Virtuelle Projektassistenz (m/w/d) Projektmanagement und operative Steuerung

Über enflow
enflow ist spezialisiert auf die Digitalisierung, Automatisierung und energetische Optimierung von Gebäuden. Unsere drei Unternehmensbereiche – Projekt, Umsetzung und Betrieb – arbeiten integriert zusammen, um Sanierungs- und Energieprojekte effizient, wirtschaftlich und digital strukturiert umzusetzen.

Zur professionellen Steuerung unserer wachsenden Projektlandschaft suchen wir eine strukturierte, kommunikationsstarke und digital affine virtuelle Projektassistenz, die unsere Projektleitung organisatorisch und administrativ unterstützt.

Deine Rolle bei uns

Als virtuelle Projektassistenz bist du die organisatorische Schnittstelle zwischen allen Projektbeteiligten. Du sorgst dafür, dass Informationen fließen, Aufgaben klar zugeordnet sind und Projekte strukturiert dokumentiert werden.

Dein Beitrag ist entscheidend für reibungslose Abläufe und transparente Projektsteuerung.

Deine Aufgaben
1. Projektkommunikation
Du koordinierst und strukturierst die Kommunikation zwischen:

Hausverwaltungen – Abstimmungen zu Maßnahmen, Terminvereinbarungen, Dokumente
Kunden – Statusupdates, Rückfragen, Informationsweitergabe
Handwerkern – Terminplanung, Rückmeldungen zum Baufortschritt
Lieferanten – Bestellungen, Liefertermine, Klärung offener Punkte
Ziel ist eine klare, verbindliche und nachvollziehbare Kommunikation.

2. Ablaufmanagement & Projektsteuerung

Du unterstützt aktiv bei der strukturierten Projektorganisation:

Erstellung und Nachverfolgung von Tasks
Klare Definition und Kontrolle von Verantwortlichkeiten
Koordination von Dienstleistern
Steuerung und Terminüberwachung von Handwerkern
Du sorgst dafür, dass keine Aufgabe liegen bleibt und Projekte planmäßig voranschreiten.

3. Belege, Kosten & Dokumentation
Du stellst eine vollständige, digitale und prüfbare Projektakte sicher:

Erfassung von Material und Bestellungen
Prüfung und Ablage von Lieferscheinen
Kontrolle und Zuordnung von Personal- und Stundenzetteln
Unterstützung bei der Projektkalkulation
Strukturierte Dokumentation von Fotos, Fortschritt und Nachweisen
Pflege einer transparenten Kosten- und Belegstruktur
Dein Profil
Wir suchen keine reine Assistenz, sondern eine strukturierte Mitdenkerin / einen strukturierten Mitdenker mit Projektverständnis.

Du bringst mit:

Erfahrung im Bereich Projektassistenz, Bauumfeld oder technische Koordination
Sehr strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
Hohe digitale Affinität
Erfahrung mit Projektmanagement-Tools (z. B. ClickUp, Asana, Monday, Trello o. Ä.)
Sicherer Umgang mit Google Workspace oder Microsoft 365
Kommunikationsstärke und Verbindlichkeit
Von Vorteil:

Erfahrung im Bau- oder Sanierungsumfeld
Grundverständnis für Handwerkerkoordination
Erfahrung mit projektbezogener Kostenübersicht oder Stundenzettelerfassung
Rahmenbedingungen
100 % Remote
Start: kurzfristig möglich
Umfang: ca. 10–20 Stunden pro Woche (skalierbar)
Langfristige Zusammenarbeit angestrebt
Abrechnung auf Stundenbasis (Freelance)
Ideal für dich, wenn du…
gerne Ordnung in komplexe Abläufe bringst
strukturiert und vorausschauend arbeitest
Kommunikation klar und professionell führst
digitale Prozesse nicht nur nutzt, sondern aktiv verbesserst
Verantwortung übernehmen möchtest, ohne operativ auf der Baustelle tätig zu sein