Persönliche Assistenz Geschäftsführung Versicherungsmakler

1. Ziel der Position

Diese Position entlastet die Geschäftsführung in organisatorischen, kommunikativen und administrativen Belangen. Durch das Strukturieren, Koordinieren und Vereinfachen sowohl geschäftlicher als auch privater Termine und Abläufe, verschafft die Assistenz dem Geschäftsführer mehr Zeit und Energie für seine Kernaufgaben (Strategie, Entwicklung, Kundenbetreuung) sowie für die Familie.

2. Organisatorische Kernaufgaben (beruflich & privat)

Kommunikation / Schnittstellenfunktion
E-Mails & Post – Sichten, Priorisieren und Vorsortieren (Filter)
Rückrufe, Mails und Terminabsprachen selbstständig erledigen
Rückrufe-Listen erstellen, die Sie erledigen müssen
Weiterleitung wichtiger Informationen an Sie, Mitarbeiter oder Ihre Ehefrau
Sammlung von Themen für Team-Meeting, Mitarbeitergespräche, Buchhaltung, IT, Treffen mit Partnern usw. (Gesprächsvorbereitung)
Gesprächsnotizen erfassen und einpflegen, Aufgaben daraus ableiten
Unterstützung bei spontanen Änderungen
„Navi-Funktion“ (Wie ein Navigationsgerät im Auto: Beim Verlassen der Route einfach alternative Routen vorschlagen, neu planen – statt verärgert zu sein oder Vorwürfe zu machen)

Aufgabenmanagement und Priorisierung
Tägliches Meeting zur Durchsprache des Tages mit Ihnen
Pflege der To-do-Liste: Aufgaben erfassen, priorisieren und in machbare Schritte herunterbrechen
Tagespläne / Wochenpläne erstellen
Schaffung von Freiräumen, in denen der Geschäftsführer sich konzentriert größeren Aufgaben widmen kann

Fristen im Auge behalten
Vorschläge, welche Aufgaben / Projekte gestrichen oder delegiert werden sollten
Interne Projekte strukturieren und einplanen
Weitergabe von Teilaufgaben an Mitarbeiter und externe Dienstleister
Unterstützung bei Selbstmanagement & ADHS-spezifischen Themen
Tagesplan inkl. strukturierter Übersicht dringlicher Aufgaben
Regelmäßiges Nachhaken, wenn Aufgaben liegengeblieben sind
(Wieder die „Navi-Funktion“ bei Planänderungen)
Erinnerung an wichtige Fristen
Body-Doubling, also die simultane (online) Begleitung einer Person, während diese unangenehmen Pflichten erledigt. Dies hilft dranzubleiben.
Auswertungsfragen stellen und dokumentieren, um die gemeinsame Entwicklung zu optimieren
Tagesauswertungs-Meeting:
Was wurde heute geschafft?
Was hat geklappt wie geplant?
Welche Aufgaben sind offen?
Was kam dazwischen?
Was war heute die unnötigste Aufgabe? (Wie verhindern wir solche Aufgaben künftig?)
Wochenauswertungs-Gespräch:
Sind wir auf dem richtigen Weg?
Zielerreichung abprüfen
Was steht nächste Woche an?
Wo Schwerpunkte legen?
Termin- und Kalenderkoordination
Tägliche Pflege des Kalenders (Geschäftstermine, Meetings, private Verpflichtungen)
Rechtzeitige Termin-Erinnerungen an Sie und andere relevante Personen (z. B. Ehefrau)
Koordination von Terminänderungen (schnelle Info an alle Beteiligten)
Privater Bereich
Regelmäßige Abstimmung mit Ihrer Ehefrau, insbesondere bei Termin- und Zeitplanänderungen
Zeiten für Sport einplanen
Geburtstagskarten o. Ä. schreiben
Kleinere private To-dos im Familienalltag nach Absprache organisieren (z. B. Arzttermine, Bestellungen)
Strukturierung von Arbeitsprozessen (optional)
Arbeitsabläufe strukturieren und ggf. Systeme aufbauen
Gesprächspartner bei der internen Optimierung von Arbeitsabläufen
Weitere Sekretariats- und Büroarbeiten (optional)
Recherche und Zusammenstellen von Informationen für Projekte
Auswahl und Kontrolle externer Dienstleister
Vollständig(er)e Abwicklung und Bearbeitung der Korrespondenz
Vorarbeiten in Wiedervorlagen / Kundenvorgängen
Hilfe bei Vor- und Nachbereitung von Kundenterminen
Buchhaltung: Rechnungen und Barkostenabrechnungen sichten und weiterleiten
Selbstständiges Formulieren und Versenden von Briefen und E-Mails
Event- und Reiseorganisation (Hotelbuchungen, Tickets, Ablaufpläne)
3. Gesuchte Persönlichkeit (Persona)

3.1 Allgemeine Eigenschaften

Durchsetzungsstark & resolut
Kann klar und freundlich „Druck“ auf den Geschäftsführer ausüben, wenn Termine oder Fristen anstehen
Bleibt hartnäckig, wenn der Geschäftsführer Aufgaben aufschiebt, ohne dabei unfreundlich oder übergriffig zu sein.
Nicht nachtragend & flexibel
Akzeptiert, dass Pläne sich kurzfristig ändern können
Reagiert gelassen, wenn Sie Absprachen vergessen oder verwerfen
Steigt sofort konstruktiv in die Neustrukturierung ein (Navi-Prinzip)
Kommunikationsstark & teamfähig
Gute Kommunikationsfähigkeit mit Mitarbeitenden, Kunden und Familie
Beherrscht diplomatisches Geschick, auch in stressigen Situationen
Organisations- und strukturstark
Behält den Überblick über Termine, To-do-Listen und Fristen
Arbeitet eigenständig, proaktiv und vorausschauend
Gelassen, stressresistent & humorvoll
Bleibt ruhig und freundlich, wenn es hektisch wird
Lässt sich nicht aus der Ruhe bringen und kann Sie aktiv beruhigen
3.2 Stärken

Planungs- und Priorisierungsfähigkeit (schnelle Strukturierung komplexer Sachverhalte)
Service-Mentalität (Lust, Abläufe zu verbessern und Sie zu unterstützen)
Empathie & Geduld (Verständnis für ADHS-Themen, freundliches Nachfassen)
Technisches Grundverständnis (optional) (Excel, digitale Verwaltung, IT-Systeme)
3.3 Schwächen

Konfrontationsunlust wäre hinderlich, denn etwas Durchsetzungsfähigkeit ist notwendig
Perfektionismus kann zu Frust führen, da sich Pläne häufig ändern
Extreme Introvertiertheit wäre weniger geeignet – eine gewisse Offenheit ist nötig

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