Warum du als virtueller Assistent nicht jeden Kunden annehmen solltest und wie du schnell herausfindest, welche Kunden zu dir passen

Als virtueller Assistent freust du dich erstmal über jeden potenziellen Kunden, der mit dir zusammenarbeiten will. Trotzdem solltest du zumindest ein paar grundlegende Anforderungen an die Zusammenarbeit mit einem neuen Auftraggeber stellen, bevor du dich in das erste große Projekt mit ihm stürzt. Ansonsten kann dein Business sowohl kurzfristigen als auch langfristigen Schaden nehmen. Hier erfährst du, warum du nicht jeden Kunden annehmen solltest und wie du bei einem neuen Kunden feststellst, ob ihr wirklich gut zusammenpasst.

Wenn du gerade erst als virtueller Assistent durchstartest, freust du dich über jede Kontaktanfrage eines potenziellen Kunden und willst wahrscheinlich direkt mit der gemeinsamen Arbeit loslegen.

Doch Vorsicht! Du solltest dir zumindest kurz Zeit nehmen, um ein paar grundlegende Dinge zu überprüfen und mögliche Probleme zu vermeiden.

Welche Probleme mit den falschen Kunden auf dich zukommen

Wenn du mit Kunden zusammenarbeitest, die nicht zu dir und deinem Business passen, kann das zahlreiche negative Konsequenzen nach sich ziehen, zum Beispiel:

–   Der Kunde ist mit deiner Arbeit unzufrieden

–   Du hast zusätzlichen Stress, wenn dein Kunde sind nicht an Absprachen hält

–   Du bist nicht zufrieden, denn der Kunde akzeptiert deine Arbeit nicht

–   Du bist gestresst, weil dein Kunde immer wieder Nachbesserungen fordert

–   Du kannst Terminzusagen an andere Kunde nicht mehr einhalten, weil du länger brauchst, um das Projekt für deinen unzufriedenen Kunden fertigzustellen

–   Ein unzufriedener Kunde hinterlässt negative öffentliche Bewertungen zu deiner Arbeit oder berichtet anderen potenziellen Kunden von dem negativen Erlebnis mit dir

Die wichtigste Voraussetzung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist natürlich, dass du über die notwendigen Fähigkeiten und Qualifikationen verfügst, um die Aufgaben zu erfüllen, die du von deinem Kunden erhalten hast. Außerdem solltest du dir Gedanken darüber machen, wer deine Wunschkunden sind und wie du darauf aufbauend dein Angebot und dein Business ausrichtest.

Allerdings ist das für sich allein noch nicht ausreichend, um langfristig eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung zu einem Auftraggeber aufzubauen, denn weiterhin lässt sich sagen:

–   Es gibt Kunden, die einfach nicht zu dir passen

–   Es gibt Kunden, mit denen die Zusammenarbeit aus objektiven Gründen schwierig ist

Manche Kunden passen einfach nicht zu dir

Stell dir vor, ein befreundeter virtueller Assistent meldet sich bei dir und sagt:

„Ich habe aktuell zu viele Kunden und muss daher ein paar von Ihnen an andere VAs abgeben. Deswegen wollte ich dich fragen, ob du gerne mit meinem Kunden Mustermann zusammenarbeiten willst. Er ist professionell, organisiert und die Zusammenarbeit mit ihm hat für mich immer sehr gut funktioniert.“

Bei so einer Einführung kannst du ja gar nicht nein sagen, oder? Und nachdem du dich mit Kunden Mustermann in einem Call beschnuppert hast, scheint auch alles perfekt zu sein und du freust dich auf die Zusammenarbeit. Nach einem ausführlichen Briefing legst du auch direkt mit der Arbeit los.

Doch schon das erste Projekt ist ein absolutes Desaster. Kunde Mustermann scheint mit deiner Arbeit überhaupt nicht zufrieden zu sein. Du hörst Dinge wie:

„Also unser anderer virtueller Assistent hat das immer so und so gemacht.“

Oder

„Irgendwie ist das nicht so, wie wir uns das vorgestellt haben.“

Und weißt du was: Das ist absolut in Ordnung. So etwas kann passieren, obwohl weder du noch dein Kunde irgendetwas falsch gemacht haben.

Die Wahrheit ist: Mit manchen Kunden macht es einfach nicht „Klick.“ Dein Kunde ist schließlich auch nur ein Mensch und mit manchen Leuten kommst du eben besser klar als mit anderen.

Das kann verschiedene Gründe haben. Vielleicht unterscheidet sich ganz einfach die Arbeitsweise deines Kunden fundamental von deinem Vorgehen. Vielleicht bekommst du kein „Gefühl“ dafür, was dein Kunde wirklich will und wie du für ihn das Beste leisten kannst.

Und wie gesagt, das ist absolut okay. Es ist nur wichtig, dass du das möglichst am Beginn eurer Zusammenarbeit herausfindest, bevor ihr euch in einem riesigen gemeinsamen Projekt verheddert.

Manche Kunden sind für jeden virtuellen Assistenten eine schlechte Wahl

Es gibt Kunden, mit denen ganz objektiv gesehen die Zusammenarbeit für jeden virtuellen Assistenten schwierig oder vielleicht sogar unmöglich ist.

Ein solcher Kunde kann dir mit verschiedenen Dingen das Leben schwer machen:

–   Er hält sich nicht an Termine und Absprachen

–   Er kann dir auch nach mehrmaligem Nachfragen kein aussagekräftiges Briefing für deine Aufgabe geben

–   Er will nach Beendigung des Projekts ohne Grund den vereinbarten Preis drücken

Hier ist es also egal, ob du fachlich und auch sonst für einen Auftrag geeignet bist: Die Zusammenarbeit mit einem solchen Kunden ist einfach schwierig.

Natürlich wirst du als virtueller Assistent und Freelancer immer mal wieder auf Herausforderungen in der Zusammenarbeit mit deinen Kunden treffen. Dinge werden schief gehen, das ist ganz normal.

Wenn eine Kunde sich aber zum wiederholten Male nicht an Absprachen hält oder immer wieder neue Änderungen an einem Briefing vornimmt, obwohl du die Aufgabe schon längst abgeschossen hast, dann ist das nicht in Ordnung.

Die Zusammenarbeit ist dann aus objektiven Gründen einfach nervig und zeitraubend. Und wenn der dadurch entstehende Stress zu groß oder andere negative Auswirkungen zu umfangreich werden, dann bleibt dir nur eine Möglichkeit: Du solltest die Zusammenarbeit beenden.

Wie du mögliche Probleme mit einem Kunden schnell erkennst

Bevor du das erste Mal mit einem Kunden zusammenarbeitest, solltest du dir etwas Zeit nehmen, damit ihr gemeinsam die Grundzüge eurer Zusammenarbeit festlegen könnt. Das muss nicht lange dauern und ist in einem Video-Call meist schnell erledigt.

Wenn du per Video-Call mit deinem Kunden kommunizierst, kannst du auch gleich die „persönliche Komponente“ in eurer Geschäftsbeziehung überprüfen.

Wenn ihr die grundlegenden Dinge geklärt habt, dann solltet ihr zunächst anhand eines kleinen Projektes überprüfen, wie die gemeinsame Zusammenarbeit funktioniert.

Mögliche Probleme lassen sich so häufig schnell feststellen und auch beseitigen. Je mehr Erfahrung du als virtueller Assistent hast, umso leichter wir dir diese Einschätzung fallen.

Und wenn du merkst, dass dein neuer Kunde und du einfach nicht zueinander passen, dann kannst du die Zusammenarbeit jetzt noch ohne viel Stress beenden.

 Wie du die Zusammenarbeit mit einem Kunden beendest, der nicht zu dir passt

Wenn du schon in einem umfangreicheren Kundenprojekt steckst, aber die Zusammenarbeit mit deinem Auftraggeber nicht funktioniert, solltest du die Ursachen dafür ergründen. In vielen Fällen lassen sich Probleme durch ein Gespräch und kleine Änderungen im Arbeitsablauf lösen. Sprich auf jeden Fall mit deinem Kunden, bevor du eigenmächtig das Arbeitsverhältnis beendest!

Vielleicht erwartet ein Kunde zum Beispiel, dass du ständig für ihn erreichbar bist. Dann solltest du ihn darauf hinweisen, dass das nicht möglich ist, weil du als Freelancer eben auch andere Kunden hast. Du kannst ihm aber eine bestimmte Zeit vorschlagen, zu der er dich immer erreichen kann.

Vielleicht liegt das Problem auch in ungenauen Arbeitsanweisungen, die du von deinem Auftraggeber erhältst. Dann könntest du eine Vorlage erstellen, die dein Kunde jeweils ausfüllt, wenn er dir einen neuen Auftrag zukommen lässt. In der Vorlage beschreibst du detailliert, welche Angaben du für ein neues Projekt benötigst.

Sollte es allerdings nicht möglich sein, die Probleme in eurer Zusammenarbeit zu beheben, solltest du das Arbeitsverhältnis beenden. Achte darauf, den dadurch entstehenden Aufwand für deinen Kunden und dich möglichst gering zu halten.

Einmal begonnene Projekte solltest du nach Möglichkeit noch fertigstellen. Gib deinem Kunden außerdem ausreichend Zeit, einen Nachfolger für dich zu finden, bevor du die Zusammenarbeit beendest. Vielleicht kennst du auch einen anderen virtuellen Assistenten, der deine Aufgaben übernehmen kann.

Außerdem kannst du deinem Kunden auch mitteilen, warum die Zusammenarbeit aus deiner Sicht nicht wie gewünscht funktioniert hat. Gleichzeitig solltest du dir auch die Meinung deines Kunden anhören. So bekommst du möglicherweise wichtige Infos dazu, was du in Zukunft besser machen kannst.

Fazit: Die richtigen Kunden sind die Grundlage für deinen Erfolg als virtueller Assistent

Als VA wirst du schnell feststellen, dass du mit einigen Kunden lieber zusammenarbeitest als mit anderen. Dein Ziel sollte es ein, generell nur „Lieblingskunden“ zu haben. Das wird sich nicht immer umsetzen lassen und natürlich kann die Zusammenarbeit mit manchen Kunden und bei gewissen Projekten auch einfach mal stressig sein. Das ist normal.

Aber mit manchen Auftraggebern wirst du auf Dauer einfach nicht glücklich werden. Und dann solltest du die Zusammenarbeit beenden.