Recherchearbeiten richtig outsourcen an Virtuelle Assistenten

Recherchearbeiten: Der zeitraubende Punkt in deinem Unternehmeralltag, den du mit diesen Tipps ganz einfach auslagern kannst

Du hast noch viele unerledigte Aufgaben, für die du keine Zeit findest? Vielleicht liegt das ja daran, dass du noch nicht alle Informationen zusammengetragen hast, die du für die Erledigung benötigst. Recherchearbeit kann schließlich sehr zeitaufwändig sein. Allerdings kannst du Recherchen sehr gut an deinen virtuellen Assistenten auslagern. Wenn du es richtig anstellst, bekommst du alle notwendigen Infos für eine Entscheidung übersichtlich aufbereitet und kannst deine Aufgaben dann hintereinander abarbeiten. Dabei solltest du allerdings eine Reihe von Dingen beachten.

Im Arbeitsalltag können verschiedene Formen von Recherchearbeiten auftreten. Im Grunde geht es immer darum, dass du Informationen zusammentragen musst, die du für die nächsten Arbeitsschritte benötigst.

• Eine recht einfache Rechercheaufgabe kann die Suche nach einem Hotel sein, in dem du während deiner nächsten Geschäftsreise übernachtest.
• Wenn du eine Veranstaltung planst fallen ebenfalls viele Rechercheaufgaben an. Die passende Location muss gefunden werden, passende Caterer, Hotels und vielleicht noch Tipps für Restaurants und Cafes.
• Eine komplexere Aufgabe besteht in der Suche nach dem besten Buchhaltungsprogramm für deine Bedürfnisse.
• Du willst einen neuen Blog-Artikel für deine Business-Website erstellen und bist jetzt auf der Suche nach einem aktuellen Thema, welches deine Leser brennend interessiert.
• Du hast eine ganz neue Geschäftsidee und benötigst jetzt erstmal ein paar Informationen zu möglichen Kunden und dem generellen Marktumfeld. Eine solche Recherche kann umfangreich und sehr zeitaufwändig sein.
• Einige Recherchen fallen auch regelmäßig an wie die Suche nach Themen für Blogartikel. Oder Inhalte für deine Facebook Seite oder andere sozialen Netze

Recherchearbeiten werden dir in deinem Berufsalltag also immer wieder begegnen. Natürlich kannst du diese Aufgaben selbst erledigen. Als Unternehmer oder Freelancer weißt du aber natürlich: Häufig ist für viel zu viele Aufgaben zu wenig Zeit da. Und dann hast du vielleicht noch viele Ideen für neue Projekte, aber woher sollst du die Zeit nehmen, um diese Sachen angehen zu können? Zum Beispiel, indem du zumindest einige deine Recherchearbeiten von jemand anderem erledigen lässt: deinem virtuellen Assistenten.

Warum solltest du Recherchearbeit auslagern?

Online-Rechercheaufgaben können in zahlreichen Fällen recht einfach ausgelagert werden. Das ist immer dann der Fall, wenn für eine Aufgabe keine umfassende Einarbeitung oder spezifische Fachkenntnisse erforderlich sind. Außerdem sollten die Informationen, die du benötigst, im Internet verfügbar sein. Dann ist es nicht wichtig, wo du oder dein Assistent sich aufhalten, denn ihr könnt ganz einfach online zusammenarbeiten.

Mit der Recherche an sich haben viele virtuelle Assistenten schon umfangreiche Erfahrung gesammelt, schließlich lagern viele Unternehmer und Freelancer genau solche Aufgaben aus. Du kannst also davon ausgehen, dass deine Recherche gründlich und effizient erledigt werden wird und die Ergebnisse für dich ansprechend aufbereitet werden. Dein Assistent kann eine Recherche vielleicht sogar schneller und besser durchführen als du es könntest.

Du selbst kannst durch das Auslagern viel Zeit sparen. Dein Arbeitsalltag wird so stressfreier und du findest vielleicht endlich die Zeit, um neue Projekte und Ideen zu starten.

Welche Aufgaben kannst du outsourcen?

Von den oben genannten Projekten kannst du zum Beispiel die Suche nach einem Hotel für deine nächste Geschäftsreise sehr einfach auslagern. Du musst deinem Assistenten sagen, auf was du bei deiner Unterkunft wert legst. Bei der Suche nach dem richtigen Buchhaltungsprogramm kannst du dir ebenfalls leicht Hilfe holen, denn auch hier geht es darum, standardisierte und leicht zugängliche Informationen zusammenzutragen. Du solltest deinem Assistenten nur zu Beginn deutlich machen, was dir bei einem Buchhaltungsprogramm wichtig ist.

Wenn du spezifischere Aufgaben auslagern willst, für die gewisses Fachwissen benötigt wird, ist das Outsourcen ein wenig komplizierter. Allerdings gibt es unter den virtuellen Assistenten zahlreiche Spezialisten, die dir auch dann weiterhelfen können. Das ist zum Beispiel bei der Themensuche für einen neuen Blogartikel der Fall. Hierfür muss sich dein Assistent entweder in deinem Fachbereich auskennen oder aber die notwendigen Infos recherchieren können.

Und die Marktrecherche für eine neue Geschäftsidee? Auch das kannst du natürlich von jemand anderem erledigen lassen. Allerdings ist es bei einer solch komplexen Aufgabe natürlich besonders wichtig, dass sich dein Assistent intensiv mit der Materie beschäftigt und du ihm auch zu Beginn ein umfangreiches Briefing zukommen lässt. Zu Beginn eurer Zusammenarbeit solltet ihr deshalb lieber mit einer kleineren Aufgabe starten.

Was solltest du beim Auslagern von Rechercheaufgaben beachten?

Wenn du selbst eine Recherche durchführst, dann machst du natürlich alles genau nach deinen Vorstellungen. Vielleicht hast du jetzt Bedenken, die Kontrolle über den Rechercheprozess an eine andere Person abzugeben. Aber keine Sorge, hier hilft ein sehr genaues Briefing für deinen Assistenten. In diesem legst du detailliert dar, welche Informationen du in welchem Umfang benötigst.

Gerade am Anfang kann es absolut sinnvoll sein, wenn du das Briefing nicht nur schriftlich erteilst, sondern es gemeinsam mit deinem Assistenten durchsprichst. So könnt ihr gemeinsam feststellen, welche Dinge unklar sind.

Besonders wichtig ist auch, dass der Umfang einer Recherche geklärt ist. So macht es natürlich einen großen Unterschied, ob du zu einem bestimmten Thema nur einen groben Überblick benötigst, oder stattdessen tief in die Details gehen willst. Willst du nur eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Fakten oder willst du alle Informationsquellen selbst durchgehen?

Im Briefing machst du auch deutlich, wie genau die Ergebnisse der Recherche aufzuarbeiten sind. Für kleinere Rechercheaufgaben eignet sich dafür schon eine Textdatei. Bei umfangreicheren Recherchen kann dein Assistent alle Dokumente in einem Ordner in der Cloud ablegen, auf den ihr beide schnellen Zugriff habt.

Wichtig ist auch, dass du deinem Assistenten eine genaue Zeitvorgabe für die Erledigung der Recherche gibst. Gerade bei größeren Aufgaben ist es außerdem sinnvoll, den Zwischenstand der Recherche zu kontrollieren. So kannst du feststellen, ob dein Assistent die Ergebnisse liefert, die du dir vorstellst. Wenn ihr zum ersten Mal zusammenarbeitet oder du noch nicht viel Erfahrung mit dem Auslagern von Aufgaben gesammelt hast, ist es ebenfalls empfehlenswert, Zwischenziele zu vereinbaren und zu überprüfen.

Lohnt sich das Auslagern von Aufgaben an virtuelle Assistenten?

Dieses Vorgehen kostet natürlich etwas Zeit und vielleicht bekommst du jetzt das Gefühl, dass du schneller bist, wenn du die Aufgaben einfach selbst erledigst. Bei weiteren Recherchen weiß dein Assistent jetzt aber schon viel besser Bescheid, was du von ihm erwartest. Daher wird der Koordinierungsaufwand für zukünftige Aufgaben viel geringer sein. Zu Beginn geht es beim Outsourcen erstmal nicht darum, Zeit zu sparen, sondern den Prozess optimal aufzusetzen. Aber keine Sorge, mit dem richtigen Assistenten wirst du schnell jede Menge Zeit sparen!

Zu Beginn ist es besonders wichtig herauszufinden, ob du mit deinem Assistenten gut zusammenarbeiten kannst. Ihr solltet deshalb zunächst mit kleineren Rechercheaufgaben starten. Wenn das gut funktioniert, könnt ihr auch größere Projekte angehen.

Fehlen Dir gerade Infos zu einem Projekt? Oder die Zeit diese selbst zu suchen?

Dann probiere das outsourcen von Rechercheaufgaben doch gleich einmal aus.