Virtuelle Assistenz (m/w/d) zur Verwaltung von WG-Zimmern gesucht
Wir suchen eine zuverlässige, erfahrene und eigenständig arbeitende virtuelle Assistenz, die uns bei der strukturierten Verwaltung unseres WG-Portfolios unterstützt. Im Mittelpunkt stehen die finanzielle Verwaltung sowie die Digitalisierung unserer Prozesse.
Deine Aufgaben:
Organisation der Mietverhältnisse und Ablage aller mietrelevanten Unterlagen in einer Cloud-Lösung, Entwicklung und Optimierung einer transparenten, sicheren und gemeinsam nutzbaren Struktur
Unterstützung bei der digitalen Weiterentwicklung sämtlicher Prozesse und Entwicklung neuer, effizienter Arbeitsabläufe, Optimierungsanregungen und Schnittstellenmanagement
Verwaltung der Mieterdaten, Überwachung von Mietvertragsdokumenten, Verlängerungen und Kündigungsfristen
Koordination und Kommunikation mit Mietern, Dienstleistern und Handwerkern (Terminvereinbarungen, Organisation von Reparaturen und Wartungen, (virtuelle) Nachverfolgung der Ausführung)
Unterstützung bei Neuvermietungen: Bearbeitung von Anfragen, Organisation von Besichtigungsterminen, Vorabprüfung von Bewerbungen, Mitwirkung beim Abschluss von Mietverträgen
Eigenständige Buchhaltung: Erfassung und Überwachung von Mieteingängen, Betriebskosten, Mahnwesen, Vorbereitung von Abrechnungen
Unterstützung bei der jährlichen Nebenkostenabrechnung
Nachhalten von Fristen und regelmäßige Information an uns als Eigentümer
Was wir uns wünschen:
Nachweisbare Erfahrung, idealerweise in der Verwaltung von Wohneinheiten (insbesondere WGs) oder in der Immobilienverwaltung
Kenntnisse in Buchhaltung, digitaler Büroorganisation und Umgang mit Cloud-Lösungen
Sicherer, professioneller Kommunikationsstil in Wort & Schrift
Engagierte, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
Offenheit, eigene Erfahrungen, Ideen und erprobte Tools einzubringen, um unsere Verwaltung innovativ mitzugestalten
Referenzen, die Hands-on-Mentalität und Verlässlichkeit belegen
Technische Affinität und Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterentwicklung
Wichtige Hinweise:
Unser Ziel ist es, gemeinsam ein System zu schaffen, das mit klar dokumentierten, standardisierten Prozessen arbeitet, sodass Aufgaben perspektivisch von weiteren Assistenzen oder Dienstleistern übernommen und damit unser Verwaltungsaufwand unabhängig von der Anzahl der Einheiten effizient bleibt.
Wir wünschen uns, dass du eigene Prozessvorschläge einbringst und uns mit Best-Practice-Lösungen aus deiner bisherigen Tätigkeit unterstützt. Die Zusammenarbeit ist langfristig geplant und kann flexibel gestaltet werden.
Wenn du Lust auf einen verantwortungsvollen, vielseitigen Aufgabenbereich hast und aktiv mitgestalten möchtest, dann bewirb dich bitte mit Lebenslauf, Referenzen und einer kurzen Beschreibung deiner bisherigen Projekterfahrung – gerne auch mit eigenen Ideen, wie du unsere Prozesse digital und effizient strukturieren würdest.
Wir freuen uns auf deine Bewerbung!