Beschreibung:
Wir sind eine familiär geführte Immobiliengruppe, die die Mieterverwaltung ihrer 7 Mehrfamilienhäuser (insgesamt 30 Einheiten) intern neu aufbaut. Da wir eine hohe Präzision und Verlässlichkeit in der Buchführung benötigen, suchen wir eine engagierte und buchhalterisch versierte virtuelle Assistenz auf Vollzeitbasis. Besonderen Wert legen wir auf die korrekte Zuordnung von Belegen zu den einzelnen Objekten und Gesellschaften. Der sichere Umgang mit digitalen Systemen ist uns dabei sehr wichtig. Erfahrungen mit Immocloud sind sehr erwünscht, da dies die Einarbeitung beschleunigt und eine effiziente Zusammenarbeit sicherstellt.
In den administrativen Aufgaben werden Sie von einer Minijobberin (10 Std./Woche) unterstützt, deren Arbeit Sie mitsteuern.
Ihre Aufgaben:
Vorbereitende Buchhaltung (Hauptfokus):
Sorgfältige Erfassung, Prüfung und korrekte buchhalterische Zuordnung aller eingehenden Belege und Rechnungen zu den jeweiligen Gesellschaften und Objekten.
Aktive Mitarbeit beim Aufbau und der Strukturierung eines objektbasierten Controllings.
Vorbereitung von Daten für das interne Controlling auf Zuruf.
Sicherstellung einer lückenlosen und transparenten Belegorganisation in unseren digitalen Ablagesystemen, auch für die abschließende Bearbeitung durch den Steuerberater.
Immobilienverwaltung in Immocloud:
Pflege der Mieterstammdaten und Konten in Immocloud.
Monitoring von Mieteingängen und gegebenenfalls Durchführung des Mahnwesens.
Erstellung und Versand der jährlichen Betriebskostenabrechnungen.
Backoffice-Organisation:
Effiziente Organisation und Strukturierung aller administrativen Prozesse.
Sicherstellung eines reibungslosen Kommunikationsflusses zwischen allen Beteiligten.
Kommunikation per E-Mail:
Bearbeitung von Mieteranliegen für die extern vermieteten Einheiten ausschließlich per E-Mail.
Koordination von Handwerkern und anderen Dienstleistern per E-Mail.
Anleitung:
Delegation und Kontrolle der administrativen Aufgaben unserer Minijobberin.
Ihr Profil:
Buchhalterische Expertise: Sie verfügen über fundierte, nachweisbare Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung und sind vertraut mit den relevanten Prozessen und rechtlichen Hintergründen. Die genaue Objektbuchhaltung sowie die Datenaufbereitung ist Ihnen vertraut.
Controlling-Verständnis: Sie besitzen ein gutes Verständnis für Controlling-Strukturen und die Bereitschaft, diese gemeinsam mit uns aufzubauen.
Immocloud-Kenntnisse: Idealerweise bringen Sie bereits Erfahrungen mit Immocloud mit.
Hohe digitale Affinität: Sie sind pfiffig und in der Lage, sich eigenständig und zügig in neue Software und digitale Ablagestrukturen einzuarbeiten, einschließlich Immocloud.
Kommunikationsstärke per E-Mail: Sie sind sicher und souverän im schriftlichen Umgang mit Mietern, Dienstleistern und Teammitgliedern.
Organisationstalent: Sie denken mit, strukturieren Abläufe proaktiv und schaffen eine klare Ordnung im Backoffice.
Selbstständigkeit und Zuverlässigkeit: Ihre Arbeitsweise ist zuverlässig, eigenverantwortlich und lösungsorientiert.
Technische Ausstattung: Sie besitzen eine stabile Internetverbindung, einen aktuellen Computer sowie die notwendige technische Ausstattung für Remote-Arbeit.
Wir bieten:
Eine langfristige und vertrauensvolle Zusammenarbeit.
Eine attraktive monatliche Vergütung in Höhe von 4.000 € auf Vollzeitbasis.
Die Möglichkeit, vollständig remote zu arbeiten.
Ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld mit viel Gestaltungsspielraum in einem wachsenden Immobilienportfolio.
Bewerbung:
Wenn Sie Ihre fundierte buchhalterische Erfahrung, Ihr Organisationstalent und idealerweise Ihre Immocloud-Kenntnisse bei uns einbringen möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Bitte senden Sie uns Ihr aussagekräftiges Profil und einen kurzen Überblick über Ihre relevanten Erfahrungen.
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