5 konkrete Aufgaben, die du sofort an eine Virtuelle Assistenz abgeben kannst

Selbstständige und Unternehmer:innen kennen das Problem: Die Aufgaben werden immer mehr, der Tag bleibt aber gleich lang. Irgendwo zwischen Buchhaltung, Social Media, Kundenprojekten und administrativen Kleinigkeiten bleibt das Gefühl, nie wirklich „fertig“ zu sein.

Viele denken dann über Unterstützung nach und stoßen früher oder später auf das Thema Virtuelle Assistenz. Eine VA kann genau diese kleinen, aber zeitraubenden Aufgaben übernehmen, damit du dich wieder auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst.

Doch gerade am Anfang ist die Hemmschwelle groß. Einer fremden Person Zugriff auf Postfächer, Kundendaten oder vertrauliche Systeme zu geben, fühlt sich riskant an. Eine Möglichkeit, um diese erste Hemmschwelle abzubauen und Vertrauen zur VA aufzubauen ist es, mit kleinen Aufgaben anzufangen.

Hier sind fünf konkrete Beispiele, mit denen du heute anfangen kannst.

1. Blog- oder Websitebeiträge einpflegen und formatieren

Du hast Blogartikel, Anleitungen oder Texte fertig geschrieben, aber sie liegen seit Wochen auf deinem Computer, weil dir die Zeit fehlt, sie online zu stellen?
Dann ist das die perfekte erste Aufgabe für eine Virtuelle Assistenz.

Eine VA kann Texte in dein Content-Management-System (z. B. WordPress) einpflegen, Überschriften korrekt formatieren, Zwischenüberschriften anpassen, Bilder einfügen und interne Links setzen. Sie sorgt dafür, dass der Beitrag sauber strukturiert und optisch ansprechend ist.

Du entscheidest weiterhin, was veröffentlicht wird, die VA übernimmt nur die technische Umsetzung.

Gerade in Verbindung mit deinem Blog lohnt sich das. Wenn du regelmäßig Inhalte veröffentlichst, stärkst du deine Sichtbarkeit bei Google und ziehst neue Kundinnen und Kunden an.

Praxis-Tipp:
Erstelle für deine VA eine kurze Anleitung mit deinen Formatierungswünschen (z. B. Schriftgröße, Zwischenüberschriften, Bildgröße).
Nach zwei, drei Beiträgen sitzt der Ablauf und du sparst dir jedes Mal eine Stunde Arbeit.

2. Präsentationen und Angebotsvorlagen gestalten

Viele Unternehmerinnen investieren Stunden, um eine PowerPoint oder ein Angebots-PDF optisch ansprechend zu gestalten.
Dabei ist das genau eine Aufgabe, die du ohne Risiko abgeben kannst: Eine Virtuelle Assistenz kann dein Material in eine einheitliche Vorlage übertragen, Logos einfügen, Farben anpassen und das Dokument professionell aufbereiten.

Du behältst alle Inhalte, Entscheidungen und Preise, der oder die VA sorgt lediglich dafür, dass das Ganze aussieht, als hättest du ein eigenes Design-Team im Hintergrund.

Diese Aufgabe eignet sich perfekt als erster Testlauf, weil du der Assistenz nur Dateien gibst, keine Systemzugänge. Und das Ergebnis ist sofort sichtbar: Dein Angebot wirkt hochwertiger, und du selbst sparst Zeit.

Praxis-Tipp:
Schick deiner VA ein Beispiel-Dokument mit Kommentarspalten („Logo links, Überschrift 24 pt, Bildgröße halbseitig“). So lernt sie deinen Stil schnell kennen und du kannst dich Schritt für Schritt zurückziehen.

3. Social-Media-Beiträge vorbereiten

Social Media gehört heute zu fast jedem Unternehmen, aber kaum jemand schafft es, regelmäßig zu posten.
Eine Virtuelle Assistenz kann hier Routinearbeit übernehmen, ohne dass du deine Kanäle aus der Hand gibst.

Sie kann vorbereitete Texte in Canva oder Meta Business Suite einfügen, Hashtags recherchieren, Bilder anpassen, Beiträge zeitlich planen und auf Freigabe warten.
Das spart dir mehrere Stunden im Monat und dein Auftritt bleibt aktiv, auch wenn du selbst keine Zeit hast.

Viele Unternehmer:innen starten genau hier mit der Zusammenarbeit, weil das Risiko gering und der Effekt schnell sichtbar ist: Die Reichweite wächst, die Kanäle wirken gepflegt, und du hast wieder Kapazität für Strategie statt Routine.

Praxis-Tipp:
Stell deiner VA einen bestehenden Beitrag als Muster zur Verfügung. Wenn sie weiß, wie du kommunizierst, kann sie künftige Posts in deinem Stil vorbereiten.

4. Newsletter aufsetzen und versandfertig machen

Viele Unternehmen wissen, wie wichtig E-Mail-Marketing ist, aber in der Praxis bleibt der Newsletter liegen. Das Schreiben des Inhalts ist oft nicht das Problem, sondern das Einfügen in das Versandtool, das Formatieren und Testen.

Eine Virtuelle Assistenz kann genau diesen Teil übernehmen.
Sie erstellt die Vorlage, fügt deinen Text und deine Bilder ein, prüft die Links, verschickt eine Testmail und plant den Versand zum gewünschten Zeitpunkt ein.

Du entscheidest, was du kommunizieren möchtest, deine VA sorgt dafür, dass der Newsletter pünktlich und fehlerfrei verschickt wird.
Das ist einer der effizientesten Wege, um Vertrauen zu einer neuen Assistenz aufzubauen: kein sensibler Zugriff, aber sofort spürbare Entlastung.

Praxis-Tipp:
Lass deine VA einen älteren Newsletter übernehmen, um den Ablauf gemeinsam zu testen.
Sobald du siehst, dass alles funktioniert, kannst du regelmäßige Aufgaben ableiten etwa den monatlichen Versand.

5. Rechercheaufgaben übernehmen

Recherchen sind der perfekte Einstieg in die Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistenz.
Ob es um neue Tools, Lieferanten, Trends, Wettbewerber oder Blogthemen geht – diese Aufgaben sind klar umrissen, enthalten keine sensiblen Daten und liefern schnell ein sichtbares Ergebnis.

Eine VA kann Informationen strukturiert zusammentragen, Tabellen erstellen oder Ergebnisse in einer Übersicht zusammenfassen.
Du definierst nur das Ziel und erhältst ein fertig aufbereitetes Ergebnis.

Das ist eine hervorragende Möglichkeit, die Arbeitsweise einer neuen Assistenz kennenzulernen: Wie präzise arbeitet sie? Wie gut versteht sie deine Anforderungen?
So baust du Vertrauen auf, bevor du komplexere Aufgaben übergibst.

Praxis-Tipp:
Formuliere die Aufgabe möglichst konkret.
Statt „Recherchiere Social-Media-Tools“ lieber: „Finde drei Tools, mit denen man Instagram-Posts planen kann, vergleiche Preise und nenne Vor- und Nachteile.“
Je klarer die Vorgabe, desto besser das Ergebnis.

Fazit: Mit kleinen Aufgaben beginnen und langsam wachsen

Viele Unternehmer:innen zögern zu delegieren, weil sie glauben, sie müssten erst perfekt organisiert sein, bevor sie mit einer Virtuellen Assistenz starten.
Tatsächlich ist das Gegenteil der Fall: Eine gute VA hilft dir dabei, Struktur zu schaffen, Prozesse zu vereinfachen und Routinearbeit auszulagern.

Je klarer du eine Aufgabe definierst, desto leichter ist der Einstieg und desto schneller spürst du, wie wertvoll Entlastung wirklich ist.
Ob Blogpflege, Design, Social Media oder Recherche: Jede dieser Aufgaben kann dein erster Schritt in eine effizientere Arbeitsweise sein.

Wenn du bereit bist, Unterstützung zu finden, die zu deinem Business passt, findest du auf Fernarbeit.net Virtuelle Assistent:innen, die genau auf diese Tätigkeiten spezialisiert sind.

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Häufige Fragen zur Zusammenarbeit mit Virtuellen Assistent:innen

Was macht eine Virtuelle Assistenz genau?

Virtuelle Assistent:innen (kurz: VAs) unterstützen Unternehmer:innen, Freelancer oder Teams bei administrativen, organisatorischen und digitalen Aufgaben.
Dazu gehören zum Beispiel Social-Media-Vorbereitung, Recherchen, Blogpflege, Terminorganisation, Kundenkommunikation oder das Erstellen von Dokumenten.

Welche Aufgaben kann ich an eine Virtuelle Assistenz abgeben?

Ideal für den Einstieg sind kleine, klar umrissene Tätigkeiten, die wenig Einarbeitung erfordern – etwa Blogbeiträge einpflegen, Social-Media-Posts vorbereiten, Newsletter gestalten, Recherchen durchführen oder Präsentationen formatieren.
Diese Aufgaben bringen sofort Entlastung und helfen dir, Vertrauen aufzubauen. 

Was kostet eine Virtuelle Assistenz?

Die Preise variieren je nach Erfahrung und Spezialisierung.
Einsteiger:innen beginnen meist bei rund 40-50 € pro Stunde, während erfahrene VAs mit Fachkenntnissen (z. B. Marketing, Technik, Projektmanagement) ab 60 € und darüber pro Stunde liegen. Häufig gibt es auch Monatspauschalen, die bestimmte Aufgaben abdecken.
 

Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistenz?

Die Arbeit mit einer VA ist unkompliziert und komplett ortsunabhängig.
Du legst fest, welche Aufgaben abgegeben werden sollen, erklärst die Abläufe und kommunizierst regelmäßig per E-Mail, Chat oder Videocall. Viele VAs nutzen Tools wie Trello, Asana oder Google Drive, um Aufgaben transparent zu dokumentieren.