und Reichweite und um sich als Experte zu positionieren. Die Virtuelle Assistenz kann das Webinar des Kunden beim Anbieter planen, Präsentationen erstellen und die Nacharbeit eines Webinars übernehmen. Auch der in der Regel nach einem Webinar anfallende Upload der Aufzeichnung auf einer eigens dafür erstellten Landingpage fällt in den Aufgabenbereich der VA. Auch bei dem Versenden von Links zur Aufzeichnung per E-Mail an alle, die sich angemeldet haben sowie anschließenden Sales-Mails kann eine VA wertvolle Arbeit leisten.

Podcast Service

Coaches, Berater und Trainer betreiben neben einem Blog oftmals auch einen eigenen Podcast. Die Aufgaben die eine Virtuelle Assistenz im Bereich Podcast übernehmen können sich vom Veröffentlichen und Schneiden der Podcast-Folge bis hin zum Transkribieren und Einpflegen eines passenden Blogbeitrages erstrecken.

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Komplexe Themengebiete

In der Zusammenarbeit mit Coaches, Berater und Trainer kann der Kunde wesentlich anspruchsvollere Aufgaben und ganze Projekte an die VA übertragen. Dies können sein:

Strategie und Konzeption

Ein Launch kann sich über mehrere Monate ziehen und erfordert viel Zeit und Ressourcen. Das Erstellen eines Launch Konzepts bzw. einer eigenen Launch Strategie und mehrtägige Challenges sind durchaus arbeitsintensiv. Die VA kann dem Kunden hier bei dem entwickeln einer Launch Strategie unterstützen oder die Strategie inklusive Zielgruppen Targeting selbst konzipieren.

Werbekampagnen auf Facebook und Instagram

Um profitable Werbung auf Facebook und Instagram zu schalten reicht es nicht einfach nur den „promoten“ Button unter einem Beitrag zu klicken. Dazu gehört reichlich Erfahrung, viel Recherche und ausgeklügelte Strategien. Mit dem Schalten der richtigen Ads, verhilft die VA dem Kunden zum Aufbau einer E-Mail-Liste, zu mehr Teilnehmer in seinen Challenges und letztendlich zu mehr Umsatz.

Automatisierten Sales Funnel aufbauen

Der automatisierte Sales Funnel verkauft für Coaches, Trainer und Berater Onlinekurse und Programme, ohne dass der Kunde dabei aktiv handeln muss. Passives Einkommen at it´s best sozusagen. Für einen automatisierten Sales Funnel müssen jedoch laufend neue Leads durch einen Prozess geschickt werden woraus am Ende aus einigen Leads dann Käufer werden. Diese Aufgabe ist sehr anspruchsvoll und erfordert absolutes Profiwissen im Online Business. Hier können Virtuelle Assistenten entweder einzelne Elemente des gesamten Prozesses übernehmen (z.B. Lead-Magnet erstellen, E-Mail-Serie anlegen, Webinar planen, Sales-Mails aufsetzen) oder die VA übernimmt selbst die Konzeption und Umsetzung des Funnels.

Kursinhalte produzieren

Mit ausgeprägten Kenntnissen in der jeweiligen Branche eines Coaches, kann eine VA auch aktiv in die Produktion von Onlinekurs-Inhalten oder einzelner Module/Lektionen mit einbezogen werden. Viele Module in Onlinekursen müssen laufend aktualisiert werden, weil sich Tools, Gesetze, Trends ändern. Das bedeutet, dass auch bei einem fertigen Onlinekurs jederzeit Inhalte überarbeitet oder sogar neu produziert werden müssen. Die Virtuelle Assistenz kann so für den Coach wertvolle Hilfe beim Aufbau und der Pflege von Kursinhalten sein.

Selbstverständlich variieren die Aufgaben für Coaches, Berater und Trainer. Jeder Onlinecoach arbeitet mit anderen Tools, Systemen, Strategien und Methoden. Diese Zusammenstellung liefert jedoch eine gute Übersicht über die klassischen Aufgaben einer Virtuellen Assistenz im Coaching-Business.

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Die Zusammenarbeit zwischen Coach und VA

Virtuelle Assistenten stehen mit voller Leidenschaft hinter dem Business ihres Kunden und unterstützen Coaches, Trainer und Berater mit Einsatz, Kreativität sowie organisiertem Arbeiten auf Ihrer Herzensmission.

Ein VA versetzt sich in das jeweilige Business hinein, bringt neuen Ideen ein und sieht sich als Teil des Unternehmens. Gerade in der Zusammenarbeit mit einem Coach ist die Auswahl des Virtuellen Assistenten und die richtige Chemie zwischen VA und Auftraggeber wichtig.

Als Coach sollte man sich Zeit nehmen den passenden VA auszuwählen. Video-Calls zur Bewerbung und zum Beginn der Zusammenarbeit sorgen dafür, dass die notwendige Nähe und das Vertrauen zwischeneinander ensteht. Ideal ist natürlich, wenn der VA selbst begeistert von den Themen ist. So entsteht nämlich einer der schönsten Effekte an der Arbeit als VA: man lernt während seiner Arbeit noch dazu über Themen, die einen selbst interessieren.

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